Aplicar um filtro para exibir a seleção de registros em um banco de dados do Access

A filtragem é uma maneira útil de ver apenas os dados que você deseja exibir nos bancos de dados do Access. Você pode usar filtros para exibir registros específicos em um formulário, relatório, consulta ou folha de dados ou para imprimir apenas determinados registros de um relatório, tabela ou consulta. Ao aplicar um filtro, você pode limitar os dados em um exibição sem alterar o design do objeto subjacente.

Neste artigo

Como os filtros são úteis

Como a exibição que você obter após aplicar um filtro contém apenas registros com os valores selecionados, o restante dos dados permanecerá oculto até que você desempacar o filtro.

Observação: Colunas em planilhas de dados e controles em formulários e relatórios vinculados a expressões não suportam filtragem.

Há vários tipos de filtros e alguns deles são fáceis de aplicar e remover. O Access contém alguns filtros comuns que são integrados a cada exibição. A disponibilidade de comandos de filtro depende do tipo e dos valores do campo.

Por exemplo, para exibir os registros de pessoas cujos aniversários caem durante um mês específico, clique na coluna Data de Nascimento, na guia Página Inicial no grupo Classificar & Filtro, clique em Filtros de Data eselecione o período de data necessário.

Filtrando um campo de data

1. Os filtros disponíveis para você dependem do tipo de dados na coluna selecionada.

2. Todas as Datas em Filtro de Período ignora a parte dia e ano dos valores de data.

Nesta exibição filtrada, você verá apenas os registros nos quais a parte mensal do campo BirthDate está definida como abril.

DataDeNascimento filtrada por Abril

1. O ícone de filtro no header da coluna e na barra de navegadores de registro indica que o visualização atual é filtrado na coluna BirthDate.

2. No exibição folha de dados, quando você passar o mouse, sobre o título da coluna, você verá o critério de filtro atual.

Observação:  Quando você aplica um filtro a uma coluna que já está filtrada, o filtro anterior é removido automaticamente. Embora apenas um único filtro possa estar em vigor para um campo de cada vez, você pode especificar um filtro diferente para cada campo no modo de exibição.

Por exemplo, para ver os nomes de contatos que vivem no Reino Unido cujos aniversários caem em abril, você pode filtrar a tabela Contatos no campo CountryRegion e também no campo BirthDate. Quando você filtra vários campos em um único exibição, os filtros são combinados usando o operador AND, assim:

CountryRegion = Reino Unido E mês de BirthDate = Abril

Para reverter para o exibição não filtrado: Remova os filtros. Remover um filtro o remove temporariamente do modo de exibição, para que você possa alternar de volta para o modo de exibição original não filtrado.

Para alternar entre os exibições filtradas e não filtradas: no grupo Classificar & Filtro na guia Página Principal, clique em Alternar filtro.

Para remover permanentemente um filtro de um exibição: desempacar o filtro. Para saber como limpar filtros, consulte a seção Limpar um filtro.

As configurações de filtro permanecerão em vigor até que você feche o objeto, mesmo se você alternar para outra exibição do objeto. Em outras palavras, se você filtrar um formulário no exibição Folha de Dados, as configurações do filtro ainda estarão em vigor, mesmo que você alternar para o formulário ou o layout, e permanecerá em vigor até fechar o formulário. Se você salvar o objeto enquanto o filtro é aplicado, ele estará disponível na próxima vez que você abrir o objeto. Para saber mais sobre como salvar um filtro, consulte a seção Salvar um filtro neste artigo.

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Selecionar e aplicar um tipo de filtro

Você pode selecionar entre vários filtros prontos para uso para um tipo de dados. Esses filtros estão disponíveis como comandos de menu nas seguintes exibições: Folha de Dados, Formulário, Relatório e Layout. Além desses filtros, você também pode filtrar um formulário ou uma folha de dados concluindo um formulário (chamado Filtro por Formulário).

Se você quiser mais flexibilidade e se estiver confortável escrevendo expressões, poderá criar seus próprios filtros usando as opções na guia Filtro de documentos.

Selecione entre os seguintes tipos de filtros:

Filtros comuns: para filtrar valores específicos ou um intervalo de valores.

Filtrar por Seleção: Para filtrar todas as linhas de uma tabela que contenham um valor que corresponde a um valor selecionado em uma linha, filtrando o exibição de folha de dados.

Filtrar por formulário: para filtrar em vários campos em um formulário ou folha de dados, ou se você estiver tentando encontrar um registro específico.

Filtro avançado: Para filtrar o tipo onde você define critérios de filtro personalizados.

Observação: Se você não vir os comandos de filtro em qualquer uma das exibições, o designer do formulário ou banco de dados poderá ter desabilitado a filtragem. Entre em contato com o designer para mais assistência.

Filtros comuns

Exceto para campos e campos de objeto OLE que exibem valores calculados, todos os tipos de campo oferecem filtros comuns. A lista de filtros disponíveis depende do tipo de dados e dos valores do campo selecionado.

Clique com o botão direito do mouse no campo que você deseja filtrar. Para filtrar várias colunas ou controles, você deve selecionar e filtrar cada coluna ou controle separadamente ou usar uma opção de filtro avançada. Confira as seções Filtrar por formulário e Filtros Avançados neste artigo para obter mais informações.

Por exemplo, para ver os filtros disponíveis para o campo BirthDate, na guia Home, no grupo Classificar & Filtro, clique em Filtrar

Filtros de data comuns

1. Para filtrar valores específicos, use a lista de caixas de seleção. A lista exibe todos os valores atualmente exibidos no campo.

2. Para filtrar um intervalo de valores, clique em um desses filtros e especifique os valores necessários. Por exemplo, para ver aniversários que se enquadram entre a data atual e o final do ano, clique em Entree especifique as datas de início e término apropriadas na caixa de diálogo Entre. Para ver todos os aniversários que se enquadram em uma data específica, clique na data e todos os aniversários que se enquadram nessa data específica são exibidos.

É importante observar que os valores em um campo de data têm um impacto na lista de filtros específicos do tipo. Se o valor de data mais recente em um campo de data se enquadrar nos últimos dois anos, você verá uma lista de filtros mais longa e mais detalhada. Se nenhuma das datas em um campo tiver menos de dois anos, você verá a lista de filtros mais curto.

Listas de filtros comuns de datas abreviadas e por extenso

Observação: Filtros específicos de tipo não estão disponíveis para campos Sim/Não, objeto OLE e anexos. A lista de valores não está disponível para campos de memorando ou para campos que contêm texto rico.

Aplicar um filtro comum

  1. Abra uma tabela, consulta, formulário ou relatório em qualquer uma das seguintes exibições: Folha de Dados, Formulário, Relatório ou Layout.

  2. Certifique-se de que o exibição ainda não foi filtrado. Na barra de seletor de registro, verifique se o ícone Não Filtrado ou Não Filtrado está presente.

    Dica: Para remover todos os filtros de um objeto específico, na guia Página &, no grupo Classificar & Filtro, clique em Avançado e clique em Limpar Todos os Filtros.

  3. Clique em qualquer lugar na coluna ou controle que corresponda ao primeiro campo que você deseja filtrar e, na guia Página Início, no grupo Classificar & Filtro, clique em Filtrar

Para aplicar um filtro comum: Aponte para Filtros de Texto (ou Número ou Data) e clique no filtro que você deseja. Filtros como Equals e Between solicitam que você insira os valores necessários.

Dica:  Determinados caracteres, como *, %e ?, têm um significado especial quando especificado em uma caixa de texto de filtro. Por exemplo, * representa uma cadeia de caracteres, portanto, a cadeia de caracteres a* corresponderá a qualquer cadeia de caracteres que comece com um, e não apenas a cadeia de caracteres literal a*. Para ignorar o significado especial de um caractere, coloque-o entre colchetes [], assim: a[*]. Bancos de dados que usam o tratamento padrão ANSI-89 *, ?, [, ], !, -, e # como caracteres especiais. Bancos de dados que usam o tratamento padrão ANSI-92 %, _, [, ], ^, e - como caracteres especiais. Você pode usar qualquer padrão com o Access, mas não pode misturar os dois padrões (por exemplo, ?a*) em uma expressão específica..

Para aplicar um filtro com base nos valores de campo: desempacar as caixas de seleção ao lado dos valores nos quais você não deseja filtrar e clique em OK.

Para filtrar um ou apenas alguns valores em uma lista longa, primeiro desempale a caixa de seleção (Selecionar Todos) e selecione os valores que deseja.

Para filtrar valores nulos (um valor nulo indica a ausência de dados) em campos de texto, número e data: Na lista de caixas de seleção, deslocar a caixa de seleção (Selecionar Tudo) e selecione a caixa de seleção ao lado de (Em branco).

Filtrar por Seleção

Para ver todas as linhas em uma tabela que contenham um valor que corresponde ao valor em uma linha, você pode filtrar rapidamente o exibição da folha de dados selecionando um valor específico e clicando no comando Seleção. A lista lista listada exibe as opções de filtragem disponíveis. Essas opções variam, dependendo do tipo de dados do valor selecionado. Outra maneira de acessar as opções de filtro de seleção é clicar com o botão direito do mouse na célula específica.

Por exemplo, se o valor 21/21/1967 estiver selecionado no campo Data de Nascimento, na guia Home, no grupo Classificar filtro de &, clique em Seleção para exibir o filtro por comandos de seleção e selecione sua opção de filtragem..

Lista de filtro com base em seleção

A lista de comandos também depende de quanto do valor está selecionado. Por exemplo, se você selecionar apenas alguns dos caracteres no valor, verá uma lista diferente de comandos, dependendo de qual parte do campo você selecionou.

Filtros baseados em um campo parcialmente selecionado

1. Filtrar usando o início de um valor de campo...

2. ... no meio de um valor de campo...

3. ... ou o final de um valor de campo.

Observação: A filtragem em uma seleção parcial não está disponível para campos com valores múltiplos. O comando Selection não está disponível para anexos.

Para remover um filtro, na guia Página Principal, no grupo Classificar & Filtro, clique em AlternarFiltro ou clique em Avançado e em Limpar Todos os Filtros.

Aplicar um filtro com base em uma seleção

  1. Abra uma tabela, consulta, formulário ou relatório em qualquer uma das seguintes exibições: Folha de Dados, Formulário, Relatório ou Layout.

  2. Certifique-se de que o exibição ainda não foi filtrado. Na barra de seletor de registro, verifique se o ícone Não Filtrado ou Não Filtrado está presente.

  3. Vá para o registro que contém o valor que você deseja usar como parte do filtro e clique na coluna (no exibição Folha de Dados) ou no controle (no formulário, relatório ou no layout).

Para filtrar com base em uma seleção parcial; selecione os caracteres que você deseja, na guia Página Principal, no grupo Classificar & Filtro, clique em Seleção e clique no filtro que deseja aplicar.

Filtrar por formulário

Esse filtro é útil quando você deseja filtrar vários campos em um formulário ou folha de dados ou se você estiver tentando encontrar um registro específico. O Access cria um formulário ou folha de dados em branco que é semelhante ao formulário ou folha de dados original e permite que você conclua quantos campos quiser. Quando terminar, o Access encontrará os registros que contêm os valores especificados.

Observação: Não é possível especificar valores de campo para campos multivalorados usando filtro por formulário, nem para campos com o tipo de dados Memorando, Hiperlink, Sim/Não ou Objeto OLE, embora você possa especificar valores para outros campos no recordset.

Por exemplo, se você quiser encontrar todos os registros do Cliente onde o título da pessoa de contato é Proprietário , e essa pessoa estiver localizada em Portland ou em Eugene, abra a folha de dados ou formulário Clientes e, na guia Página Principal, no grupo Classificar filtro &, clique em Avançadoe clique em Filtrar por Formulário.

Insira o primeiro conjunto de valores, clique na guia Or na parte inferior da folha de dados ou do formulário e insira o próximo conjunto de valores. Observe que, se você quiser que um valor de campo opere como um filtro independentemente de outros valores de campo, insira esse valor na guia Procurar e em cada guia Ou. Cada guia Or representa um conjunto alternativo de valores de filtro.

Para ver apenas os registros correspondentes à sua entrada:    Na guia Página Principal, no grupo Classificar & Filtro, clique em Alternar Filtro.

Aplicar um filtro preenchendo um formulário

  1. Abra uma tabela ou consulta no exibição Folha de Dados ou um formulário no formulário.

  2. Certifique-se de que o exibição ainda não tenha sido filtrado. Na barra de seletor de registro, verifique se o ícone Não Filtrado ou Não Filtrado está presente.

  3. Na guia Página Principal, no grupo Classificar & Filtro, clique em Avançado e clique em Filtrar por Formulário no menu de atalho.

  4. Dependendo se você está trabalhando no exibição Folha de Dados ou no formulário, faça um dos seguintes:

    Exibição folha de dados: Clique na primeira linha da coluna na qual você deseja filtrar, clique na seta exibida e selecione um valor. Para adicionar valores adicionais, basta clicar na guia Or na parte inferior da folha de dados e selecionar outro valor.

    Exibição deformulário : clique na seta que aparece no controle e selecione um valor no qual filtrar. Para adicionar valores adicionais, clique na guia Or na parte inferior do formulário e selecione outro valor.

    Dicas: Não é possível especificar valores de campo para campos multivalorados usando o filtro por formulário, mas você pode especificar valores para um campo não multivalorado no recordset.

    • Para especificar uma lista de valores possíveis para um campo, use o operador ou. Por exemplo, especifique "Portland" ou "Oregon" no campo Cidade para filtrar registros que contenham ambos os valores.

    • Para filtrar com base no status de um controle, como uma caixa de seleção ou um botão, clique no controle para que ele está no estado que você deseja. Para retornar o controle para uma posição neutra, para que ele não seja usado como um critério para filtrar registros, verifique se ele não está disponível (aparece esmaecida).

    • Para filtrar os registros que tenham valores nulos (ausentes), não nulos, em branco (vazio ou ""), ou não em branco, digite Is Null, Is Not Null, ""ou Not "" no campo.

  5. Se você quiser especificar dois conjuntos alternativos de critérios, por exemplo, para ver apenas os nomes de contatos cujo valor CountryRegion é EUA e cujos aniversários caem em abril, você pode fazer qualquer um dos seguintes:

    • Para recuperar todos os registros que atendem a qualquer um dos vários conjuntos de critérios, especifique os critérios inserindo o primeiro conjunto de critérios, clique na guia Or e insira o próximo conjunto de critérios. Observe que, se você quiser que um valor de campo opere como um filtro independentemente de outros valores de campo, insira esse valor na guia Procurar e em cada guia Ou. Em outras palavras, a guia Procurar e cada guia Or representa um conjunto alternativo de valores de filtro.

    • Observe também que sempre que você adicionar um critério de campo à guia Or, o Access cria outra guia Ou. Isso permite que você especifique vários critérios "ou". O filtro retorna qualquer registro que contenha todos os valores especificados na guia Procurar, ou todos os valores especificados na primeira guia Ou ou todos os valores especificados na segunda guia Ou e assim por diante.

Para remover um filtro e mostrar todos os registros, clique em Alternar Filtro novamente.

Para modificar um filtro por formulário, clique em Avançadoe clique em Filtrar Por Formulário novamente. O conjunto de critérios de filtro atual é exibido.

Filtro avançado

Na ocasião, talvez você queira aplicar um filtro que seja um tipo de filtro avançado e talvez seja necessário escrever o critério de filtro por conta própria. Por exemplo, para encontrar registros que contenham datas que ocorrem nos últimos sete dias ou nos últimos seis meses.

Usar os filtros avançados requer expressões de escrita. Expressões são semelhantes às fórmulas no Excel e aos critérios que você especifica ao projetar uma consulta.

Um exemplo de onde você pode usar um filtro avançado é encontrar os nomes desses contatos cujos aniversários ocorreram nos últimos sete dias. Depois de aplicar um filtro avançado, você pode limitar ainda mais os resultados àqueles cujo país/região é EUA.

Aplicar um filtro avançado

  1. Abra uma tabela, consulta, formulário ou relatório em qualquer uma das seguintes exibições: Folha de Dados, Formulário, Relatório ou Layout.

  2. Certifique-se de que o exibição ainda não foi filtrado. Na barra de navegadores de registro, verifique se Nenhum Filtro aparece esmaecida (não está disponível). Se a barra do navegador de registros não estiver visível, clique em Avançado no grupo Classificar & Filtro na guia Página Principal e clique em Limpar Todos os Filtros (seLimpar Todos os Filtros aparecer esmaecida, não haverá filtros em vigor).

  3. Na guia Página Principal, no grupo Classificar & Filtro, clique em Avançado e clique em Filtro Avançado/Classificar no menu de atalho.

  4. Adicione os campos nos quais você deseja filtrar para a grade.

  5. Na linha Criteria de cada campo, especifique um critério. Os critérios são aplicados como um conjunto e somente os registros que corresponderem a todos os critérios na linha Criteria são exibidos. Para especificar critérios alternativos para um único campo, digite o primeiro critério na linha Criteria e o segundo critério na linha Or e assim por diante.

    Dicas: 

    • Todo o conjunto de critérios na linha Or é aplicado como uma alternativa ao conjunto de critérios na linha Criteria. Qualquer critério que você deseja aplicar para ambos os conjuntos de critérios deve ser digitado na linha Criteria e na linha Or. Clique em Alternar Filtro para ver as linhas filtradas.

    • Uma boa maneira de aprender a escrever critérios é aplicar um filtro comum ou um filtro com base na seleção que produz um resultado próximo ao que você está procurando. Em seguida, com o filtro aplicado à exibição, exibe a guia Objeto Filter

Comandos especiais na guia Filtrar documento

Dois comandos especiais estão disponíveis na guia Filtro de documentos. Quando você clica com o botão direito do mouse em qualquer lugar acima da grade de design na guia, os comandos Carregar de Consulta e Salvar como Consulta estão disponíveis no menu de atalho.

Opções especiais de filtro

O comando Load from Query carrega o design de uma consulta selecionada na grade. Isso permite que você use os critérios de consulta como critérios de filtro.

O comando Salvar como Consulta permite salvar as configurações de filtro como uma nova consulta.

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Remover ou reaplicar um filtro

Para alternar para a exibição não filtrada de dados, remova os filtros clicando em Filtrado na barra de navegadores de registro para reverter para a exibição completa.

Quando você remove os filtros atuais, os filtros são temporariamente removidos de todos os campos no visualização. Por exemplo, se você primeiro aplicar filtros nos campos CountryRegion e BirthDate e remover os filtros, verá todos os registros novamente.

Para reaplicar os filtros mais recentes, clique em Não filtrado na barra do navegador de registros.

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Limpar um filtro

Limpe um filtro quando não precisar mais dele. Limpar um filtro exclui-o do exibição e você não pode mais reaplica-lo clicando em Não filtrado na barra de status. Você pode limpar um único filtro de um único campo ou limpar todos os filtros de todos os campos no visualização.

  • Para limpar um único filtro de um único campo: clique com o botão direito do mouse na coluna ou controle filtrado e clique em Limpar filtro do nome do campo.

  • Para limpar todos os filtros de todos os campos: Na guia Página Principal, no grupo Classificar & Filtro, clique em Avançado e, em seguida, clique em Limpar Todos os Filtros no menu de atalho.

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Salvar um filtro

Pode ser útil salvar um filtro se você usá-lo novamente. As configurações de filtro que estão em vigor no momento em que você fecha uma tabela, consulta, formulário ou relatório são salvas automaticamente junto com o objeto e elas estão disponíveis para reaplicação. No entanto, por padrão, as configurações de filtro não são aplicadas automaticamente para você quando você abrir o objeto em seguida.

Para garantir que os filtros atuais sejam aplicados automaticamente quando você abrir uma tabela, consulta, formulário ou relatório, da folha de propriedades do objeto, de definir a propriedade FilterOnLoad do objeto como Sim. A propriedade FilterOnLoad é aplicada na próxima vez que você abrir o objeto. Sempre que você alterar essa configuração, você deve fechar o objeto e reabri-lo para aplicar a nova configuração.

Observação:  A configuração da propriedade FilterOnLoad só é aplicada quando o objeto é carregado. Definir essa propriedade para um objeto no design e alternar para outro não fará com que a configuração seja aplicada. Você deve fechar e reabrir o objeto para que as alterações na configuração da propriedade FilterOnLoad entre em vigor..

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