Armazenar a data e a hora quando um registro é modificado

Neste artigo

• Visão geral

• Antes de começar

• Etapa 1: Adicionar campos de carimbo de data/hora a uma tabela

• Etapa 2: Criar uma macro que registre a data e a hora

• Etapa 3: Adicionar os campos e a macro a um formulário de entrada de dados

Visão geral

Para registrar a data e a hora em que os registros de uma tabela são modificados, conclua as seguintes etapas:

Etapa 1: Adicionar campos a uma tabela    Você precisa de um lugar para armazenar a data e a hora antes de registrá-las. A primeira etapa é criar campos na tabela que tenham os registros que você deseja controlar. Para capturar a data e a hora, crie um campo para a data e outro para a hora. Se você deseja apenas capturar um ou outro, crie apenas o campo necessário.

Etapa 2: Criar uma macro que registre a data e a hora    A macro terá uma ou duas ações. Isso dependerá das informações que você deseja registrar: data, hora ou ambas. Quando você escrever a macro, especifique somente os campos que armazenarão a data e a hora, e não a tabela que contém esses campos. Desse modo, você poderá reutilizar facilmente a macro com outras tabelas e formulários.

Etapa 3: Adicionar a macro a um formulário de entrada de dados    Adicione a macro à propriedade Antes de Atualizar do formulário usado para editar registros na tabela. Se usar outros formulários para editar registros na tabela, você poderá adicionar a macro a cada um deles também. Assim, poderá capturar a data e a hora independentemente de qual formulário usará para editar o registro.

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Antes de começar

Antes de começar, considere o seguinte:

• Os usuários devem habilitar macros no banco de dados. Se um usuário abrir o banco de dados e não habilitar macros, a macro não marcará os registros com carimbo de data/hora. Se você armazenar o banco de dados em um local confiável, as macros serão habilitadas automaticamente.

• Se um usuário editar registros, mas não usar um formulário de entrada de dados que contenha a macro que marca registros com carimbo de data/hora, os registros editados pelo usuário não serão marcados com um carimbo de data/hora.

• Como a data e a hora são armazenadas nos campos de tabela, os valores desses campos são substituídos sempre que um registro é modificado. Em outras palavras, você só pode armazenar a data e a hora da modificação mais recente.

• Se você só quiser capturar a data e a hora em que um registro é criado, basta adicionar um campo para a tabela e definir a propriedade de Valor padrão do campo Now () ou Data ().

• Se o arquivo de banco de dados tiver um formato de arquivo antigo e usar a segurança em nível de usuário, você deverá ter permissões para alterar o design da tabela e os formulários usados para editar seus registros.

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Etapa 1: Adicionar campos de carimbo de data/hora a uma tabela

Crie campos para armazenar as informações.

1. Abra a tabela no modo Design.

2. Siga um destes procedimentos ou ambos:

   • Crie um campo para armazenar a data.    Na coluna Nome do Campo da janela de design, digite Data da Modificação em uma nova linha e selecione Data/Hora na coluna Tipo de Dados.

   • Crie um campo para armazenar a hora.    Na coluna Nome do Campo da janela de design, digite Hora da Modificação em uma nova linha e selecione Data/Hora na coluna Tipo de Dados.

3. Pressione Ctrl+S para salvar as suas alterações.

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Etapa 2: Criar uma macro que registre a data e a hora

Após criar os campos, crie uma macro que marque esses campos com carimbo de data/hora. Para tornar a macro reutilizável em outras tabelas, mencione apenas os nomes de campo, e não os nomes de tabela.

1. Na guia Criar, no grupo Outro, clique em Macro. Se esse comando não estiver disponível, clique na seta sob o botão Módulo ou Módulo de Classe e depois clique em Macro.

2. Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Mostrar Todas as Ações.

3. Na janela de macro, abra a lista de ações de macro e selecione DefinirValor.

   

   1. primeiro, mostre todas as ações de macro disponíveis. A ação DefinirValor é considerada potencialmente não seguro e está oculta por padrão, porque ele pode alterar os dados.

   2. Nessa lista, seleciona ação DefinirValor.

4. Na caixa de ação DefinirValor, na caixa Item, digite ou cole [Data Modificada].

5. Na caixa Expressão, digite Data().

6. Abra a próxima lista de ações de macro e selecione DefinirValor.

7. Na caixa de ação DefinirValor, na caixa Item, digite ou cole [Hora Modificada].

8. Na caixa Expressão, digite Hora().

9. Pressione CTRL+S e, na caixa de diálogo Salvar como, digite Última Modificação.

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Etapa 3: Adicionar os campos e a macro a um formulário de entrada de dados

Após criar a macro, adicione-a a cada formulário de entrada de dados que os usuários utilizarão para inserir dados na tabela relevante.

1. Abra o formulário de entrada de dados no modo Design.

2. Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

3. Na Lista de Campos, em Campos disponíveis para este modo de exibição, arraste os campos Data da Modificação e Hora da Modificação para o formulário. Ajuste o tamanho e a posição dos campos no formulário, conforme o necessário.

4. Se a Folha de Propriedades não for exibida, pressione F4 para exibi-la.

5. Na folha de propriedades, verifique se Tipo de Seleção está definido como Formulário.

   Dica: Para alterar o Tipo de Seleção, clique no tipo de seleção desejado na lista suspensa.

6. Na folha de propriedades, clique na guia Evento.

7. Na guia Evento, clique na seta da caixa Antes de Atualizar e clique em Última Modificação.

8. Se você usar vários formulários para editar registros, repita esse procedimento para cada formulário desse tipo.

9. Para verificar se a macro está funcionando corretamente, abra o formulário no modo Formulário, edite um registro e pressione SHIFT+F9. A data e a hora em que você editou o registro devem ser exibidas.

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