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O pool de recursos da empresa é a lista de pessoas, materiais e custos que serão usados como recursos nos planos de projetos. Antes de atribuir os recursos às tarefas, adicione-os ao Project Online ou ao Project Server. Você pode adicioná-los manualmente ou através da sincronização do Active Directory.
Inserir os recursos manualmente, um por um, pode ser bastante complicado. Outra opção manual é importar os recursos usando um arquivo de dados externo. Você também pode atualizar os recursos existentes da mesma maneira, importando as alterações de um arquivo de dados externo.
O Project Professional é usado em conjunto com o Project Online ou com o Project Server para importar dados de um arquivo externo. O Project Professional pode importar arquivos nos seguintes formatos:
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Formatos de arquivo do Project: .mpp e .mpt
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Formatos de arquivo do Excel: .xlsx, .xlsb e .xls
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.txt
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.csv
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.xml
Independentemente do formato, o arquivo deve conter pelo menos o nome de exibição dos recursos que você pretende adicionar ao pool de recursos da empresa. O arquivo pode conter outras informações do recurso que são importantes para a organização. Em seguida, você mapeia os campos do arquivo externo para campos da Central de Recursos no Project Online ou no Project Server.
Observação: Se tiver campos que não estão disponíveis por padrão no Project Server ou no Project Online, crie campos personalizados antes de mapear os dados. Depois de criar campos personalizados no Project Server ou no Project Online, você pode mapear os campos do arquivo de dados externo a esses campos personalizados.
Para importar novos recursos ou modificar os existentes em um pool de recursos da empresa:
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Vá para a Central de Recursos no Project Server ou no Project Online.
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Escolha os recursos que deseja modificar ou escolha pelo menos um recurso, caso pretenda adicionar mais recursos ao pool.
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Clique em Recursos > Abrir. Esta ação abre o Project Professional no modo de exibição Planilha de Recursos.
Observação: Se estiver se conectando ao Project Online, você pode ser solicitado a inserir a conta e a senha quando o Project Professional for iniciado.
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No Project Professional, clique em Arquivo > Abrir e escolha o arquivo de dados externo com as informações do recurso que você está importando.
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Clique em Avançar no Assistente de Importação.
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Selecione Novo mapa e clique em Avançar.
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Siga um destes procedimentos:
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Se estiver modificando recursos existentes, escolha Mesclar os dados no projeto ativo e clique em Avançar.
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Se estiver adicionando novos recursos, escolha Acrescentar os dados ao projeto ativo e clique em Avançar.
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Clique em Recursos e em Avançar.
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Se estiver usando o Excel, escolha o nome da planilha de origem, caso contrário, o campo ficará desabilitado.
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Mapeie os campos do arquivo externo com os campos do Project Professional e clique em Avançar.
Observação: Você pode exibir uma visualização no Project Professional para ver a aparência dos dados.
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Quando modificar os recursos existentes, escolha o campo que será usado para mesclar os dados do arquivo externo no Project Professional, clique em Definir chave para mesclar e em Avançar.
Por exemplo, se definir o campo Nome como a chave para mesclar, os dados associados a esse nome no arquivo externo serão usados para modificar o registro com o mesmo nome no pool de recursos da empresa.
Dica: Caso pretenda reutilizar os mapeamentos de campo para adicionar ou atualizar recursos mais tarde, escolha Salvar Mapa.
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Clique em Concluir
Agora, os recursos estão relacionados na Planilha de Recursos. Se fechar o arquivo, clique em Sim quando for solicitado a Salvar as suas alterações aos Recursos da Empresa com check-out.
No Project Online ou no Project Server, retorne à Central de Recursos para conferir se os recursos foram adicionados ao pool de recursos da empresa.
Para saber mais, dê uma olhada gerenciamento de recursos no Project Professional.
