Como funciona o controle de versão em uma lista ou biblioteca do SharePoint

Como funciona o controle de versão em uma lista ou biblioteca do SharePoint

Quando o controle de versão está habilitado na sua lista ou biblioteca do Microsoft SharePoint, você pode armazenar, controlar e restaurar itens em uma lista e arquivos em uma biblioteca sempre que eles mudam. O controle de versão, combinado com outras configurações, como check-out, oferece um controle do conteúdo que é publicado no seu site e pode fornecer valor real se você tiver a necessidade de examinar ou restaurar uma versão anterior de um item ou arquivo.

Observação: O controle de versão está ativado por padrão nas bibliotecas SharePoint e desativado por padrão em listas de SharePoint. Para obter mais informações sobre como configurar o controle de versão, consulte habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Visão geral do controle de versão

Qualquer pessoa com permissão para gerenciar listas pode ativar ou desativar o controle de versão para uma biblioteca. O controle de versão está disponível para itens de lista em todos os tipos de lista padrão, incluindo calendários, listas de acompanhamento de questões e listas personalizadas. Ele também está disponível para todos os tipos de arquivo que podem ser armazenados em bibliotecas, incluindo páginas de Web Parts. Para obter mais informações sobre como configurar e usar o controle de versão, consulte habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Observação: Se você for um cliente do Microsoft 365, o controle de versão agora está ativado por padrão quando você cria novas bibliotecas do OneDriveForBusiness e salva automaticamente as últimas versões do 500 de um documento. Isso vai ajudá-lo a evitar perda de documentos ou dados importantes. Se você tiver bibliotecas existentes em seu site OneDriveForBusiness ou no site de equipe que não têm o controle de versão habilitado, poderá ativar o controle de versão para elas a qualquer momento.

Você pode usar o controle de versão para:

  • Acompanhar histórico de uma versão    Quando o controle de versão está habilitado, você pode ver quando um item ou arquivo foi alterado e quem o alterou. Você também pode ver quando as propriedades (informações sobre o arquivo) foram alteradas. Por exemplo, se alguém alterar a data de conclusão de um item de lista, essa informação será exibida no histórico de versão. Você também pode ver os comentários que as pessoas fazem quando verificam arquivos em bibliotecas.

  • Restaurar uma versão anterior    Se você tiver cometido um erro em uma versão atual, se a versão atual estiver corrompida ou se você simplesmente gostar de uma versão anterior, você poderá substituir a versão atual por uma anterior. A versão restaurada se torna a nova versão atual.

  • Exibir uma versão anterior    Você pode exibir uma versão anterior sem substituir a versão atual. Se você estiver visualizando o histórico de versão em um documento do Microsoft Office, como um arquivo do Word ou do Excel, poderá comparar as duas versões para determinar quais são as diferenças.

Se a sua lista ou biblioteca limitar versões, você deve verificar se os colaboradores estão cientes de que as versões anteriores serão excluídas quando o limite de versão for atingido.

Quando o controle de versão está habilitado, as versões são criadas nas seguintes situações:

  • Quando um item de lista ou arquivo é criado pela primeira vez ou quando um arquivo é carregado.

    Observação: Se o check-out do arquivo for necessário, você deverá fazer check-in do arquivo para criar sua primeira versão.

  • Quando um arquivo é carregado com o mesmo nome de um arquivo existente.

  • Quando as propriedades de um item de lista ou arquivo são alteradas.

  • Quando um documento do Office é aberto e salvo. Depois que um documento for aberto novamente, uma nova versão será criada depois que uma edição for salva.

  • Periodicamente, ao editar e salvar documentos do Office. Nem todas as edições e salvamentos criam novas versões. Ao salvar edições com frequência, por exemplo, cada nova versão captura um ponto no tempo, em vez de cada edição individual. Isso é comum quando o salvamento automático está habilitado.

  • Durante a coautoria de um documento, quando um usuário diferente começa a trabalhar no documento ou quando um usuário clica em salvar para carregar as alterações na biblioteca. 

Pode haver até três versões atuais de um arquivo a qualquer momento: a versão com check-out, a versão secundária ou de rascunho mais recente e a versão mais recente publicada ou principal. Todas as outras versões são consideradas versões históricas. Algumas versões atuais só são visíveis para os usuários que têm permissões para exibi-las.

Geralmente, uma versão principal representa um marco, como um arquivo enviado para revisão ou publicação, enquanto uma versão secundária é um trabalho em andamento que não está pronto para que todos os participantes do site leiam. Dependendo da maneira como sua equipe trabalha, sua equipe pode ter mais probabilidade de precisar das versões secundárias mais recentes, como uma versão que foi editada recentemente. Ao longo do tempo, talvez seja menos provável que sua equipe precise de uma versão secundária mais antiga.

Algumas organizações controlam as versões principais e secundárias dos arquivos nas bibliotecas deles. Outros só controlam as versões principais. As versões principais são identificadas por números inteiros, como 5,0; versões secundárias são identificadas por números decimais, como 5,1.

A maioria das organizações usa versões secundárias quando os arquivos estão em desenvolvimento e as principais versões quando determinadas etapas são atingidas ou quando os arquivos estão prontos para serem revisados por uma grande audiência. Em muitas organizações, a segurança de rascunho é definida para permitir somente o proprietário de um arquivo e as pessoas que têm permissões para aprovar arquivos. Isso significa que versões secundárias não podem ser vistas por qualquer pessoa até que uma versão principal seja publicada.

As versões principais estão disponíveis para listas, mas as versões secundárias não estão disponíveis. Cada versão de um item de lista é numerada com um número inteiro. Se a sua organização exigir a aprovação de itens em uma lista, os itens permanecerão em status pendente até serem aprovados por alguém que tenha permissões para aprová-los. Durante o status pendente, eles são numerados com números decimais e são chamados de rascunhos.

Para saber mais sobre como habilitar e configurar o controle de versão, incluindo versões principais e secundárias, consulte habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Os números de versão são automaticamente adicionados toda vez que você cria uma nova versão. Em uma lista ou biblioteca que tem o controle de versão principal habilitado, as versões têm números inteiros, como 1,0, 2,0, 3,0 e assim por diante. Em bibliotecas, o administrador pode habilitar o controle de versão para versões principais e secundárias. Quando versões secundárias estão sendo controladas, elas têm números decimais como 1,1, 1,2, 1,3 e assim por diante. Quando uma dessas versões é publicada como uma versão principal, seu número se torna 2,0. As versões secundárias posteriores são numeradas 2,1, 2,2, 2,3 e assim por diante.

Ao descartar um check-out, o número da versão não muda. Se a versão mais recente for a versão 3,0, ela permanecerá em 3,0 depois que você descartar o check-out.

Ao excluir uma versão, a versão vai para a lixeira e seu número vai dela. O histórico de versão mostrará os números de versão restantes. Os outros números de versão não são alterados. Por exemplo, se você tiver um documento com versões secundárias 4,1 e 4,2 e decidir excluir a versão 4,1, o histórico de versões resultante mostrará somente as versões 4,0 e 4,2. A imagem a seguir mostra isso.

Para saber mais sobre como habilitar e configurar o controle de versão, incluindo versões principais e secundárias, consulte habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Histórico de versão com uma versão secundária excluída

Você pode configurar quem pode exibir rascunhos de itens de lista e arquivos. Os rascunhos são criados em duas situações:

  • Quando uma versão secundária de um arquivo é criada ou atualizada em uma biblioteca que controla as versões principais e secundárias.

  • Quando um item de lista ou arquivo é criado ou atualizado, mas ainda não é aprovado em uma lista ou biblioteca na qual a aprovação de conteúdo é necessária.

Quando você controla versões principais e secundárias, pode especificar se as pessoas devem ter permissão para editar arquivos antes de poderem exibir e ler uma versão secundária. Quando essa configuração é aplicada, as pessoas que têm permissão para editar o arquivo podem trabalhar no arquivo, mas aquelas que têm permissão somente para ler o arquivo não podem ver a versão secundária. Por exemplo, talvez você não queira que todas as pessoas que tenham acesso à sua biblioteca vejam comentários ou revisões enquanto um arquivo estiver sendo editado. Se as versões principais e secundárias estiverem sendo controladas e ainda não houver uma versão primária publicada, o arquivo não ficará visível para as pessoas que não têm permissão para ver itens de rascunho.

Quando a aprovação de conteúdo é necessária, você pode especificar se os arquivos com aprovação pendente podem ser visualizados por pessoas com permissão para ler, pessoas com permissão para editar ou somente o autor e as pessoas com permissão para aprovar itens. Se as versões principais e secundárias estiverem sendo controladas, o autor deverá publicar uma versão principal antes que o arquivo possa ser enviado para aprovação. Quando a aprovação de conteúdo é necessária, as pessoas que têm permissão para ler o conteúdo, mas não têm permissão para ver os itens de rascunho verão a última versão aprovada ou principal do arquivo.

Não importa se as pessoas têm permissão para editar um arquivo ou não, se as pessoas pesquisam um arquivo que esteja em uma versão secundária, eles não recebem resultados para ele.

Algumas organizações permitem versões ilimitadas de arquivos e outras aplicam-se limitações. Você pode descobrir, depois de fazer o check-in da versão mais recente de um arquivo, que uma versão antiga está ausente. Se a sua versão mais recente for 101,0 e você observar que não há mais uma versão 1,0, isso significa que o administrador configurou a biblioteca para permitir apenas 100 versões principais de um arquivo. A adição da versão 101st faz com que a primeira versão seja excluída. Somente as versões de 2,0 a 101,0 permanecem. Da mesma forma, se uma versão do 102nd for adicionada, somente as versões de 3,0 a 102,0 permanecerão.

O administrador também pode decidir limitar o número de versões secundárias a apenas aquelas para um número definido das versões mais recentes. Por exemplo, se as versões principais do 100 forem permitidas, o administrador pode decidir reter os últimos rascunhos para apenas as cinco versões principais mais recentes. O número padrão de versões secundárias entre as versões principais é 511. Se você tentar salvar outra versão secundária, verá uma mensagem de erro informando que você deve primeiro publicar o documento.

Em uma biblioteca que limita o número de versões principais para as quais ele mantém versões secundárias, as versões secundárias são excluídas para as principais versões mais antigas quando o limite de versão é atingido. Por exemplo, se você mantiver rascunhos para apenas as versões principais do 100 e sua equipe criar versões principais do 105, somente as versões principais serão mantidas para as versões mais antigas. As versões secundárias associadas às cinco versões principais mais antigas, como 1,2 ou 2,3, são excluídas, mas as principais versões, 1, 2 e assim por diante, são mantidas, a menos que sua biblioteca também limite as principais versões.

A limitação do número de versões geralmente é uma prática recomendada. Isso significa que você pode economizar espaço no servidor e reduzir o confusão para os usuários. Mas, se a sua organização for necessária para salvar todas as versões para outros motivos legais, não aplique nenhum limite.

Para saber mais sobre como habilitar e configurar o controle de versão, incluindo os limites, consulte habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Observações: SharePoint e SharePoint Server, para configurações da biblioteca e configurações da lista, permitem até 511 versões secundárias por versão principal. Este número não pode ser alterado.

  • Nas

    • O controle de versão   SharePoint requer controle de versão de bibliotecas; SharePoint Server permite que você selecione sem controle de versão como uma opção.

    • Versões principais   SharePoint configurações de biblioteca permitem uma gama de 100-50000 principais versões; SharePoint Server configurações da biblioteca permite um intervalo de versões principais do 1-50000.

    • Versões secundárias    As configurações da biblioteca SharePoint e SharePoint Server permitem que um intervalo de versões principais do 1-50000 sejam permitidos para ter versões secundárias.

  • Listas

    • Controle    As configurações da lista SharePoint e SharePoint Server permitem desabilitar o controle de versão.

    • Versões principais    As configurações da lista SharePoint e SharePoint Server permitem um intervalo de versões principais do 1-50000.

    • Versões secundárias    As configurações da lista SharePoint e SharePoint Server permitem que um intervalo de versões principais do 1-50000 sejam permitidos para ter versões secundárias.

O controle de versão é ativado automaticamente quando uma biblioteca é criada, e não quando uma lista é criada. Qualquer pessoa com permissão para gerenciar listas pode ativar ou desativar o controle de versão. Em muitos sites que são da mesma pessoa que gerencia o site, como as listas e bibliotecas herdam permissões do site. Além de habilitar o controle de versão, o proprietário do site (ou outra pessoa que gerencia a lista ou biblioteca) decide se deve exigir aprovação de conteúdo, quem pode exibir itens de rascunho e se o check-out é necessário. Cada uma dessas decisões tem impacto sobre como o controle de versão funciona. Por exemplo, se a pessoa que gerencia uma biblioteca decidir exigir check-out, os números de versão só serão criados quando um arquivo for verificado. Se for necessária a aprovação de conteúdo, os números de versão principais não serão aplicados até que os arquivos sejam aprovados por alguém que tenha permissão para fazer isso.

Importante: Se as pessoas que trabalham na sua biblioteca estiverem planejando a colocação de documentos em coautoria, não configure a biblioteca para exigir check-out. As pessoas não podem trabalhar como coautores quando é possível fazer check-out dos documentos de que precisam.

Para saber como ativar o controle de versão para uma lista ou biblioteca, confira habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca.

Se o controle de versão estiver habilitado na sua biblioteca, a pessoa que o configurou determinará se deseja controlar as versões principais e secundárias e também determina quem pode ver as versões secundárias. Na maioria dos casos, quando a aprovação de conteúdo é necessária, somente o proprietário do arquivo e as pessoas que têm permissão para aprovar itens, podem ver as versões secundárias. Em outras bibliotecas, qualquer pessoa que possa editar arquivos na biblioteca ou qualquer pessoa que tenha permissão de leitura para a biblioteca pode ver todas as versões. Após a aprovação de uma versão, todas as pessoas com permissão de leitura para a lista ou biblioteca poderão ver a versão.

Embora as listas não tenham versões principais e secundárias, qualquer item que esteja em status pendente é considerado um rascunho. Na maioria dos casos, somente o criador do item e as pessoas que têm permissões de controle total ou design podem ver rascunhos. Um rascunho é exibido em status pendente para essas pessoas, mas outras pessoas só vêem a versão aprovada mais recente no histórico de versões. Se o arquivo for rejeitado, ele permanecerá em status pendente até que alguém que tenha as permissões necessárias a exclua.

Por padrão, um item ou arquivo pendente fica visível apenas para seu criador e para as pessoas com permissão para gerenciar listas, mas você pode especificar se outros grupos de usuários podem exibir o item ou arquivo. Se a sua biblioteca estiver configurada para controlar as versões principais e secundárias, a pessoa que edita o arquivo deve primeiro publicar uma versão principal do arquivo.

Para obter mais informações sobre como configurar a aprovação de documentos, consulte exigir aprovação de itens em uma lista de sites ou biblioteca.

Observação: A segurança de rascunho, em algumas listas e bibliotecas, é configurada para permitir que todos os usuários do site vejam versões pendentes e aprovadas .

Quando você faz check-out de um arquivo de uma biblioteca com o controle de versão ativado, uma nova versão é criada sempre que você fizer check-in novamente. E, se as versões principais e secundárias estiverem ativadas, você poderá decidir, no check-in, de qual tipo de versão está fazendo check-in. Nas bibliotecas em que o check-out é necessário, as versões são criadas somente após o check-in.

Nas bibliotecas em que o check-out não for necessário, uma nova versão será criada na primeira vez que você salvar depois de abrir o arquivo. Cada salvamento subsequente substitui a versão que você criou com o primeiro salvamento. Se você fechar o aplicativo e reabrir o documento, o primeiro salvamento será, mais uma vez, produzir uma versão. Isso pode fazer com que o número de versões se proliferasse muito rapidamente.

Para obter mais informações sobre check-in e check-out, consulte check-out, check-in ou descarte de alterações em arquivos em uma biblioteca.

Importante: Se você estiver criando um documento em coautoria, não o Verifique, a menos que você tenha um bom motivo para impedir que outras pessoas trabalhem no documento.

Exigir check-out pode ajudar sua equipe a aproveitar ao máximo o controle de versão, pois as pessoas especificamente designam quando uma versão deve ser criada. Uma versão é criada apenas quando alguém faz o check-out de um arquivo, o altera e o faz check-in novamente. Quando o check-out não é necessário, uma versão é criada quando alguém salva um arquivo pela primeira vez e essa versão é atualizada quando a pessoa a fecha. Se essa pessoa ou outra pessoa abrir e salvar o arquivo novamente, outra versão será criada. Dependendo da situação, você pode não se pretender a criar várias versões, por exemplo, se você precisar fechar um arquivo para participar de uma reunião antes de terminar de fazer alterações no arquivo.

Quando o check-out é necessário, as pessoas não podem adicionar arquivos, alterar arquivos ou alterar as propriedades do arquivo sem primeiro fazer check-out do arquivo. Quando as pessoas verificam os arquivos, elas são solicitadas a fornecer comentários sobre as alterações feitas, o que ajuda a criar um histórico de versões mais significativo.

Observação: Se a biblioteca armazenar arquivos do Microsoft Project (. mpp) sincronizados com listas de tarefas no seu site, a caixa exigir check-out deve ser desmarcada.

Para obter mais informações sobre como exigir check-out, consulte Configurar uma biblioteca para exigir check-out de arquivos.

Listas e bibliotecas têm permissões relacionadas a controle de versão e check-out que variam de acordo com o nível de permissão aplicado a um usuário ou a um grupo específico. Alguém que pode editar níveis de permissão pode configurar essas permissões de forma diferente ou pode criar um novo grupo com níveis de permissão personalizados.

Essas permissões permitem flexibilidade na maneira como você gerencia a biblioteca. Por exemplo, você pode querer que alguém possa excluir versões de um arquivo sem ter permissão para excluir o próprio arquivo. A permissão para Excluir versões não é igual à permissão para excluir itens, para que você possa fornecer um nível personalizado de controle.

A tabela a seguir mostra as permissões relacionadas a controle de versão e check-out e a quais níveis de permissão padrão elas se aplicam.

Permissão

Nível de permissão padrão

Exibir Versões

Controle total, design, Contribute e leitura

Excluir Versões

Controle total, design e colaboração

Substituir Check-out

Controle e design totais

Aprovar Itens

Controle e design totais

Para obter mais informações sobre permissões, consulte noções básicas sobre níveis de permissão.

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