Resumo: Saiba mais sobre os elementos de uma solução de gerenciamento de documentos e o processo de planejamento de gerenciamento de documentos no SharePoint 2013.
Este artigo contém uma descrição de alto nível dos vários elementos de uma solução de gerenciamento de documentos baseada em SharePoint Server 2016.
O gerenciamento de documentos controla o ciclo de vida dos documentos em sua organização — como eles são criados, revisados e publicados e como eles são, em última análise, descartados ou mantidos. Embora o termo "gerenciamento" implica que as informações são controladas do início da organização, um sistema de gerenciamento de documentos eficaz deve refletir a cultura da organização que as usa. As ferramentas que você usa para gerenciamento de documentos devem ser flexíveis o suficiente para permitir que você controle fortemente o ciclo de vida de um documento, se isso se adequar à cultura e às metas da sua empresa, mas também para permitir que você implemente um sistema mais estruturado, se isso se adequar melhor à sua empresa.
Os elementos de um sistema de gerenciamento de documentos
Uma solução de gerenciamento de documentos eficaz especifica o seguinte:
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Que tipos de documentos e outros conteúdos podem ser criados em uma organização.
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Qual modelo usar para cada tipo de documento.
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Quais metadados fornecer para cada tipo de documento.
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Onde armazenar um documento em cada estágio de seu ciclo de vida.
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Como controlar o acesso a um documento em cada estágio de seu ciclo de vida.
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Como mover documentos dentro da organização à medida que os membros da equipe contribuem para a criação, revisão, aprovação, publicação e disposição dos documentos.
SharePoint Foundation 2013 inclui recursos que implementam todos esses aspectos do gerenciamento de documentos. SharePoint Server 2016 inclui os mesmos recursos e também adiciona o seguinte:
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Quais políticas aplicar aos documentos para que as ações relacionadas a documentos sejam auditadas, os documentos sejam mantidos ou descartados adequadamente e o conteúdo importante para a organização seja protegido.
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Como lidar com documentos como registros corporativos, que devem ser mantidos de acordo com requisitos legais e diretrizes corporativas.
Para garantir que os profissionais de informações possam aproveitar facilmente esses recursos sem precisar se afastar de suas operações diárias e ferramentas conhecidas, os aplicativos no o sistema Microsoft Office, como o Microsoft Outlook e o Word, também incluem recursos que suportam cada estágio no ciclo de vida de um documento.
O processo de planejamento
O processo de planejamento de gerenciamento de documentos consiste nas seguintes etapas principais:
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Identificar funções de gerenciamento de documentos Certifique-se de que seus planos incorporem os comentários dos principais participantes da sua organização, você tem a melhor equipe para implementar a solução e sabe quem participará dos processos de gerenciamento de documentos.
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Analisar o uso do documento Depois de identificar quem trabalha em documentos, determine os tipos de documentos em que eles trabalham e como eles os usam. Para obter mais informações, consulte Identificar usuários e analisar o uso de documentos (SharePoint Server 2010).
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Planejar a organização de documentos Você pode organizar documentos em conjunto de sites, sites e bibliotecas. SharePoint Server 2016 oferece uma variedade de recursos para ajudar a organizar e armazenar documentos, desde sites especializados até bibliotecas de documentos estruturadas livremente para criação e colaboração rápidas de documentos. Em uma biblioteca, você também pode organizar o conteúdo em pastas e subpastas. Para obter mais informações, consulte Document library planning (SharePoint Server 2010).
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Planejar como o conteúdo se move entre locais Pode ser necessário mover ou copiar um documento de um site ou biblioteca para outro em estágios diferentes de seu ciclo de vida. Para obter mais informações, consulte "Plan the flow of content" in Document library planning (SharePoint Server 2010).
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Planejar tipos de conteúdo Use tipos de conteúdo para organizar informações sobre documentos, como metadados, modelos de documento e processos de fluxo de trabalho. Esta é uma etapa importante para ajudá-lo a organizar seus documentos e impor a consistência em toda a sua organização. Para obter mais informações, consulte Tipo de conteúdo e planejamento de fluxo de trabalho (SharePoint Server 2010).
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Planejar fluxos de trabalho Ao planejar fluxos de trabalho para sua organização, você pode controlar e controlar como os documentos se movem de um membro da equipe para outro à medida que cada participante colabora no ciclo de vida de um documento. SharePoint Server 2016 inclui fluxos de trabalho para tarefas comuns de equipe, como revisão e aprovação de documentos. SharePoint Server 2016 também oferece suporte à criação e instalação de fluxos de trabalho personalizados. Para obter mais informações, consulte Tipo de conteúdo e planejamento de fluxo de trabalho (SharePoint Server 2010).
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Planejar a governança de conteúdo Você pode planejar o grau de controle apropriado baseado no tipo de conteúdo ou no local de armazenamento. Por exemplo, você pode exigir que os documentos em uma biblioteca específica sejam verificados antes que eles possam ser editados. Para obter mais informações, consulte Versioning, content approval, and check-out planning (SharePoint Server 2010).
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Planejar políticas Para cada tipo de conteúdo, planeje políticas de gerenciamento de informações para garantir que os documentos sejam auditados, mantidos e tratados de outra forma de acordo com os requisitos legais e institucionais da sua organização. SharePoint Server 2016 inclui políticas que implementam auditoria, retenção de documentos e códigos de barras (para garantir que o conteúdo impresso possa ser correlacionado com versões eletrônicas correspondentes). Para obter mais informações, consulte Information management policy planning (SharePoint Server 2010).
Observação: As políticas não estão disponíveis no SharePoint Foundation 2013.
