Arquivar itens manualmente

Sua caixa de correio do Outlook tem limitações, e é provável que você não deixe de receber emails. Para impedir que ela fique cheia, você pode transferir itens antigos que deseja guardar para um arquivo, um Arquivo de Dados do Outlook (.pst) separado que pode ser aberto do Outlook a qualquer momento em que você precisar.

Observação: O comando arquivar e o recurso não aparecerão para qualquer conta no seu perfil do Outlook se você incluir uma conta do Exchange Server e sua organização usar o arquivo morto online do Microsoft Exchange Server. O administrador de rede também pode desativar esse recurso.

Por padrão, o Outlook usa o recurso AutoArquivar para arquivar itens em um intervalo regular. Para saber mais, confira Arquivar itens mais antigos automaticamente.

Você também pode arquivar itens manualmente sempre que desejar. Dessa forma, você pode controlar quais itens devem ser arquivados, onde armazená-los e quanto tempo deve decorrer para que um item precise ser arquivado.

  1. Siga um destes procedimentos:

    • Na Outlook 2013: clique em arquivo > informações > ferramentas de limpeza > arquivo morto.


      Arquivamento

    • Em Outlook 2016: Clique em Arquivo > Informações > Ferramentas > Limpar itens antigos

      Limpar itens antigos

    Dica: Arquivo e AutoArquivar poderão não estar disponíveis se o seu perfil de email se conectar a um Exchange Server. Também é possível que sua organização tenha uma política de retenção de email que substitua AutoArquivar. Consulte o administrador do sistema para obter mais informações.

  2. Clique na opção Arquivar esta pasta e todas as subpastas e escolha a pasta que você deseja arquivar.

  3. Em Arquivar itens anteriores a, digite uma data.

    Caixa de diálogo Arquivo Morto

  4. Você pode criar vários arquivos .pst caso deseje arquivar algumas pastas usando configurações diferentes. Por exemplo, talvez você queira manter os itens de sua pasta Enviados por mais tempo do que os itens de sua pasta Caixa de Entrada.

  5. Marque a caixa de seleção Incluir itens com a caixa 'Não arquivar automaticamente' marcada para arquivar itens individuais que são excluídos do arquivamento automático. Essa opção não remove a exclusão desses itens, mas ignora a configuração Não arquivar automaticamente somente para esse arquivo morto.

  6. Clique em OK.

Desativar AutoArquivar

Para arquivar apenas quando você desejar, desative AutoArquivar.

  1. Clique em Arquivo> Opções > Avançada.

  2. Na guia AutoArquivar, clique em Configurações para AutoArquivar.

  3. Desmarque a caixa de seleção Executar AutoArquivar a cada n dias.

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Atualizar agora

Por padrão, itens mais antigos do Outlook arquivados automaticamente em um intervalo regular. Para saber mais sobre o recurso AutoArquivar, consulte usar o recurso AutoArquivar para fazer backup ou excluir itens.

Você também pode fazer backup e arquivar itens manualmente, além de AutoArquivar ou como substituição. O arquivamento manual fornece flexibilidade e permite que você especifique exatamente quais pastas estão incluídas no arquivo morto e qual arquivo de dados do Outlook (. pst) de arquivo é usado.

Para arquivar manualmente itens do Outlook, faça o seguinte:

  1. Clique na guia Arquivo

  2. Clique em ferramentas de limpeza.

  3. Clique em arquivar.

  4. Clique na opção arquivar esta pasta e todas as subpastas e, em seguida, clique na pasta que você deseja arquivar. Qualquer subpasta da pasta que você selecionar estará incluída nesse arquivo manual.

  5. Em Arquivar itens anteriores a, digite uma data.

    Caixa de diálogo Arquivar

  6. Se você não quiser usar o arquivo ou local padrão, em arquivo morto, clique em procurar para especificar um novo arquivo ou local. Procure o arquivo desejado ou digite o nome do arquivo e, em seguida, clique em OK. O local do arquivo de destino é exibido na caixa arquivo morto .

  7. Marque a caixa de seleção incluir itens com a opção "Não arquivar automaticamente" marcada para incluir itens que possam estar marcados individualmente para serem excluídos do arquivamento automático. Essa opção não remove essa exclusão desses itens, mas ignora a caixa de seleção não AutoArquivar para este arquivo morto apenas.

Desativar AutoArquivar

Se quiser arquivar apenas manualmente, você deve desativar o recurso AutoArquivar. Siga este procedimento:

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique em Opções.

  3. Na guia avançado , em AutoArquivar, clique em configurações de AutoArquivar.

  4. Desmarque a caixa de seleção executar AutoArquivar a cada n dias .

O recurso AutoArquivar, que está ativado por padrão, move automaticamente itens antigos para um local de arquivo morto em intervalos agendados. No entanto, você pode fazer backup e arquivar manualmente itens em um local especificado por você.

Observação: As configurações de AutoArquivar Microsoft Office Outlook 2007 são personalizáveis. Em vez de fazer backup ou arquivar seus itens manualmente, você pode descobrir que o recurso AutoArquivar atende às suas necessidades. Para obter mais informações, consulte usando o recurso AutoArquivar para fazer backup ou excluir itens.

  1. No menu arquivo , clique em arquivar.

  2. Selecione a opção arquivar esta pasta e todas as subpastas e, em seguida, especifique uma data em arquivar itens anteriores a.

    Pastas arquivadas na lista de pastas

  3. Em arquivo morto, clique em procurar para especificar um novo arquivo ou local se você não quiser usar o arquivo ou local padrão.

  4. Marque a caixa de seleção incluir itens com a opção "Não arquivar automaticamente" marcada se desejar substituir uma configuração anterior para não arquivar automaticamente itens específicos. Se você optar por arquivar manualmente esses itens durante esse procedimento, os itens estarão sujeitos à configuração do não AutoArquivar , a menos que você substitua manualmente essa configuração novamente no futuro.

  5. Clique em OK.

Observação: O Outlook cria automaticamente outro arquivo morto para itens na pasta e local especificados.

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