Compartilhamento de calendários no Microsoft 365

Quando um usuário compartilha o calendário com pessoas hoje, elas veem a experiência aprimorada do calendário compartilhado depois de aceitar o convite. No entanto, se ele tiver compartilhado o calendário com as pessoas antes de essas alterações terem sido habilitadas, elas não verão essas melhorias automaticamente.

Para atualizar os calendários compartilhados existentes para a nova experiência, peça aos usuários para seguirem as instruções em Atualizar um calendário compartilhado existente para o novo modelo mais adiante neste artigo. Depois de atualizar os usuários para o novo modelo, os calendários compartilhados serão sincronizados com seus celulares. No futuro, os calendários compartilhados existentes serão atualizados automaticamente, mas ainda não há cronograma para esse processo de atualização automática.

Com a sincronização instantânea habilitada, um calendário compartilhado reflete as alterações feitas por outras pessoas imediatamente. Atualmente, nem todos os tipos de calendários compartilhados são compatíveis com a sincronização instantânea. As seções a seguir abrangem os tipos de calendários compartilhados e os aplicativos de calendário que são compatíveis com a sincronização instantânea.

A sincronização instantânea será habilitada somente se os usuários estiverem no mesmo locatário do Microsoft 365 ou se os calendários estiverem compartilhados por um usuário do Outlook.com.

A tabela a seguir fornece mais detalhes sobre os tipos de configurações que são compatíveis com a sincronização instantânea. No futuro, a sincronização instantânea será habilitada para todos os calendários compartilhados entre usuários do Microsoft 365 e do Outlook.com.

Proprietário do calendário	Destinatário do calendário compartilhado	Sincronização instantânea habilitada	Anotações
Microsoft 365	Microsoft 365 (mesmo locatário)	✔
Microsoft 365	Microsoft 365 (locatário diferente)	–	A sincronização acontece aproximadamente a cada três horas. Se o compartilhamento externo não tiver permissão para o locatário do proprietário do calendário, ele será tratado como se estiver sendo compartilhado com terceiros.
Microsoft 365	Outlook.com ou serviços de terceiros como Gmail.com	–	No momento, essa configuração gera uma URL de inscrição de calendário da Internet (ICS). O destinatário do calendário compartilhado adiciona o calendário compartilhado, usando a URL de ICS e o intervalo de sincronização é determinado pelo serviço de calendário do destinatário. Por exemplo, se o destinatário estiver no Outlook.com, o calendário será atualizado aproximadamente a cada três horas. Se o destinatário estiver no Gmail.com, o calendário poderá ser atualizado a cada 24 a 48 horas.
Outlook.com	Outlook.com	✔
Outlook.com	Microsoft 365	✔
Outlook.com	serviços de terceiros como Gmail.com	–	No momento, essa configuração gera uma URL de ICS. O destinatário adiciona o calendário compartilhado, usando a URL de ICS e o intervalo de sincronização é determinado pelo serviço de calendário do destinatário. Por exemplo, se o destinatário estiver no Outlook.com, o calendário será atualizado aproximadamente a cada três horas. Se o destinatário estiver no Gmail.com, o calendário poderá ser atualizado a cada 24 a 48 horas.

Aplicativos que são compatíveis com a sincronização instantânea:

• Outlook para Windows

• Outlook para Mac

• Outlook na Web (OWA)

• Outlook para iOS

• Outlook para Android

• Aplicativos REST e Exchange ActiveSync

Outlook para Windows: os usuários podem verificar se as melhorias do calendário compartilhado estão habilitadas ou desabilitadas seguindo as instruções neste artigo. 

Outlook para Mac: Se os usuários visualizarem o calendário compartilhado no Outlook para Mac, eles verão a nova experiência de sincronização, se o calendário foi adicionado, aceitando um convite de compartilhamento ou o se o usuário adicionou o calendário compartilhado por meio via Arquivo> Abrir pasta de outro usuário. No entanto, se o usuário adicionou a conta como uma conta delegada, ela estará na antiga experiência de sincronização. As alterações poderão aparecer mais rápido no Outlook na Web, no Outlook para iOS e no Outlook para Android.

Outlook na Web, iOS e Android: Se o usuário estiver visualizando no, Outlook na WebOutlook para iOSou Outlook para Android, a nova experiência de sincronização estará em uso.

As melhorias são aplicáveis apenas para calendários compartilhados entre os usuários no Exchange Online. Não há alteração nos calendários compartilhados quando um dos usuários está hospedado no Exchange local.

Atributo	Modelo antigo	Novo modelo
Como o calendário compartilhado é armazenado	Uma entrada (semelhante a um hiperlink) é armazenada na caixa de correio do destinatário. A entrada aponta para a caixa de correio do proprietário, mas não armazena os dados de calendário na caixa de correio do destinatário.	Um novo calendário é criado na caixa de correio do destinatário e este calendário conterá uma cópia do calendário do proprietário (começando um ano antes da data de aceitação).
Como o destinatário acessa o calendário compartilhado	Lê e grava diretamente da caixa de correio do proprietário.	Lê a cópia local do calendário compartilhado armazenado na caixa de correio do próprio destinatário. Mas grava diretamente na caixa de correio do proprietário e sincroniza novamente com a cópia local do calendário compartilhado na caixa de correio do destinatário.
Como o calendário compartilhado sincroniza as alterações	O aplicativo faz pesquisas periodicamente na caixa de correio do proprietário para ver se há alterações e sincronizá-las.	O serviço sincroniza instantaneamente as alterações para a cópia local do destinatário. Isso aciona uma notificação por push para o aplicativo que sincroniza as alterações instantaneamente.
O destinatário pode usar esses aplicativos para acessar o calendário compartilhado	Outlook para Windows Outlook para Mac Outlook na Web	Outlook para Windows Outlook para Mac Outlook na Web Outlook para iOS Outlook para Android Todos os aplicativos REST e EAS

Para saber mais, confira Diferenças de recursos no novo modelo de calendários compartilhados mais adiante neste artigo.

Os usuários que aceitarem um novo convite de calendário compartilhado usando a versão mais recente de um cliente do Outlook automaticamente começarão a usar o novo modelo de compartilhamento de calendário.

A maneira mais fácil de um usuário verificar se há melhorias (o que significa o novo modelo de compartilhamento de calendário) é ver se o calendário compartilhado é exibido no telefone celular. Se isso acontecer, o calendário compartilhado já terá sido atualizado para o novo modelo. Os usuários do Outlook para Windows podem verificar se estão habilitados para as melhorias do calendário compartilhado seguindo as instruções neste artigo.

Ao usar a versão mais recente de um cliente do Outlook, um calendário compartilhado com um usuário deve alternar automaticamente para usar as novas melhorias de compartilhamento de Calendário. No entanto, se isso não ocorrer, um usuário poderá criar novamente o calendário compartilhado usando uma das duas opções abaixo:

• O proprietário do calendário compartilha novamente o calendário. O proprietário do calendário poderá fazer isso de qualquer aplicativo do Outlook, incluindo Outlook para iOS ou Outlook para Android. Em seguida, o usuário deve aceitar o convite do calendário compartilhado usando uma versão mais recente de um cliente do Outlook (se o usuário aceitar o convite usando uma versão mais antiga do Outlook, o calendário compartilhado não será habilitado com as melhorias atualizadas). Os calendários compartilhados existentes não precisarão ser removidos antes de serem aceitos novamente.

• O usuário exclui e abre o calendário novamente. Esta opção não exige que o proprietário compartilhe seu calendário novamente. Basta o usuário usar uma versão recente de um cliente do Outlook para excluir e abrir novamente o calendário compartilhado. Isso atualizará o calendário automaticamente se o usuário tiver acesso explicitamente ao calendário do proprietário. Se o usuário obter acesso por meio do grupo Padrão (Minha organização) ou por meio de um Grupo de segurança, sua cópia do calendário não será atualizado. Se o usuário estiver executando essa ação no Outlook para Windows, o cliente do Outlook também deve ser habilitado para as melhorias, como descrito neste artigo.

A sincronização instantânea para compartilhamento fora do seu locatário não é compatível no momento. Embora você possa compartilhar nessas configurações, a sincronização acontecerá periodicamente. Há dois tipos de compartilhamento entre locatários:

• Microsoft 365 para outro usuário do Microsoft 365 (se o compartilhamento externo estiver habilitado).

  Um calendário compartilhado totalmente é criado, mas a sincronização acontecerá aproximadamente a cada três horas. A sincronização instantânea eventualmente será habilitada para essa configuração.

• Microsoft 365 para um usuário do Outlook.com. Se o compartilhamento externo estiver desabilitado, o compartilhamento com outro usuário do Microsoft 365 também estará neste grupo.

  Uma URL de ICS é gerada durante o compartilhamento, que o destinatário pode usar para adicionar a qualquer serviço do calendário. Com uma assinatura de ICS, o serviço de calendário do destinatário escolhe quando sincronizar a assinatura de ICS para receber novas atualizações. Se o destinatário for um usuário do Outlook.com ou Microsoft 365, a sincronização acontecerá aproximadamente a cada três horas.

Compartilhar com um usuário em um serviço externo como o Gmail é um tipo diferente de compartilhamento de calendário. Nesses cenários, uma URL de inscrição de calendário da Internet (ICS) será gerada para vincular ao calendário do proprietário. Os destinatários podem usar essa URL para exibir o calendário em um navegador ou adicioná-lo ao seu próprio serviço do calendário adicionando um calendário da Internet usando a URL de ICS. Com as assinaturas de ICS, o serviço de calendário do destinatário escolhe quando sincronizar a assinatura de ICS para receber novas atualizações. Se o destinatário for um usuário do Outlook.com, a sincronização acontecerá aproximadamente a cada três horas. Se o destinatário estiver usando outro serviço de calendário, como Gmail.com, a sincronização poderá não ocorrer com tanta frequência.

No passado, não havia nenhum conjunto de opções consistente em nível de permissão em clientes do Outlook. Como parte dessas melhorias, os clientes atualizados do Outlook mostrarão um conjunto simplificado e consistente de níveis de permissão de compartilhamento.

Como parte das melhorias do calendário compartilhado, os clientes atualizados do Outlook agora mostram um conjunto simplificado de níveis de permissão de compartilhamento, conforme descrito na tabela a seguir. Os níveis de permissão entre 'somente leitura' e 'edit' ainda são configuráveis, mas apenas por um administrador usando os cmdlets Add-MailboxFolderPermission ou Set-MailboxFolderPermission . Todas as permissões intermediárias são descritas como "Personalizadas" quando o proprietário do calendário exibe suas permissões de compartilhamento.
 
A lógica complexa e propensa a erros do lado do cliente para avaliar essas permissões intermediárias também foi removida pelas melhorias do calendário compartilhado. Os clientes são informados apenas se o usuário pode exibir ou editar o calendário compartilhado. As permissões intermediárias não são impostas pelos clientes. Por exemplo, os autores não estão impedidos de tentar editar eventos no calendário compartilhado. O serviço avalia todos os níveis de permissão e impede que o Autor edite eventos no calendário. Quando as permissões avançadas são concedidas, recomendamos informar os usuários sobre o que eles podem ou não fazer com eventos no calendário.

Níveis de permissão de legado	Níveis de permissão simplificada
Não compartilhado	Não compartilhado
Nada	Nada
Disponibilidade Disponibilidade apenas	Pode ver quando eu estou ocupado
Disponibilidade, assunto, local Detalhes limitados	Pode exibir títulos e locais
Revisor Detalhes completos	Pode exibir todos os detalhes
Editor	Pode editar
Proprietário Editor de publicação Autor de publicação Autor Autor não editor Colaborador Personalizada	Personalizada
Representante	Representante

Se o proprietário usa Outlook na Web, Outlook para iOS, Outlook para Android ou Outlook para Mac para alterar as permissões, a cópia do calendário do destinatário é imediatamente ressincronizada para o novo nível de permissão.

Se o proprietário usar outro aplicativo para alterar as permissões, o calendário será ressincronizado em algum momento nas próximas horas, mas isso não vai acontecer imediatamente.

Se o proprietário remover permissões de alguém no calendário, essa ação será detectada dentro algumas horas e ocorrerá uma das três coisas:

• Se o destinatário estiver na mesma organização e o proprietário do calendário tiver o usuário Minha organização (padrão) definido para uma permissão diferente de Nenhum, o calendário do destinatário será atualizado para refletir o nível de permissão do usuário padrão. O calendário compartilhado permanecerá no novo modelo, mas ele poderá ter um nível de permissão diferente.

• Se o destinatário estiver na mesma organização e o proprietário do calendário não estiver compartilhando o calendário para o usuário Minha organização (padrão), o calendário compartilhado será removido da caixa de correio do destinatário. O destinatário não verá o calendário compartilhado em sua lista de calendário.

• Se o destinatário estiver em uma organização diferente, o calendário compartilhado parará de sincronizar, mas não será removido.

Os representantes sempre puderam exibir mensagens de reuniões delegadas do próprio telefone celular porque os convites são recebidos na caixa de entrada. No entanto, no passado, os representantes não encontravam indicações se o convite da reunião foi para eles ou para quem eles estavam representando.

A fim de dar um melhor suporte para esse cenário, o Outlook para iOS e o Outlook para Android adicionaram interface do usuário para esclarecer para quem o convite de reunião é destinado. Por exemplo, observe "Recebida para Allan Deyong" nas seguintes capturas de tela, que indicam que o email e o convite são para Allan, não para o representante.

O novo modelo de compartilhamento de calendário é diferente em clientes de email de terceiros em alguns cenários, que são descritos abaixo.

• Em clientes EAS, os destinatários com permissões de somente leitura verão a opção de criar uma reunião ou responder a uma reunião nesse calendário somente leitura. Isso salva localmente no cache do cliente, mas as alterações são rejeitadas pelo servidor. As alterações do destinatário não serão refletidas no calendário do proprietário porque elas não têm permissões de edição. Isso acontece porque os clientes EAS não diferenciam entre permissões somente leitura e leitura-gravação em calendários compartilhados, e tratam todos os calendários como editáveis.

• Alguns clientes de terceiros têm lógica de cliente para sempre adicionar o usuário atual como participante de reuniões. Portanto, se o usuário estiver usando os aplicativos de calendário nativos no telefone e estiver exibindo uma reunião no calendário de outra pessoa, ele poderá ver seu nome na lista de participantes. Isso só ocorrerá se eles estiver vendo o calendário em aplicativos de calendário de terceiros – quando eles exibirem a mesma reunião no Outlook para iOS ou Outlook para Android, essa pessoa não verá o nome na lista de participantes.

• Não há suporte para as melhorias de calendário compartilhado para clientes baseados em EWS. Dessa forma, as melhorias não estão disponíveis em qualquer aplicativo de calendário que usa EWS, como Mac OS X.

  Observações: 

  • Versões mais antigas do Outlook para Mac utilizam EWS e exibem calendários compartilhados herdados que não têm essas melhorias.

  • O aplicativo Calendário no Mac OS X usa EWS e mostra os calendários compartilhados herdados que não têm essas melhorias.