Um banco de dados bem projetado não só ajuda a garantir a integridade dos dados, mas é mais fácil de manter e atualizar. Um banco de dados do Access não é um arquivo no mesmo sentido que um documento do Microsoft Word ou um deck de slides do Microsoft PowerPoint. Em vez disso, é uma coleção de objetos — tabelas, formulários, relatórios, consultas e assim por diante — que devem funcionar em conjunto para funcionar corretamente.
Os usuários insuem dados principalmente por meio de controles. O que você faz com um determinado controle depende do tipo de dados definido para o campo de tabela subjacente, de todas as propriedades definidas para esse campo e das propriedades definidas para o controle. Por fim, considere o uso de técnicas de banco de dados adicionais, como validação, valores padrão, listas e atualizações em cascata.
Para obter mais informações sobre como atualizar dados de um ponto de vista do usuário, consulte Maneiras de adicionar, editar e excluir registros.
Neste artigo
Como o design do banco de dados afeta a entrada de dados
As informações que você mantém em um banco de dados são armazenadas em tabelas ,que contêm dados sobre um assunto específico, como ativos ou contatos. Cada registro em uma tabela contém informações sobre um item, como um contato específico. Um registro é feito de campos, como nome, endereço e número de telefone. Um registro é comumente chamado de linha, e um campo é comumente chamado de coluna. Esses objetos devem aderir a um conjunto de princípios de design ou o banco de dados funcionará mal ou falhará completamente. Por sua vez, esses princípios de design afetam a forma como você institui os dados. Considere o seguinte:
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Tabelas O Access armazena todos os dados em uma ou mais tabelas. O número de tabelas que você usa depende do design e da complexidade do banco de dados. Embora você possa exibir dados em um formulário, um relatório ou nos resultados retornados por uma consulta, o Access armazena os dados somente em tabelas e os outros objetos no banco de dados são construídos sobre essas tabelas. Cada tabela deve se basear em um assunto. Por exemplo, uma tabela de informações de contato de negócios não deve conter informações de vendas. Se isso acontecer, localizar e editar as informações corretas poderá se tornar difícil, se não for impossível.
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Tipos de dados Normalmente, cada um dos campos em uma tabela aceita apenas um tipo de dados. Por exemplo, você não pode armazenar anotações em um conjunto de campos para aceitar números. Se você tentar inserir texto nesse campo, o Access exibirá uma mensagem de erro. No entanto, essa regra não é dura e rápida. Por exemplo, você pode armazenar números (como códigos postais) em um campo definido como o tipo de dados Texto Curto, mas não pode realizar cálculos sobre esses dados porque o Access o considera um pedaço de texto.
Com algumas exceções, os campos em um registro devem aceitar apenas um valor. Por exemplo, você não pode inserir mais de um endereço em um campo de endereço. Isso contrasta com o Microsoft Excel, que permite inserir qualquer número de nomes ou endereços ou imagens em uma única célula, a menos que você de definir essa célula para aceitar tipos limitados de dados.
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Campos de valores múltiplos O Access fornece um recurso chamado campo multivaleado para anexar várias partes de dados a um único registro e para criar listas que aceitem vários valores. Você sempre pode identificar uma lista com valores múltiplos porque o Access exibe uma caixa de seleção ao lado de cada item de lista. Por exemplo, você pode anexar um slide deck do Microsoft PowerPoint e qualquer número de imagens a um registro em seu banco de dados. Você também pode criar uma lista de nomes e selecionar quantos desses nomes for necessário. O uso de campos multivalorados pode parecer quebrar as regras de design do banco de dados porque você pode armazenar mais de um registro por campo de tabela. Mas o Access impõe as regras "nos bastidores", ao armazenar os dados em tabelas ocultas e especiais.
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Usando formulários Normalmente, você cria formulários quando deseja tornar um banco de dados mais fácil de usar e para ajudar a garantir que os usuários insiram dados com precisão. Como você usa um formulário para editar dados depende do design do formulário. Os formulários podem conter qualquer número de controles, como listas, caixas de texto, botões e até mesmo folhas de dados. Por sua vez, cada um dos controles do formulário lê dados ou escreve dados em um campo de tabela subjacente.
Para obter mais informações, consulte Noções básicas de design de banco de dados e Criar uma tabela e adicionar campos.
Definir um valor padrão para um campo ou controle
Se um grande número de registros compartilhar o mesmo valor para um determinado campo, como uma cidade ou país/região, você poderá economizar tempo definindo um valor padrão para o controle vinculado a esse campo ou ao próprio campo. Quando você abre o formulário ou a tabela para criar um novo registro, o valor padrão aparece nesse controle ou campo.
Em uma tabela
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Abra a tabela do modo Design.
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Na parte superior do exibição, selecione o campo.
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Na parte inferior do modo de exibição, selecione a guia Geral.
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De definir a propriedade Valor Padrão como o valor que você deseja.
Em um formulário
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Abra o formulário em Layout ou Design View.
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Clique com o botão direito do mouse no controle com o que você deseja trabalhar e clique em Propriedades.
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Na guia Dados, de definir a propriedade Valor Padrão como o valor que você deseja.
Usar regras de validação para limitar dados
Você pode validar dados nos bancos de dados da área de trabalho do Access à medida que os inssuem usando regras de validação. As regras de validação podem ser definidas no modo folha de dados de tabela ou design da tabela. Há três tipos de regras de validação no Access:
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Regra de Validação de Campo Você pode usar uma regra de validação de campo para especificar um critério que todos os valores de campo válidos devem atender. Você não precisa especificar o campo atual como parte da regra, a menos que esteja usando o campo em uma função. As restrições nos tipos de caracteres a serem inseridos em um campo podem ser feitas de modo mais fácil com uma Máscara de Entrada. Por exemplo, um campo de data pode ter uma regra de validação que proíbe valores no passado.
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Regra de Validação de Registro Você pode usar uma regra de validação de registro para especificar uma condição que todos os registros válidos devem atender. Você pode comparar valores em diferentes campos usando uma regra de validação de registro. Por exemplo, um registro com dois campos de data pode exigir que os valores de um campo sempre precedam valores do outro campo (por exemplo, StartDate é antes de EndDate).
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Validação em um formulário Você pode usar a propriedade Regra de Validação de um controle em um formulário para especificar um critério que todos os valores de entrada para esse controle devem atender. As propriedades de controle da Regra de Validação funcionam como uma regra de validação de campo. Normalmente você usa uma regra de validação de formulário em vez de uma regra de validação do campo se a regra for específica apenas para esse formulário e não para a tabela, independentemente de onde for usada.
Para obter mais informações, consulte Restringir a entrada de dados usando regras de validação.
Trabalhando com listas de valores e campos de Lookup
Há dois tipos de dados de lista no Access:
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Listas de valores Eles contêm um conjunto codificado de valores que você inserir manualmente. Os valores residem na propriedade Row Source do campo.
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Campos de Pesquisa Eles usam uma consulta para recuperar valores de outra tabela. A propriedade Row Source do campo contém uma consulta em vez de uma lista de valores codificada em código rígido. A consulta recupera valores de uma ou mais tabelas em um banco de dados. Por padrão, o campo de busca apresenta esses valores para você na forma de uma lista. Dependendo de como você definir o campo de busca, você pode selecionar um ou mais itens dessa lista.
Observação Os campos de pesquisa podem confundir novos usuários do Access porque uma lista de itens aparece em um local (a lista que o Access cria a partir dos dados no campo de pesquisa), mas os dados podem residir em outro local (a tabela que contém os dados).
Por padrão, o Access exibe dados de lista em um controle de caixa de combinação, embora você possa especificar um controle de caixa de listagem. Uma caixa de combinação é aberta para apresentar a lista e fecha depois de fazer uma seleção. Uma caixa de listagem, por outro lado, permanece sempre aberta.
Para editar listas, você também pode executar o comando Editar Itens de Lista ou editar os dados diretamente na propriedade Row Source da tabela de origem. Quando você atualiza os dados em um campo de pesquisa, atualiza a tabela de origem.
Se a propriedade Tipo de Fonte de Linha da caixa de listagem ou da caixa de combinação estiver definida como Lista de Valores, será possível editar a lista de valores enquanto o formulário estiver aberto no modo de exibição Formulário — evitando a necessidade de alternar para o modo de exibição Design ou o modo de exibição Layout, abrir a folha de propriedades e editar a propriedade Fonte de Linha do controle sempre que for necessário fazer uma alteração na lista. Para editar a lista de valores, a propriedade Permitir Edições da Lista de Valores da caixa de listagem ou da caixa de combinação deverá ser definida como Sim.
Para obter mais informações, consulte Create a list of choices by using a list box or combo box.
Impedir a edição da lista de valores no modo de exibição Formulário
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Clique com o botão direito do mouse no Painel de Navegação e, em seguida, clique no Modo de Exibição Design ou no Modo de Exibição Layout.
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Clique no controle para selecioná-lo e pressione F4 para exibir a folha de propriedades.
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Na guia Dados da folha de propriedades, defina a propriedade Permitir Edições da Lista de Valores como Não.
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Clique em Arquivo e clique em Salvarou pressione Ctrl+S
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Especificar um formulário diferente para a edição da lista de valores
Por padrão, o Access oferece um formulário interno usado para editar a lista de valores. Se você tiver outro formulário que prefira usar para essa finalidade, poderá inserir o nome do formulário na propriedade Formulário de Edição de Itens de Lista, da seguinte maneira:
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Clique com o botão direito do mouse no Painel de Navegação e, em seguida, clique no Modo de Exibição Design ou no Modo de Exibição Layout no menu de atalho.
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Clique no controle para selecioná-lo e pressione F4 para exibir a folha de propriedades.
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Na guia Dados da folha de propriedades, clique na seta suspensa na caixa de propriedades Formulário de Edição de Itens de Lista.
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Clique no formulário que você deseja usar para editar a lista de valores.
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Clique no Arquivo e clique em Salvarou pressione Ctrl+S
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Examinar um campo de busca em um formulário
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Abra o formulário em Layout ou Design View.
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Clique com o botão direito do mouse na caixa de listagem ou no controle da caixa de combinação e clique em Propriedades.
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Na folha de propriedades, clique na guia Todos e localize as propriedades Tipo de Fonte de Linha e Fonte de Linha. A propriedade Tipo de Fonte de Linha deve conter Lista de Valores ou Tabela/Consultae a propriedade Row Source deve conter uma lista de itens separados por ponto-e-vírgula ou uma consulta. Para obter mais espaço, clique com o botão direito do mouse na propriedade e selecione Zoom ou pressione Shift+F2.
Normalmente, as listas de valores usam esta sintaxe básica: "item";" item";" item"
Nesse caso, a lista é um conjunto de itens entre aspas duplas e separados por ponto-e-vírgula.
Selecione consultas use esta sintaxe básica: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].
Nesse caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e a um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou à consulta. Aqui está um ponto-chave a ser lembrado: as cláusulas SELECT não precisam conter o nome de uma tabela ou consulta, embora seja recomendável, e elas devem conter o nome de pelo menos um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM devem se referir a uma tabela ou consulta. Portanto, você sempre pode encontrar a tabela de origem ou a consulta de origem para um campo de consulta lendo a cláusula FROM.
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Siga um destes procedimentos:
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Se você estiver usando uma lista de valores, edite os itens na lista. Certifique-se de cercar cada item com aspas duplas e separe cada item com um ponto e vírgula.
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Se a consulta na lista de busca faz referência a outra consulta, abra essa segunda consulta no Modo de Exibição de Design (clique com o botão direito do mouse na consulta no Painel de Navegação e clique em Design View). Observe o nome da tabela que aparece na seção superior do designer de consulta e vá para a próxima etapa.
Caso contrário, se a consulta no campo Lookup referenciar uma tabela, anote o nome da tabela e vá para a próxima etapa.
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Abra a tabela no Modo folha dedados e edite os itens de lista conforme necessário.
Examinar um campo de busca em uma tabela
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Abra a tabela do modo Design.
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Na seção superior da grade de design de consulta, na coluna Tipo de Dados, clique ou coloque o foco em qualquer campo Texto, Número ou Sim/Não.
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Na seção inferior da grade de design da tabela, clique na guia Procurar e, em seguida, veja as propriedades Tipo de Fonte de Linha e Fonte de Linha.
A propriedade Tipo de Fonte de Linha deve ler Lista de Valores ou Tabela/Consulta. A propriedade Row Source deve conter uma lista de valores ou uma consulta.
Listas de valores usam esta sintaxe básica: "item";" item";" item"
Nesse caso, a lista é um conjunto de itens entre aspas duplas e separados por ponto-e-vírgula.
Normalmente, as consultas selecionadas usam esta sintaxe básica: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].
Nesse caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e a um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou à consulta. Aqui está um ponto-chave a ser lembrado: as cláusulas SELECT não precisam conter o nome de uma tabela ou consulta, embora seja recomendável, e elas devem conter o nome de pelo menos um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM devem se referir a uma tabela ou consulta. Portanto, você sempre pode encontrar a tabela de origem ou a consulta de origem para um campo de consulta lendo a cláusula FROM.
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Siga um destes procedimentos:
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Se você estiver usando uma lista de valores, edite os itens na lista. Certifique-se de cercar cada item com aspas duplas e separe cada item com um ponto e vírgula.
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Se a consulta no campo Lookup referenciar outra consulta, no Painel de Navegação, abra essa segunda consulta no modo Design (clique com o botão direito do mouse na consulta e clique em Design View). Observe o nome da tabela que aparece na seção superior do designer de consulta e vá para a próxima etapa.
Caso contrário, se a consulta no campo Lookup referenciar uma tabela, anote o nome da tabela e vá para a próxima etapa.
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Abra a tabela no Modo folha dedados e edite os itens de lista conforme necessário.
Excluir os dados de uma lista de valores ou do campo Pesquisa
Os itens de uma lista de valores ficam na mesma tabela que os outros valores de um registro. Por outro lado, os dados em um campo de pesquisa residem em uma ou mais tabelas. Para remover dados de uma lista de valores, abra a tabela e edite os itens.
A remoção de dados de uma lista de pesquisa requer etapas adicionais, e essas etapas variam dependendo se a consulta das listas de pesquisa usa os dados de uma tabela ou de outra consulta. Se a consulta da lista de pesquisa for baseada em uma tabela, identifique essa tabela e o campo que contém os dados que aparecem na lista. Em seguida, abra a tabela de origem e edite os dados desse campo. Se a consulta da lista de pesquisa for baseada em outra consulta, abra essa segunda consulta, encontre a tabela de origem e o campo do qual a segunda consulta extrai os dados e altere os valores nessa tabela.
Remover dados de uma lista de valores
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Abra a tabela do modo Design.
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Na seção superior da grade de design, selecione o campo da tabela que contém a lista de valores.
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Na seção inferior da grade, clique na guia Pesquisa e localize a propriedade Fonte de Linha.
Por padrão, as aspas duplas cercam os itens em uma lista de valores, e o ponto-e-vírgula separa cada item: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"
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Conforme necessário, remova os itens da lista. Lembre-se de excluir as aspas ao redor de cada item excluído. Além disso, não deixe um ponto-e-vírgula no início, não deixe pares de ponto-e-vírgula juntos (;;) e, se você remover o último item na lista, exclua o ponto-e-vírgula final.
Importante Se você excluir um item de uma lista de valores e os registros da tabela já utilizarem esse item excluído, o item excluído permanecerá como parte do registro até que você altere isso. Por exemplo, suponha que sua empresa tenha um depósito na Cidade A, mas vende esse prédio. Se você remover "Cidade A" da lista de depósitos, verá "Cidade A" na sua tabela até que você altere esses valores.
Remover dados de um campo de pesquisa
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Abra a tabela do modo Design.
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Na seção superior da grade de design, selecione o campo de pesquisa.
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Na seção inferior da grade de design, clique na guia Pesquisa e localize as propriedades Tipo de Fonte de Linha e Fonte de Linha.
A propriedade Tipo de Fonte de Linha deve exibir Tabela/Consulta, e a propriedade Fonte de Linha deve conter uma consulta que faz referência a uma tabela ou a outra consulta. As consultas para campos de busca sempre começam com a palavra SELECT.
Normalmente (mas nem sempre), uma consulta de seleção usa esta sintaxe básica: SELECT [nome_da_tabela_ou_consulta].[nome_do_campo] FROM [nome_da_tabela_ou_consulta].
Nesse caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela e um campo dessa tabela; já a segunda cláusula refere-se apenas à tabela. Lembre-se: a cláusula FROM sempre indicará o nome da consulta ou tabela de origem. Cláusulas SELECT nem sempre contêm o nome de uma tabela ou consulta, embora sempre contenham o nome de pelo menos um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM devem se referir a uma tabela ou consulta.
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Siga um destes procedimentos:
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Se a consulta no campo Pesquisa referenciar outra consulta, clique no botão Criar (Na guia Dados da folha de propriedades, clique em
próximo) para abrir a consulta no design. Anote o nome da tabela que aparece na seção superior do designer de consultas e prossiga para a etapa 5. -
Se a consulta no campo Pesquisa fizer referência a uma tabela, anote o nome da tabela e prossiga para a etapa 5.
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Abra a tabela de origem em Folha de Dados Exibir.
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Localize o campo que contém os dados usados na lista de pesquisa e edite esses dados conforme necessário.
Como os tipos de dados afetam a maneira como você digita dados
Ao projetar uma tabela de banco de dados, selecione um tipo de dados para cada campo nessa tabela, um processo que ajuda a garantir uma entrada de dados mais precisa.
Exibir tipos de dados
Siga um destes procedimentos:
Usar o exibição folha de dados
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Abra a tabela no Modo Folha de Dados.
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Na guia Campos, no grupo Formatação, veja o valor na lista Tipo de Dados. O valor muda conforme você coloca o cursor nos vários campos da tabela:
Usar o Design View
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Abra a tabela do modo Design.
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Veja a grade de design. A seção superior da grade mostra o nome e o tipo de dados de cada campo de tabela.
Como os tipos de dados afetam a entrada de dados
O tipo de dados que você definir para cada campo de tabela fornece o primeiro nível de controle sobre o tipo de dados permitido em um campo. Em alguns casos, como um campo Texto Longo, você pode inserir todos os dados que quiser. Em outros casos, como um campo AutoNumber, a configuração de tipo de dados do campo impede que você digite qualquer informação. A tabela a seguir lista os tipos de dados que Access fornece e descreve como eles afetam a entrada de dados.
Para obter mais informações, consulte Tipos de dados para bancos de dados da área de trabalho do Access e Modificar ou alterar a configuração de tipo de dados de um campo.
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Tipo de dados |
Efeito na entrada de dados |
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Texto Curto Observe que a partir do Access 2013 os tipos de dados de Texto foram renomeados como Texto Curto. |
Os campos Texto Curto aceitam caracteres numéricos ou de texto, incluindo listas delimitadas de itens. Um campo de texto aceita um número menor de caracteres do que um campo Texto Longo — de 0 a 255 caracteres. Em alguns casos, você pode usar funções de conversão para realizar cálculos nos dados em um campo Texto Curto. |
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Texto Longo Observação: a partir do Access 2013, os tipos de dados memorandos foram renomeados para Long Text. |
Você pode inserir grandes quantidades de texto e dados numéricos nesse tipo de campo até 64.000 caracteres. Além disso, você definirá o campo para dar suporte à formatação rich text, você pode aplicar os tipos de formatação que normalmente encontra em programas de processamento de palavras, como o Word. Por exemplo, você pode aplicar fontes e tamanhos de fonte diferentes a caracteres específicos em seu texto e torná-los em negrito ou itálico e assim por diante. Você também pode adicionar marcas HTML (Hypertext Markup Language) aos dados. Para obter mais informações, consulte Insert or add a rich text field. Além disso, os campos Long Text têm uma propriedade chamada Append Only. Ao habilitar essa propriedade, você pode anexar novos dados a um campo Texto Longo, mas não pode alterar dados existentes. O recurso destina-se a ser usado em aplicativos como bancos de dados de controle de problemas, onde talvez seja necessário manter um registro permanente que permaneça inalterável. Quando você coloca o cursor em um campo Texto Longo com a propriedade Append Only habilitada, por padrão, o texto no campo desaparece. Não é possível aplicar nenhuma formatação ou outras alterações ao texto. Como os campos Texto Curto, você também pode executar funções de conversão em relação aos dados em um campo Texto Longo. |
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Núm |
Você pode inserir apenas números nesse tipo de campo e realizar cálculos nos valores em um campo Number. |
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Número Grande Observação: Os tipos de dados de Número Grande estão disponíveis somente na versão de assinatura Microsoft 365 do Access. |
Você pode inserir apenas números nesse tipo de campo e realizar cálculos nos valores em um campo Número Grande. Para obter mais informações, consulte Como usar o tipo de dados Número Grande. |
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Data e Hora |
Você só pode inserir datas e horas nesse tipo de campo. Você pode definir uma máscara de entrada para o campo (uma série de caracteres literais e espaços reservados que aparecem quando você seleciona o campo), você deve inserir dados nos espaços e no formato que a máscara fornece. Por exemplo, se você vir uma máscara como MMM_DD_YYYY, digite 11 de outubro de 2017 nos espaços fornecidos. Não é possível inserir um nome completo de mês ou um valor de dois dígitos. Para obter mais informações, consulte Control data entry formats with input masks. Se você não criar uma máscara de entrada, poderá inserir o valor usando qualquer formato de data ou hora válido. Por exemplo, você pode digitar 11 de outubro de 2017, 11/10/17, 11 de outubro de 2017 e assim por diante. Você também pode aplicar um formato de exibição ao campo. Nesse caso, se nenhuma máscara de entrada estiver presente, você poderá inserir um valor em praticamente qualquer formato, mas o Access exibirá as datas de acordo com o formato de exibição. Por exemplo, você pode inserir 11/10/2017, mas o formato de exibição pode ser definido de forma que ele eximente o valor como 11-Oct-2017. Para obter mais informações, consulte Insert today's date. |
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Moeda |
Você só pode inserir valores de moeda nesse tipo de campo. Além disso, você não precisa inserir manualmente um símbolo de moeda. Por padrão, o Access aplica o símbolo de moeda ( ., £, $, e assim por diante) especificado em suas configurações regionais do Windows. Você pode alterar esse símbolo de moeda para refletir uma moeda diferente, se necessário. |
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Numeração Automática |
Você não pode inserir ou alterar os dados nesse tipo de campo a qualquer momento. O Access incrementa os valores em um campo AutoNumber sempre que você adiciona um novo registro a uma tabela. |
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Calculado |
Você não pode inserir ou alterar os dados nesse tipo de campo a qualquer momento. Os resultados desse campo são determinados por uma expressão que você define. O Access atualiza os valores em um campo Calculado sempre que você adiciona ou edita um novo registro a uma tabela. |
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Sim/Não |
Quando você clica em um campo definido para esse tipo de dados, o Access exibe uma caixa de seleção ou uma listada, dependendo de como formatar o campo. Se você formatar o campo para mostrar uma lista, poderá selecionar Sim ou Não,True ou Falseou On ou Off na lista, novamente dependendo do formato aplicado ao campo. Você não pode inserir valores na lista ou alterar os valores na lista diretamente de um formulário ou tabela. |
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Objeto OLE |
Você usa esse tipo de campo quando deseja exibir dados de um arquivo criado com outro programa. Por exemplo, você pode exibir um arquivo de texto, um gráfico do Excel ou um deck de slides do PowerPoint em um campo objeto OLE. Os anexos fornecem uma maneira mais rápida, fácil e mais flexível de exibir dados de outros programas. |
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Hiperlink |
Você pode inserir qualquer dado nesse tipo de campo e o Access os envolve em um endereço da Web. Por exemplo, se você digitar um valor no campo, o Access cerca seu texto com http://www.your_text.com. Se você inserir um endereço Web válido, seu link funcionará. Caso contrário, seu link resultará em uma mensagem de erro. Além disso, a edição de hiperlinks existentes pode ser difícil porque clicar em um campo de hiperlink com o mouse inicia o navegador e o leva ao site especificado no link. Para editar um campo de hiperlink, selecione um campo adjacente, use as teclas TAB ou seta para mover o foco para o campo de hiperlink e pressione F2 para habilitar a edição. |
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Anexo |
Você pode anexar dados de outros programas a esse tipo de campo, mas não pode digitar ou inserir dados numéricos ou de texto. Para obter mais informações, consulte Attach files and graphics to the records in your database. |
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Assistente de Pesquisa |
O Assistente de Pesquisa não é um tipo de dados. Em vez disso, você usa o assistente para criar dois tipos de listas listadas: listas de valores e campos de análise. Uma lista de valores usa uma lista delimitada de itens que você inserir manualmente ao usar o Assistente de Procurar. Esses valores podem ser independentes de qualquer outro dado ou objeto em seu banco de dados. Por outro lado, um campo de pesquisa usa uma consulta para recuperar dados de uma ou mais das outras tabelas em um banco de dados. Em seguida, o campo de pesquisa exibe os dados em uma lista lista listada. Por padrão, o Assistente de Pesquisa define o campo de tabela como o tipo de dados Número. Você pode trabalhar com campos de procurar diretamente em tabelas e também em formulários e relatórios. Por padrão, os valores em um campo de busca aparecem em um tipo de controle de lista chamado caixa de combinação — uma lista que tem uma seta para baixo:
Você também pode usar uma caixa de listagem que exibe vários itens com uma barra de rolagem para ver mais itens:
Dependendo de como você definir o campo de busca e a caixa de combinação, você pode editar os itens na lista e adicionar itens à lista, desligando a propriedade Limit To List do campo de busca. Se você não puder editar diretamente os valores em uma lista, será preciso adicionar ou alterar os dados em sua lista predefinida de valores ou na tabela que serve como a origem do campo de pesquisa. Por fim, ao criar um campo de busca, você pode, opcionalmente, defini-lo para dar suporte a vários valores. Quando você faz isso, a lista resultante exibe uma caixa de seleção ao lado de cada item de lista e você pode selecionar ou limpar quantos itens for necessário. Esta figura ilustra uma lista típica com vários valores:
Para obter informações sobre como criar campos de busca com valores múltiplos e usar as listas resultantes, consulte Create or delete a multivalued field. |
Como as propriedades do campo de tabela afetam a maneira como você inspeções de dados
Além dos princípios de design que controlam a estrutura de um banco de dados e os tipos de dados que controlam o que você pode inserir em um determinado campo, várias propriedades de campo também podem afetar como você inserir dados em um banco de dados do Access.
Exibir propriedades para um campo de tabela
O Access fornece duas maneiras de exibir as propriedades de um campo de tabela.
No exibição Folha de Dados
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Abra a tabela no Modo Folha de Dados.
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Clique na guia Campos e use os controles no grupo Formatação para exibir as propriedades de cada campo de tabela.
No Design View
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Abra a tabela do modo Design.
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Na parte inferior da grade, clique na guia Geral, se ainda não estiver selecionada.
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Para ver as propriedades de um campo de busca, clique na guia Procurar.
Como as propriedades impactam a entrada de dados
A tabela a seguir lista as propriedades que têm o maior impacto na entrada de dados e explica como elas afetam a entrada de dados.
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Propriedade |
Local na grade de design de tabela |
Valores possíveis |
Comportamento ao tentar inserir dados |
|---|---|---|---|
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Tamanho do Campo |
Guia Geral |
0-255 |
O limite de caracteres se aplica apenas aos campos definidos para o tipo de dados Text. Se você tentar inserir mais do que o número especificado de caracteres, o campo os corta. |
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Obrigatório |
Guia Geral |
Sim/Não |
Quando estiver ligado, essa propriedade força você a inserir um valor em um campo, e o Access não permitirá que você salve novos dados até concluir um campo necessário. Quando desligado, o campo aceitará valores nulos, o que significa que o campo pode permanecer em branco. Um valor nulo não é a mesma coisa que um valor zero. Zero é um dígito e "null" é um valor ausente, indefinido ou desconhecido. |
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Permitir cadeias de caracteres de comprimento zero |
Guia Geral |
Sim/Não |
Quando ligado, você pode inserir cadeias de caracteres de comprimento zero — cadeias de caracteres que não contêm caracteres. Para criar uma cadeia de caracteres de comprimento zero, insira um par de aspas duplas no campo (""). |
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Indexado |
Guia Geral |
Sim/Não |
Quando você indexa um campo de tabela, o Access impede que você adicione valores duplicados. Você também pode criar um índice de mais de um campo. Se você fizer isso, poderá duplicar os valores em um campo, mas não em ambos os campos. |
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Máscara de entrada |
Guia Geral |
Conjuntos predefinidos ou personalizados de caracteres literais e de espaço reservado |
Uma máscara de entrada força você a inserir dados em um formato predefinido. As máscaras aparecem quando você seleciona um campo em uma tabela ou um controle em um formulário. Por exemplo, suponha que você clique em um campo Data e veja este conjunto de caracteres: MMM-DD-YYYY. Essa é uma máscara de entrada. Ele força você a inserir valores de mês como abreviações de três letras, como OCT, e o valor do ano como quatro dígitos , por exemplo, OCT-15-2017. As máscaras de entrada controlam apenas como você ins dado, não como o Access armazena ou exibe esses dados. Para obter mais informações, consulte Control data entry formats with input masks and Format a date and time field. |
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Limite para lista |
Guia De procurar |
Sim/Não |
Habilita ou desabilita alterações nos itens em um campo de busca. Às vezes, os usuários tentam alterar os itens em um campo de busca manualmente. Quando o Access impede que você mude os itens em um campo, essa propriedade é definida como Sim. Se essa propriedade estiver habilitada e você precisar alterar os itens em uma lista, você deverá abrir a lista (se quiser editar uma lista de valores) ou a tabela que contém os dados de origem da lista (se você quiser editar um campo de pesquisa) e alterar os valores lá. |
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Permitir Edições da Lista de Valores |
Guia De procurar |
Sim/Não |
Habilita ou desabilita o comando Editar Itens de Lista para listas de valores, mas não para campos de busca. Para habilitar esse comando para campos de busca, insira um nome de formulário válido na propriedade Editar Formulário de Itens de Lista. O comando Permitir Edições da Lista de Valores aparece em um menu de atalho que você abre clicando com o botão direito do mouse em uma caixa de listagem ou no controle da caixa de combinação. Quando você executar o comando, a caixa de diálogo Editar Itens de Lista será exibida. Como alternativa, se você especificar o nome de um formulário na propriedade Editar Itens de Lista, o Access iniciará esse formulário em vez de exibir a caixa de diálogo. Você pode executar o comando Editar Itens de Lista na caixa de listagem e controles de caixa de combinação localizados em formulários e em controles de caixa de combinação localizados em tabelas e conjuntos de resultados de consulta. Os formulários devem ser abertos no visual Design ou Noções de Navegação; tabelas e conjuntos de resultados de consulta devem estar abertos no exibição Folha de Dados. |
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Formulário de Edição de Itens de Lista |
Guia De procurar |
Nome de um formulário de entrada de dados |
Se você inserir o nome de um formulário de entrada de dados como o valor nesta propriedade de tabela, esse formulário será aberto quando um usuário executa o comando Editar Itens de Lista. Caso contrário, a caixa de diálogo Editar Itens de Lista será exibida quando os usuários executarem o comando. |
Usar atualizações em cascata para alterar valores de chave primárias e estrangeiras
Às vezes, talvez seja necessário atualizar um valor de chave primária. Se você usar essa chave primária como chave estrangeira, poderá atualizar automaticamente suas alterações em todas as instâncias filho da chave estrangeira.
Como lembrete, uma chave primária é um valor que identifica exclusivamente cada linha (registro) em uma tabela de banco de dados. Uma chave estrangeira é uma coluna que corresponde à chave primária. Normalmente, as chaves estrangeiras residem em outras tabelas e permitem que você crie uma relação (um link) entre os dados nas tabelas.
Por exemplo, suponha que você use um número de ID do produto como uma chave primária. Um número de ID identifica exclusivamente um produto. Você também usa esse número de ID como uma chave estrangeira em uma tabela de dados de pedido. Dessa forma, você pode encontrar todos os pedidos que envolvem cada produto, pois sempre que alguém faz um pedido para esse produto, a ID se torna parte da ordem.
Às vezes, esses números de ID (ou outros tipos de chaves primárias) mudam. Quando isso acontece, você pode alterar o valor da chave primária e fazer com que essa alteração seja automaticamente em cascata por meio de todos os registros filho relacionados. Você habilita esse comportamento ativando a integridade referencial e as atualizações em cascata entre as duas tabelas.
Lembre-se dessas regras importantes:
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Você pode habilitar atualizações em cascata somente para campos de chave primária definidos para os tipos de dados Texto ou Número. Não é possível usar atualizações em cascata para campos definidos como o tipo de dados de Numeração Automática.
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Você pode habilitar atualizações em cascata apenas entre tabelas com uma relação de um para muitos.
Para obter mais informações sobre como criar relacionamentos. consulte Guia para relações de tabela eCriar, editar ou excluir uma relação.
Os procedimentos a seguir andam lado a lado e explicam como criar primeiro uma relação e, em seguida, habilitar atualizações em cascata para essa relação.
Criar a relação
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Na guia Ferramentas de Banco de dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações.
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Na guia Design, no grupo Relações, clique em Adicionar Tabelas (Mostrar Tabela em Access 2013 ).
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Selecione a guia Tabelas, selecione as tabelas que você deseja alterar, clique em Adicionare clique em Fechar.
Você pode pressionar SHIFT para selecionar várias tabelas ou adicionar cada tabela individualmente. Selecione apenas as tabelas nos lados "um" e "muitos" da relação.
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Na janela Relações, arraste a chave primária da tabela no lado "um" da relação e solte-a no campo Chave estrangeira da tabela no lado "muitos" da relação.
A caixa de diálogo Editar Relações é exibida. A figura a seguir mostra a caixa de diálogo:
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Marque a caixa de seleção Impor Integridade Referencial e clique em Criar.
Habilitar atualizações em cascata em chaves primárias
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Na guia Ferramentas de Banco de dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações.
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A janela Relações é exibida e exibe as junções (mostradas como linhas de conexão) entre as tabelas no banco de dados. A figura a seguir mostra uma relação típica:
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Clique com o botão direito do mouse na linha de junção entre as tabelas pai e filho e clique em Editar Relação.
A caixa de diálogo Editar Relações é exibida. A figura a seguir mostra a caixa de diálogo:
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Selecione Campos Relacionados àAtualização em Cascata , verifique se a caixa de seleção Impor Integridade Referencial está selecionada e clique em OK.
Por que números de ID às vezes parecem ignorar um número
Quando você cria um campo definido como o tipo de dados Denumeração Automática, o Access gera automaticamente um valor para esse campo em cada novo registro. O valor é incrementado por padrão, para que cada novo registro obtém o próximo número sequencial disponível. O objetivo do tipo de dados Denumber Automático é fornecer um valor adequado para uso como chave primária. Para obter mais informações, consulte Adicionar, definir, alterar ou remover a chave primária.
Quando você exclui uma linha de uma tabela que contém um campo que é definido como o tipo de dados Denumeração Automática, o valor no campo Numeração Automática para essa linha nem sempre é reutilizado automaticamente. Por esse motivo, o número gerado pelo Access pode não ser o número que você espera ver, e lacunas podem aparecer na sequência de números de ID — isso é por design. Você deve depender apenas da exclusividade dos valores em um campo Denumeração Automática e não na sequência.
Atualizar dados em massa usando consultas
As consultas Anexar, Atualizar e Excluir são maneiras poderosas de adicionar, alterar ou remover registros em massa. Além disso, as atualizações em massa são mais fáceis e eficientes de executar quando você usa bons princípios de design de banco de dados. Usar uma consulta de anexação, atualização ou exclusão pode ser um economia de tempo porque você também pode reutilizar a consulta.
Importante Back up your data before you use these queries. Ter um backup em mãos pode ajudá-lo a corrigir rapidamente os erros que você pode fazer inadvertidamente.
Acrescentar consultas Use para adicionar muitos registros a uma ou mais tabelas. Um dos usos mais frequentes de uma consulta de anexação é adicionar um grupo de registros de uma ou mais tabelas em um banco de dados de origem a uma ou mais tabelas em um banco de dados de destino. Por exemplo, suponha que você adquira alguns novos clientes e um banco de dados contendo uma tabela de informações sobre esses clientes. Para evitar inserir esses novos dados manualmente, você pode aendá-los à tabela ou tabelas apropriadas em seu banco de dados. Para obter mais informações, consulte Add records to a table by using an append query.
Atualizar consultas Use para adicionar, alterar ou excluir parte (mas não todos) de muitos registros existentes. Veja as consultas atualização como uma forma avançada da caixa de diálogo Localizar e substituir. Insira um critério select (o equivalente bruto de uma cadeia de caracteres de pesquisa) e um critério de atualização (o equivalente bruto de uma cadeia de caracteres de substituição). Ao contrário da caixa de diálogo, as consultas de atualização podem aceitar vários critérios, permitir que você atualize um grande número de registros em uma única passagem e permitir que você altere registros em mais de uma tabela. Para obter mais informações, consulte Create and run an update query.
Excluir consultas Quando você deseja excluir rapidamente muitos dados ou excluir um conjunto de dados regularmente, uma exclusão é útil porque as consultas possibilitam especificar critérios para encontrar e excluir rapidamente os dados. Para obter mais informações, consulte Maneiras de adicionar, editar e excluir registros.
