Armazenar a data e a hora quando um registro é modificado

Neste artigo

• Visão geral

• Antes de começar

• Etapa 1: Adicionar campos de data/hora a uma tabela

• Etapa 2: Criar uma macro que registra a data e a hora

• Etapa 3: Adicionar os campos e a macro a um formulário de entrada de dados

Visão geral

Para registrar a data e a hora em que os registros em uma tabela são modificados, você deve concluir as seguintes etapas:

Etapa 1: Adicionar campos a uma tabela    Você precisa de um lugar para armazenar a data e a hora antes de poder gravar. A primeira etapa é criar campos na tabela que tenha os registros que você deseja rastrear. Para capturar a data e a hora, crie um campo para a data e um campo para a hora. Se você quiser apenas capturar um ou outro, poderá criar apenas o campo necessário.

Etapa 2: Criar uma macro que registra a data e a hora    Dependendo se você deseja registrar a data, a hora ou ambos, a macro terá uma ou duas ações. Ao gravar a macro, especifique apenas os campos que armazenarão a data e a hora, e não a tabela que contém esses campos. Dessa forma, você pode reutilizar facilmente a macro com outras tabelas e formulários.

Etapa 3: Adicionar a macro a um formulário de entrada de dados    Você adiciona a macro à propriedade de formulário Antes de Atualizar do formulário que você usa para editar registros na tabela. Se você usar outros formulários para editar registros na tabela, você também poderá adicionar a macro a cada um deles. Dessa forma, você pode capturar a data e a hora, independentemente do formulário usado para editar o registro.

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Antes de começar

Antes de começar, considere o seguinte:

• Os usuários devem habilitar macros no banco de dados. Se um usuário abrir o banco de dados e não habilitar macros, a macro não carimba os registros em tempo. Se você armazenar o banco de dados em um local confiável, as macros serão habilitadas automaticamente.

• Se um usuário editar registros, mas não usar um formulário de entrada de dados que contenha a macro que marca o carimbo de data/hora, os registros que o usuário edita não serão marcados por hora.

• Como a data e a hora são armazenadas em campos de tabela, os valores nesses campos são substituídos sempre que um registro é modificado. Em outras palavras, você só pode armazenar a data e a hora da modificação mais recente.

• Se você quiser apenas capturar a data e a hora em que um registro é criado, basta adicionar um campo à tabela e definir a propriedade Valor Padrão desse campo como Now() ou Date().

• Se o arquivo de banco de dados tiver um formato de arquivo mais antigo e usar a segurança no nível do usuário, você deverá ter permissões para alterar o design da tabela e os formulários usados para editar seus registros.

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Etapa 1: Adicionar campos de data/hora a uma tabela

Crie campos para armazenar as informações.

1. Abra a tabela no visualização Design.

2. Siga um destes procedimentos ou ambos:

   • Crie um campo para armazenar a data.    Na coluna Nome do Campo da janela de design, digite Data Modificada em uma nova linha e selecione Data/Hora na coluna Tipo de Dados.

   • Crie um campo para armazenar o tempo.    Na coluna Nome do Campo da janela de design, digite Time Modified in a new row e selecione Data/Hora na coluna Tipo de Dados.

3. Pressione Ctrl+S para salvar as suas alterações.

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Etapa 2: Criar uma macro que registra a data e a hora

Depois de criar os campos, crie uma macro para carimbo de data/hora desses campos. Para tornar a macro reutilizável com outras tabelas, consulte apenas os nomes de campo, não os nomes da tabela.

1. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Macro. Se esse comando não estiver disponível, clique na seta sob o botão Módulo ou Módulo de Classe e depois clique em Macro.

2. Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Mostrar Todas as Ações.

3. Na janela macro, abra a lista de ações de macro e selecione SetValue.

   

   1. Primeiro, mostre todas as ações de macro disponíveis. A ação SetValue é considerada potencialmente não segura e oculta por padrão, pois pode alterar dados.

   2. Em seguida, selecione a ação SetValue nesta lista.

4. Na caixa de ação SetValue, na caixa Item, digite ou colar [Date Modified].

5. Na caixa Expressão, digite Date().

6. Abra a próxima lista de ações de macro e selecione SetValue.

7. Na caixa de ação SetValue, na caixa Item, digite ou colar [Time Modified].

8. Na caixa Expressão, digite Time().

9. Pressione CTRL+S e, em seguida, na caixa de diálogo Salvar como, digite Last Modified.

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Etapa 3: Adicionar os campos e a macro a um formulário de entrada de dados

Depois de criar a macro, adicione-a a cada formulário de entrada de dados que os usuários usarão para inserir dados na tabela relevante.

1. Abra o formulário de entrada de dados no visualização Design.

2. Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

3. Na Lista de Campos, em Campos disponíveis para esteexibição, arraste os campos Data Modificada e Modificação de Hora para o formulário. Ajuste o tamanho e o posicionamento dos campos no formulário conforme necessário.

4. Se a Folha de Propriedades não for exibida, pressione F4 para exibi-la.

5. Na folha de propriedades, certifique-se de que o Tipo de Seleção está definido como Formulário.

   Dica: Para alterar o Tipo de Seleção,clique no tipo de seleção que você deseja na lista lista listada.

6. Na folha de propriedades, clique na guia Evento.

7. Na guia Evento, clique na seta na caixa Antes da Atualização e clique em Última Modificação.

8. Se você usar vários formulários para editar registros, repita este procedimento para cada formulário.

9. Para verificar se a macro está funcionando corretamente, abra o formulário no modo Formulário, edite um registro e pressione SHIFT+F9. A data e a hora em que você editou o registro deve ser exibida.

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