Criar um plano para a implantação do EPM
Este artigo faz parte da nossa coleção "From the Trenches". Ele descreve como criar um plano de implantação do Enterprise Project Management (EPM). Ele identifica as fases e os principais pontos de um plano de Implantação de EPM e faz uma estimativa do tempo gasto com base em uma organização de médio porte com centenas de usuários do sistema EPM. Ele também identifica fatores que podem afetar o tempo de duração estimado de cada fase.
Para baixar a versão Word deste artigo, consulte Criando um Plano de Implantação do EPM.
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Criar um plano para a implantação do EPM
"Você pode nos ajudar a instalar o sistema EPM e fazê-lo funcionar em alguns dias?", é uma das solicitações mais comuns que as empresas de implantação do EPM obtêm. E independentemente do tamanho da organização, a resposta curta, infelizmente é "Não". O desafio não é a tecnologia; é uma série de questões de política, processo, procedimento e prática que têm o potencial de criar mudanças organizacionais de longo alcance.
Vamos dar uma olhada no que um plano de implantação do EPM deve incluir e como você pode criar o seu próprio. Identifiquei os principais pontos e até coloquei em tempos estimados quanto tempo cada fase pode levar em uma organização de médio porte com várias centenas de usuários do sistema EPM. Antes de descartar cada estimativa de tempo como muito curta ou muito longa, pense no que você precisaria fazer em sua organização específica para realizar essa seção. As durações não são estimativas de trabalho, são estimativas de calendário, então tenha em mente quanto tempo leva para reunir certos tipos de pessoas para o tipo de trabalho que você precisará.
1. Estabelecer a equipe de implantação do Sistema EPM
Se não tivermos equipe de projeto, nosso projeto não irá longe. Várias pessoas terão que ser reunidas para levar esse projeto da fase de ideia até a produção. Com um plano de visão geral já em mente, você precisará pensar em pessoas que estarão com o projeto por até alguns anos.
As principais etapas nesta primeira fase são:
Identificar os principais stakeholders
Muitas vezes há um stakeholder chave antes mesmo do projeto começar. Geralmente é alguém no nível executivo que está sentindo a dor de não ter esse tipo de sistema. É um ótimo começo, mas não será o suficiente para concretizar tal projeto. Identificar o proprietário comercial do sistema é fundamental para uma implantação bem-sucedida do EPM e deve ser feito quase imediatamente. O proprietário do negócio será a pessoa que usa os benefícios do sistema concluído e verá o valor em passar pelo que será necessário para completá-lo. Também pode haver um ou vários patrocinadores executivos. Os patrocinadores executivos podem ser funcionários de nível de gerenciamento que têm algum uso para os resultados finais, mas também podem ser pessoas que trabalharão no projeto até sua conclusão e, em seguida, seguir em frente com pouco investimento na operação final do ambiente do EPM. Você pode viver sem um patrocinador executivo. Você não pode viver sem um dono de negócios.
Identificar recursos de experiência interna
Tendo determinado quem é o proprietário do negócio e possivelmente os patrocinadores executivos, a equipe do projeto deve determinar quais conhecimentos internos são necessários e disponíveis para levar o projeto adiante. Muitas vezes, encontraremos falta de experiência em uma tecnologia específica, como a versão atual do software EPM, mas esse não é o único tipo de experiência que precisamos. O conhecimento interno dos processos, práticas, procedimentos, funções e responsabilidades da organização e onde os dados podem ser localizados para conduzir o processo serão essenciais.
Envolver experiência externa (se necessário)
É comum determinar que há uma lacuna de conhecimento ou habilidade na equipe de projeto para passar do gerenciamento de projetos não corporativos para o gerenciamento de projetos corporativos. Se esse for o caso, então não há substituto para encontrar alguém com know-how. Em qualquer grau que os recursos internos não estejam disponíveis, eles precisarão ser contratados de fora. Essas pessoas podem estar engajadas como parte de um contrato de consultoria ou terceirização ou contratadas para uso de longo prazo no ambiente que ajudarão a desenvolver. O treinamento para esse tipo de experiência por dentro raramente é bem sucedido. O desafio mais comum que vemos nesta área é descobrir que os recursos internos receberam a responsabilidade, mas não têm o conhecimento ou têm apenas um conhecimento limitado. "Usei software EPM uma vez e agora estou sendo solicitado a implantá-lo", é um grito que ouvimos com muita frequência.
O tamanho da sua equipe dependerá da largura de um escopo que o projeto finalmente se torna. Não é incomum encontrar algumas pessoas com o projeto por vários meses que são então substituídas por outras como fases da alteração do projeto. A autoridade da equipe e o apoio do gerenciamento também são fundamentais para estabelecer neste momento.
E preciso dizer isso? Trate este projeto como um projeto! Por incrível que possa parecer, as implantações do EPM são o projeto mais provável na organização a ser implantado sem nenhum dos elementos que você colocaria em qualquer outro plano de implantação (algo sobre os filhos de um sapateiro ficarem descalços). Portanto, faça um agendamento de projeto, um orçamento, um charter, aloque recursos suficientes etc.
Tempo para fazer isso: quatro semanas.
2. Identificar objetivos de negócios
Ok, nós temos a equipe juntos. Hora de fazê-lo funcionar! Agora temos que identificar o escopo do projeto, dividir esse escopo em fases se ele for grande e criar um plano para o trabalho.
Aqui está o que precisaremos realizar nesta fase:
Workshops executivos e stakeholders
Não há como contornar isso. A finalidade de criar um ambiente EPM é habilitar melhor o gerenciamento e os usuários finais a tomar decisões de negócios. Portanto, o pessoal de gerenciamento relevante precisará investir algum tempo no início do processo para ajudar a identificar quais decisões serão tomadas usando o sistema. Eu escrevi sobre como conduzir tais workshops no passado (Ver Ser um comprador de soluções: white paper), mas como eles são feitos é menos importante do que isso eles são feitos.
Esta é a oportunidade para a equipe de implantação obter duas outras coisas muito, muito importantes enquanto eles têm a atenção do gerenciamento. Primeiro, o compromisso da gestão com o processo, o esforço e os benefícios finais. Em segundo lugar (e muito mais importante), as expectativas gerenciadas de gerenciamento. A expectativa de gerenciamento mais comum é que isso possa ser realizado em alguns dias ou algumas semanas. Quando eles compreendem o impacto do que está envolvido, o suporte de gerenciamento pode evaporar. É melhor que isso aconteça imediatamente do que começar algo que não possa ser entregue com tempo ou recursos insuficientes.
Os resultados desses workshops (sim, pode levar mais de um) serão os objetivos de negócios que compõem o escopo e, em última instância, determinam o agendamento.
Identificar o impacto da função de gerenciamento
Depois que os objetivos de negócios forem acordados pelo gerenciamento, haverá uma ou duas sessões identificando o impacto sobre as funções e as responsabilidades da gestão. Um exemplo comum geralmente aparece com o planejamento da capacidade do recurso. Em empresas de alta tecnologia, o planejamento de capacidade de recursos é quase sempre uma solicitação de gerenciamento do sistema EPM, mas quem terá que obter a autoridade nesse processo para alocar recursos, gerenciar conflitos e priorizar o trabalho de pessoas em diferentes departamentos? Você não será capaz de resolver esses problemas neste momento, pois não tem um processo definido, mas identificar quem no pacote executivo será afetado é importante aqui para que você possa circular de volta para incluí-los no processo quando chegar a hora.
Priorizar objetivos de negócios e criar um plano de implantação mestre
É quase certo que o plano deve entrar em fases. Com praticamente todas as implantações do EPM, os desejos de gerenciamento sobre quais benefícios o sistema EPM deve fornecer são vastos. A priorização de quais objetivos ir primeiro é um elemento essencial de sucesso neste momento. Obter os dois ou talvez três objetivos principais colocados em uma fase e empurrar todo o resto rio abaixo. Cada fase deve fornecer um ambiente EPM de produção e trabalho que seja valioso por si só.
Estabelecer marcos e métricas
Somos gerentes de projeto, não somos? Vamos colocar alguns marcos em nosso projeto e nos comprometer com algumas métricas mensuráveis. Com qualquer implantação do sistema empresarial, garantir que ele fique no caminho certo é uma parte importante do processo.
Devemos ter informações suficientes agora para desenvolver nossa agenda geral com detalhes para a primeira fase.
Tempo para este trabalho: quatro semanas
Fase 1
Para cada fase, haverá algumas tarefas que precisam ser repetidas. As etapas 3 a 9 fazem parte de uma fase.
3. Processos de inventário
Antes de chegarmos perto das ferramentas, precisamos determinar quais processos precisarão ser automatizados nesta fase.
Quais processos existem e podem ser adotados?
Começamos analisando quais processos, práticas e procedimentos já existem na organização para os objetivos de negócios identificados nessa fase e determinamos quais podem ser adotados no novo ambiente EPM. Há um benefício de dois lados para encontrar processos existentes que podem ser adaptados com pouco ou nenhum trabalho. Em primeiro lugar, eles já são criados e conhecidos pelos usuários. Em segundo lugar, adotá-los faz um amigo da pessoa que as criou. Agora eles podem ser nomeados como um especialista em assunto nesse processo e isso facilita a implantação.
Quais processos devem ser projetados
Nunca encontramos todos os processos, práticas e procedimentos de que precisamos, mas temos que identificar o que está faltando. Isso pode ser mais difícil do que localizar processos que já existem. Você está procurando o que não está lá e isso requer um olho experiente.
Processar workshops de quadro de dados
Para aqueles processos que exigem que o trabalho seja adaptado ou para processos que precisam ser criados do zero, você precisará obter algumas sessões de workshop com um quadro branco em andamento. Percorrer o processo e todas as suas implicações é melhor feito com as pessoas que o viverão quando terminar. Documente tudo.
Resolver funções de gerenciamento impactadas
Lembra quando identificamos quais executivos ou gerentes poderiam estar implicados nas alterações que ocorreriam? Hora de chamá-los de volta. Para qualquer um dos processos recém-projetados que afetam funções, autoridade, hierarquia ou responsabilidades existentes, você precisará organizar reuniões para resolve-las.
O resultado final disso é o rascunho de um guia de processo.
Tempo para realizar o exercício de processos: quatro semanas.
4. Adotar, adaptar e projetar processos
Examinar, adaptar e aceitar processos projetados
Nem todos farão parte de todos os exercícios de processo que aconteceram no último conjunto de tarefas. Portanto, obter o rascunho do novo guia de processo publicado para os stakeholders, gerentes e partes afetadas é essencial. É bastante comum que este guia passe por várias revisões e até mesmo para que workshops adicionais sejam agendados para resolve conflitos nos processos.
A saída disso é um documento de processo concluído e aceito. Não se engane, o aspecto "aceito" pode levar várias rodadas e até mesmo exigir intervenção executiva do nível mais alto antes de ser concluído, mas sem um processo aceito, não há nada para automatizar. A boa notícia é que, mesmo que o processo de implantação seja interrompido aqui, isso já é de grande valor. É inevitável que aqueles que trabalham com esses processos internamente vejam coisas sobre sua organização que nunca tinham considerado. Eles serão mais eficazes como resultado começando quase imediatamente.
Hora de realizar o guia de processo concluído: oito semanas
5. Avaliar e selecionar ferramentas do EPM
Preparar documentos de "instrução de problema" para fornecedores
Se você leu outros artigos que fiz, sabe que acredito fortemente em dar aos fornecedores potenciais uma descrição dos seus problemas de EPM e deixá-los dizer como eles os resolveriam. Afinal, dizem que estão no negócio de soluções? Ótimo, faça com que eles criem sua solução. Isso é um pouco mais difícil do que fazer uma planilha de todas as funções que você gostaria, mas é importante.
Solicitar respostas do fornecedor
Nunca faça apenas um. Talvez você já saiba quem é seu fornecedor preferido, mas mesmo que pense que é o certo, obtenha algo com o qual comparar. Nenhum fornecedor tentará resolver seu problema da mesma maneira, portanto, esteja preparado para se surpreender e manter a mente aberta.
Lista curta
Mesmo que você esteja olhando para um produto, mas vários implementadores, veja quem você gostaria de encontrar pessoalmente.
Apresentações de fornecedor e implementador
Ahhh, dia da demonstração. Há muitas coisas de valor a serem tidos de olhar para uma demonstração, mas ficar preso no flash dele não é um deles. As demonstrações de vendas são cuidadosamente orquestradas por todos os fornecedores. Se você estiver particularmente animado com uma exibição ou um relatório ou um dashboard, pergunte especificamente: "Quanto tempo levaria para desenvolver essa visão exata?"
Seleção e aquisição de ferramentas
Ok, hora de fazer a grande compra. Eu sei, você pensou que era o ponto de partida, no início deste artigo. Bem, não se preocupe. Finalmente estamos aqui. Faça sua seleção do sistema EPM e obtenha essa ordem de compra em seu caminho!
O resultado final dessa fase é um novo produto EPM brilhante sentado em sua mesa.
Tempo para realizar essa fase: oito semanas.
6. Automação Projetar e configurar
Aplicar o documento de design do processo à ferramenta EPM selecionada
Agora que sabemos qual é a ferramenta, podemos começar a criar documentos de design do sistema que começam com nosso documento de processo e acabam em especificações funcionais. Provavelmente queremos uma instância de Desenvolvimento do nosso novo sistema EPM instalada para que possamos testar ou verificar determinados critérios de design. Pela primeira vez, um especialista em sistema na configuração do sistema real é necessário a bordo.
Projetar e implementar padrões
Há vários padrões que terão que ser estabelecidos. Cada um desses padrões traz implicações na arquitetura e no design do sistema. O calendário, por exemplo, geralmente é negligenciado. Teremos um calendário ou muitos? Teremos calendários de recursos? Quem terá autoridade para mudá-los? Sabemos os efeitos nos dados de agendamento e progresso da alteração de um calendário de recursos? E assim por diante... Aqui estão alguns dos elementos do nosso sistema EPM para os quais precisaremos de padrões:
Calendários
Convenções de nomenclatura
Hierarquia de recursos
Padrões de carga de recursos para o trabalho de projeto e não projeto
Taxas e padrões de custo
Funções e responsabilidades
Estruturas de aprovação
Hierarquias de projeto e tarefa
WBS e outras estruturas de codificação
Gerenciamento de documentos
Modelos de comunicação
Modelos de projeto
Também vamos precisar de algum outro design e até mesmo de codificação possível para elementos que saíram de nossos objetivos de negócios da Fase Um. Alguns dos elementos que podem ter que ser considerados são:
Projetar e implementar a codificação personalizada
Projetar e implementar dashboarding
Projetar e criar links para sistemas externos
Projetar e criar fluxo de trabalho
Projetar e implementar relatórios
Projetar e criar treinamento de ferramentas do EPM
Examinar o design com todas as partes afetadas
O resultado é uma ferramenta EPM que está pronta para ser retirada para um passeio. Ele deve ter toda a configuração necessária para migrar para um ambiente de trabalho.
O tempo necessário para essa fase pode variar muito dependendo de quanto trabalho personalizado foi necessário, mas diremos que doze semanas, dado que nos restringimos à primeira fase.
7. Ferramenta piloto do EPM
Agora que temos nosso sistema pronto para ir, devemos identificar o grupo piloto e fazê-los trabalhar nele.
Instalação/configuração/migração de dados da fase 1
Precisaremos instalar o sistema recém-configurado em uma instância piloto (não na instância de desenvolvimento. Continuaremos a usá-lo para fases futuras e como um sistema de suporte e treinamento). Também precisaremos atualizar a configuração para corresponder à nossa instância de desenvolvimento e migrar os projetos piloto do que eles estão agora em nosso novo sistema.
Treinamento
O treinamento é o enteado pobre das implantações do projeto. Muitas vezes é esquecido em um plano de implantação. Certifique-se de que nosso pessoal piloto obtenha o treinamento necessário para usar o sistema corretamente.
Executar projetos ativos
Agora, faça com que esses projetos piloto sejam gerenciados com base nos processos, práticas, procedimentos e automação que você passou tanto tempo definindo. O piloto precisa ter uma agenda em si que muitas vezes é orientada sobre quanto tempo esses projetos durarão.
Lições aprendidas e documento
Depois que o projeto piloto for concluído, é hora de remontar e ver como o que foi criado resolveu os desafios que foram definidos para ele. Se houver ajustes, correções ou alterações básicas a serem feitas, agora será a hora.
Hora de um projeto piloto completo e revisão: doze semanas.
8. Implantar a Fase 1 em produção
Ir ao vivo
É hora. Implemente o uso do novo sistema para os usuários apropriados e migre os dados apropriados. Não se esqueça do treinamento, do suporte e do acompanhamento à medida que o sistema entra em operação.
O tempo de distribuição é altamente dependente do número de usuários totais: quatro semanas.
9. Examinar e adaptar plano de implantação mestre
Examinar e ajustar master plano em preparação para a próxima fase O plano master provavelmente não é analisado há meses. Hora de tirar o pó e ver o que foi originalmente planejado para a Fase Dois. É inevitável que os olhos que olham para a próxima fase vejam as coisas de forma diferente. Afinal, eles agora têm toda a experiência da primeira fase.
Tempo para concluir essa fase: duas semanas.
10. Fase 2 – fazer as etapas 3 a 9 novamente
Concluímos apenas a fase um e, ao examinar as fases futuras, você precisará reformular as etapas 3 a 9 (com exceção da etapa 5). Lembre-se de que cada fase deve resultar em uma produção de EPM em funcionamento que deixa a organização mais eficaz do que era antes.
Você tem contado as durações de cada uma das etapas para a primeira fase? Soma 58 semanas. Aqui está um cronograma das etapas de resumo definidas acima:
Agora, cada organização é diferente. Há muitos fatores que afetam a duração total de um projeto. O mais significativo deles é até que ponto os processos de gerenciamento de projetos empresariais existentes são maduros. Em seguida, é o tamanho da organização e sua complexidade. Obviamente, é mais simples implantar um sistema EPM em uma organização que está toda localizada em um edifício do que para uma organização que está espalhada por várias divisões, escritórios, cidades e até mesmo países/regiões.
Em cada implantação, a agenda será diferente e nem sempre mais curta. Há praticamente sempre pressão para fazer um agendamento que pode ser realizado em dias ou até mesmo semanas, mas é vital que mais do que apenas a instalação do software EPM seja considerada para entregar uma implantação bem-sucedida.
Sobre o autor
Chris Vandersluis é presidente e fundador da Montreal, hms software com sede no Canadá, um parceiro certificado pela Microsoft. Ele é formado em economia pela Universidade McGill e tem mais de 30 anos de experiência na automação de sistemas de controle de projetos. Ele é membro de longa data do PMI (Project Management Institute) e ajudou a fundar os capítulos montreal, Toronto e Quebec do Grupo de Usuários do Projeto Microsoft (MPUG). As publicações para as quais Chris escreveu incluem Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada magazine, e PMNetwork do PMI, e ele é um colunista regular do Project Times. Ele ensina Gerenciamento Avançado de Projetos na Universidade McGill e frequentemente fala em funções de associação de gerenciamento de projetos em América do Norte e em todo o mundo. O HMS Software é o editor do sistema de timekeeping orientado ao projeto TimeControl e é um Parceiro de Solução de Projeto da Microsoft desde 1995.
Chris Vandersluis pode ser contatado por email em: chris.vandersluis@hms.ca
Se você quiser ler mais artigos relacionados ao EPM por Chris Vandersluis, consulte o site de Diretrizes do EPM do HMS (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).