Como cobrar antecipadamente com códigos de cobrança

Este artigo faz parte da nossa coleção "From the Trenches". Ele descreve as práticas recomendadas para definir a estrutura de código de cobrança da sua organização para o sistema de gerenciamento de projetos ou o sistema de folha de tempo.

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Como cobrar antecipadamente com códigos de cobrança

Muitas vezes me pedem para ajudar as organizações a definir sua estrutura de código de cobrança, seja para o sistema de gerenciamento de projetos ou para o sistema de folha de tempo. Embora seja verdade que cada organização é diferente e diferentes necessidades resultam em diferentes tipos de encargos, há algumas práticas comuns que encontramos ao longo dos anos que são universais.

Pergunte menos, não mais

Ninguém gosta de burocracia, então quanto mais complexa uma estrutura de código de cobrança você fizer, menos provável será que as pessoas façam relatórios precisos. Imagine, por exemplo, que eu faça uma lista de 10.000 códigos de cobrança em uma lista plana longa para escolher. Você pode ter que rolar por uma hora, examinando cada possível entrada em uma lista suspensa antes de encontrar a escolha exata certa para este quadro de horários específico ou atualização de projeto. Então você precisaria percorrer o resto da lista para ter certeza de que não encontrou algo que não fosse apenas um pouco mais exato.

Não vamos ser bobos. Ninguém vai fazer isso. Eles pegarão a primeira entrada que parece razoavelmente próxima e escolherão isso. Caso contrário, todas as horas acabarão no comando "999:Miscellaneous".

Portanto, torne sua lista simples. Idealmente, ele não deve exigir rolagem em tudo, mas deve estar visível em uma única tela ou talvez com mais um clique. Isso significa que você só está escolhendo entre 20 e 30 opções possíveis no máximo. Nesse caso, menos é mais.

Se o gerenciamento estiver determinado a obter muito mais detalhes, lembre-os de que é melhor obter mais precisão e menos detalhes do que mais detalhes e menos precisão.

Não pergunte o que você já sabe

Já vi muitas estruturas de código de cobrança em que há um código de cobrança idêntico para cada departamento ou cada projeto. No entanto, se as pessoas já estão sendo solicitadas a escolher o projeto e estamos fazendo uma entrada para reuniões, por exemplo, então eu sei que o item de linha deve ser "reuniões sobre este projeto" então por que poluir a lista de encargos com vários itens de reunião? A mesma lógica se mantém com departamentos. Se tivermos uma lista de funcionários que pertencem a cada departamento, já sabemos em que departamento eles estão. Por que poluir a lista de encargos com "Reunião do departamento de vendas", "Reunião do departamento técnico" e"Reunião do departamento de marketing". Basta fazer um item chamado "Reunião" e podemos deduzir do departamento do funcionário e do projeto para o qual eles estão no que era a reunião.

Ser resolvido para uma melhor resolução

Escolher um nível de resolução apropriado para seu projeto e sua folha de tempo é um desafio comum. Pense em qual nível você deseja gerenciar as coisas com essas condições: 1) Precisa haver mais valor nos dados do que na hora de recolhê-los, portanto, se você passar o dia todo relatando em seu dia, como você realmente fará alguma coisa? 2) Trabalhe em um nível em que você esteja preparado para tomar decisões. 3) Quanto mais complexo for entrar, menor a probabilidade de obter dados precisos. 4) Quando possível, faça com que todos trabalhem no mesmo nível de resolução para que você não esteja gerenciando um grupo em tarefas com 10 minutos de duração e outra em tarefas de três dias de duração. Para muitas pessoas, poder relatar de 3 a 5 linhas de detalhes para um determinado dia é muitos detalhes.

Condicione seus dados

Algumas pessoas farão com que o usuário final responda às mesmas perguntas uma e outra vez. Por exemplo, vimos sistemas com uma coluna para "R&D" o que significa que essa cobrança é ou não uma cobrança qualificada para um crédito tributário R&D. Mas devemos ser capazes de associar a elegibilidade à tarefa em si, em vez de cada linha do quadro de tempo de cada pessoa. Além disso, o que eu faria se alguns usuários pensassem que era qualificado e alguns usuários pensassem que não era? Esse cenário provável também ocorre em exemplos como" Qualificado para design para R&D" e "Design não qualificado para R&D". Isso dobra o número de códigos de cobrança para nenhum retorno no valor. Basta ter alguém em R&D sinalizar cada valor suspenso como qualificado ou não e você não precisará continuar pedindo aos usuários finais para tentar descobrir isso a cada semana.

Hierárquica

Sistemas de projeto e planilhas melhores permitem uma exibição hierárquica de dados. Se você não tiver escolha a não ser ter muitas opções possíveis, criar uma hierarquia pode facilitar a ingestão de muitos dados. Pense em 5 a 10 itens no máximo para escolher em cada nível. E não fique tentado a fazer dezenas de níveis. Fazer uma hierarquia de nível 3 a 4 deve ser capaz de cobrir a maioria das opções. Afinal, 10 itens por nível em um sistema de 4 níveis são 10.000 encargos possíveis. Seu projeto é mais complexo do que isso?

Mostre-me menos

Quanto menos perguntas e escolhas você fornecer aos seus usuários, melhor será. Se houver algo que você possa responder em segundo plano, tente não perguntar aos usuários em sua folha de tempo. O objetivo não é coletar o máximo de dados possível, é coletar uma imagem o mais precisa possível, e você fará melhor nisso se isolar os usuários finais de dados, perguntas e opções que não fazem diferença para eles.

O que você fará com esses dados?

Muitas vezes me dizem por tipos de gerenciamento intermediário que eles precisam de "muito mais detalhes" do que estou sugerindo e minha resposta é sempre a mesma: "O que você vai fazer com ele?" A finalidade de coletar dados de folha de tempo baseadas em tarefas é tomar melhores decisões de negócios, então muitas vezes perguntarei aos gerentes do meio em que decisão de negócios eles não são capazes de tomar agora que eles acham que fariam melhor se tivessem mais detalhes. Quando você começa a olhar para as informações dessa maneira, você descobre que provavelmente precisa de menos dela. Pode ser suficiente para descobrir apenas o número total de horas gastas em reuniões ou em trânsito ou em tarefas gerais do que descobrir qual era cada uma dessas tarefas.

Detalhar mais profundamente... mas somente quando você deve

Quando você começa a fazer a análise de folha de tempo para descobrir para onde suas horas estão indo, você é obrigado a encontrar alguns resultados desproporcionais. Onde você encontra uma porcentagem extraordinariamente alta de horas que desafiam a expectativa, aprofunde-se um pouco mais. Mas não muito profundo. Adicione mais uma camada de detalhes para essa cobrança e dê-lhe algumas semanas para ver quais dados você obtém. A tentação será expandir um único código de cobrança, como "reuniões" em 50 novos códigos de cobrança com todos os tipos possíveis de reunião que possam ocorrer. Tente resistir a essa tentação e, em vez disso, altere esse código de cobrança 1 em 5 ou 6. Se você não receber os detalhes ou ainda tiver resultados desproporcionais, aprofunde-se um pouco mais.

Manter uma casa limpo

As listas de cobrança tendem a aumentar de tamanho, mas nunca diminuem. É uma boa prática revisá-los regularmente e eliminar o bloat. Se você fizer isso, é mais provável que você continue a obter informações mais precisas e ser capaz de identificar áreas onde você está perdendo tempo.

Conclusão

O gerenciamento de código de cobrança, seja para o agendamento do projeto ou para o sistema de planilhas, pode fazer a diferença entre um sistema eficiente no qual os dados podem ser contados ou um sistema com muita definição e pouca precisão. Ao projetar sua estrutura de código de cobrança, recomendamos começar com menos, não mais. É muito mais fácil adicionar mais detalhes mais tarde se for necessário do que desfazer mais detalhes e torná-lo mais simples para usuários sobrecarregados.

Sobre o autor

Chris Vandersluis é presidente e fundador da Montreal, hms software com sede no Canadá, um parceiro certificado pela Microsoft. Ele é formado em economia pela Universidade McGill e tem mais de 30 anos de experiência na automação de sistemas de controle de projetos. Ele é membro de longa data do PMI (Project Management Institute) e ajudou a fundar os capítulos montreal, Toronto e Quebec do Grupo de Usuários do Projeto Microsoft (MPUG). As publicações para as quais Chris escreveu incluem Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada magazine, e PMNetwork do PMI, e ele é um colunista regular do Project Times. Ele ensina Gerenciamento Avançado de Projetos na Universidade McGill e frequentemente fala em funções de associação de gerenciamento de projetos em América do Norte e em todo o mundo. O HMS Software é o editor do sistema de timekeeping orientado ao projeto TimeControl e é um Parceiro de Solução de Projeto da Microsoft desde 1995.

Chris Vandersluis pode ser contatado por email em: chris.vandersluis@hms.ca

Se você quiser ler mais artigos relacionados ao EPM por Chris Vandersluis, consulte o site de Diretrizes do EPM do HMS (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).