Aprender como localizar registros

À medida que seu banco de dados cresce, localizar registros específicos envolverá mais do que uma rápida olhada em uma folha de dados. Neste artigo, saiba cinco maneiras de localizar registros específicos com base em suas necessidades.

O que você deseja fazer?

Procurar por todos os registros

Você pode navegar pelos registros usando a tecla TAB quando quiser passar por um registro de cada vez, para localizar um registro específico. Você também pode navegar por registros em uma tabela em modo Folha de Dados usando os botões de navegação de registro. Os botões de navegação do registro estão disponíveis na parte inferior da tabela ou do formulário.

Botões de navegação

1. Vá para o primeiro registro

2. Vá para o registro anterior

3. Caixa Registro Atual

4. Vá para o próximo registro

5. Vá para o último registro

6. Abra um novo registro (em branco)

7. Indicador de filtro

8. Caixa de pesquisa

Observações: 

  • Quando você clica na caixa Registro Atual, você pode digitar um número de registro e pressionar ENTER para navegar até esse registro. O número do registro é contado sequencialmente desde o início do formulário ou da folha de dados. Ele não corresponde a nenhum valor de campo.

  • Para saber se um filtro foi aplicado, consulte o botão indicador de filtro. Se não houver filtro aplicado ou todos os filtros foram limpos, ele exibirá Sem Filtro. Quando ele exibe Filtrado,você pode clicar nesse botão para remover o filtro. Da mesma forma, quando ele exibe Unfiltered, você pode clicar neste botão para aplicar o último filtro que você usou, se for o caso.

  • Quando você inserir texto na caixa Pesquisa, o primeiro valor correspondente será realçado em tempo real à medida que você inserir cada caractere. Você pode usar esse recurso para pesquisar rapidamente um registro com um valor correspondente.

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Ir para um registro específico

Você pode acessar um registro específico no Access quando sabe qual registro deseja encontrar. A caixa Ir para permite que você escolha um registro específico de uma listada e geralmente é adicionado aos formulários.

A caixa Ir para

  • Para navegar até um registro específico, clique na seta à direita da caixa Ir para e selecione um registro na lista lista listada.

    Observação: Se você conhecer os primeiros caracteres do registro para o qual deseja navegar, digite esses caracteres na caixa Ir para ajudar você a encontrar esse registro rapidamente.

A caixa Ir para exibe apenas dados suficientes para identificar exclusivamente cada registro. Quando você seleciona um registro na lista, o Access exibe o restante dos dados desse registro na área principal do formulário.

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Pesquisar um registro específico

Você pode pesquisar um registro específico em uma tabela ou formulário usando a guia Encontrar na caixa de diálogo Encontrar e Substituir. Essa é uma opção eficaz para localizar um registro específico quando o registro que você deseja localizar atende a critérios específicos, como termos de pesquisa e operadores de comparação, como "igual" ou "contém".

Observação: Você só pode usar a caixa de diálogo Encontrar e Substituir se a tabela ou o formulário exibir dados no momento. Isso é verdadeiro mesmo se não houver registros visíveis porque um filtro foi aplicado.

  1. Abra a tabela ou o formulário e clique no campo que você deseja pesquisar.

  2. Na guia Página Inicial, no grupo Localizar, clique em Localizar ou pressione Ctrl+F.

    A caixa de diálogo Encontrar e Substituir é exibida, com a guia Encontrar selecionada.

  3. Na caixa Encontrar O que, digite o valor para o qual você deseja pesquisar.

  4. Para alterar o campo que você deseja pesquisar ou pesquisar toda a tabela subjacente, clique na opção apropriada na lista Procurar.

    Dica: A lista Match representa seu operador de comparação (como "igual" ou "contém"). Para ampliar sua pesquisa, na lista Corresponder, clique em Qualquer Parte do Campo.

  5. Na lista Pesquisa, selecione Tudo e em Localizar Próximo.

  6. Quando o item para o qual você está pesquisando é realçado, clique em Cancelar na caixa de diálogo Encontrar e Substituir para fechar a caixa de diálogo. Os registros que corresponderem às suas condições são realçados

Para obter mais informações sobre como usar a caixa de diálogo Encontrar e Substituir, consulte o artigo Use a caixa de diálogo Encontrar e Substituir para alterar dados.

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Filtrar para ver um número limitado de registros

Você pode filtrar para ver um número limitado de registros quando quiser ver apenas os registros que atendem a critérios específicos e operadores de comparação. Por exemplo, para restringir rapidamente os registros exibidos, clique com o botão direito do mouse em um campo cujo valor você deseja corresponder e selecione Equals, Does Not Equal, Containsou Does Not Contain na parte inferior do menu de atalho. Um filtro pode ser ligado ou desligado, o que facilita a alternção entre exibições filtradas e não filtradas dos mesmos dados. Ao contrário da pesquisa, um filtro limita apenas quais dos registros são exibidos.

  1. Para aplicar um filtro baseado em uma seleção, abra uma tabela ou formulário.

  2. Para garantir que a tabela ou o formulário ainda não tenha sido filtrado, na guia Página Principal, no grupo Classificar & Filtro, clique em Avançadoe clique em LimparTodos os Filtros, se esse comando estiver disponível.

  3. Navegue até o registro que contém o valor que você deseja usar como parte do filtro e clique na coluna (no exibição Folha de Dados) ou no controle (no formulário, relatório ou exibição layout). Para filtrar com base em uma seleção parcial, selecione apenas os caracteres que você deseja.

  4. Na guia Página Principal, no grupo Classificar & Filtro, clique em Seleçãoe clique no filtro que deseja aplicar.

  5. Para filtrar outros campos com base em uma seleção, repita as etapas 3 e 4.

Para obter mais informações sobre como aplicar um filtro, consulte o artigo Aplicar um filtro para exibir os registros selecionados em um banco de dados do Access.

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Criar uma consulta para encontrar um registro específico

As técnicas que você pode usar para pesquisar e filtrar registros são muito úteis para encontrar registros específicos para o caso em mãos. No entanto, talvez você queira executar a mesma operação de pesquisa ou filtro regularmente. Em vez de reproduzir um conjunto de etapas de pesquisa e filtro sempre, você pode criar um consulta. Uma consulta é uma maneira poderosa e flexível de localizar registros específicos porque permite realizar pesquisas personalizadas, aplicar filtros personalizados e classificar registros. Você pode criar suas próprias consultas para ajudá-lo a se concentrar em registros específicos e responder a perguntas específicas. Depois de criada, uma consulta pode ser salva e reutilizada e também pode ser usada na criação de formulários e relatórios.

Quando você usa uma consulta para pesquisar ou filtrar, você usa critérios com base no tipo de dados para os quais você está procurando. Diferentes tipos de informações são armazenadas como tipos diferentes de dados. Por exemplo, aniversários são armazenados como dados de data/hora, enquanto os nomes são armazenados como dados de texto.

Às vezes, você não pode encontrar um registro específico que você sabe que existe. Isso pode ocorrer se você estiver exibindo registros em um formulário ou em uma consulta que não exibe determinados registros devido ao valor de um campo específico. O exemplo a seguir demonstra como usar uma consulta para encontrar registros.

Suponha que você está usando um banco de dados criado usando o modelo problemas do Access para rastrear problemas. A tabela Issues tem um campo chamado Status, que indica se um problema específico está ativo, resolvido ou fechado. Você pode criar uma consulta que exibe problemas cujo status está fechado seguindo estas etapas:

  1. Na guia Criar, vá para o grupo Consultas e clique em Design da Consulta.

  2. Clique duas vezes em Problemase clique em Fechar.

  3. No designer de consulta, clique duas vezes no asterisco (*) na tabela Problemas. Isso ajuda a certificar-se de que a consulta exibirá todos os campos dos registros que retorna.

    Issues.* aparece na primeira coluna da grade de design, na linha Field. Isso indica que todos os campos da tabela Issues devem ser retornados.

  4. No designer de consulta, clique duas vezes em Status na tabela Problemas.

    Status aparece na segunda coluna na grade de design, na linha Field.

  5. Na segunda coluna da grade de design, desmarcar a caixa de seleção na linha Mostrar. Isso ajuda a certificar-se de que a consulta não exibe o campo Status.

    Se você não limpar a caixa de seleção Mostrar na coluna Status, o campo Status será exibido duas vezes nos resultados da consulta.

  6. Na segunda coluna da grade de design, na linha Criteria, digite ="Closed". Esse é o critério de pesquisa. É assim que você garante que a consulta retornará apenas os registros onde o valor de Status é "Fechado".

    Observação: Neste exemplo, apenas um critério de pesquisa é usado. Você pode usar muitos critérios de pesquisa para qualquer pesquisa determinada adicionando critérios a mais campos e usando a linha ou e as linhas adicionais abaixo ou.

    Sua consulta está pronta para ser executado e tem esta aparência:

    Grade de design da consulta

  7. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar.

    Observação: A menos que você já tenha começado a controlar problemas e, portanto, tenha dados na tabela Problemas — e tenha definido o status de pelo menos um problema como "Fechado" — a consulta não retornará nenhum resultado. No entanto, você pode salvar a consulta e usá-la a qualquer momento no futuro.

  8. Pressione CTRL+S para salvar a consulta.

  9. Na caixa de diálogo Salvar como, digite um nome para a consulta no campo Nome da Consulta, como ProblemasFechados e clique em OK.

Agora você tem uma consulta que exibe problemas cujo status está fechado.

Para saber mais sobre como criar consultas para ajudá-lo a encontrar registros, consulte o artigo Criar uma consulta de seleção simples.

Para saber mais sobre critérios de pesquisa e filtro, consulte o artigo Exemplos de critérios de consulta.

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