Sete maneiras de sustentar a adoção de sua solução PPM, pós-implementação

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As ferramentas de PPM (Gerenciamento de Projetos e Portfólio) quase sempre causam uma mudança drástica na forma como os projetos são gerenciados, rastreados e relatados em toda a organização. No entanto, perde-se para as organizações que precisa haver tanto foco na adoção contínua quanto na implementação das ferramentas. Neste white paper, examinaremos algumas das principais áreas em que você pode se concentrar para sustentar a adoção , após a implementação, até que o uso das novas ferramentas PPM se torne parte da cultura organizacional.

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Sete maneiras de sustentar a adoção de sua solução PPM, pós-implementação

Introdução

Você já esteve envolvido em um projeto onde a nova ideia ou inovação parecia ser a próxima melhor coisa, ganha forte apoio em toda parte, é executada e, em poucos meses após ser implementada, ninguém mais a usa? Se você respondeu que sim, também concordará comigo que nesses projetos, não houve escassez de esforços de gerenciamento de mudanças, esforços de treinamento e assim por diante. Por que as pessoas param de usar determinadas ferramentas, que foram consideradas as maiores ideias no momento da implementação?

Pode haver muitas respostas para a pergunta acima. Pode ser que a ferramenta esteja desatualizada devido às condições de mercado ou talvez a estratégia organizacional tenha mudado. No entanto, se você olhar com cuidado, com mais frequência do que não, o verdadeiro motivo é que não foram feitos esforços para sustentar a adoção que foi alcançada durante a implementação do projeto. Não basta gerenciar a alteração durante o ciclo de vida do projeto; A alteração também deve ser gerenciada além do fechamento do projeto. Isso se aplica a qualquer projeto, mas mais ainda no contexto da implementação da Solução PPM, pois as ferramentas PPM quase sempre causam uma mudança drástica na forma como os projetos são gerenciados, rastreados e relatados em toda a organização.

Neste white paper, examinaremos algumas das principais áreas em que você pode se concentrar para sustentar a adoção pós-implementação e não deixar de lado o acelerador até que o uso da nova ferramenta PPM se torne parte da cultura organizacional.

7 maneiras de sustentar a adoção

Vamos supor que sua organização implementará a solução PPM (ou atualizará para uma versão mais recente) em um futuro próximo. Vamos também supor que haja suporte a treinamento com força total e suporte ao Gerenciamento de Alterações disponíveis durante o ciclo de vida do projeto. Nesse contexto, aqui estão as principais áreas que precisam de atenção real depois que a implementação é concluída.

1) Estabelecer metas de 30-60-90 dias

Antes de implantar a solução PPM, a primeira coisa que você precisa fazer é determinar as metas de 30-60-90 dias para sua implementação. Você leu corretamente. Isso precisa ser feito ANTES da implantação e não DEPOIS. Comece com coisas simples de medir, como % das folhas de tempo enviadas na hora ou no número de projetos criados etc., e meça-as consistentemente e reporte-as. Essas 'metas' ajudarão você da seguinte maneira:

  • Em primeiro lugar, as metas e as métricas dirão o quão bem a ferramenta está sendo usada. Se as métricas parecerem ruins, você poderá imediatamente entrar em ação e fornecer o suporte necessário para aumentar o uso da ferramenta.

  • As metas lhe darão coisas específicas para trabalhar, em vez de serem genéricas sobre o sucesso ou o fracasso do projeto. Eles ajudarão você a mostrar o valor da solução PPM para o gerenciamento.

    E, finalmente, isso ajudará a celebrar as pequenas vitórias. Embora a solução PPM pudesse ter sido implementada para trazer mudanças abrangentes em toda a organização, é importante obter vitórias rápidas e celebrá-las, manter o interesse e a positividade em torno da solução.

E, a propósito, não pare em metas de 30-60-90 dias. Certifique-se de estabelecer algumas metas de longo prazo também e monitorá-las.

2) Mostrar a eles o valor!

Antes da implementação da Solução PPM, é quase garantido que uma análise de benefícios foi feita, que listou um acompanhamento e manutenção de projeto mais simples, colaboração aprimorada, melhor visibilidade e controle etc., No entanto, o grande elefante na sala que ninguém fala é que, tudo isso só é possível, se todos os usuários da solução PPM fizerem o trabalho necessário para gerar e manter os dados. A consequência disso é que, o usuário final não tem ideia do valor que ele traz para a organização apenas enviando seus quadros de tempo a tempo ou como um Resource Manager pode ajudar monitorando suas alocações de recursos.

Se você deseja a adoção real do usuário a longo prazo, o primeiro foco deve ser mostrar a cada usuário o valor que ele traz para a ferramenta e a organização. Mostre a eles os relatórios e dashboard gerados. Usando os dados que eles enviam para a ferramenta. Envolva o gerenciamento sênior para realmente usar esses relatórios e painéis e se comunicar com seus grupos, quanto ao valor que ele está trazendo. Assim como uma planta só cresce quando o Sol brilha nela, os usuários finais sentem a importância da ferramenta, somente quando sabem que os líderes organizacionais têm seu foco nela.

3) Alterar suas metodologias de aprendizagem

Pense nisso. Enquanto você está dirigindo em seu carro, ouvindo o rádio, de repente vem uma música que você realmente gostava quando criança, mas não a ouve há muito, muito tempo. Posso apostar nisso, embora você não se lembre das letras exatas da música, você pode cantarolar ao longo da música. Por que acha que é assim? Por dois motivos.:

  1. Você ouviu essa música muitas, muitas vezes.

  2. Enquanto as letras eram "informação", a música tinha um "sentimento" ligado a ela. Como seres humanos, tendemos a lembrar-nos de sentimentos melhores do que apenas informações.

Então, como isso se aplica à nossa discussão aqui?

O treinamento tradicional para soluções PPM tende a se concentrar em agrupar muitos dados ou informações em palestras, sessões de treinamento, manuais e assim por diante. No entanto, não há nenhum sentimento ou emoção ligado a essas informações, para que as pessoas não a mantenham depois que essas sessões forem feitas. Na verdade, você precisa assumir que os usuários não manterão mais de 20% do que aprendem pela primeira vez. Então, como resolvemos isso? Assim como lidamos com a música que gostamos.

  • Forneça mais caminhos para obter treinamento. Todos os usuários não entendem as coisas da mesma maneira. Algumas pessoas estão mais sintonizadas para ler material, enquanto outras gostam de watch vídeos. Portanto, certifique-se de que as pessoas tenham mais de uma maneira de obter informações e treinamento.

  • Permitir que os usuários anexem um sentimento às informações. Isso pode incluir coisas como puxar usuários para sessões de almoço e aprendizado em grupo pequeno, permitir que os usuários façam perguntas em uma configuração de grupo, abrir fóruns de discussão e assim por diante. Tenho certeza que você ainda se lembra do que um orador em particular disse em resposta a uma de suas perguntas. O mesmo se aplica a todos os usuários também.

  • Recompense boas ideias, perguntas e participação. O Project TechCenter e os Fóruns são ótimos exemplos disso, em que todas as respostas corretas são recompensadas pela própria comunidade, impulsionando assim o compartilhamento mais ativo de conhecimento e experiência.

4) Reavaliar e reconfirmar

Uma vez, quando eu estava trabalhando com um cliente em uma Implementação de PPM, decidimos que todos os relatórios da Solução PPM seriam feitos usando cubos OLAP. Se você não estiver familiarizado com a funcionalidade dos cubos OLAP, para fins desta história, entenda que os dados são atualizados apenas em uma agenda predefinida. No nosso caso, concordamos que seria diário. No entanto, depois que a solução foi implantada, começamos a receber reclamações de que os relatórios estavam incorretos, e não estávamos mostrando os dados à medida que os usuários estavam inserindo-os e assim por diante. À medida que nos aprofundamos no problema, descobrimos que os executivos estavam olhando para os dados quase por hora (esperando dados em tempo real) e os usuários estavam atualizando os dados conforme o necessário. E como os dados OLAP eram uma atualização noturna, os relatórios obviamente não foram atualizados. Portanto, depois de avaliar as opções, voltamos e reescrevemos esses relatórios para extrair diretamente os dados do banco de dados, tornando-os em tempo real.

A moral da história? O que a equipe do projeto pensou, encontrou, assumiu e projetou durante a fase de design do projeto pode nem sempre funcionar no mundo real. Portanto, esteja aberto a fazer alterações. Se você descobrir que a implementação da solução inicial não está alinhada com o que os usuários realmente estão fazendo em seu trabalho diário, não seja rígida e force o design sobre as pessoas. Essa é uma maneira segura de perder o interesse do usuário.

5) Estabelecer Governança

Estabelecer um modelo de governança para manter sua solução PPM, incluindo alterações etc., é, na minha opinião, crucial. Este tópico foi abordado em um grande detalhe no white paper Beat the Half-life (t 1/2): Governing Your PPM Solution, Post-Implementation. Embora a estratégia de governança ajude a manter sua solução PPM em si, ela também mostra aos usuários que ela não é necessária para gostar de todos os aspectos da implementação. Mostra-lhes que pedir uma mudança está ok. Isso por si só trará uma abertura para a tabela, o que ajuda os usuários a se tornarem os drivers. Falar ativamente sobre o que pode ser melhorado sobre a solução é muito melhor para a adoção do que apenas assumir que todos estão alinhados com o que foi implementado.

6) Fornecer suporte fanático

Hoje em dia parece que você pode obter uma ferramenta gratuita para qualquer tipo de trabalho que você deseja fazer em seu computador. Não me errei, adoro as coisas grátis. No entanto, a única coisa que eu não gosto em ferramentas gratuitas é a falta de suporte. Se eu encontrar problemas, estou sozinho para pesquisar e pesquisar uma solução, tentar várias soluções e esperar que uma funcione. Não coloque os usuários da sua solução PPM nessa situação.

Na minha opinião, todos devemos ser fanáticos por dar suporte aos nossos usuários, não importa qual aplicativo ou processo estejamos apoiando. Sempre responda o mais rápido possível, mesmo que nem sempre esteja com uma solução. Depois que o usuário sabe que alguém está prestando atenção ao seu problema, na maioria dos casos, isso é suficiente para colocá-lo à vontade. E certifique-se de acompanhar uma solução ou, pelo menos, apontá-las para a direção certa. Sempre, lembre-se de que a ferramenta PPM que você está dando suporte é uma das muitas ferramentas que o usuário usa todos os dias para fazer seu trabalho e, quanto mais rápido você pode facilitar sua vida resolvendo seu problema, mais felizes os usuários são.

Confie em mim; sem suporte forte após a implementação, posso garantir que a Implementação do PPM será muito rápida. Além disso, seja inteligente sobre o processo de suporte e resolução. Ao fornecer soluções aos usuários, crie uma base de dados de conhecimento para que, para problemas futuros, você possa redirecionar usuários para uma solução de autoajuda.

7) O comportamento recompensado será repetido!

Se você tem filhos, você vai entender isso imediatamente: você recompensa uma criança com um rosto feliz quando eles fazem algo, e eles vão continuar fazendo isso, até que comece a ficar em seus nervos. Qualquer comportamento que você recompensar será repetido até que você faça algo para mudá-lo. Para cada adotante relutante que você está tentando atrair, há pelo menos outros três adotantes iniciais que estão realmente tentando aprender, entender e usar a ferramenta.

Não se esqueça desses apoiadores desconhecidos. Eles são aqueles que realmente abraçam a mudança, usam a ferramenta e, eventualmente, levam outros ajudando-os. Forneça a eles o máximo de suporte possível. Reconheça e recompense as coisas que estão fazendo para que continuem fazendo isso, e outros possam aprender com eles. Torná-los super usuários e permitir que eles elaborem artigos de ajuda. A questão é incentivar comportamentos desejáveis para que eles eventualmente substituam os indesejáveis.

Conclusão

As técnicas listadas acima não são as únicas que podem ajudar na adoção do usuário final e a lista pode definitivamente ser adicionada. O ponto chave que precisa ser compreendido é que não basta focar apenas na adoção do usuário e no gerenciamento de alterações durante a implementação ou alguns meses após a implementação. Este é um processo padrão e contínuo que nunca termina e precisa de um foco e atenção constantes.

Sobre o autor

Prasanna Adavi (PMP, MCTS, MCITP, MCT) é consultora e treinadora do EPM (Gerenciamento sênior de projetos corporativos) especializada nas plataformas Microsoft Project, Microsoft Project Server e Microsoft SharePoint. Seu main foco é criar e habilitar soluções de negócios para ajudar as organizações a obter o melhor retorno sobre seus investimentos.

Ele também tem ampla experiência em projetos líderes de ponta a ponta em um amplo espectro de domínios e verticais, incluindo TI, ERP (SAP), Manufatura, Desenvolvimento de Aplicativos, Serviços Automotivos e Criativos. Ele é um apresentador regular em vários eventos do Project Server, EPM e SharePoint em todo o país/regiões e um contribuidor regular para a Comunidade do SharePoint e do EPM.

Prasanna é um blogueiro regular (https://www.prasannaadavi.com) e também executa um podcast quinzenal (https://www.msprojectpodcast.com), principalmente com foco em soluções do Microsoft Project e do Project Server. Prasanna é consultora sênior da EPMA (https://www.epmainc.com).