Como dar más... Notícias
Este artigo faz parte da nossa coleção "From the Trenches". Ele descreve como os gerentes de projeto podem compartilhar más notícias sobre seus projetos de forma mais eficaz e com o menor dano a si mesmos.
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Breaking Bad... Notícias que são
Após um artigo (Cancelar um projeto sem cancelar sua carreira: white paper) Fiz um tempo atrás, recebi uma série de comentários de gerentes de projeto expressando sua preocupação em compartilhar notícias tão ruins com sua gestão. "Não importa quais sejam os benefícios potenciais", disse um, "Serei demitido se compartilhar notícias tão ruins."
Não importa qual seja o seu ambiente de trabalho, parece que algumas pessoas são melhores em compartilhar más notícias do que outras e para os gerentes de projeto, ser capaz de compartilhar boas notícias e más faz parte da descrição do trabalho. Portanto, vamos procurar um momento em como um gerente de projeto pode compartilhar más notícias de forma mais eficaz e com o menor dano a si mesmo.
Obtenha todas as notícias antes de começar a compartilhar
A primeira e mais importante lição é garantir que você tenha todas as notícias. Sempre que tenho um membro da equipe que se aproxima de mim com algumas notícias perturbadoras eu inevitavelmente tenho perguntas. Se eles não tomaram tempo para sequer considerar quais perguntas eu poderia fazer e quais são as respostas, é irritante. Então, antes de correr para o seu gerente para exclamar como o céu está caindo, certifique-se de pausar por um momento para obter todos os fatos. Tem certeza de que as informações que você tem estão concluídas? É preciso? Há circunstâncias atenuantes? Você sabe como essa má notícia veio a ocorrer? É uma condição temporária ou algo mais permanente? Você tem uma avaliação do impacto desta notícia?
Ufa! Ainda não saímos do portão e você já tem uma lista de coisas para fazer. Não há nada mais perturbador para uma pessoa na gestão do que ter um problema despejado em sua mesa por alguém em sua equipe, mas ainda não sei se é um problema ou não. Deve ser fácil determinar as perguntas iniciais que podem surgir de qualquer que seja sua má notícia, portanto, responda por si mesmo antes de começar a compartilhar suas notícias.
O pensamento avestruz não é produtivo
Como um avestruz que enfia a cabeça na areia ao primeiro sinal de perigo na esperança de que ele vá embora, alguns gerentes de projeto evitam más notícias a todo custo. Evitar más notícias raramente é produtivo. Na verdade, é porque nem todas as notícias são boas que os gerentes de projeto têm um trabalho em primeiro lugar. Se todos os projetos sempre funcionassem da maneira como foram planejados, por que teríamos gerentes de projeto? Então, só porque você não está pronto para compartilhar essa má notícia ainda não significa que você não vai compartilhá-la em tudo.
Quem é o culpado?
Esta pode ser a pergunta menos valiosa e a resposta é quase certamente de pouco valor também. No entanto, muitas pessoas não vão apontar um dedo para outra pessoa como uma reação ao transtorno que a má notícia está prestes a causar. Ficar longe da culpa permitirá que você se concentre em "O que aconteceu?" e "O que devemos fazer a seguir?" em oposição a "Quem faço para colocar as consequências deste problema aos pés de?"
É uma má notícia? Tem certeza?
Recentemente, um dos meus funcionários apareceu no meu escritório me informando que, devido a restrições de recursos, não conseguiríamos atender às expectativas de um cliente de que fazemos vários dias de treinamento após o expediente. "Nós nos comprometemos a fazer isso?" Eu perguntei. Houve uma longa pausa. O membro da equipe não tinha certeza e acabou por ser uma pergunta-chave. Não. Nunca tínhamos prometido fazer este treinamento. O cliente tinha um desejo que nós teríamos, mas nem sequer tinha passado pelos canais apropriados para agende-lo. Acontece que realmente não havia más notícias para compartilhar e a ação apropriada era entrar em contato com o cliente para agendar algum tempo de treinamento em uma data futura.
Problema resolvido.
Um problema normalmente é expresso assim: "Isso era esperado, mas foi isso que aconteceu". Às vezes, apenas a semântica pode fazer você pensar sobre isso de forma diferente. Experimente isso: "Isso era esperado e foi isso que aconteceu." Conflito? Talvez não, mas é saudável começar a ver se havia como compromisso que foi quebrado. Se não, talvez não haja problema para lidar.
Forros prateados
Quando algo inesperado acontece, muitas vezes há impacto ou consequências como resultado. Se você estiver pausando ou cancelando um projeto, por exemplo, uma coisa que quase sempre acontece é que você tem recursos extras que não eram esperados que podem ser atribuídos a outros trabalhos. Pausar um projeto pode ter o resultado de redirecionar mais esforço em outros trabalhos mais críticos.
Quando você tem más notícias para compartilhar, é comum ver tudo ao seu redor através do filtro de "É tudo ruim", mas isso raramente é verdade. Algum impacto de suas más notícias será bom e você deve isso à sua gestão ou ao seu cliente ou a quem você precisa compartilhar suas notícias para compartilhar não apenas o impacto ruim, mas também o bom.
Atenuação
Então você tem más notícias. Uma coisa que vale a pena fazer antes de compartilhá-la são alguns fatores de mitigação. Talvez seu projeto esteja atrasado. Isso é uma má notícia. Mas, se você já tivesse ocultado alguma reserva de gerenciamento em sua agenda (como muitos bons gerentes de projeto fazem), talvez você possa acompanhar sua agenda durante esse período. A má notícia é atenuada; Neutralizado.
A mitigação também permite que você pense em soluções potenciais para o problema antes de compartilhá-lo. Os gerentes apreciam muito as descrições de problemas que estão sendo entregues ao mesmo tempo que uma lista de possíveis soluções. Às vezes, essas soluções se tornam oportunidades para abrir uma nova linha de pensamento. Há alguns anos, eu estava trabalhando com uma grande empresa de software e no meio do desenvolvimento de sua próxima grande versão, eles determinaram que precisariam cortar uma função de marquês do escopo. Foi uma má notícia. Se nenhuma ação adicional fosse tomada, eles lançariam sua próxima versão e já seriam muito menos funcionais do que muitos de seus concorrentes. A empresa selecionou um dos vários planos de mitigação e foi ao mercado e comprou uma empresa que tinha exatamente a funcionalidade que estavam faltando. O resultado final? A empresa fez a data de entrega do mercado, tinha a funcionalidade apropriada e, além disso, por causa da aquisição, tinha uma equipe de funcionários altamente qualificados que lhes permitia aproveitar essa funcionalidade para avançar no marketplace.
Problema resolvido.
Apresentação é Power
Como gerentes de projeto, muitas vezes lamentamos que tenhamos toda a responsabilidade e nenhuma autoridade. Afinal, é raro que um gerente de projeto tenha todos os recursos do projeto relatando diretamente a eles, mas é o gerente de projeto a quem recorremos para perguntar sobre o progresso no projeto.
Embora o gerente de projeto possa ter pouca autoridade, eles controlam uma coisa que é ainda mais impactante; eles controlam a apresentação de informações e controlar a apresentação é fundamental.
É de admirar que chamemos de "Power"Point? Como você exibe algo pode fazer toda a diferença. Há alguns anos, os cineastas Stephen Spielberg e George Lucas compraram um simulador de voo antigo e ficaram surpresos ao determinar que o corpo humano pode detectar uma mudança no tom (o ângulo em que você está) de menos de 1/2 de um grau. Quando aumentado por indicações visuais, a mente preencherá as lacunas e o corpo reagirá como se um evento estivesse realmente acontecendo, mesmo que seja apenas um chão inclinado e um filme com algum som.
Pilotos em treinamento que estão usando um simulador de voo terão as mesmas reações corporais (freqüência cardíaca, respiração, adrenalina etc.) em uma emergência de simulador como eles farão em uma emergência real.
O resultado da investigação de Spielberg e Lucas? O passeio da Star Tours na Disney World.
Pelo mesmo token, um gerenciador de projetos controla a exibição visual. Mostrar uma linha de tendência em vez de uma tabela de figuras e o olho segue a tendência por conta própria e a mente tira suas próprias conclusões.
Os Gerentes de Projeto normalmente controlam todos os elementos de como os dados são exibidos. Mostrar dados do painel ou dados analíticos ou dados em um formato gráfico, juntamente com balas simples em um slide, pode fazer uma enorme diferença.
Em um compromisso recente, tive que explicar ao cliente que sua carga de trabalho atual era quase duas vezes o tamanho de sua força de trabalho e que nenhuma quantidade de priorização resultaria em todo o trabalho sendo feito a tempo. Antes de apresentar essa má notícia, no entanto, passei algum tempo adicional pesquisando os dados do que o trabalho estava realmente sendo feito. Puxei volumes de dados de folha de tempo para o Excel e comecei a mapeá-los. Finalmente, um gráfico de tortas mostrou uma grande pepita de ouro. Um percentual incrivelmente alto de trabalho estava sendo gasto na manutenção de TI. A escavação posterior determinou que grande parte desse trabalho era evitável por meio de decisões estratégicas (por exemplo, dando suporte a um número extraordinariamente alto de produtos e versões de banco de dados) ou restringindo uma prática de permitir que os projetos fossem subdivididos em mandatos tão pequenos que pudessem ser tratados operacionalmente por meio de uma solicitação de suporte técnico. A organização tinha sido tão desafiada em obter trabalho realizado que muitos líderes da equipe de negócios aprenderam a sub-dividir projetos de 30, 40 ou até 60 dias de duração em segmentos de 3 dias que eles seriam realizados através de uma chamada para o balcão de ajuda. Isso era tão prevalente que havia tanto trabalho de projeto não autorizado sendo feito que era como havia através do escritório de gerenciamento de projetos real. Interromper essa prática deu ao PMO uma visão renovada sobre solicitações de projeto e o volume de solicitações caiu significativamente.
Os dados sempre estiveram lá. A prática era conhecida por muitos, mas até mostrarmos a fatia do gráfico de pizza em um gráfico, ninguém estava ciente de quão impactante a prática havia se tornado. De fato, o gerenciamento ficou chocado com os números.
Contagem de perspectivas
É importante não deixar que a urgência do momento ou a preocupação sobre como compartilhar suas más notícias cloud sua perspectiva. É fácil ficar preso na virada do momento, mas se você não fizer isso, se você manter a calma, você pode se tornar a voz da razão em um dia perturbador de outra forma. Usei os dois gráficos a seguir por anos para demonstrar a diferença na perspectiva do Diretor Financeiro versus o Gerente de Projetos e o impacto potencialmente dramático de não ampliar sua visão das informações.
Aqui está a exibição de CFO:
E aqui está a exibição do gerenciador de projetos:
O primeiro gráfico é de um projeto que ultrapassou o orçamento esperado até o momento. O orçamento planejado foi acordado por todas as partes e a partir de hoje, o Diretor Financeiro está tendo um dia muito ruim. O projeto está claramente acima do orçamento esperado a partir de hoje. Ele gostaria de tomar medidas imediatamente e está exigindo uma revisão do projeto, uma interrupção do projeto, corte de pessoal e outras medidas drásticas para tentar trazer este trem desgovernado de volta sob controles
Se estendermos um pouco a perspectiva e incluirmos as projeções do gerente de projeto, o quadro mudará drasticamente. Sim, o valor gasto no projeto a partir de hoje é maior do que era originalmente projetado a partir de hoje. Isso é inesperado e à primeira vista parece uma má notícia. No entanto, se incluirmos a previsão prospectiva, podemos ver que o projeto é realmente esperado para terminar a tempo ou anterior e que o projeto será concluído sob orçamento. Tomar medidas para "resgatar" este projeto seria o pior curso possível.
Problema resolvido.
É fundamental olhar para o que você acha que pode ser uma má notícia de mais de uma perspectiva antes de tomar medidas terríveis. Estamos apenas olhando para um projeto e apenas de uma exibição de custo por tempo e já está claro que apenas uma perspectiva histórica não dá um quadro completo. E outras perspectivas, como agendamento, uso de recursos, qualidade, impacto no mercado e muito mais? Talvez terminar acima do orçamento, mas anteriormente seria tão impactante do ponto de vista do mercado que seria mais do que compensar a despesa extra não planejada. Isso é impossível de descobrir se você não pausar para considerar as notícias que está prestes a entregar de mais de uma perspectiva.
Encerrando (é o fim das más notícias?)
Más notícias fazem parte da vida e certamente fazem parte da vida de um gerente de projeto. Se você estava esperando como gerente de projeto apenas notícias felizes, você precisará pensar novamente. Como gerente de projeto, você deve ser capaz de enfrentar más notícias e ser capaz de se comunicar de uma maneira para fornecer o maior valor e evitar o pior dano possível.
Normalmente, um gerenciador de projetos é o centro de uma grande rede de informações sobre o projeto e a organização. Eles estão quase sempre na melhor posição para compartilhar notícias indesejáveis de uma maneira que evita o drama e deixa as pessoas em ação. Um gerente de projeto que pode comunicar esse tipo de notícia efetivamente é um ativo para qualquer organização.
Sobre o autor
Chris Vandersluis é presidente e fundador da Montreal, hms software com sede no Canadá, um parceiro certificado pela Microsoft. Ele é formado em economia pela Universidade McGill e tem mais de 30 anos de experiência na automação de sistemas de controle de projetos. Ele é membro de longa data do PMI (Project Management Institute) e ajudou a fundar os capítulos montreal, Toronto e Quebec do Grupo de Usuários do Projeto Microsoft (MPUG). As publicações para as quais Chris escreveu incluem Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada magazine, e PMNetwork do PMI, e ele é um colunista regular do Project Times. Ele ensina Gerenciamento Avançado de Projetos na Universidade McGill e frequentemente fala em funções de associação de gerenciamento de projetos em América do Norte e em todo o mundo. O HMS Software é o editor do sistema de timekeeping orientado ao projeto TimeControl e é um Parceiro de Solução de Projeto da Microsoft desde 1995.
Chris Vandersluis pode ser contatado por email em: chris.vandersluis@hms.ca
Se você quiser ler mais artigos relacionados ao EPM por Chris Vandersluis, consulte o site de Diretrizes do EPM do HMS (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).