Usar formatação condicional para realçar informações

Geralmente, a formatação condicional funciona da mesma forma em um intervalo de células, em uma tabela do Excel ou em um relatório de tabela dinâmica. Entretanto, a formatação condicional em um relatório de tabela dinâmica tem algumas considerações adicionais:

• Há alguns formatos condicionais que não funcionam em campos na área Valores de um relatório de tabela dinâmica. Por exemplo, não é possível formatar esses campos se eles contêm valores exclusivos ou duplicados. Essas restrições são mencionadas nas seções restantes deste artigo, quando aplicável.

• Se você alterar o layout do relatório de Tabela Dinâmica filtrando, ocultando níveis, reduzindo e expandindo níveis, ou movendo um campo, o formato condicional será mantido desde que os campos dos dados subjacentes não sejam removidos.

• O escopo do formato condicional de campos na área Valores pode estar baseado na hierarquia de dados, sendo determinado por todos os filhos visíveis (o nível inferior seguinte em uma hierarquia) de um pai (o nível superior seguinte em uma hierarquia) em linhas de uma ou mais colunas, ou em colunas de uma ou mais linhas.

  Observação: Na hierarquia de dados, os filhos não herdam a formatação condicional do pai, e nem o pai a herda dos filhos.

• Há três métodos para definir o escopo do formato condicional de campos na área Valores: por seleção, por campo de correspondência e por campo de valor.

O método padrão de definir escopo de campos na área Valores é por seleção. É possível alterar o método de escopo para o campo de correspondência ou de valor usando o botão de opção Aplicar regra de formatação a, a caixa de diálogo Nova Regra de Formatação ou a caixa de diálogo Editar Regra de Formatação.

Use o botão Análise Rápida para aplicar a formatação condicional selecionada aos dados selecionados. O botão de Análise Rápida aparece automaticamente quando você seleciona dados.

1. Selecione os dados em que deseja usar formatação condicional. O botão Análise Rápida aparece no canto direito inferior da seleção.

   

2. Clique no botão Análise Rápida ou pressione Ctrl+Q.

3. Na guia Formatação, no pop-up que aparece, mova seu mouse em diferentes opções para ver uma Visualização Dinâmica de seus dados e clique na opção de formatação desejada.

   

   Observações: 

   • As opções de formatação que são exibidas na guia Formatação dependerão dos dados que você selecionar. Se sua seleção contiver somente texto, as opções disponíveis são Texto, Duplicar, Exclusivo, Igual a e Limpar. Quando a seleção contém somente números ou texto e números, as opções são Barras de Dados, Cores, Conjunto de Ícones, Maior, Principais 10% e Limpar.

   • A Visualização Dinâmica só será processada para as opções de formatação que podem ser usadas nos seus dados. Por exemplo, se as células que você selecionou não contiverem dados correspondentes e você selecionar Duplicar, a visualização dinâmica deixará de funcionar.

4. Se a caixa de diálogo Texto que Contém for exibida, digite a opção de formatação que você deseja aplicar e clique em OK.

Se desejar assistir a um vídeo que mostra como usar a Análise Rápida para aplicar a formatação condicional, confira oVídeo: Usar a formatação condicional.

Você pode baixar uma pasta de trabalho de exemplo com diferentes exemplos de aplicação de formatação condicional, tanto com regras padrão, como superior e inferior, duplicatas, Barras de Dados, Conjuntos de Ícones e Escalas de Cores, quanto criar manualmente suas regras.

Baixar: Exemplos de formatação condicional no Excel

Escalas de cores são guias visuais que ajudam você a entender a distribuição e a variação de dados. Uma escala de duas cores ajuda a comparar um intervalo de células usando uma gradação de duas cores. O tom da cor representa valores maiores ou menores. Por exemplo, em uma escala de cores verde e amarela, conforme mostrado abaixo, você pode especificar que células de valores mais altos tenham uma cor mais verde e células de valores mais baixos tenham uma cor mais amarela.

Formatação rápida

1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.

2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Escalas de Cores.

   

3. Selecione uma escala de duas cores.

   Passe o mouse sobre os ícones de escala de cores para ver qual deles corresponde a uma escala de duas cores. A cor da parte superior representa valores maiores; e a da parte inferior, valores menores.

É possível alterar o método de escopo de campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica usando o botão Opções de Formatação que aparece ao lado de um campo de Tabela Dinâmica que tenha formatação condicional aplicada.

Formatação avançada

1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.

2. Na guia Página Inicial , no grupo Estilos , clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Gerenciar Regras. A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

   

3. Siga um destes procedimentos:

   • Para adicionar um formato condicional completamente novo, clique em Nova Regra. A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.

   • Para adicionar um novo formato condicional baseado em um já listado, selecione a regra e, em seguida, clique em Duplicar Regra. A regra duplicada aparece na caixa de diálogo. Selecione a duplicata e depois selecione Editar Regra . A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida. 

   • Para alterar um formato condicional, siga este procedimento:

     1. Verifique se a planilha, a tabela ou o relatório de Tabela Dinâmica apropriado está selecionado na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para.

     2. Como opção, mude o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de Diálogo na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, selecionando o novo intervalo de células na planilha e, em seguida, selecionando Expandir Caixa de Diálogo.

     3. Selecione a regra e clique em Editar regra. A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.

4. Em Aplicar Regra a, altere opcionalmente o escopo dos campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica por:

   • Seleção: Clique em Células selecionadas.

   • Todas as células para um Rótulo de valor: Clique em Todas as células mostrando valores <Rótulo de valor>.

   • Todas as células para um Rótulo de valor, excluindo subtotais e total: Clique em Todas as células mostrando valores <Rótulo de valor> para <Rótulo de Linha>.

5. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Formatar todas as células com base nos valores (padrão).

6. Em Edite a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar Estilo, selecione Escala Bicolor.

7. Para selecionar um tipo na caixa Tipo para Mínimo e Máximo, siga um destes procedimentos:

   • Formatar valores mais altos ou mais baixos:    Selecione Valor mais baixo e Valor mais alto.

     Neste caso , você não digita um Valor para Mínimo e Máximo.

   • Formatar um valor de número, data ou hora:    Selecione Número e insira um ValorMínimo e Máximo.

   • Formatar uma porcentagem:    Insira um ValorMáximo e Mínimo.

     Os valores válidos estão entre 0 (zero) e 100. Não insira o sinal de porcentagem.

     Use uma porcentagem quando desejar visualizar todos os valores proporcionalmente porque a distribuição de valores é proporcional.

   • Formatar uma porcentagem:    Selecione Percentil e insira um ValorMínimo e Máximo. Os valores percentis vão de 0 (zero) a 100.

     Use um percentil quando desejar visualizar um grupo de valores elevados (como os 20 primeiros percentis) em uma proporção de cores e valores baixos (como os 20 últimos percentis) em outra proporção de cores, porque eles representam valores extremos que podem distorcer a visualização de seus dados.

   • Formatar um resultado de fórmula:    Selecione Fórmula e insira os valores Mínimo e Máximo.

     • A fórmula deve retornar um valor numérico, de data ou de hora.

     • Inicie a fórmula com um sinal de igual (=).

     • Fórmulas inválidas resultam em nenhuma formatação aplicada.

     • Convém testar a fórmula na planilha para assegurar que ela não retorne um valor de erro.

       Observações: 

       • Certifique-se de que o valor Mínimo é menor que o valor Máximo.

       • Você pode escolher um tipo diferente para Mínimo e Máximo. Por exemplo, pode escolher um número para Mínimo e uma porcentagem para Máximo.

8. Para escolher uma escala de cores para Mínimo e Máximo, clique em Cor para cada um e, em seguida, selecione uma cor.

   Se você desejar escolher cores adicionais ou criar uma cor personalizada, clique em Mais Cores. A escala de cores selecionada será exibida na caixa Visualização.

As escalas de cores são guias visuais que ajudam a entender a distribuição e a variação de dados. Uma escala de três cores ajuda a comparar um intervalo de células usando uma gradação de três cores. O tom da cor representa valores maiores, médios ou menores. Por exemplo, em uma escala de cores verde, amarela e vermelha, é possível especificar que células de valores mais altos tenham a cor verde, valores médios tenham a cor amarela e células de valores mais baixos tenham a cor vermelha.

Formatação rápida

1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.

2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Escalas de Cores.

   

3. Selecione uma escala de três cores. A cor da parte superior representa valores maiores, a cor do centro representa valores médios e a cor da parte inferior representa valores menores.

   Passe o mouse sobre os ícones de escala de cores para ver qual deles corresponde a uma escala de três cores.

É possível alterar o método de escopo de campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica usando o botão Opções de Formatação que aparece ao lado de um campo de Tabela Dinâmica que tenha formatação condicional aplicada.

Formatação avançada

1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.

2. Na guia Página Inicial , no grupo Estilos , clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Gerenciar Regras. A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

   

3. Siga um destes procedimentos:

   • Para adicionar um novo formato condicional, clique em Nova Regra. A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.

   • Para adicionar um novo formato condicional baseado em um já listado, selecione a regra e, em seguida, clique em Duplicar Regra. A regra duplicada está copiada e sendo exibida na caixa de diálogo. Selecione a duplicata e depois selecione Editar Regra . A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida. 

   • Para alterar um formato condicional, siga este procedimento:

     1. Verifique se a planilha, a tabela ou o relatório de Tabela Dinâmica apropriado está selecionado na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para.

     2. Como opção, mude o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de Diálogo na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, selecionando o novo intervalo de células na planilha e, em seguida, selecionando Expandir Caixa de Diálogo.

     3. Selecione a regra e clique em Editar regra. A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.

4. Em Aplicar Regra a, altere opcionalmente o escopo dos campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica por:

   • Seleção:    Clique em Apenas estas células.

   • Campo correspondente:    Clique em Todas as células de <campo de valor> com os mesmos campos.

   • Campo de valor:    Clique em Todas as células de <campo de valor>.

5. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Formatar todas as células com base nos valores.

6. Em Edite a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar Estilo, selecione Escala Tricolor.

7. Selecione um tipo para Mínimo, Ponto Médio e Máximo. Siga um destes procedimentos:

   • Formatar valores mais altos e mais baixos:    Selecione um Ponto Médio.

     Neste caso , você não digita um ValorMais Baixo e Mais Alto.

   • Formatar um valor numérico, de data ou de hora:    Selecione Número e insira um valor para Mínimo, Médio e Máximo.

   • Formatar uma porcentagem:    Selecione Porcentagem e insira um valor para Mínimo, Médio e Máximo. Os valores válidos vão de 0 (zero) a 100. Não digite o sinal de porcentagem (%).

     Use uma porcentagem quando quiser visualizar todos os valores proporcionalmente, porque o uso de porcentagem assegura que a distribuição de valores seja proporcional.

   • Formatar um percentil:    Selecione Percentil e digite um valor para Mínimo, Ponto Médio e Máximo.

     Os percentis válidos estão entre 0 (zero) e 100.

     Use um percentil quando desejar visualizar um grupo de valores elevados (como os 20 primeiros percentis) em uma proporção de cores e valores baixos (como os 20 últimos percentis) em outra proporção de cores, porque eles representam valores extremos que podem distorcer a visualização de seus dados.

   • Formatar um resultado de fórmula:    Selecione Fórmula e insira um valor para Mínimo, Médio e Máximo.

     A fórmula deve retornar um número, uma data ou uma hora. Inicie a fórmula com um sinal de igual (=). Fórmulas inválidas resultam em nenhuma formatação aplicada. Convém testar a fórmula para assegurar que ela não retorne um valor de erro.

     Observações: 

     • Você pode definir valores mínimos, de ponto médio e máximos para o intervalo de células. Verifique se o valor Mínimo é menor do que o valor de Ponto Médio, que por sua vez deve ser menor que o valor Máximo.

     • Você pode escolher um tipo diferente para Mínimo, Ponto Médio e Máximo. Por exemplo, pode escolher um número Mínimo, um percentil de Ponto Médio e um percentual Máximo.

     • Em muitos casos, o valor padrão de 50% para Ponto Médio funciona melhor, mas você pode ajustá-lo de acordo com exigências específicas.

8. Para escolher uma escala de cores para Mínimo, Ponto Médio e Máximo, clique em Cor para cada um e, em seguida, selecione uma cor.

   • Se você desejar escolher cores adicionais ou criar uma cor personalizada, clique em Mais Cores.

   • A escala de cores selecionada será exibida na caixa Visualização.

Uma barra de dados ajuda você a ver o valor de uma célula com relação a outras células. O comprimento da barra de dados representa o valor na célula. Uma barra mais longa representa um valor mais alto e uma barra mais curta representa um valor mais baixo. Barras de dados são úteis para indicar números mais altos e mais baixos, especialmente com grandes quantidades de dados, como brinquedos mais e menos vendidos em um relatório de vendas de fim de ano.

O exemplo mostrado aqui usa as barras de dados para destacar os valores positivos e negativos significativos. Você pode formatar as barras de dados para que ela comece no meio da célula e se estenda para a esquerda para os valores negativos.

Formatação rápida

1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.

2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional, clique em Barras de Dados e, em seguida, selecione um ícone de barra de dados.

   

É possível alterar o método de escopo de campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica usando o botão de opção Aplicar regra de formatação a.

Formatação avançada

1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.

2. Na guia Página Inicial , no grupo Estilos , clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Gerenciar Regras. A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

   

3. Siga um destes procedimentos:

   • Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra. A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.

   • Para adicionar um novo formato condicional baseado em um já listado, selecione a regra e, em seguida, clique em Duplicar Regra. A regra duplicada está copiada e sendo exibida na caixa de diálogo. Selecione a duplicata e depois selecione Editar Regra . A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida. 

   • Para alterar um formato condicional, siga este procedimento:

   • 1. Verifique se a planilha, a tabela ou o relatório de Tabela Dinâmica apropriado está selecionado na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para.

     2. Como opção, mude o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de Diálogo na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, selecionando o novo intervalo de células na planilha e, em seguida, selecionando Expandir Caixa de Diálogo.

     3. Selecione a regra e clique em Editar regra. A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.

4. Em Aplicar Regra a, altere opcionalmente o escopo dos campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica por:

   • Seleção:    Clique em Apenas estas células.

   • Campo correspondente:    Clique em Todas as células de <campo de valor> com os mesmos campos.

   • Campo de valor:    Clique em Todas as células de <campo de valor>.

5. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Formatar todas as células com base nos valores.

6. Em Edite a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar Estilo, selecione Barra de Dados.

7. Selecione um TipoMínimo e Máximo. Siga um destes procedimentos:

   • Formatar valor mais alto e valor mais baixo:    Selecione Valor Mais Baixo e Valor Mais Alto.

     Nesse caso, você não insere um valor para Mínimo e Máximo.

   • Formatar um valor de número, data ou hora:    Selecione Número e insira um ValorMínimo e Máximo.

   • Formatar uma porcentagem:    Selecione Porcentagem e insira um valor para Mínimo e Máximo.

     Os valores válidos estão entre 0 (zero) e 100. Não digite o sinal de porcentagem (%).

     Use uma porcentagem quando quiser visualizar todos os valores proporcionalmente, porque o uso de porcentagem assegura que a distribuição de valores seja proporcional.

   • Formatar um percentil    Selecione Percentil e digite um valor para Mínimo e Máximo.

     Os percentis válidos estão entre 0 (zero) e 100.

     Use um percentil quando desejar visualizar um grupo de valores elevados (como os 20 primeiros percentis) em uma barra de dados e valores baixos (como os 20 últimos percentis) em outra barra de dados, porque eles representam valores extremos que podem distorcer a visualização de seus dados.

   • Formatar um resultado de fórmula     Selecione Fórmula e digite um valor para Mínimo e Máximo.

     • A fórmula retornou um valor numérico, de data ou de hora.

     • Inicie a fórmula com um sinal de igual (=).

     • Fórmulas inválidas resultam em nenhuma formatação aplicada.

     • Convém testar a fórmula na planilha para assegurar que ela não retorne um valor de erro.

   Observações: 

   • Certifique-se de que o valor Mínimo é menor que o valor Máximo.

   • Você pode escolher um tipo diferente para Mínimo e Máximo. Por exemplo, pode escolher um número Mínimo e um percentual Máximo.

8. Para escolher uma escala de cores Mínimo e Máximo, clique em Cor da Barra.

   Se você desejar escolher cores adicionais ou criar uma cor personalizada, clique em Mais Cores. A cor de barra selecionada será exibida na caixa Visualização.

9. Para mostrar apenas a barra de dados e não o valor na célula, selecione Mostrar Barra Somente.

10. Para aplicar uma borda sólida às barras de dados, selecione Borda Sólida na caixa de listagem Borda e escolha uma cor para a borda.

11. Para escolher entre uma barra sólida e uma graduada, escolha Preenchimento Sólido ou Preenchimento Gradual na caixa de listagem Preenchimento.

12. Para formatar barras negativas, clique em Valor Negativo e Eixo e, na caixa de diálogo Configurações de Valor Negativo e Eixo, escolha as opções de cores de borda e de preenchimento de valor negativo. Você pode escolher configurações de posição e uma cor para o eixo. Ao concluir a seleção das opções, clique em OK.

13. Você pode alterar a direção das barras, escolhendo uma definição na caixa de listagem Direção da Barra. Isso é definido como Contexto por padrão, mas você pode escolher entre uma direção da esquerda para a direita ou da direita para a esquerda, dependendo de como quer apresentar seus dados.

Use um conjunto de ícones para anotar e classificar dados em três a cinco categorias separadas por um valor limite. Cada ícone representa um intervalo de valores. Por exemplo, no conjunto de ícones de 3 Setas, a seta verde para cima representa valores mais altos, a seta amarela lateral representa valores médios e a seta vermelha para baixo representa valores mais baixos.

O exemplo mostrado aqui trabalha com vários exemplos de conjuntos de ícones de formatação condicional.

Você pode optar por exibir ícones somente para células que atendem a uma condição; por exemplo, a exibição de um ícone de aviso para células que estão abaixo de um valor crítico e nenhum ícone para aquelas que o ultrapassam. Para isso, oculte os ícones selecionando Sem Ícone de Célula na lista suspensa de ícones ao lado do ícone ao definir as condições. Você também pode criar sua própria combinação de conjuntos de ícones; por exemplo, uma marca de seleção de "símbolo" verde, uma "luz de tráfego" amarela e um "sinalizador" vermelho.

Formatação rápida

1. Selecione as células que deseja usar formatação condicional.

2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional, clique em Conjunto de Ícones e selecione um conjunto de ícones.

   

É possível alterar o método de escopo de campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica usando o botão de opção Aplicar regra de formatação a.

Formatação avançada

1. Selecione as células que deseja usar formatação condicional.

2. Na guia Página Inicial , no grupo Estilos , clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Gerenciar Regras. A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

   

3. Siga um destes procedimentos:

   • Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra. A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.

   • Para adicionar um novo formato condicional baseado em um já listado, selecione a regra e, em seguida, clique em Duplicar Regra. A regra duplicada está copiada e sendo exibida na caixa de diálogo. Selecione a duplicata e depois selecione Editar Regra . A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida. 

   • Para alterar um formato condicional, siga este procedimento:

     1. Verifique se a planilha, a tabela ou o relatório de Tabela Dinâmica apropriado está selecionado na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para.

     2. Como opção, mude o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de Diálogo na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, selecionando o novo intervalo de células na planilha e, em seguida, selecionando Expandir Caixa de Diálogo.

     3. Selecione a regra e clique em Editar regra. A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.

4. Em Aplicar Regra a, altere opcionalmente o escopo dos campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica por:

   • Seleção:    Clique em Apenas estas células.

   • Campo correspondente:    Clique em Todas as células de <campo de valor> com os mesmos campos.

   • Campo de valor:    Clique em Todas as células de <campo de valor>.

5. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Formatar todas as células com base nos valores.

6. Em Edite a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar Estilo, selecione Conjunto de Ícones.

   1. Selecione um conjunto de ícones. O padrão é 3 Semáforos (Não Coroados). O número de ícones e os operadores de comparação e valores limites padrão podem variar para cada conjunto de ícones.

   2. Você poderá ajustar os operadores de comparação e os valores limites. O intervalo padrão de valores para cada ícone é igual em tamanho, mas você pode ajustá-lo para atender a exigências específicas. Verifique se os limites estão em uma sequência lógica do mais alto para o mais baixo, do superior para o inferior.

   3. Siga um destes procedimentos:

      • Formatar um valor de número, data ou hora:    Selecione Número.

      • Formatar uma porcentagem:    Selecione Porcentagem.

        Os valores válidos estão entre 0 (zero) e 100. Não digite o sinal de porcentagem (%).

        Use uma porcentagem quando quiser visualizar todos os valores proporcionalmente, porque o uso de porcentagem assegura que a distribuição de valores seja proporcional.

      • Formatar um percentil:    Selecione Percentil. Os percentis válidos vão de 0 (zero) a 100.

        Use um percentil quando desejar visualizar um grupo de valores elevados (como os 20 primeiros percentis) em uma barra de dados e valores baixos (como os 20 últimos percentis) usando um ícone determinado e valores baixos (como o vigésimo percentil) usando outro ícone, porque eles representam valores extremos que podem distorcer a visualização de seus dados.

      • Formatar um resultado de fórmula:    Selecione Fórmula e digite uma fórmula em cada caixa Valor.

        • A fórmula deve retornar um valor numérico, de data ou de hora.

        • Inicie a fórmula com um sinal de igual (=).

        • Fórmulas inválidas resultam em nenhuma formatação aplicada.

        • Convém testar a fórmula na planilha para assegurar que ela não retorne um valor de erro.

   4. Para que o primeiro ícone represente valores mais baixos e o último represente valores mais altos, selecione Ordem Inversa de Ícones.

   5. Para mostrar apenas o ícone e não o valor na célula, selecione Mostrar Somente Ícone.

      Observações: 

      • Pode ser necessário ajustar a largura da coluna para acomodar o ícone.

      • O tamanho do ícone exibido depende do tamanho da fonte usada na célula. Conforme o tamanho da fonte é aumentado, o tamanho do ícone é aumentado proporcionalmente.

Para localizar células específicas com mais facilidade, você pode formatá-las usando um operador de comparação. Por exemplo, em uma planilha de estoque classificada por categorias, você poderia realçar em amarelo os produtos com menos de 10 itens disponíveis. Ou, em uma planilha de resumo de uma loja de varejo, você pode identificar todas as lojas com lucro acima de 10%, volumes de venda inferiores a R$ 100.000 e região igual a “Sudeste”.

Os exemplos mostrados aqui trabalham com exemplos de critérios de formatação condicional internos, como Maior do Que e Superior %. Isso formata cidades com uma população superior a 2.000.000 com um plano de fundo verde e temperaturas médias elevadas nos 30% superiores com laranja.

Formatação rápida

1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.

2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Realçar Regras de Células:

   

3. Selecione o comando desejado, como Entre, Igual a Texto que Contém ou Uma Data que Ocorra.

4. Insira os valores desejados e selecione um formato.

É possível alterar o método de escopo de campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica usando o botão de opção Aplicar regra de formatação a.

Se desejar assistir a vídeos dessas técnicas, confira o Vídeo: Formatar texto condicionalmente e Vídeo: Formatar datas condicionalmente.

Formatação avançada

1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.

2. Na guia Página Inicial , no grupo Estilos , clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Gerenciar Regras. A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

   

3. Siga um destes procedimentos:

   • Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra. A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.

   • Para adicionar um novo formato condicional baseado em um já listado, selecione a regra e, em seguida, clique em Duplicar Regra. A regra duplicada está copiada e sendo exibida na caixa de diálogo. Selecione a duplicata e depois selecione Editar Regra . A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida. 

   • Para alterar um formato condicional, siga este procedimento:

   • 1. Verifique se a planilha, a tabela ou o relatório de Tabela Dinâmica apropriado está selecionado na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para.

     2. Como opção, mude o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de Diálogo na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, selecionando o novo intervalo de células na planilha ou nas outras planilhas e, em seguida, selecionando Expandir Caixa de Diálogo.

     3. Selecione a regra e clique em Editar regra. A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.

4. Em Aplicar Regra a, altere opcionalmente o escopo dos campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica por:

   • Seleção:    Clique em Apenas estas células.

   • Campo correspondente:    Clique em Todas as células de <campo de valor> com os mesmos campos.

   • Campo de valor:    Clique em Todas as células de <campo de valor>.

5. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Formatar apenas células que contêm.

6. Em Edite a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar apenas células com, siga um destes procedimentos:

   • Formatar por número, data ou hora:    Selecione Valor da Célula, selecione um operador de comparação e, em seguida, digite um número, uma data ou uma hora.

     Por exemplo, selecione Entre e digite 100 e 200, ou selecione Igual a e digite 01.01.09.

     Você também pode digitar um fórmula que retorne um número, uma data ou uma hora.

     • Se você digitar uma fórmula, comece com um sinal de igual (=).

     • Fórmulas inválidas resultam em nenhuma formatação aplicada.

     • Convém testar a fórmula na planilha para assegurar que ela não retorne um valor de erro.

   • Formatar por texto:    Selecione Texto Específico, escolha um operador de comparação e digite o texto.

     Por exemplo, selecione Contém e, em seguida, digite Prateado ou selecione Iniciado com e, em seguida, digite Tri.

     As aspas são incluídas na cadeia de pesquisa e é possível usar caracteres curinga. O comprimento máximo da cadeia de caracteres é de 255 caracteres.

     Você também pode digitar um fórmula que retorne texto.

     • Se você digitar uma fórmula, comece com um sinal de igual (=).

     • Fórmulas inválidas resultam em nenhuma formatação aplicada.

     • Convém testar a fórmula na planilha para assegurar que ela não retorne um valor de erro.

     Para ver um vídeo sobre essa técnica, confira o Vídeo: Formatar texto condicionalmente.

   • Formatar por data:    Selecione Datas de Ocorrência e, em seguida, selecione uma comparação de data.

     Por exemplo, selecione Ontem ou Próxima semana.

     Para ver um vídeo sobre essa técnica, confira o Vídeo: Formatar datas condicionalmente.

   • Formatar células em branco ou sem espaços em branco:    Selecione Em Branco ou Sem Espaços em Branco.

     Um valor em branco é uma célula que não contém dados e é diferente de uma célula que contém um ou mais espaços (considerados texto).

   • Formatar células com valores de erro ou sem erros:    Selecione Erros ou Sem Erros.

     Os valores de erro são #####, #VALOR!, #DIV/0!, #NOME?, #N/D, #REF!, #NÚM! e #NULO!.

7. Para especificar um formato, clique em Formato. A caixa de diálogo Formatar Células será exibida.

8. Selecione o formato do número, fonte, borda ou preenchimento que você deseja aplicar quando o valor da célula satisfizer à condição e, em seguida, clique em OK.

   Você pode escolher mais de um formato. Os formatos selecionados serão exibidos na caixa Visualização.

É possível localizar os valores mais alto e mais baixo em um intervalo de células com base em um valor de corte especificado. Por exemplo, você pode localizar os cinco produtos mais vendidos em um relatório regional, a faixa de produtos 15% inferiores em uma pesquisa com clientes ou os 25 maiores salários em um departamento.

Formatação rápida

1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.

2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Regras Superiores/Inferiores:

   

3. Selecione o comando desejado, como 10 Primeiros Itens ou 10% Abaixo.

4. Insira os valores desejados e selecione um formato.

É possível alterar o método de escopo de campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica usando o botão de opção Aplicar regra de formatação a.

Formatação avançada

1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.

2. Na guia Página Inicial , no grupo Estilos , clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Gerenciar Regras. A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

   

3. Siga um destes procedimentos:

   • Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra. A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.

   • Para adicionar um novo formato condicional baseado em um já listado, selecione a regra e, em seguida, clique em Duplicar Regra. A regra duplicada está copiada e sendo exibida na caixa de diálogo. Selecione a duplicata e depois selecione Editar Regra . A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida. 

   • Para alterar um formato condicional, siga este procedimento:

   • 1. Verifique se a planilha, a tabela ou o relatório de Tabela Dinâmica apropriado está selecionado na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para.

     2. Como opção, mude o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de Diálogo na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, selecionando o novo intervalo de células na planilha e, em seguida, selecionando Expandir Caixa de Diálogo.

     3. Selecione a regra e clique em Editar regra. A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.

4. Em Aplicar Regra a, altere opcionalmente os campos de escopo na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica por:

   • Seleção:    Clique em Apenas estas células.

   • Campo correspondente:    Clique em Todas as células de <campo de valor> com os mesmos campos.

   • Campo de valor:    Clique em Todas as células de <campo de valor>.

5. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Formatar apenas os primeiros ou últimos valores.

6. Em Edite a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar valores classificados no, selecione Superior ou Inferior.

7. Siga um destes procedimentos:

   • Para especificar um número superior ou inferior, insira um número e, em seguida, desmarque a caixa de seleção % do intervalo selecionado. Os valores válidos estão entre 1 e 100.

   • Para especificar um percentual superior ou inferior, insira um número e, em seguida, marque a caixa de seleção % do intervalo selecionado. Os valores válidos estão entre 1 e 100.

8. Como opção, altere o modo como o formato é aplicado aos campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica com escopo definido por campo de correspondência.

   Por padrão, o formato condicional se baseia em todos os valores visíveis. Entretanto, quando o escopo é definido por campo de correspondência, em vez de usando todos os valores visíveis, você pode aplicar o formato condicional para cada combinação de:

   • Uma coluna e seu campo de linha pai, selecionando cada grupo de coluna.

   • Uma linha e seu campo de coluna pai, selecionando cada grupo de linha.

9. Para especificar um formato, clique em Formato. A caixa de diálogo Formatar Células será exibida.

10. Selecione o formato do número, fonte, borda ou preenchimento que você deseja aplicar quando o valor da célula satisfizer à condição e, em seguida, clique em OK.

    Você pode escolher mais de um formato. Os formatos selecionados serão exibidos na caixa Visualização.

Você pode localizar valores acima ou abaixo de uma média ou de um desvio padrão em um intervalo de células. Por exemplo, é possível localizar os empregados acima da média em uma avaliação de desempenho anual ou os materiais manufaturados situados abaixo de dois desvios padrão em uma classificação de qualidade.

Formatação rápida

1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.

2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Regras Superiores/Inferiores:

   

3. Selecione o comando desejado, como Acima da Média ou Abaixo da Média.

4. Insira os valores desejados e selecione um formato.

É possível alterar o método de escopo de campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica usando o botão de opção Aplicar regra de formatação a.

Formatação avançada

1. Selecione uma ou mais células em um intervalo, uma tabela ou um relatório de Tabela Dinâmica.

2. Na guia Página Inicial , no grupo Estilos , clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Gerenciar Regras. A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

   

3. Siga um destes procedimentos:

   • Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra. A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.

   • Para adicionar um novo formato condicional baseado em um já listado, selecione a regra e, em seguida, clique em Duplicar Regra. A regra duplicada está copiada e sendo exibida na caixa de diálogo. Selecione a duplicata e depois selecione Editar Regra . A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida. 

   • Para alterar um formato condicional, siga este procedimento:

   • 1. Verifique se a planilha, a tabela ou o relatório de Tabela Dinâmica apropriado está selecionado na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para.

     2. Como opção, mude o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de Diálogo na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, selecionando o novo intervalo de células na planilha e, em seguida, selecionando Expandir Caixa de Diálogo.

     3. Selecione a regra e clique em Editar regra. A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.

4. Em Aplicar Regra a, altere opcionalmente o escopo dos campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica por:

   • Seleção:    Clique em Apenas estas células.

   • Campo correspondente:    Clique em Todas as células de <campo de valor> com os mesmos campos.

   • Campo de valor:    Clique em Todas as células de <campo de valor>.

5. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Formatar apenas valores acima ou abaixo da média.

6. Em Edite a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar valores que estão, siga um destes procedimentos:

   • Para formatar células que estão acima ou abaixo da média para todas as células do intervalo, selecione um Acima ou Abaixo.

   • Para formatar células que estão acima ou abaixo de um, dois ou três desvios padrão para todas as células do intervalo, selecione um desvio padrão.

7. Como opção, altere o modo como o formato é aplicado aos campos na área Valores de um relatório de Tabela Dinâmica com escopo definido por campo de correspondência.

   Por padrão, o formato condicional se baseia em todos os valores visíveis. Entretanto, quando o escopo é definido por campo de correspondência, em vez de usando todos os valores visíveis, você pode aplicar o formato condicional para cada combinação de:

   • Uma coluna e seu campo de linha pai, selecionando cada grupo de coluna.

   • Uma linha e seu campo de coluna pai, selecionando cada grupo de linha.

8. Clique em Formato para exibir a caixa de diálogo Formatar Células.

9. Selecione o formato do número, fonte, borda ou preenchimento que você deseja aplicar quando o valor da célula satisfizer à condição e, em seguida, clique em OK.

   Você pode escolher mais de um formato. Os formatos selecionados serão exibidos na caixa Visualização.

No exemplo mostrado aqui, a formatação condicional é usada na coluna Instrutor para localizar instrutores que estejam dando mais de uma aula (nomes de instrutor duplicados são destacados em vermelho-pálido). Os valores de Nota que são localizados uma vez na coluna Nota (valores exclusivos) são destacados em verde.

Formatação rápida

1. Selecione as células que deseja usar formatação condicional.

2. Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Realçar Regras de Células:

   

3. Selecione Valores Duplicados.

4. Insira os valores desejados e selecione um formato.

Formatação avançada

1. Selecione as células que deseja usar formatação condicional.

2. Na guia Página Inicial , no grupo Estilos , clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Gerenciar Regras. A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

   

3. Siga um destes procedimentos:

   • Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra. A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.

   • Para adicionar um novo formato condicional baseado em um já listado, selecione a regra e, em seguida, clique em Duplicar Regra. A regra duplicada está copiada e sendo exibida na caixa de diálogo. Selecione a duplicata e depois selecione Editar Regra . A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida. 

   • Para alterar um formato condicional, siga este procedimento:

   • 1. Verifique se a tabela ou a planilha apropriada está selecionada na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para.

     2. Como opção, mude o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de Diálogo na caixa Aplica-se a para ocultar temporariamente a caixa de diálogo, selecionando o novo intervalo de células na planilha e, em seguida, selecionando Expandir Caixa de Diálogo.

     3. Selecione a regra e clique em Editar regra. A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.

4. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Formatar apenas valores exclusivos ou duplicados.

5. Em Editar a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar tudo, selecione exclusivos ou duplicatas.

6. Clique em Formato para exibir a caixa de diálogo Formatar Células.

7. Selecione o formato do número, fonte, borda ou preenchimento que você deseja aplicar quando o valor da célula satisfizer à condição e, em seguida, clique em OK.

   Você pode escolher mais de um formato. Os formatos selecionados serão exibidos na caixa Visualização.

Se nenhuma das opções acima for o que você está procurando, você pode criar sua própria regra de formatação condicional em algumas etapas simples. 

1. Selecione as células que deseja formatar.

2. Na guia Página Inicial, clique em Formatação Condicional > Nova Regra.

   

3. Crie a regra e especifique as opções de formatação. Em seguida, clique em OK.

   Caso não veja as opções desejadas, você pode usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas; confira a próxima seção para ver as etapas.

Se você não vir as opções exatas necessárias ao criar sua própria regra de formatação condicional, você poderá usar uma fórmula lógica para especificar os critérios de formatação. Por exemplo, talvez você queira comparar valores em uma seleção com um resultado retornado por uma função ou avaliar dados em células fora do intervalo selecionado, que podem estar em outra planilha na mesma pasta de trabalho. Sua fórmula deve retornar Verdadeiro ou Falso (1 ou 0), mas você pode usar a lógica condicional para juntar em cadeia de caracteres um conjunto de formatos condicionais correspondentes, como cores diferentes para cada um de um pequeno conjunto de valores de texto (por exemplo, nomes de categorias de produtos).

1. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Gerenciar Regras.

   

   A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

   

2. Siga um destes procedimentos:

   • Para adicionar um formato condicional, clique em Nova Regra. A caixa de diálogo Nova Regra de Formatação será exibida.

   • Para adicionar um novo formato condicional baseado em um já listado, selecione a regra e, em seguida, clique em Duplicar Regra. A regra duplicada está copiada e sendo exibida na caixa de diálogo. Selecione a duplicata e depois selecione Editar Regra . A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida. 

   • Para alterar um formato condicional, siga este procedimento:

   • 1. Verifique se a planilha, a tabela ou o relatório de Tabela Dinâmica apropriado está selecionado na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para.

     2. Opcionalmente, altere o intervalo de células clicando em Recolher Caixa de Diálogo na caixa Aplica-se a para oculta-la temporariamente, selecionando o novo intervalo de células nessa ou em outras planilhas e, em seguida, clicando emExpandir Caixa de Diálogo.

     3. Selecione a regra e clique em Editar regra. A caixa de diálogo Editar Regra de Formatação será exibida.

3. Em Aplicar Regra a, para alterar opcionalmente o escopo dos campos na área Valores de um relatório de tabela dinâmica, siga este procedimento:

   • Para escopo por seleção:    Clique em Células selecionadas.

   • Para escopo por campo correspondente:    Clique em Todas as células mostrando valores <campo de valor>.

   • Para escopo por campo de valor:    Clique em Todas as células mostrando valores <campo de valor> para <Linha>.

4. Em Selecione um Tipo de Regra, clique em Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas.

   1. Em Edite a Descrição da Regra, na caixa de listagem Formatar valores em que esta fórmula é verdadeira , insira uma fórmula.
      
      É necessário iniciar a fórmula com um sinal de igual (=) e a fórmula deve retornar um valor lógico de VERDADEIRO (1) ou FALSO (0).

   2. Clique em Formato para exibir a caixa de diálogo Formatar Células.

   3. Selecione o formato do número, fonte, borda ou preenchimento que você deseja aplicar quando o valor da célula satisfizer à condição e, em seguida, clique em OK.
      
      Você pode escolher mais de um formato. Os formatos selecionados serão exibidos na caixa Visualização.

      Exemplo 1: Use dois formatos condicionais com critérios que usam os testes E e OU    

      O exemplo a seguir mostra o uso de duas regras de formatação condicional. Se a primeira regra não se aplicar, a segunda regra será aplicada.

      Primeira regra: um comprador doméstico tem um orçamento até US$ 75.000 como sinal e US$ 1.500 por mês como pagamento de hipoteca. Se o sinal e os pagamentos mensais atenderem a esses requisitos, as células B4 e B5 serão formatadas de verde.

      Segunda regra: se o sinal ou o pagamento mensal não atender ao orçamento do comprador, B4 e B5 serão formatadas de vermelho. Altere alguns valores, como a taxa anual de juros, o prazo do empréstimo, o sinal e o valor da compra para ver o que acontece com as células formatadas condicionalmente.

      Fórmula para a primeira regra (aplica cor verde)	=AND(IF($B$4<=75000,1),IF(ABS($B$5)<=1500,1))
      Fórmula para a segunda regra (aplica cor vermelha)	=OU(SE($B$4>=75000,1),SE(ABS($B$5)>=1500,1))

      

      Exemplo 2: aplicar um tom a cada duas linhas usando as funções MOD e LIN    

      Um formato condicional aplicado a cada célula desta planilha um tom de cor azul a cada duas linhas no intervalo de células. Você pode selecionar todas as células em uma planilha clicando no quadrado acima da linha 1 e à esquerda da coluna A. A função MOD retorna o resto da divisão após um número (o primeiro argumento) ter sido dividido por um divisor (o segundo argumento). A função LIN retorna o número da linha atual. Quando você divide o número da linha atual por 2, sempre obtém um resto igual a 0, para um número par, ou um resto igual a 1, para um número ímpar. Como 0 é FALSO e 1 é VERDADEIRO, todas as linhas de número ímpar são formatadas. A regra usa esta fórmula: =MOD(ROW(),2)=1.

      

      Observação: Você pode inserir referências de célula em uma fórmula selecionando as células diretamente em uma planilha ou em outras planilhas. Ao selecionar células na planilha, são inseridas as referências absolutas de célula. Se você quiser que o Excel ajuste as referências para cada célula no intervalo selecionado, use referências de célula relativa. Para obter mais informações, consulte Criar ou alterar uma referência de célula e Alternar entre referências relativas, absolutas e mistas.

O vídeo a seguir mostra as noções básicas de como usar fórmulas com a formatação condicional.

Se quiser aplicar um estilo de formatação existente a novos dados ou a outros dados da planilha, você poderá usar o Pincel de Formatação para copiar a formatação condicional para esses dados.

1. Clique na célula com a formatação condicional que deseja copiar.

2. Clique em Página Inicial > Pincel de Formatação.

   

   O ponteiro se transforma em um pincel.

   Dica: Você poderá clicar duas vezes em Pincel se desejar continuar a usar o pincel para colar a formatação condicional em outras células.

3. Para colar a formatação condicional, arraste o pincel sobre as células ou intervalos de células que deseja formatar.

4. Para parar de usar o pincel, pressione Esc.

Se a sua planilha contiver formatação condicional, você poderá localizar as células rapidamente para que possa copiar, alterar ou excluir os formatos condicionais. Use o comando Ir para Especial para localizar apenas células com um formato condicional específico ou para localizar todas as células com formatos condicionais.

Localizar todas as células com um formato condicional

1. Clique em qualquer célula que não tenha um formato condicional.

2. Na guia Página Inicial, no grupo Edição, clique na seta ao lado de Localizar e Selecionar e clique em Formatação Condicional.

   

Localizar apenas células que tenham o mesmo formato condicional

1. Clique na célula que contém o formato condicional que você deseja localizar.

2. Na guia Página Inicial, no grupo Edição, clique na seta ao lado de Localizar e Selecionar e clique em Ir para Especial.

3. Clique em Formatos condicionais.

4. Clique em Mesmos em Validação de dados.

   

Ao usar a formatação condicional, configure as regras que o Excel usa para determinar quando aplicar a formatação condicional. Para gerenciar essas regras, você deve entender em que ordem essas regras são avaliadas, o que acontecem quando duas ou mais regras entram em conflito, como copiar e colar pode afetar a avaliação de regras, como alterar a ordem na qual as regras são avaliadas e quando parar a avaliação das regras.

• Saber mais sobre a precedência das regras de formatação condicional

  Você cria, edita, exclui e exibe todas as regras de formatação condicional na pasta de trabalho usando a caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional . (Na guia Página Inicial, clique em Formatação Condicional e em Gerenciar Regras.)

  

  A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

  

  Quando duas ou mais regras de formatação condicional se aplicam, elas são avaliadas em ordem de precedência pelo modo em que estão listadas na caixa de diálogo.

  Aqui está um exemplo que tem datas de expiração para crachás de identificação. Queremos marcar os crachás que expiram dentro de 60 dias mas ainda não expiraram com uma cor de plano de fundo amarela e os crachás expirados com uma cor de plano de fundo vermelha.

  

  Neste exemplo, as células com o número de ID de funcionários que têm datas de certificação a vencer dentro de 60 dias são formatadas em amarelo, e os números de ID de funcionários com uma certificação expirada são formatados em vermelho. As regras são mostradas na imagem a seguir.

  

  A primeira regra (que, se Verdadeira, define a cor de fundo da célula como vermelha) testa um valor de data na coluna B em relação à data atual (obtida usando a função HOJE em uma fórmula). Atribua a fórmula ao primeiro valor de dados na coluna B, que é B2. A fórmula dessa regra é =B2<HOJE(). Esta fórmula testa as células na coluna B (células B2:B15). Se a fórmula de qualquer célula na coluna B for avaliada como Verdadeira, sua célula correspondente na coluna A (por exemplo, A5 corresponde à B5, A11 corresponde à B11), será formatada com uma cor de fundo vermelha. Depois de avaliar todas as células especificadas em Aplica-se a com esta primeira regra, a segunda regra é testada. Esta fórmula verifica se os valores na coluna B são inferiores a 60 dias a partir da data atual (por exemplo, vamos supor que a data de hoje seja 11/8/2010). A célula em B4, 04/10/2010, está a menos de 60 dias distante do dia de hoje, portanto é avaliada como Verdadeira e é formatada com uma cor de fundo amarela. A fórmula dessa regra é =B2<HOJE()+60. Qualquer célula que tenha sido formatada em vermelho pela regra mais alta da lista é mantida inalterada.

  Uma regra mais elevada na lista tem maior precedência do que uma regra mais baixa na lista. Por padrão, novas regras são sempre adicionadas à parte superior da lista e, portanto, têm precedência maior; portanto, convém prestar atenção à ordem. Você pode alterar a ordem de precedência usando as setas Mover para Cima e Mover para Baixo na caixa de diálogo.

  

• O que acontece quando mais de uma regra de formatação condicional é avaliada como Verdadeira

  Às vezes, você tem mais de uma regra de formatação condicional avaliada como Verdadeira. Veja como as regras são aplicadas, primeiro quando elas não entram em conflito e depois quando entram em conflito:

  Quando as regras não entram em conflito     Por exemplo, se uma regra formatar uma célula com uma fonte em negrito e outra regra formatar a mesma célula na cor vermelha, a célula será formatada tanto em negrito como com a fonte vermelha. Como não há conflito entre os dois formatos, ambas as regras serão aplicadas.

  Quando as regras entram em conflito     Por exemplo, uma regra define a cor de fonte da célula como vermelha e outra regra define a cor de fonte da célula como verde. Como as duas regras estão em conflito, apenas uma pode ser aplicada. A regra que é aplicada é aquela mais alta em precedência (mais alta na lista da caixa de diálogo).

• Como colar, preencher e o Pincel de Formatação afetam as regras de formatação condicional

  Ao editar sua planilha, você pode copiar e colar valores de células que têm formatos condicionais, preencher um intervalo de células com formatos condicionais ou usar o Pincel de Formatação. Essas operações podem afetar a precedência das regras de formatação condicional da seguinte maneira: uma nova regra de formatação condicional baseada nas células de origem é criada para as células de destino.

  Se você copiar e colar valores de células que possuem formatos condicionais em uma planilha aberta em outra sessão do Microsoft Office Excel (outro processo Excel.exe executando ao mesmo tempo no computador), não será criada uma regra de formatação condicional e o formato não será copiado.

• O que acontece quando um formato condicional e um formato manual entram em conflito

  Se uma regra de formatação condicional for avaliada como Verdadeira, ela terá precedência sobre qualquer formato manual existente para a mesma seleção. Isso significa que, se houver conflito, a formatação condicional será aplicada e o formato manual, não. Se você excluir a regra de formatação condicional, a formatação manual para o intervalo de células permanecerá.

  A formatação manual não é listada na caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional nem é usada para determinar a precedência.

• Controlando quando a avaliação de regras é interrompida com o uso da caixa de seleção Parar se Verdadeiro

  Para compatibilidade com versões anteriores ao Excel 2007, você pode marcar a caixa de seleção Parar se Verdadeiro na caixa de diálogo Gerenciar Regras para simular como a formatação condicional pode aparecer nessas versões anteriores do Excel que não oferecem suporte para mais do que três regras de formatação condicional ou várias regras aplicadas ao mesmo intervalo.

  Por exemplo, se você possui mais de três regras de formatação condicional para um intervalo de células, e estão funcionando com uma versão do Excel anterior ao Excel 2007, esta versão do Excel:

  • Avalia apenas as três primeiras regras.

  • Aplica a primeira regra na precedência que for Verdadeira.

  • Ignora regras inferiores na precedência se são Verdadeiras.

  A tabela a seguir resume cada condição possível para as primeiras três regras:

  Se a regra	For	E se a regra	For	E se a regra	For	Então
  Um	Verdadeira	Dois	Verdadeira ou Falsa	Três	Verdadeira ou Falsa	A regra 1 será aplicada, e as regras 2 e 3 serão ignoradas.
  Um	Falsa	Dois	Verdadeira	Três	Verdadeira ou Falsa	A regra 2 será aplicada, e a regra 3 será ignorada.
  Um	Falsa	Dois	Falsa	Três	Verdadeira	A regra 3 será aplicada.
  Um	Falsa	Dois	Falsa	Três	Falsa	Nenhuma regra será aplicada.

  Você pode marcar ou desmarcar a caixa de seleção Parar se Verdadeiro para alterar o comportamento padrão:

  • Para avaliar apenas a primeira regra, marque a caixa de seleção Parar se Verdadeiro para a primeira regra.

  • Para avaliar apenas a primeira e a segunda regra, marque a caixa de seleção Parar se Verdadeiro para a segunda regra.

  Não será possível marcar ou desmarcar a caixa de seleção Parar se Verdadeiro se a regra formatar usando uma barra de dados, uma escala de cores ou um conjunto de ícones.

Se desejar assistir a um vídeo que mostra como gerenciar as regras de formatação condicional, confira o Vídeo: Gerenciar a formatação condicional.

A ordem na qual as regras de formatação condicional são avaliadas - sua precedência - também reflete sua importância relativa: quanto mais alta a regra estiver na lista de regras de formatação condicional, mais importante ela é. Isso significa que, nos casos em que duas regras de formatação condicional entram em conflito, a regra mais alta da lista é aplicada e a regra mais baixa da lista não é aplicada.

1. Na guia Página Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatação Condicional e clique em Gerenciar Regras.

   

   A caixa de diálogo Gerenciador de Regras de Formatação Condicional será exibida.

   

   As regras de formatação condicional para a seleção atual são exibidas, incluindo o tipo de regra, o formato, o intervalo de células ao qual a regra se aplica e a configuração Parar se Verdadeiro.

   Se você não vir a regra desejada, na caixa de listagem Mostrar regras de formatação para, verifique se o intervalo de células, a planilha, a tabela ou o relatório de Tabela Dinâmica apropriado está selecionado.

2. Selecione uma regra. Somente uma regra pode ser selecionada de cada vez.

3. Para mover a regra selecionada para cima na precedência, clique em Mover para Cima. Para mover a regra selecionada para baixo na precedência, clique Mover para Baixo.
   
   

4. Opcionalmente, para parar a avaliação de regras em uma regra específica, marque a caixa de seleção Parar se Verdadeiro.

Limpar a formatação condicional em uma planilha    

• Na guia Página Inicial, clique em Formatação Condicional > Limpar Regras > Limpar Regras da Planilha Inteira.

Siga estas etapas se tiver formatação condicional em uma planilha e precisar removê-la.

Para uma planilha inteira

• Na guia Página Inicial, clique em Formatação Condicional > Limpar Regras > Limpar Regras da Planilha Inteira.

Em um intervalo de células

1. Selecione as células que contêm a formatação condicional.

2. Clique no botão Lente de Análise Rápida exibido no canto inferior direito dos dados selecionados.

   Observações: A Lente de Análise Rápida não estará visível se:

   • todas as células do intervalo selecionado estiverem vazias, ou

   • houver somente uma entrada na célula superior esquerda do intervalo selecionado e todas as células do intervalo estiverem vazias.

3. Clique em Limpar Formatação.

   

Encontrar e remover os mesmos formatos condicionais em uma planilha inteira

1. Clique em uma célula que tenha o formato condicional que você deseja remover em toda a planilha.

2. Na guia Página Inicial, clique na seta ao lado de Localizar e Selecionar e depois clique em Ir para Especial.

3. Clique em Formatos condicionais.

4. Clique em Mesmos em Validação de dados. para selecionar todas as células que contêm as mesmas regras de formatação condicional.

5. Na guia Página Inicial, clique em Formatação Condicional > Limpar Regras > Limpar Regras das Células Selecionadas.