Archive: Filtering a list view in SharePoint

Os filtros reduzem a quantidade de dados retornados selecionando itens com base em operações (como maior ou menor que) e dados correspondentes. Quando você cria um exibição filtrado, sua primeira coluna indexada na expressão de filtro deve reduzir o conjunto de dados da maior quantidade. Por exemplo, a filtragem em um campo de estado ou data geralmente pode reduzir consideravelmente um conjunto de dados. Se você tiver 15.000 itens, você vai querer que o primeiro índice retorne menos de 5.000 itens. Se o conjunto de dados não tiver mais de 5.000 itens, ainda é uma boa prática.

Microsoft Office SharePoint Online seleciona a primeira coluna indexada em uma consulta e usa o restante das colunas para selecionar seus dados. Outras colunas especificadas no filtro de exibição podem ou não ser indexadas. O exibição não usa esses índices, mesmo que o resultado do exibição filtrado retorne menos do que o Limite de Exibição de Lista.

Por exemplo, você tem uma consulta: size = large AND color = red. Na lista, o tamanho não é indexado, mas a cor é. Desde que haja menos de 5.000 itens "vermelhos" na lista, a consulta terá êxito em uma lista grande. No entanto, se você tiver um tamanho de consulta = grande OU cor = vermelho, embora o banco de dados possa encontrar todos os itens vermelhos, ele deve verificar a lista completa para encontrar todos os itens grandes. Se houver mais de 5.000 itens retornados, a consulta será acelerada.

Se você usar duas ou mais colunas na expressão de filtro, o índice ou índices determinantes deverá usar um operador AND. Por exemplo, se você quiser retornar Cachorros de uma lista grande de animais. Você tem uma coluna não indexada chamada Desindexada onde você tem Dog como um valor. Se você apenas consultar a Especia = Cachorro, a consulta será acelerada. No entanto, se você tiver uma coluna indexada chamada Class, sua consulta se tornará Class = Demamados E Especia = Cachorro. Você também pode pesquisar gatos e cachorros com a classe de consulta = Desmamados E (Especia = CACHORRO OU Espécie = Gatos). A segunda consulta seleciona todos os Animais e filtra para Cachorros e Gatos.

Se as colunas que você vai usar para filtrar não têm índices, você vai querer começar criando índices. Para obter mais informações, consulte Adicionar um índice a uma SharePoint coluna.

Depois de indexar uma coluna, você pode adicioná-la ao criar ou modificar um exibição e, em seguida, usá-lo para filtrar o exibição. Antes de criar um modo de exibição, talvez você queira adicionar mais colunas à lista para habilitar mais flexibilidade para classificação, agrupação e filtragem. Para classificar e filtrar, você pode escolher colunas que estão no conjunto de dados, mas não exibidas.

Criar um exibição

Abra a Lista ou Biblioteca onde você deseja criar um exibição.

Dependendo da sua versão, faça um dos seguintes:

• EmMicrosoft Office SharePoint Online, faça o seguinte:

1. Clique no título da coluna que você deseja filtrar e escolha Filtrar nas opções de menu.
   
   

2. No painel de filtro que abre no lado direito da página, escolha os valores da coluna pelo qual você deseja filtrar a lista. Quando terminar, clique no botão Aplicar.
   
   
   
   Agora, você deve observar que o seu header de coluna tem um ícone de filtro ao lado dele, para indicar que sua lista está sendo filtrada por valores nessa coluna.
   
   
   
   Se você quiser saber mais sobre o painel de filtros e como filtrar por valores armazenados em várias colunas diferentes, leia O que é o painel de filtros de lista e biblioteca?

3. Veja o menu exibições no canto superior direito da sua lista ou biblioteca. Você deve notar o nome da exibição atual, com um asterisco (*) ao lado dele. Isso indica que o exibição não está saved. Para criar um novo exibição, selecione o nome do exibição atual e escolha Salvar exibir como nas opções de menu.
   
   

4. Na caixa "Salvar como" exibida, digite um novo nome para o seu exibição. (Se quiser que todos vejam sua exibição, deixe a caixa de seleção "Tornar isso público" marcada. Se você quiser tornar esse modo de exibição privado, para que você seja o único que possa vê-lo, desmarque a caixa de seleção.) Clique no botão Salvar para criar seu novo visualização.
   
   
   
   Agora, você deve ver uma exibição filtrada da sua lista ou biblioteca.

   Observação: É possível filtrar sua lista ou biblioteca sem salvá-la como um exibição. 

• Em Microsoft Office SharePoint Online 2016, 2013, 2010 ou Microsoft Office SharePoint Online experiência clássica, faça o seguinte.

1. Clique na guia Listaou Biblioteca e clique em Criar Exibir.
   
   

2. Na página Tipo de Exibição, clique no exibição que você deseja usar. Se não tiver certeza, escolha Exibição Padrão.

   

3. Digite um Nome de Exibição.

   

4. Edite o endereço da Web para o modo de exibição ou aceite o padrão. Você pode voltar e alterar isso mais tarde.

5. Na seção Filtro, clique em Mostrar itenssomente quando o seguinte for verdadeiro e escolha como você deseja filtrar os itens com base em uma das colunas indexadas.

   Por exemplo, para criar uma exibição de apenas itens que mudaram hoje, escolha a coluna Modificado (Indexado) e a é igual à condição e digite [Hoje].

   

   Observação: Se você não vir nenhuma coluna que diga (Indexada) após o nome, não terá nenhuma coluna indexada disponível para essa lista ou biblioteca. Primeiro, você deve criar um índice simples ou composto.

6. Para limitar o número de itens exibidos em cada página, role para baixo até Limite de Item e de definir o número de itens para exibir o valor. Quando você cria um modo de exibição, o número padrão de itens a serem exibidos é 30.

   

7. Há duas opções que você pode escolher ao definir um limite de item em uma página:

   • Exibe itens em lotes do tamanho especificado que cria uma exibição página a página dos dados que são úteis quando você está navegando itens de forma não interativa.

     Quando houver mais itens do que a configuração de limite, a exibição será pageada.

     

   • Limitar o número total de itens retornados ao valor especificado cria um limite rígido que pode ou não retornar os resultados inteiros da operação de filtro. Isso pode ser útil ao testar sua exibição, criar um protótipo ou você só deseja recuperar os valores principais em um exibição.

8. Em Estilo, você pode escolher Painel de Visualização para ver todas as informações de itens em sua lista em um formato de painel vertical. O painel de visualização é um dos Estilos de Exibição que você pode escolher em Estilo ao editar ou criar um modo de exibição.

   

   Você pode navegar mais rapidamente pelos dados, pairando sobre o título do item em uma região de rolagem no lado esquerdo da página, para ver todos os valores de coluna do item atual listados verticalmente no lado direito da página. Menos dados iniciais são exibidos e isso ajuda a exibir a exibição mais rapidamente. Esse estilo também é muito útil quando sua lista é larga ou tem muitas colunas e exigiria rolagem horizontal para ver os dados.

   

9. Clique em OK.

Há mais etapas que você pode fazer com uma exibição, mas isso é suficiente para exibir dados que excederam o Limite de Exibição de Lista se você estiver bloqueado. Você também pode classificar ou agrupar, definir totais, expandir pastas e otimizar a exibição de exibição com um dispositivo móvel.

Modificar um exibição

Abra a Lista ou Biblioteca onde você deseja criar um exibição.

EmMicrosoft Office SharePoint Online, faça o seguinte:

1. Faça uma alteração adicional no seu ponto de vista, como classificação, agrupação ou adição de filtros adicionais.

2. Seguindo as instruções nas etapas 3 e 4 acima, mas, desta vez, não altere o nome do exibição. Clique no botão Salvar. Isso substituirá o exibição existente.
   
   Se você deseja ter um controle mais granular sobre seu modo de exibição, pode fazer isso modificando seu modo de exibição usando o editor de exibição clássico. Para fazer isso, selecione o nome do modo de exibição atual no menu de exibição e escolha Editar modo de exibição atual nas opções de menu e siga as instruções listadas acima para SharePoint Experiência Clássica.
   
   

No Microsoft Office SharePoint Online 2016, 2013, 2010 ou Microsoft Office SharePoint Online clássico, faça o seguinte:

1. Clique na guia Listaou Biblioteca, selecione o exibição em Exibição Atuale clique em Modificar Exibir.
   
   

2. Role para baixo até a seção Exibições e clique em um exibição.

3. Em seguida, você pode alterar as configurações conforme descrito nas etapas 5 a 9 no procedimento Criar um exibição acima.

4. Clique em OK.

Para que uma exibição filtre rapidamente vários itens, a primeira coluna do filtro deve ser indexada. Outras colunas especificadas no filtro de exibição podem ou não ser indexadas, mas a exibição não usa esses índices. A primeira coluna do filtro deve retornar menos itens do que o Limite de Exibição de Lista.

Se a primeira coluna do filtro retornar mais itens do que o Limite de Exibição de Lista, você poderá usar um filtro com duas ou mais colunas. Quando você define um exibição filtrado que usa duas ou mais colunas, use um operador AND para limitar o número total de itens retornados. Mas mesmo nesse caso, você ainda precisa especificar como a primeira coluna na coluna filtrar a coluna que provavelmente retornará a menor quantidade de dados. O uso de um filtro OR quase sempre aumenta o número de itens retornados e não será eficaz nessas circunstâncias.

Para obter mais informações sobre exibições, consulte Create, change ou delete a view of a list or library.

Há duas palavras-chave que você pode usar para filtrar com base no dia atual [Hoje], ou no usuário atual [Eu]. Elas são dinâmicas à medida que mudam com o usuário ou a data.

Usar [Eu] pode ser útil quando você só deseja ver seus documentos em uma biblioteca grande. [Eu] opera em colunas baseadas em pessoas, como Criada por ou Modificada por. Por exemplo, para ver todos os documentos que você criou, de definir um filtro com a coluna Criado por igual a [Me]. Se você for um editor e quiser ver os últimos arquivos em que estava trabalhando, de definir um filtro na coluna Modificado por é igual a [Me]. Para ver ambos, crie dois filtros conectados por Or.

A palavra-chave [Hoje] funciona em colunas baseadas em datas. Você pode usar matemática para obter intervalos que mudam com a data de hoje. Por exemplo, para ver todos os documentos que foram modificados nos últimos 30 dias, você pode criar um filtro na coluna Data que seja maior ou igual a [Hoje] - 30. Para deixar de fora o dia atual, de definir um segundo filtro na coluna Data como é menor que [Hoje] e conectá-lo com e.

Você pode filtrar uma SharePoint que tenha uma coluna de metadados. 

Adicionar uma coluna de metadados à sua lista

Vá para sua lista e selecione +Adicionar coluna.

Selecione Mais... o botão de rádio Metadados Gerenciados e selecione OK.

Como alternativa, depois de criar uma coluna de Metadados Gerenciados e adicionar itens à sua lista, você poderá aplicar marcas de metadados clicando no ícone Marca no painel editar item de lista.

Aplicar marcas de metadados no painel de exibição de árvore.

Filtrar em marcas de metadados gerenciados

1. Selecione o ícone de filtro acessar o painel de filtro.

   

   Observação: Você pode selecionar a opção Exibição de Árvore na lista suspenso na parte superior do painel, que fornece uma exibição hierárquica dos termos associados à coluna selecionada.

2. Selecione as marcações de metadados que você deseja filtrar.

   

3. Como alternativa, se você tiver pelo menos 5 valores definidos na coluna Metadados Gerenciados, selecione o link Ver Tudo para exibir o painel de filtro.

   

4. Verifique as marcações de metadados nas quais você deseja filtrar e selecione Aplicar.

Veja a seguir algumas sugestões para exibições típicas que funcionariam bem com colunas indexadas:

Para filtrar por:	Indexe o:	Por exemplo:
Itens alterados recentemente	Coluna modificada	Para exibir apenas itens que foram alterados na semana passada, aplicar o filtro Modificadoé maiordoque [Hoje]-7.
Novos itens	Coluna criada	Para criar uma exibição apenas desses itens que foram adicionados na semana passada, aplicar o filtro Criadoé maior do que[Hoje]-7.
Meus itens	Coluna Criado por	Para criar uma exibição apenas dos itens que você adicionou, aplique o filtro Created Byéigual a[Eu].
Itens com vencimento hoje	Coluna Data de Vencimento (criada por você em uma lista ou biblioteca)	Para criar uma exibição apenas desses itens com data de vencimento de hoje, aplique o filtro Datade Vencimento éiguala[Hoje].
Atualizações do quadro de discussão	Última coluna atualizada	Para criar uma exibição apenas das discussões que foram atualizadas no mês passado, aplicar o filtro Last Updatedé maior do que[Hoje]-30.
Arquivos arquivados em uma biblioteca de documentos	Date Modified	Para criar uma exibição de documentos não alterados desde o ano de 2016 (que você deseja arquivar), aplique o filtro Data Modificada é menor que 31 de dezembro de 2016.
Encontre um subconjunto de dados financeiros	Região, Ano (como dois índices simples)	Para criar uma exibição de dados financeiros para a região Noroeste em 2015, aplique o filtro Região igual a "NE" AND Year igual a 2015 porque a coluna Região provavelmente terá menos valores do que a coluna Ano.
Metadados	Coluna Metadados Gerenciados	Para criar uma exibição de metadados gerenciados, aplique um filtro com base nas marcas de metadados definidas no painel de filtros de lista ebiblioteca. Para obter informações, consulte O que é o painel de filtros de lista e biblioteca?

Tipos de coluna com suporte Linha única de texto Escolha (valor único) Número Conversor de Moedas Data e hora Pessoa ou Grupo (valor único) Metadados Gerenciados Sim/Não Lookup

Tipos de coluna sem suporte Várias linhas de texto Escolha (com vários valores) Calculado Hiperlink ou Imagem Colunas personalizadas Pessoa ou Grupo (com vários valores) Dados externos