Classificar registros em valores de texto, numéricos ou de data

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A classificação de dados pode reproduzir um grande papel para tornar um relatório ou formulário eficaz e fácil de usar. Por exemplo, um catálogo de produtos que lista os produtos em ordem alfabética ou na base do preço unitário é muito mais fácil de usar do que uma lista de itens em ordem aleatória.

Este tópico explica como classificar registros ao exibir e criar uma tabela, consulta, formulário ou relatório.

Neste artigo

Introdução

Classificar os registros em um modo de exibição

Remover uma ordem de classificação

Salvar uma ordem de classificação com um objeto

Introdução

Você pode classificar os registros em uma tabela, consulta, formulário ou relatório em um ou mais campos. Com o mínimo de trabalho de design, você e os usuários do formulário ou relatório podem escolher como os registros serão classificados.

Por exemplo, ao criar o relatório catálogo de produtos, você pode optar por listar os produtos em ordem alfabética. A ordem que você escolhe quando cria um objeto torna-se a ordem de classificação padrão do objeto. Mas, ao exibir a consulta ou o relatório, cada um dos seus usuários pode classificar os registros da maneira desejada, por exemplo, preço ou por fornecedor.

Observação: Um modo de exibição pode ser classificado em qualquer campo exibido no modo de exibição, exceto nos campos que contêm anexos ou objetos OLE.

Você pode ajustar seus resultados classificando os registros em mais de um campo. Ao classificar vários campos, é importante identificar o que é conhecido como campos de classificação mais externos e mais internos. A designação dos campos apropriados como campos de classificação internos e externos é necessária para obter os resultados desejados. Como exemplo, suponha que você queira classificar a tabela de contatos nos campos nome e sobrenome. Se você quiser que os primeiros nomes sejam classificados de a a Z (ou Z a A) dentro de cada sobrenome, nome é o campo mais interno. Por outro lado, se você quiser os sobrenomes classificados dentro de cada nome, sobrenome será o campo mais interno. Em outras palavras, os registros são classificados primeiro (mais externo) no campo Sobrenome e, em seguida, próximo (mais interno) no campo FirstName.

Campos de classificação mais internos e mais externos

1. LastName é o campo mais externo e FirstName é o campo mais interno

2. FirstName é o campo mais externo e LastName é o campo mais interno

Uma coisa a ser lembrada ao aplicar ordens de classificação é que números, texto e caracteres especiais são classificados de acordo com as configurações regionais e de idioma selecionados do seu computador. Se as configurações de idioma e regionais especificadas na caixa de diálogo Opções do Access não corresponderem às especificadas no painel de controle, talvez os pedidos de classificação resultantes não correspondam às suas expectativas.

ReVisar ou alterar o idioma ou região padrão

Para revisar as configurações de idioma no Access, clique em Opçõesde _GT_ de arquivo . Na guia geral , em Criando bancos de dados, revise ou altere o valor na caixa de listagem nova ordem de classificação do banco de dados . Defina a opção como geral se você quiser usar uma destas linguagens: Africâner, albanês, árabe, Basco (Basco), búlgaro, bielorrusso, catalão, holandês, inglês, faeroese, farsi, alemão, padrão, grego, Hebraico, Hindi, indonésio, italiano, malaio, Português, russo, sérvio, Swahili e urdu. Observe que essa configuração afeta apenas os novos bancos de dados. Para aplicar essa configuração a um banco de dados existente , primeiro compacte o banco de dados.

Para compactar o banco de dados:

  • Clique em ferramentas de banco de dados > compactar e reparar banco de dados.

Para examinar as configurações regionais do seu computador, consulte alterar as configurações regionais do Windows para modificar a aparência de alguns tipos de dados.

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Classificar os registros em um modo de exibição

Observação: No Access, a classificação de um relatório é um pouco diferente da classificação de uma tabela, consulta ou formulário.

Classificar um relatório

Classificar uma tabela, consulta ou formulário

Classificar um relatório

  1. Abra um relatório no modo layout ou modo Design.

  2. Se o painel Agrupar, classificar e total não estiver aberto, no grupo agrupamento & totais (na guia Formatar no modo de exibição layout, ou na guia design no modo Design), clique em Agrupar & classificar.

  3. Siga um destes procedimentos:

    • Se o relatório não estiver agrupado nem classificado, clique em Adicionar um grupo no painel Agrupar, classificar e total e, em seguida, selecione o campo de classificação mais externo. Clique na segunda seta suspensa e escolha como os valores devem ser ordenados. Clique em mais, clique na seta à direita de com uma seção de cabeçalhoe selecione sem uma seção de cabeçalho. Repita essas etapas para cada campo de classificação, com o campo de classificação mais interno aparecendo na parte inferior.

    • Se o relatório já estiver agrupado ou classificado, examine os níveis existentes e faça as alterações com cuidado. Para alterar um campo, use a primeira seta suspensa. Para alterar a ordem, clique na segunda seta suspensa. Para alterar um nível de agrupamento para apenas um nível de classificação, altere com uma seção de cabeçalhosem uma seção de cabeçalho.

Dica: Para classificar um relatório em um único campo, abra o relatório no modo layout, clique com o botão direito do mouse no campo e selecione o comando classificar desejado. Por exemplo, se você selecionar o campo idade, clique em classificar do menor para o maior ou classificar do maior para o menor. Mas se o relatório estiver agrupado ou se você quiser classificar vários campos, você deve usar o painel Agrupar, classificar e total .

Classificar uma tabela, consulta ou formulário

  1. Identifique os campos que você deseja classificar. Para classificar dois ou mais campos, identifique os campos que atuarão como os campos de classificação mais internos e mais externos.

  2. Clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar na coluna ou controle correspondente ao campo mais interno e clique em um dos comandos de classificação. Os comandos variam de acordo com o tipo de dados que está no campo selecionado.

    Observação: Ao classificar dados para um campo que seja do tipo de dados Sim/Não, um valor de "Sim", "verdadeiro" ou "ativado" é considerado "selecionado", e um valor de "não", "falso" ou "desativado" é considerado "limpo". O padrão de exibição deste tipo de campo é uma caixa de seleção, mas você pode configurá-lo para ser exibido como uma caixa de texto ou uma caixa de combinação. Se você alterar a exibição deste tipo de campo para caixa de texto ou caixa de combinação, ele ainda será classificado como "selecionado" ou "desmarcado".

    Opções de classificação

    1. número, moeda, numeração automática

    2. texto curto (texto), texto longo (Memo), hiperlink

    3. sim/não

    4. Data/hora

  3. Repita a etapa anterior para cada campo de classificação, terminando com o campo de classificação mais externo.

    Os registros são reorganizados para corresponder à ordem de classificação.

    Observação: Se um campo de texto contiver cadeias de caracteres de comprimento zero e nulas, quando classificados em ordem ascendente, os registros com valores nulos serão listados primeiro, depois os registros com cadeias de comprimento zero e, em seguida, os registros com valores não vazios.

    Saiba mais sobre como caracteres especiais, espaços à esquerda e valores negativos são tratados durante a classificação

    Se um valor em um campo começar com um caractere especial, como um hífen, parênteses ou outro símbolo, você observará o seguinte comportamento ao classificar em ordem ascendente:

    • Os valores que começam com um caractere de espaço aparecerão antes dos valores alfanuméricos.

    • Valores entre aspas seguem valores que começam com um espaço, mas precedem valores alfanuméricos.

    • Valores que começam com o sinal de subtração (-) precedem valores que começam com o sinal de adição (+).

    • Para todos os outros símbolos, o pedido é determinado examinando os códigos de caracteres ASCII dos caracteres. Por exemplo, o código para o símbolo de dólar ($) é 36 e o código para o sinal de igual (=) é 61, portanto, os valores que começam com $ serão exibidos antes dos valores que começam com =.

      Para substituir esse pedido, você pode optar por ignorar o primeiro caractere de todos os valores no campo. Essa técnica funciona se os valores no campo sempre começam com um único caractere especial, como um sinal de subtração ou com o mesmo número de caracteres especiais, dessa forma, você sabe quantos caracteres ignorar. Para obter informações passo a passo sobre como classificar valores parciais, consulte o artigo classificar registros com base em valores parciais em um campo. Se o número de caracteres a serem ignorados variar, você poderá especificar uma ordem de classificação personalizada. Para obter informações passo a passo, consulte o artigo classificar registros em ordem personalizada.

Lembre-se de que não é possível remover uma ordem de classificação de apenas um campo. Para remover a classificação de todos os campos de classificação, na guia página inicial , no grupo classificar & filtro , clique em limpar todas as classificaçõese, em seguida, aplique as ordens de classificação desejadas.

Cenários de classificação adicionais    

Quando você usa os comandos de classificação, o tipo de dados do campo e os valores completos de cada campo são usados para determinar a ordem dos registros. Mas e se você quiser valores de texto, como segunda-feira, terça-feira, e assim por diante, classificados em ordem personalizada e não em ordem alfabética? Ou você deseja classificar um campo de texto que contenha endereços IP? ConFira os seguintes tópicos se suas necessidades de classificação não forem atendidas pelos comandos de classificação:

  • Classificar registros com base nos valores parciais em um campo Deseja classificar registros com base nos primeiros ou últimos caracteres de um campo? Se você estiver confortável para escrever expressões simples, consulte este tópico que explica como usar expressões para extrair valores parciais.

  • Classificar registros na ordem que distingue maiúsculas de minúsculas O Access ignora as maiúsculas e minúsculas dos valores de texto. Por exemplo, os valores Smith e Smith serão tratados exatamente da mesma forma e não será possível controlar qual deles aparecerá primeiro. ConFira este tópico se quiser fazer uma classificação diferencia maiúsculas de minúsculas.

  • Classificar registros em valores numéricos armazenados em um campo de texto Você vê registros classificados em dígitos individuais e não no valor numérico? Se, por exemplo, os registros com os valores 11 e 121 aparecerem antes dos registros com valores 2 ou 25, consulte este artigo.

  • Classificar registros em ordem personalizada Se você quiser classificar determinados valores, como nomes de dias (segunda-feira, terça-feira, etc.) ou títulos de funcionários (gerente, diretor) em um pedido significativo para você, consulte este artigo.

  • Classificar endereços IP Um campo que armazena endereços IP contém vários números e pontos (.) e, portanto, um texto simples ou uma classificação numérica não funcionará para endereços IP. ConFira este tópico para saber como classificar endereços IP.

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Remover uma ordem de classificação

  • Para remover uma ordem de classificação de uma tabela, consulta ou formulário, na guia página inicial , no grupo classificar filtro & , clique em limpar todas as classificações.

    Isso removerá a ordem de classificação de todos os campos no modo de exibição.

  • Para remover uma ordem de classificação de um relatório, abra o painel Agrupar, classificar e total clicando em Agrupar & classificar no grupo agrupamento & totais (na guia Formatar no modo de exibição layout, na guia design do modo Design). Em seguida, clique no nível de classificação que você deseja remover e clique em excluir. Uma entrada correspondente a um campo de classificação começará com as palavras classificadas por. Evite excluir entradas que começam com Group by, pois isso alterará o design do relatório.

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Salvar uma ordem de classificação com um objeto

A ordem de classificação mais recente aplicada é automaticamente salva com a tabela, consulta, formulário ou relatório. Se desejar que ela seja aplicada automaticamente na próxima vez que você abrir o objeto, verifique se a propriedade OrderByOnLoad do objeto está definida como Sim.

Como a última ordem de classificação aplicada será alterada de tempos em tempos, convém definir uma ordem de classificação permanente (ou padrão). Você pode especificar uma ordem de classificação padrão para uma consulta ou um relatório. Uma coisa importante a observar é que, embora a ordem de classificação padrão não seja sobrescrita pela ordem de classificação atual ou pela última gravação, ela entra em vigor apenas quando a ordem de classificação atual ou última gravação salva é removida da exibição.

  • Para definir uma ordem de classificação padrão para uma consulta, abra-a no modo Design. Adicione os campos de classificação à grade de design e, na linha classificar , especifique a ordem desejada.

  • Para definir uma ordem de classificação padrão para o relatório, use o painel Agrupar, classificar e total no layout ou no modo Design. Para obter informações passo a passo, consulte a seção classificar um relatório.

Para ver os registros classificados na ordem de classificação padrão, na guia página inicial , no grupo classificar & filtro , clique em limpar todas as classificações. Isso remove o filtro atual ou último salvamento do modo de exibição e permite que você visualize os registros na ordem padrão.

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