Adicionar conteúdo a uma ocorrência e colocar fontes em retenção na Descoberta Eletrônica

APLICA-SE A:2013 2019 Subscription Edition SharePoint no Microsoft 365

O conteúdo que faz parte de um caso de descoberta eletrônica - como evidências potenciais para litígios, auditorias e investigações - pode ser gerenciado em um conjunto de descoberta eletrônica. Cada caso pode ter vários conjuntos de descoberta eletrônica. Você também pode filtrar o conteúdo de origem que você inclui, como por autor ou remetente, por um intervalo de datas ou por palavras-chave de pesquisa.

Quando uma fonte de conteúdo faz parte de um caso, você pode colocá-la em espera para que uma cópia seja preservada. Isso inclui sites, documentos ou páginas do SharePoint. No SharePoint Server, você também pode manter conteúdo em compartilhamentos de arquivos pesquisáveis. Quando os itens são colocados em espera, as pessoas podem continuar trabalhando neles sem interrupções. O conteúdo que está sendo gerenciado por políticas não expirará quando ele for colocado em espera.

Depois de definir fontes de conteúdo, você pode executar consultas e exportar o conteúdo para fornecer às autoridades. O conteúdo exportado inclui um arquivo de carga com base no padrão modelo de referência de descoberta eletrônica.

Criar um conjunto de descoberta eletrônica para gerenciar fontes de conteúdo

Esse procedimento cria um conjunto de descoberta eletrônica e adiciona fontes de conteúdo a ele. Para também colocar o conteúdo em espera, siga o próximo procedimento, coloque as fontes de conteúdo em espera.

1. Se o caso ainda não estiver aberto, em uma central de descoberta eletrônica, clique em Casos e clique no caso ao qual deseja adicionar fontes de conteúdo.

2. Em Conjuntos de descoberta eletrônica, clique em Novo Item.

3. Digite um nome para o conjunto de descoberta eletrônica, como Correspondência Executiva.

4. Ao lado de Fontes, clique em Adicionar & Gerenciar Fontes.

5. Em Locais, digite a URL para o conteúdo que você deseja usar como origem. No SharePoint Server, você também pode digitar um endereço de compartilhamento de arquivo. Qualquer conteúdo que você incluir deve ser indexado pela pesquisa.

6. Clique em Salvar.

7. Na caixa em Filtrar, digite todas as palavras-chave que você deseja usar para restringir a origem.

8. Para reduzir o conteúdo por um intervalo de datas, insira a Data de Início e a Data de Término.

9. Para limitar os resultados ao autor de um documento ou item de lista ou a um remetente específico de mensagens de email, digite os nomes ou endereços de email na caixa Autor/Remetente .

10. Clique no botão Aplicar Filtro .

11. Para verificar se você selecionou o conteúdo certo, clique em Resultados de Visualização.

12. Clique em Salvar.

Colocar fontes de conteúdo em espera

1. Se o caso ainda não estiver aberto, em uma central de descoberta eletrônica, clique em Casos e clique no caso em que deseja colocar em espera.

2. Em Conjuntos de descoberta eletrônica, clique em Novo Item.

3. Digite um nome para o conjunto de descoberta eletrônica, como Correspondência Executiva.

4. Ao lado de Fontes, clique em Adicionar & Gerenciar Fontes.

5. Em Locais, digite a URL para o conteúdo que você deseja usar como origem. No SharePoint Server, você também pode digitar um endereço de compartilhamento de arquivo. Qualquer conteúdo que você incluir deve ser indexado pela pesquisa.

6. Clique em Salvar.

7. Na caixa em Filtrar, digite todas as palavras-chave que você deseja usar para restringir a origem.

8. Para reduzir o conteúdo por um intervalo de datas, insira a Data de Início e a Data de Término.

9. Para limitar os resultados ao autor de um documento ou item de lista ou a um remetente específico de mensagens de email, digite os nomes ou endereços de email na caixa Autor/Remetente .

10. Clique no botão Aplicar Filtro .

11. Clique em Habilitar a retenção in-Place .

12. Para verificar se você selecionou o conteúdo certo, clique em Resultados de Visualização.

13. Clique em Salvar.

Remover um porão de fontes de conteúdo

1. Se o caso ainda não estiver aberto, em uma central de descoberta eletrônica, clique em Casos e clique no caso em que deseja remover um porão.

2. Clique em Conjuntos de descoberta eletrônica.

3. Em Fontes, clique no nome da origem cuja retenção você deseja remover.

4. Clique em Desabilitar In-Place Segurar.

Remover um conjunto de descoberta eletrônica de um caso

1. Se o caso ainda não estiver aberto, em um Centro de Descoberta Eletrônica, clique em Casos e clique no caso em que deseja remover um conjunto de descoberta eletrônica.

2. Clique à esquerda do conjunto de descoberta eletrônica para selecioná-lo, para que uma marcar marca apareça além do nome.

3. Clique nos três pontos ... para exibir o Menu Aberto.

4. Clique em Excluir Item.

5. Quando solicitado se deve enviar o item para a Lixeira, clique em OK.

Saiba mais sobre retenções

• Esses tipos de conteúdo podem ser colocados em espera como parte de um caso:

  • Documentos

  • Listas (incluindo blogs e conteúdo wiki)

  • Páginas (incluindo páginas que hospedam blogs e wikis)

  • No SharePoint Server, conteúdo em compartilhamentos de arquivos que foram rastreados pela pesquisa.

• Quando você coloca um porão nas fontes de conteúdo em um conjunto de descoberta eletrônica, o status de retenção para cada fonte é exibido na coluna Status de Retenção In-Place na lista de fontes de conteúdo. A lista a seguir descreve cada valor de status de retenção.

  • Em espera Indica que toda a fonte de conteúdo está em espera. Esse valor é exibido quando a caixa em Filtro é deixada em branco e In-Place Hold está habilitada para as fontes no conjunto de descoberta eletrônica. O resultado é que todo o conteúdo na origem especificada é colocado em espera.

  • Em espera com filtro Indica que os itens que atendem aos critérios de pesquisa especificados na caixa em Filtrar na fonte de conteúdo estão em espera e In-Place Hold está habilitado para as fontes no conjunto de descoberta eletrônica. O resultado é que o conteúdo que atende aos critérios de pesquisa na origem especificada é colocado em espera.

  • Não em espera Indica que a fonte de conteúdo não está em espera.

  • Não é possível segurar Indica que a fonte de conteúdo não pode ser posta em espera.

  • Falhou Indica que a solicitação para colocar a fonte de conteúdo em espera falhou.

  • Processamento Indica que a solicitação de retenção está em andamento. Esse status é exibido depois de clicar em Habilitar In-Place Segurar e, em seguida, clicar em Salvar em um conjunto de descoberta eletrônica. Após alguns momentos, atualize a página do conjunto de descoberta eletrônica e esse valor é substituído por um dos valores anteriores.

• Quando um porão é colocado em um site do SharePoint, você não pode remover um aplicativo do site.

• Quando você coloca um bloqueio em um site do SharePoint, nosso sistema cria uma biblioteca de retenção para preservação, caso ainda não haja uma. Os usuários ainda podem trabalhar com o conteúdo, mas uma cópia do conteúdo como era no momento em que você iniciou a retenção é preservada à medida que os usuários alteram o conteúdo. Usuários regulares com permissões típicas não podem ver a biblioteca de retenção de preservação. Somente usuários com permissões no nível do aplicativo Web ou usuários que receberam permissões específicas podem exibir a biblioteca de retenção de preservação.

• Se um usuário tentar alterar ou excluir conteúdo em um site que está suspenso, o SharePoint primeiro verificará se o conteúdo foi alterado desde que a retenção foi aplicada. Se essa for a primeira modificação desde que a retenção foi aplicada, o SharePoint copiará o conteúdo para a biblioteca de retenção de preservação e permitirá que o usuário altere ou exclua o conteúdo original.

• Um usuário receberá um erro se tentar excluir uma biblioteca, lista ou coleção de sites que está em espera. Os usuários também receberão um erro se tentarem excluir uma pasta que contém um arquivo em espera. Caso pretendam excluir uma pasta que contenha um ou mais arquivos bloqueados, primeiro os usuários devem excluir esses arquivos para poder excluir a pasta.

• Para armazenar todas as versões do conteúdo em um site, é necessário habilitar o controle de versão de documentos para bibliotecas de documentos no site. Se um documento é excluído de um site que está bloqueado e o controle de versão de documentos está habilitado, todas as versões do documento excluído serão preservadas. Se a versão do documento não estiver habilitada, a versão do conteúdo atual no momento em que a retenção foi aplicada será a única versão preservada. Se o conteúdo for alterado várias vezes após a aplicação da retenção, as versões intermediárias do conteúdo não serão preservadas, de modo que o espaço de armazenamento seja usado com mais eficiência. A maioria do conteúdo em um site normalmente não é alterada e o conteúdo que não é alterado não é copiado para a biblioteca de retenção de preservação.

• Se você remover um porão de um site, todos os arquivos na biblioteca de retenção de preservação serão excluídos (movidos para a lixeira de primeiro estágio) dentro de 7 sete dias após a remoção do porão. Isso porque um trabalho de temporizador para a biblioteca de retenção de preservação é executado uma vez a cada 7 dias e identifica itens a serem excluídos. Os arquivos serão excluídos na próxima vez que o trabalho do temporizador for executado depois que o hold for removido do site.

Encontrar mais informações sobre a descoberta eletrônica

Para obter mais informações sobre casos de descoberta eletrônica, confira os seguintes artigos:

Cenário: descoberta eletrônica no SharePoint Server 2013 e Exchange Server 2013

Planejar e gerenciar ocorrências no Centro de Descoberta eletrônica

Criar e executar consultas no Centro de Descoberta eletrônica

Como pesquisar e usar palavras-chave no Centro de Descoberta eletrônica

Exportar conteúdo e criar relatórios no Centro de Descoberta eletrônica