Habilitar o conteúdo em um site para ser pesquisável

Quando os usuários pesquisam em um site, os resultados podem vir de muitos lugares, como colunas, bibliotecas e páginas. Um proprietário do site pode alterar as configurações de pesquisa para decidir se o conteúdo pode ser exibido nos resultados da pesquisa. As permissões no conteúdo também afetam se os usuários podem ver o conteúdo nos resultados da pesquisa. Uma boa compreensão de como as permissões e as configurações de pesquisa funcionam pode ajudá-lo a garantir que os usuários possam ver os documentos e sites certos nos resultados da pesquisa.

Planeje disponibilizar seu conteúdo nos resultados da pesquisa

Como proprietário do site, você pode usar configurações para controlar se o conteúdo pode aparecer nos resultados da pesquisa. O conteúdo é armazenado em muitos lugares, incluindo sites, listas, bibliotecas, Web Parts e colunas. Por padrão, a maioria dos conteúdos contidos em um site, lista, biblioteca, página da Web Part ou coluna será rastreada e adicionada ao índice de pesquisa. O que está no índice de pesquisa decide qual conteúdo pode aparecer nos resultados da pesquisa nas experiências de pesquisa clássicas e modernas . As permissões definidas em itens, listas, bibliotecas, sites e assim por diante também afetam se os usuários podem ver o conteúdo nos resultados da pesquisa.

Os proprietários do site e os administradores da coleção de sites podem escolher se o conteúdo pode aparecer nos resultados da pesquisa. Por padrão, o conteúdo de um site pode aparecer nos resultados da pesquisa. Se um proprietário do site ou administrador de conjunto de sites especificar que o conteúdo de um determinado site não pode aparecer nos resultados da pesquisa, as outras configurações de resultados de pesquisa, como as de listas, bibliotecas, páginas ASPX e colunas definidas nesse site, não terão nenhum efeito.

Da mesma forma, se um proprietário do site ou administrador da coleção de sites impedir que o conteúdo da lista ou da biblioteca apareça nos resultados da pesquisa, a exclusão de colunas não terá nenhum efeito. É importante saber quais configurações são herdadas de níveis mais altos para planejar a pesquisa efetivamente.

Entender as configurações e permissões de pesquisa

Uma das responsabilidades de um proprietário do site é controlar quem tem acesso ao conteúdo. Você pode dar a algumas pessoas permissão para ler e alterar o conteúdo, permitir que outras só leiam conteúdo e impedir que outras pessoas visualizem conteúdo completamente. Para acomodar essa flexibilidade, você usa grupos de permissões, que recebem níveis de permissão específicos. Para permitir que os usuários acessem o site ou o conteúdo nesse site, um proprietário do site atribui usuários a um ou mais grupos de segurança. Usando as configurações de permissões em conjunto com as configurações de resultados da pesquisa, o proprietário do site pode gerenciar se os usuários podem ver o conteúdo nos resultados da pesquisa.

Por exemplo, digamos que Joe esteja trabalhando em uma RFP (Solicitação de Proposta) no Microsoft Office Word e está colaborando com uma equipe de 10 pessoas. Seu site de equipe tem 50 usuários, todos membros do site. Joe não está pronto para toda a equipe exibir o RFP. Portanto, quando ele o carrega no site da equipe, ele define as permissões para que apenas a equipe de 10 possa exibi-lo e editá-lo. Até que ele conceda a todas as 50 pessoas permissões de leitura, apenas as 10 pessoas que têm permissão para exibir o documento o verão listado nos resultados da pesquisa.

As permissões podem ser aplicadas a listas, sites, exibições e Web Parts. Além disso, as permissões podem depender de outras permissões. Tudo isso pode afetar o que o usuário vê nos resultados da pesquisa. Portanto, antes de adicionar qualquer conteúdo ao seu site, você pode querer se familiarizar com o modelo de permissões do SharePoint, o modelo de permissões do seu site ou organização ou planejar qual será o modelo de permissões para seu site.

Confira também: Grupos padrão do SharePoint no SharePoint

Mostrar conteúdo em um site nos resultados da pesquisa

Como proprietário do site, você pode escolher se o conteúdo em seu site pode aparecer nos resultados da pesquisa. Por padrão, todo o conteúdo do site pode aparecer nos resultados da pesquisa. A pessoa que está exibindo os resultados da pesquisa deve ter permissão para exibir o conteúdo.

1. No site, selecione Configurações Configurações selecione Configurações do site. Se você não vir as configurações do site, selecione Informações do site e selecione Exibir todas as configurações do site.

2. Em Pesquisar, clique em Pesquisar e disponibilidade offline.

3. Na seção Indexando Conteúdo do Site , em Permitir que este site apareça nos resultados da pesquisa, selecione Sim para permitir que o conteúdo do site apareça nos resultados da pesquisa.

Para impedir que o conteúdo apareça nos resultados da pesquisa, selecione Não.

Mostrar conteúdo de listas ou bibliotecas nos resultados da pesquisa

Como proprietário do site, você pode decidir se itens em listas e bibliotecas em seu site estão incluídos nos resultados da pesquisa. Por padrão, cada lista e biblioteca está definida para incluir todos os itens nos resultados da pesquisa.

1. No site, localize e clique na lista ou biblioteca que você deseja personalizar.

2. Selecione Configurações selecione Configurações do site. Se você não vir as configurações do site, selecione Informações do site e selecione Exibir todas as configurações do site.

3. Em Administração de Sites, clique em Bibliotecas de Sites e listas.

4. Clique em um item da lista, por exemplo, Personalize "Documentos Compartilhados".

5. Na página Configurações de Lista, em Configurações Gerais, clique em Configurações avançadas.

6. Na seção Pesquisa , em Permitir que itens desta biblioteca de documentos apareçam nos resultados da pesquisa, selecione Sim para incluir todos os itens na lista ou biblioteca no resultado da pesquisa.

Para impedir que itens da lista ou biblioteca apareçam nos resultados da pesquisa, selecione Não.

Mostrar o conteúdo de páginas ASPX nos resultados da pesquisa

Você pode controlar se o conteúdo das páginas ASPX está incluído nos resultados da pesquisa. Quando você cria um site, muitas páginas de conteúdo são criadas automaticamente. Por exemplo, default.aspx, allitems.aspx para sua galeria da Web Part e várias outras páginas são criadas automaticamente. Você também pode criar páginas ASPX personalizadas.

Por padrão, quando uma Web Part exibida em uma página ASPX usa informações de uma lista ou biblioteca que contém permissões restritas, também conhecidas como permissões finas, nenhum conteúdo em nenhuma das páginas ASPX no site está incluído nos resultados da pesquisa. Isso impede que usuários não autorizados visualizem conteúdo.

Por exemplo, digamos que cinco documentos sejam exibidos em uma Web Part de Documentos Compartilhados em um site de equipe com 50 membros. Um dos documentos tem permissões restritas; apenas algumas pessoas podem vê-lo. O conteúdo é automaticamente oculto desse site nos resultados da pesquisa para que o conteúdo desse documento não apareça quando os usuários pesquisam. Isso impede que o conteúdo da página ASPX seja exposto involuntariamente a pessoas que não deveriam vê-la.

Você tem a opção de ignorar essa configuração para exibir todo o conteúdo nos resultados da pesquisa, independentemente das permissões. Nesse caso, todo o conteúdo pode aparecer nos resultados da pesquisa, mas os usuários não autorizados não poderão acessar os documentos reais. Outra opção é não incluir nenhum conteúdo ASPX nos resultados da pesquisa, independentemente das permissões.

1. No site, selecione Configurações Configurações selecione Configurações do site. Se você não vir as configurações do site, selecione Informações do site e selecione Exibir todas as configurações do site.

2. Em Pesquisar, clique em Pesquisar e disponibilidade offline.

3. Na seção Indexando conteúdo de página ASPX , selecione uma das seguintes opções:

Excluir conteúdo em colunas dos resultados da pesquisa

Como proprietário do site, você pode controlar se o conteúdo em colunas específicas em listas ou bibliotecas aparece nos resultados da pesquisa. Por padrão, todo o conteúdo é incluído nos resultados da pesquisa. Essa configuração é útil quando você deseja impedir que dados confidenciais apareçam nos resultados da pesquisa.

1. No site que contém a lista ou biblioteca, selecione selecione Configurações do site. Se você não vir as configurações do site, selecione Informações do site e selecione Exibir todas as configurações do site.

2. Em Pesquisar, clique em Colunas pesquisáveis.

3. Na seção Colunas Excluídas da Indexação de Pesquisa , em Excluído, marque a caixa ao lado do Nome da Coluna para a coluna que você deseja excluir nos resultados da pesquisa.

Rastrear e indexar novamente um site

Quando as pessoas pesquisam conteúdo em seus sites do SharePoint, o que está em seu índice de pesquisa decide o que encontrarão. O índice de pesquisa contém informações de todos os documentos e páginas em seu site. No SharePoint, o conteúdo é rastreado automaticamente com base em um agendamento de rastreamento definido. O rastreador seleciona o conteúdo que foi alterado desde o último rastreamento e atualiza o índice.

Para casos em que o esquema search foi alterado em que uma propriedade gerenciada foi adicionada/removida/alterada, você deseja solicitar especificamente uma re indexação completa de um site. Consulte Rastreamento e indexação manual de solicitação de um site para obter mais informações.