Deseja um EPM para acompanhar?

Este artigo faz parte da nossa coleção "From the Trenches". Ele discute a evolução dos sistemas de gerenciamento de projetos, o uso do Enterprise Project Management e a importância de entender qual solução de gerenciamento de projeto é melhor para você.

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Deseja um EPM para acompanhar?

No meu escritório recentemente, um dos nossos funcionários mais experientes veio até mim com uma pergunta estranha.

"Como você sabe se algo é um sistema de gerenciamento de projetos?"

Abri a boca para responder e depois fiz uma pausa... por muito tempo. A resposta não é óbvia.

No início da década de 1980, os primeiros pacotes de agendamento de caminhos críticos ficaram disponíveis para computadores pessoais. Na verdade, acho interessante que a história mostre que o software de agendamento de caminho crítico tem sido um dos primeiros aplicativos comerciais publicados em cada onda de computação começando de volta com os primeiros mainframes comerciais na anos 1960. Meu início no setor de software de gerenciamento de projetos remonta ao início da década de 1980, porém, e teríamos usado os termos "software de gerenciamento de projetos" e "software de agendamento de caminho crítico" sinônimos.

Em 1983, se alguém tivesse me mostrado algo além de um sistema de agendamento de caminho crítico e perguntasse se era um sistema de gerenciamento de projetos, eu provavelmente teria balançado a cabeça e dito não.

O Microsoft Project em sua essência é um sistema de agendamento de caminho crítico e ainda usamos os termos de software de gerenciamento de projetos para descrevê-lo. Então, se alguém me perguntasse "O software de gerenciamento de projetos do Microsoft Project é?" Eu me sentiria muito confortável respondendo afirmativo.

Mas e o software de contabilidade? Vários produtos dynamics fazem orçamento de projeto e acompanhamento de custos. Isso é gerenciamento de projeto? Eu teria que dizer que é.

Os produtos do SharePoint permitem gerenciar documentos e fluxo de trabalho de documentos e fazer listas de problemas pendentes. Esse é o software de gerenciamento de projetos? Com certeza soa como ele.

Microsoft Dynamics CRM permite anexar atividades e recursos a iniciativas do cliente. Isso não é gerenciamento de projetos? Certamente poderia ser.

Que tal gerenciamento de contratos, gerenciamento de folha de tempo, agendamento da força de trabalho, gerenciamento de consumo de material e uso de equipamentos e acompanhamento do valor de produção? Algum desses projetos é gerenciamento? Sim. Qualquer um deles pode ser.

Anos atrás, trabalhei com um especialista em gerenciamento de projetos de construção cuja ferramenta main era algo que gerenciava o ritmo de trabalho de vários comércios simultaneamente. Este único relatório gráfico rastreou carpinteiros, encanadores e eletricistas e vários outros comércios. Este gerenciamento de projeto muito experiente me mostrou como apenas gerenciar o ritmo de trabalho de uma equipe para outra evitou que as equipes elétricas chegassem a uma área antes da parede seca ser erguida e impedissem a equipe de encanamento de invadir a equipe elétrica. Este relatório único para esse tipo específico de projeto permitiu que esse gerente de projeto fosse notavelmente eficaz. Era um sistema de gerenciamento de projetos? Aposto que foi.

Para tornar as questões mais complexas, temos ferramentas de gerenciamento de projetos que tornam os gerentes de projeto individuais eficazes e outras ferramentas mais apropriadas para a organização. Insira o software "Enterprise Project Management". Para ser justo, o conceito não é tão novo. Os primeiros sistemas de gerenciamento de projetos nos anos 60 e 70 eram todas ferramentas corporativas, embora o acesso a sistemas de computador em geral fosse muito mais restrito do que para a maioria das organizações.

Como todas as coisas boas, o Enterprise Project Management resolve para um acrônimo de três letras: EPM. No entanto, se eu fizer uma pesquisa na Internet para o EPM, talvez encontre o Enterprise Project Management. Também posso encontrar o Enterprise Performance Management, o Gerenciamento de Pessoal Recrutado, o Motor de Propulsão Elétrica, o Gerenciador de Permissões do Exchange ou qualquer uma das cerca de 40 definições a mais. Verifique se você está procurando o certo porque é improvável que um motor de propulsão o ajude com o agendamento do projeto.

Se tivermos dificuldade em definir um sistema de gerenciamento de projetos, é certo que teremos ainda mais dificuldade em definir o que torna um sistema de gerenciamento de projetos um sistema de gerenciamento de projetos "empresarial".

No final, é tão importante?

Sou conhecido por dizer há algum tempo que sempre prefiro definir o problema antes de começarmos a procurar a solução. Nosso escritório geralmente recebe chamadas pedindo ajuda para implantar um "sistema de gerenciamento de projetos corporativos" e inevitavelmente devo perguntar sobre o que eles significam por "empresa" e o que eles significam com "gerenciamento de projetos". Leva um minuto ou dois para alguns superarem ter que se explicar. Afinal, tenho experiência em gerenciamento de projetos e eles têm certeza de que devo saber o que esses termos significam.

Às vezes eu descobri que a "empresa" é de fato um punhado de pessoas. Não há nada de errado com isso. Eu mesmo comando uma pequena empresa e nenhum tamanho é muito pequeno. Mas não perguntar poderia ter me feito recomendar um software que foi projetado para uma empresa de 1.000 pessoas, e embora eu tenha certeza que seria adorável, seria uma completa desconexão entre ferramentas e requisitos. Além disso, o retorno do investimento de tal implantação provavelmente seria terrível devido à dificuldade em pagar um investimento tão desproporcional com eficiências de uma pequena equipe.

Se você quiser dar conselhos sobre a seleção de ferramentas, não só é importante acertar a escala, como é fundamental determinar quais são os desafios de negócios.

Há alguns anos, visitei uma grande autoridade de energia onde tínhamos criado uma boa reputação para ajudar a implantar software de gerenciamento de projetos. Durante essa visita, me encontrei com o chefe de um novo departamento que queria implantar "software de gerenciamento de projetos corporativos". Sentei-me com ele e passei pelos requisitos dele.

"Quantos projetos você tem?" Eu perguntei.

"Dez a doze de cada vez", respondeu ele.

"E quantas tarefas você teria nesses projetos?" Eu continuei.

"Oh, é sempre a mesma coisa. Seis tarefas", respondeu ele.

"Seis", eu repeti. "Então, estamos falando de 60-70 tarefas para gerenciar por vez?"

"Sim, isso mesmo. É muito complexo", disse ele.

"Eu entendo", eu disse. "E quantos usuários estarão envolvidos no gerenciamento dessas tarefas.

"Seria apenas eu", respondeu ele.

Você pode ver isso chegando, tenho certeza. Não houve nenhum caminho crítico, nenhum gerenciamento de problemas, nenhum gerenciamento de documentos, nenhum nivelamento de recursos, nenhum gerenciamento de risco e nenhum gerenciamento de custos necessário. Tudo o que ele precisava era de um guia visível para tarefas pendentes para si mesmo, então ele não deixou algo cair através das rachaduras inadvertidamente. A quantidade de dinheiro nesses projetos era realmente enorme, em milhões de dólares, na verdade, mas o tipo único de projeto significava que gerenciá-lo era relativamente simples.

"Por que não colocá-los em um quadro branco aqui em seu cubo? Eu sugeri. Você poderia usar uma fita de marcação permanente para criar linhas para, digamos, 15 projetos e, em seguida, usar marcadores secos coloridos para atualizar o agendamento e ele estaria bem na sua frente. Você pode usar um marcador vermelho, por exemplo, para observar marcos importantes e um marcador verde para tarefas com um longo tempo de execução".

Ele parecia bastante perturbado e chateado mesmo que eu não pudesse recomendar um grande software empresarial para gerenciar seus projetos. Ele tinha ouvido de outros na empresa que havia grandes pacotes de gerenciamento de projetos empresariais lá fora e tinha certeza que eu viria até ele com uma recomendação de implantar um.

A reunião acabou pouco depois e eu tinha certeza que tinha deixado um novo contato infeliz para trás. Para minha surpresa, ele ligou para o meu celular meia hora depois enquanto eu estava a caminho de casa.

"Muito obrigado pela reunião", ele começou. "Eu já pedi um quadro branco do departamento de fornecimento do escritório, mas se você pudesse poupar um minuto, você poderia ir comigo novamente qual cor eu deveria usar para que tipo de tarefas?"

Quinze minutos depois, ele tinha tomado anotações abundantes e era um campista feliz.

Foi uma grande lição para mim que eu carreguei para muitos outros compromissos. Eu tento tomar esse minuto extra mais cedo em um compromisso para determinar o que é significado por termos que enganosamente soam como um padrão universal.

O software de Gerenciamento de Projetos pode ser representado por várias categorias. Se apenas começarmos com as Áreas de Conhecimento de Gerenciamento de Projetos do Project Management Institute, acabaríamos com:

• Gerenciamento de Integração

• Gerenciamento de Custos

• Gerenciamento de Comunicações

• Gerenciamento de Escopo

• Gerenciamento de Qualidade

• Gerenciamento de Riscos

• Gerenciamento de Tempo

• Gerenciamento de Recursos Humanos

• Gerenciamento de Compras

É fácil imaginar uma variedade de ferramentas, pacotes e técnicas para gerenciar qualquer uma dessas áreas e, dependendo da situação específica, qualquer uma dessas categorias poderia produzir a melhoria mais significativa no gerenciamento de projetos ou gerenciamento de projetos em toda a empresa.

Digamos que uma organização tenha desafios de comunicação de projeto; talvez seus recursos estejam espalhados por vários fusos horários, países/regiões e até mesmo empresas. Nesse caso, seria fácil ver como você poderia implantar o Lync e o SharePoint para fazer uma grande melhoria nas comunicações.

Se uma organização lida com muitos subcontratados em seu projeto ou se tem um grande componente de compra em seu projeto, o forte gerenciamento de compras com um Dynamics ERP e SharePoint poderá fazer a maior diferença.

Se a organização for complexa ou de tamanho maior e o desafio do projeto for priorização e planejamento de capacidade de recursos, talvez o Project Server seja o caminho mais rápido para um retorno sobre o investimento.

Lembra daquela pessoa da equipe perguntando sobre como você sabe se um pacote específico é o software de gerenciamento de projetos? Minha resposta foi esta: "É software? Isso se aplica ao gerenciamento de projetos? Em seguida, é o software de gerenciamento de projetos. Agora volte e descubra qual é o desafio de negócios de gerenciamento de projetos do cliente".

Articular seu desafio de projeto antes de implantar sua solução de projeto sempre produzirá melhores resultados.

Sobre o autor

Chris Vandersluis é presidente e fundador da Montreal, hms software com sede no Canadá, um parceiro certificado pela Microsoft. Ele é formado em economia pela Universidade McGill e tem mais de 30 anos de experiência na automação de sistemas de controle de projetos. Ele é membro de longa data do PMI (Project Management Institute) e ajudou a fundar os capítulos montreal, Toronto e Quebec do Grupo de Usuários do Projeto Microsoft (MPUG). As publicações para as quais Chris escreveu incluem Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada magazine, e PMNetwork do PMI, e ele é um colunista regular do Project Times. Ele ensina Gerenciamento Avançado de Projetos na Universidade McGill e frequentemente fala em funções de associação de gerenciamento de projetos em América do Norte e em todo o mundo. O HMS Software é o editor do sistema de timekeeping orientado ao projeto TimeControl e é um Parceiro de Solução de Projeto da Microsoft desde 1995.

Chris Vandersluis pode ser contatado por email em: chris.vandersluis@hms.ca

Se você quiser ler mais artigos relacionados ao EPM por Chris Vandersluis, consulte o site de Diretrizes do EPM do HMS (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).