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Um banco de dados bem projetado não só ajuda a garantir a integridade dos dados, mas é mais fácil de manter e atualizar. Um banco de dados access não é um arquivo no mesmo sentido que um documento do Microsoft Word ou um slide deck do Microsoft PowerPoint. Em vez disso, é uma coleção de objetos – tabelas, formulários, relatórios, consultas e assim por diante – que devem trabalhar juntos para funcionar corretamente.

Os usuários inserem dados principalmente por meio de controles. O que você faz com um determinado controle depende do conjunto de tipos de dados para o campo de tabela subjacente, quaisquer propriedades definidas para esse campo e propriedades definidas para o controle. Por fim, considere usar técnicas adicionais de banco de dados, como validação, valores padrão, listas e pesquisas e atualizações em cascata. 

Para obter mais informações sobre como atualizar dados de um ponto de exibição do usuário, consulte Maneiras de adicionar, editar e excluir registros.

Neste artigo

Como o design do banco de dados afeta a entrada de dados

As informações que você mantém em um banco de dados são armazenadas em tabelas, que contêm dados sobre um determinado assunto, como ativos ou contatos. Cada registro em uma tabela contém informações sobre um item, como um contato específico. Um registro é composto por campos, como nome, endereço e número de telefone. Um registro é comumente chamado de linha e um campo é comumente chamado de coluna. Esses objetos devem seguir um conjunto de princípios de design ou o banco de dados funcionará mal ou falhará completamente. Por sua vez, esses princípios de design afetam a forma como você insere dados. Considere o seguinte:

  • Tabelas    O Access armazena todos os dados em uma ou mais tabelas. O número de tabelas que você usa depende do design e da complexidade do banco de dados. Embora você possa exibir dados em um formulário, um relatório ou nos resultados retornados por uma consulta, o Access armazena os dados apenas em tabelas e os outros objetos no banco de dados são criados em cima dessas tabelas. Cada tabela deve ser baseada em um assunto. Por exemplo, uma tabela de informações de contato comercial não deve conter informações de vendas. Se isso acontecer, encontrar e editar as informações corretas pode se tornar difícil, se não impossível.

  • Tipos de dados    Normalmente, cada um dos campos em uma tabela aceita apenas um tipo de dados. Por exemplo, você não pode armazenar anotações em um campo definido para aceitar números. Se você tentar inserir texto nesse campo, o Access exibirá uma mensagem de erro. No entanto, essa não é uma regra dura e rápida. Por exemplo, você pode armazenar números (como códigos postais) em um campo definido como o tipo de dados texto curto, mas não é possível executar cálculos sobre esses dados porque o Access o considera um pedaço de texto.

    Com algumas exceções, os campos em um registro devem aceitar apenas um valor. Por exemplo, você não pode inserir mais de um endereço em um campo de endereço. Isso contrasta com o Microsoft Excel, que permite inserir vários nomes, endereços ou imagens em uma única célula, a menos que você defina essa célula para aceitar tipos limitados de dados. 

  • Campos de valores múltiplos    O Access fornece um recurso chamado campo multivalued para anexar várias partes de dados a um único registro e criar listas que aceitem vários valores. Você sempre pode identificar uma lista multivalida porque o Access exibe uma caixa de marcar ao lado de cada item de lista. Por exemplo, você pode anexar um slide deck do Microsoft PowerPoint e qualquer número de imagens a um registro em seu banco de dados. Você também pode criar uma lista de nomes e selecionar quantos desses nomes forem necessários. O uso de campos multivalorizados pode parecer quebrar as regras do design do banco de dados porque você pode armazenar mais de um registro por campo de tabela. Mas o Access impõe as regras "nos bastidores", armazenando os dados em tabelas especiais e ocultas.

  • Usando formulários    Normalmente, você cria formulários quando deseja tornar um banco de dados mais fácil de usar e para ajudar a garantir que os usuários insiram dados com precisão. Como você usa um formulário para editar dados depende do design do formulário. Os formulários podem conter vários controles, como listas, caixas de texto, botões e até folhas de dados. Por sua vez, cada um dos controles do formulário lê dados ou escreve dados em um campo de tabela subjacente.

Para obter mais informações, consulte Conceitos básicos de design de banco de dados e Criar uma tabela e adicionar campos.

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Definir um valor padrão para um campo ou controle

Se um grande número de registros compartilhar o mesmo valor para um determinado campo, como uma cidade ou país/região, você poderá economizar tempo definindo um valor padrão para o controle associado a esse campo ou ao próprio campo. Quando você abre o formulário ou a tabela para criar um novo registro, seu valor padrão aparece nesse controle ou campo.

Em uma tabela

  1. Abra a tabela do modo Design.

  2. Na parte superior da exibição, selecione o campo.

  3. Na parte inferior da exibição, selecione a guia Geral .

  4. Defina a propriedade Valor Padrão como o valor desejado.

Em um formulário

  1. Abra o formulário em Layout ou Exibição de Design.

  2. Clique com o botão direito do mouse no controle com o qual você deseja trabalhar e clique em Propriedades.

  3. Na guia Dados , defina a propriedade Valor Padrão como o valor desejado.

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Usando regras de validação para limitar dados

Você pode validar dados nos bancos de dados da área de trabalho do Access ao inseri-los usando regras de validação. As regras de validação podem ser definidas no modo folha de dados de tabela ou design da tabela. Há três tipos de regras de validação no Access:

  • Regra de validação de campo    Você pode usar uma regra de validação de campo para especificar um critério que todos os valores de campo válidos devem atender. Você não precisa especificar o campo atual como parte da regra, a menos que esteja usando o campo em uma função. As restrições nos tipos de caracteres a serem inseridos em um campo podem ser feitas de modo mais fácil com uma Máscara de Entrada. Por exemplo, um campo de data pode ter uma regra de validação que proíbe valores no passado.

  • Regra de validação de registro     Você pode usar uma regra de validação de registro para especificar uma condição que todos os registros válidos devem atender. Você pode comparar valores em diferentes campos usando uma regra de validação de registro. Por exemplo, um registro com dois campos de data pode exigir que os valores de um campo sempre precedam valores do outro campo (por exemplo, StartDate é antes de EndDate).

  • Validação em um formulário    Você pode usar a propriedade Regra de Validação de um controle em um formulário para especificar um critério que todos os valores de entrada nesse controle devem atender. As propriedades de controle da Regra de Validação funcionam como uma regra de validação de campo. Normalmente você usa uma regra de validação de formulário em vez de uma regra de validação do campo se a regra for específica apenas para esse formulário e não para a tabela, independentemente de onde for usada.

Para obter mais informações, consulte Restringir a entrada de dados usando regras de validação.

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Trabalhando com listas de valores e campos de pesquisa

Há dois tipos de dados de lista no Access:

  • Listas de valores    Eles contêm um conjunto codificado de valores que você insere manualmente. Os valores residem na propriedade Row Source do campo.

  • Campos de Pesquisa    Elas usam uma consulta para recuperar valores de outra tabela. A propriedade Row Source do campo contém uma consulta em vez de uma lista de valores codificada por código rígido. A consulta recupera valores de uma ou mais tabelas em um banco de dados. Por padrão, o campo de pesquisa apresenta esses valores para você na forma de uma lista. Dependendo de como você definir o campo de pesquisa, você pode selecionar um ou mais itens dessa lista.

    Observação    Os campos de pesquisa podem confundir novos usuários do Access porque uma lista de itens aparece em um local (a lista que o Access cria a partir dos dados no campo de pesquisa), mas os dados podem residir em outro local (a tabela que contém os dados).

Por padrão, o Access exibe dados de lista em um controle de caixa de combinação, embora você possa especificar um controle de caixa de lista. Uma caixa de combinação é aberta para apresentar a lista e, em seguida, fecha quando você faz uma seleção. Uma caixa de lista, por outro lado, permanece aberta o tempo todo.

Para editar listas, você também pode executar o comando Editar Itens de Lista ou editar os dados diretamente na propriedade Fonte de Linha da tabela de origem. Ao atualizar os dados em um campo de pesquisa, você atualiza a tabela de origem.

Se a propriedade Tipo de Fonte de Linha da caixa de listagem ou da caixa de combinação estiver definida como Lista de Valores, será possível editar a lista de valores enquanto o formulário estiver aberto no modo de exibição Formulário — evitando a necessidade de alternar para o modo de exibição Design ou o modo de exibição Layout, abrir a folha de propriedades e editar a propriedade Fonte de Linha do controle sempre que for necessário fazer uma alteração na lista. Para editar a lista de valores, a propriedade Permitir Edições da Lista de Valores da caixa de listagem ou da caixa de combinação deverá ser definida como Sim.

Para obter mais informações, consulte Criar uma lista de opções usando uma caixa de listagem ou uma caixa de combinação.

Impedir a edição da lista de valores no modo de exibição Formulário

  1. Clique com o botão direito do mouse no Painel de Navegação e, em seguida, clique no Modo de Exibição Design ou no Modo de Exibição Layout.

  2. Clique no controle para selecioná-lo e pressione F4 para exibir a folha de propriedades.

  3. Na guia Dados da folha de propriedades, defina a propriedade Permitir Edições da Lista de Valores como Não.

  4. Clique em Arquivo e clique em Salvar ou pressione Ctrl+S Imagem do botão.

Especificar um formulário diferente para a edição da lista de valores

Por padrão, o Access oferece um formulário interno usado para editar a lista de valores. Se você tiver outro formulário que prefira usar para essa finalidade, poderá inserir o nome do formulário na propriedade Formulário de Edição de Itens de Lista, da seguinte maneira:

  1. Clique com o botão direito do mouse no Painel de Navegação e, em seguida, clique no Modo de Exibição Design ou no Modo de Exibição Layout no menu de atalho.

  2. Clique no controle para selecioná-lo e pressione F4 para exibir a folha de propriedades.

  3. Na guia Dados da folha de propriedades, clique na seta suspensa na caixa de propriedades Formulário de Edição de Itens de Lista.

  4. Clique no formulário que você deseja usar para editar a lista de valores.

  5. Clique no Arquivo e clique em Salvar ou pressione Ctrl+S Imagem do botão.

Examinar um campo de pesquisa em um formulário

  1. Abra o formulário em Layout ou Exibição de Design.

  2. Clique com o botão direito do mouse na caixa de listagem ou controle de caixa de combinação e clique em Propriedades.

  3. Na folha de propriedades, clique na guia Todos e localize as propriedades Tipo de Origem da Linha e Fonte de Linha . A propriedade Tipo de Origem de Linha deve conter Lista de Valores ou Tabela/Consulta e a propriedade Fonte da Linha deve conter uma lista de itens separados por ponto-e-vírgula ou uma consulta. Para obter mais espaço, clique com o botão direito do mouse na propriedade e selecione Zoom ou pressione Shift+F2.

    Normalmente, as listas de valores usam essa sintaxe básica: "item";"item";"item"

    Nesse caso, a lista é um conjunto de itens cercados por aspas duplas e separados por ponto e vírgula.

    Selecione consultas que usam essa sintaxe básica: SELECT [table_or_query_name].[field_name] DE [table_or_query_name].

    Nesse caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e a um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Aqui está um ponto-chave a ser lembrado: as cláusulas SELECT não precisam conter o nome de uma tabela ou consulta, embora seja recomendável, e elas devem conter o nome de pelo menos um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM devem se referir a uma tabela ou consulta. Portanto, você sempre pode encontrar a tabela de origem ou a consulta de origem para um campo de pesquisa lendo a cláusula FROM.

  4. Siga um destes procedimentos:

    • Se você estiver usando uma lista de valores, edite os itens na lista. Cerque cada item com aspas duplas e separe cada item com um ponto e vírgula.

    • Se a consulta na lista de pesquisa fizer referência a outra consulta, abra essa segunda consulta no Modo de Exibição de Design (clique com o botão direito do mouse na consulta no Painel de Navegação e clique em Exibição de Design). Observe o nome da tabela que aparece na seção superior do designer de consulta e vá para a próxima etapa.

      Caso contrário, se a consulta no campo Pesquisa referenciar uma tabela, observe o nome da tabela e vá para a próxima etapa.

  5. Abra a tabela no Modo de Exibição de Folha de Dados e edite os itens de lista conforme necessário.

Examinar um campo de pesquisa em uma tabela

  1. Abra a tabela do modo Design.

  2. Na seção superior da grade de design de consulta, na coluna Tipo de Dados , clique ou coloque o foco em qualquer campo Texto, Número ou Sim/Não.

  3. Na seção inferior da grade de design da tabela, clique na guia Pesquisa e, em seguida, examine as propriedades Tipo de Origem da Linha e Fonte da Linha .

    A propriedade Tipo de Origem de Linha deve ler Lista de Valores ou Tabela/Consulta. A propriedade Row Source deve conter uma lista de valores ou uma consulta.

    As listas de valores usam essa sintaxe básica: "item";"item";"item"

    Nesse caso, a lista é um conjunto de itens cercados por aspas duplas e separados por ponto e vírgula.

    Normalmente, as consultas selecionadas usam essa sintaxe básica: SELECT [table_or_query_name].[field_name] DE [table_or_query_name].

    Nesse caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela ou consulta e a um campo nessa tabela ou consulta. A segunda cláusula refere-se apenas à tabela ou consulta. Aqui está um ponto-chave a ser lembrado: as cláusulas SELECT não precisam conter o nome de uma tabela ou consulta, embora seja recomendável, e elas devem conter o nome de pelo menos um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM devem se referir a uma tabela ou consulta. Portanto, você sempre pode encontrar a tabela de origem ou a consulta de origem para um campo de pesquisa lendo a cláusula FROM.

  4. Siga um destes procedimentos:

    • Se você estiver usando uma lista de valores, edite os itens na lista. Cerque cada item com aspas duplas e separe cada item com um ponto e vírgula.

    • Se a consulta no campo Pesquisa referenciar outra consulta, no Painel de Navegação, abra essa segunda consulta no modo Design (clique com o botão direito do mouse na consulta e clique em Exibição de Design). Observe o nome da tabela que aparece na seção superior do designer de consulta e vá para a próxima etapa.

      Caso contrário, se a consulta no campo Pesquisa referenciar uma tabela, observe o nome da tabela e vá para a próxima etapa.

  5. Abra a tabela no Modo de Exibição de Folha de Dados e edite os itens de lista conforme necessário.

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Excluindo os dados de uma lista de valores ou campo Pesquisa

Os itens de uma lista de valores ficam na mesma tabela que os outros valores de um registro. Por outro lado, os dados em um campo de pesquisa residem em uma ou mais outras tabelas. Para remover dados de uma lista de valores, abra a tabela e edite os itens.

A remoção de dados de uma lista de pesquisa requer etapas adicionais, e essas etapas variam dependendo se a consulta das listas de pesquisa usa os dados de uma tabela ou de outra consulta. Se a consulta da lista de pesquisa for baseada em uma tabela, identifique essa tabela e o campo que contém os dados que aparecem na lista. Em seguida, abra a tabela de origem e edite os dados desse campo. Se a consulta da lista de pesquisa for baseada em outra consulta, abra essa segunda consulta, encontre a tabela de origem e o campo do qual a segunda consulta extrai os dados e altere os valores nessa tabela.

Remover dados de uma lista de valores

  1. Abra a tabela do modo Design.

  2. Na seção superior da grade de design, selecione o campo da tabela que contém a lista de valores.

  3. Na seção inferior da grade, clique na guia Pesquisa e localize a propriedade Fonte de Linha.

    Por padrão, as aspas duplas cercam os itens em uma lista de valores, e o ponto-e-vírgula separa cada item: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Conforme necessário, remova os itens da lista. Lembre-se de excluir as aspas ao redor de cada item excluído. Além disso, não deixe um ponto-e-vírgula no início, não deixe pares de ponto-e-vírgula juntos (;;) e, se você remover o último item na lista, exclua o ponto-e-vírgula final.

    Importante    Se você excluir um item de uma lista de valores e os registros da tabela já utilizarem esse item excluído, o item excluído permanecerá como parte do registro até que você altere isso. Por exemplo, suponha que sua empresa tenha um depósito na Cidade A, mas vende esse prédio. Se você remover "Cidade A" da lista de depósitos, verá "Cidade A" na sua tabela até que você altere esses valores.

Remover dados de um campo de pesquisa

  1. Abra a tabela do modo Design.

  2. Na seção superior da grade de design, selecione o campo de pesquisa.

  3. Na seção inferior da grade de design, clique na guia Pesquisa e localize as propriedades Tipo de Fonte de Linha e Fonte de Linha.

    A propriedade Tipo de Fonte de Linha deve exibir Tabela/Consulta, e a propriedade Fonte de Linha deve conter uma consulta que faz referência a uma tabela ou a outra consulta. As consultas para campos de pesquisa sempre começam com a palavra SELECT.

    Normalmente (mas nem sempre), uma consulta de seleção usa esta sintaxe básica: SELECT [nome_da_tabela_ou_consulta].[nome_do_campo] FROM [nome_da_tabela_ou_consulta].

    Nesse caso, a consulta contém duas cláusulas (SELECT e FROM). A primeira cláusula refere-se a uma tabela e um campo dessa tabela; já a segunda cláusula refere-se apenas à tabela. Lembre-se: a cláusula FROM sempre indicará o nome da consulta ou tabela de origem. Cláusulas SELECT nem sempre contêm o nome de uma tabela ou consulta, embora sempre contenham o nome de pelo menos um campo. No entanto, todas as cláusulas FROM devem se referir a uma tabela ou consulta.

  4. Siga um destes procedimentos:

    • Se a consulta no campo Pesquisa fizer referência a outra consulta, clique no botão Criar (Na guia Dados da folha de propriedades, clique em Botão Construtor próximo) para abrir a consulta no modo design. Anote o nome da tabela que aparece na seção superior do designer de consultas e prossiga para a etapa 5.

    • Se a consulta no campo Pesquisa fizer referência a uma tabela, anote o nome da tabela e prossiga para a etapa 5.

  5. Abra a tabela de origem no Modo de Exibição de Folha de Dados.

  6. Localize o campo que contém os dados usados na lista de pesquisa e edite esses dados conforme necessário.

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Como os tipos de dados afetam a maneira como você insere dados

Ao criar uma tabela de banco de dados, você seleciona um tipo de dados para cada campo nessa tabela, um processo que ajuda a garantir uma entrada de dados mais precisa.

Exibir tipos de dados

Siga um destes procedimentos:

Usar o Modo de Exibição de Folha de Dados

  1. Abra a tabela no Modo Folha de Dados.

  2. Na guia Campos , no grupo Formatação , examine o valor na lista Tipo de Dados. O valor é alterado à medida que você coloca o cursor nos vários campos em sua tabela:

    Lista Tipo de Dados

Usar o Modo de Exibição de Design

  1. Abra a tabela do modo Design.

  2. Veja a grade de design. A seção superior da grade mostra o nome e o tipo de dados de cada campo de tabela.

    Campos no modo Design

Como os tipos de dados afetam a entrada de dados

O tipo de dados que você define para cada campo de tabela fornece o primeiro nível de controle sobre qual tipo de dados é permitido em um campo. Em alguns casos, como um campo Texto Longo, você pode inserir todos os dados desejados. Em outros casos, como um campo AutoNumber, a configuração de tipo de dados para o campo impede que você insira qualquer informação. A tabela a seguir lista os tipos de dados que Access fornece e descreve como eles afetam a entrada de dados.

Para obter mais informações, consulte Tipos de dados para acessar bancos de dados da área de trabalho e Modificar ou alterar a configuração do tipo de dados para um campo.

Tipo de dados

Efeito na entrada de dados

Texto Curto

Observe que a partir do Access 2013 os tipos de dados de Texto foram renomeados como Texto Curto.

Os campos texto curto aceitam caracteres numéricos ou texto, incluindo listas delimitadas de itens. Um campo de texto aceita um número menor de caracteres do que um campo Texto Longo – de 0 a 255 caracteres. Em alguns casos, você pode usar funções de conversão para executar cálculos nos dados em um campo Texto Curto.

Texto Longo

Observe que, a partir do Access 2013, os tipos de dados de memorando foram renomeados como Texto Longo.

Você pode inserir grandes quantidades de texto e dados numéricos nesse tipo de campo até 64.000 caracteres. Além disso, você define o campo para dar suporte à formatação de texto avançada, pode aplicar os tipos de formatação que normalmente você encontra em programas de processamento de palavras, como Word. Por exemplo, você pode aplicar fontes e tamanhos de fonte diferentes a caracteres específicos em seu texto e torná-los em negrito ou itálico, e assim por diante. Você também pode adicionar marcas HTML (Linguagem de Marcação de Hipertexto) aos dados. Para obter mais informações, consulte Inserir ou adicionar um campo de texto avançado.

Além disso, campos de Texto Longo têm uma propriedade chamada Somente Append. Ao habilitar essa propriedade, você pode adicionar novos dados a um campo Texto Longo, mas não pode alterar os dados existentes. O recurso destina-se a ser usado em aplicativos como bancos de dados de rastreamento de problemas, em que talvez seja necessário manter um registro permanente que permaneça imutável. Quando você coloca o cursor em um campo Texto Longo com a propriedade Append Only habilitada, por padrão, o texto no campo desaparece. Não é possível aplicar nenhuma formatação ou outras alterações ao texto.

Como campos de Texto Curto, você também pode executar funções de conversão em relação aos dados em um campo Texto Longo.

Núm

Você pode inserir apenas números nesse tipo de campo e executar cálculos sobre os valores em um campo Número.

Número Grande

Observação, os tipos de dados número grande estão disponíveis apenas na versão de assinatura Microsoft 365 do Access.

Você pode inserir apenas números nesse tipo de campo e executar cálculos sobre os valores em um campo Número Grande.

Para obter mais informações, consulte Como usar o tipo de dados Número Grande.

Data e Hora

Você pode inserir apenas datas e horários nesse tipo de campo. 

Você pode definir uma máscara de entrada para o campo (uma série de caracteres literais e espaços reservados que aparecem quando você seleciona o campo), você deve inserir dados nos espaços e no formato que a máscara fornece. Por exemplo, se você vir uma máscara como MMM_DD_YYYY, deverá digitar 11 de outubro de 2017 nos espaços fornecidos. Você não pode inserir um nome de mês completo ou um valor de ano de dois dígitos. Para obter mais informações, confira Controlar formatos de entrada de dados com máscaras de entrada.

Se você não criar uma máscara de entrada, poderá inserir o valor usando qualquer formato de data ou hora válido. Por exemplo, você pode digitar 11 de outubro de 2017, 11/10/17, 11 de outubro de 2017 e assim por diante.

Você também pode aplicar um formato de exibição ao campo. Nesse caso, se nenhuma máscara de entrada estiver presente, você poderá inserir um valor em quase qualquer formato, mas o Access exibirá as datas de acordo com o formato de exibição. Por exemplo, você pode inserir 11/10/2017, mas o formato de exibição pode ser definido para que ele exiba o valor como 11 de outubro de 2017.

Para obter mais informações, confira Inserir a data de hoje.

Moeda

Você só pode inserir valores de moeda nesse tipo de campo. Além disso, você não precisa inserir manualmente um símbolo de moeda. Por padrão, o Access aplica o símbolo de moeda ({, £, $e assim por diante) especificado em suas configurações regionais do Windows. Você pode alterar esse símbolo de moeda para refletir uma moeda diferente, se necessário.

Numeração Automática

Você não pode inserir ou alterar os dados nesse tipo de campo a qualquer momento. O acesso incrementa os valores em um campo AutoNumber sempre que você adiciona um novo registro a uma tabela.

Calculado

Você não pode inserir ou alterar os dados nesse tipo de campo a qualquer momento. Os resultados desse campo são determinados por uma expressão que você define. O Access atualiza os valores em um campo Calculado sempre que você adiciona ou edita um novo registro a uma tabela.

Sim/Não

Quando você clica em um campo definido como esse tipo de dados, o Access exibe uma caixa marcar ou uma lista suspensa, dependendo de como formatar o campo. Se você formatar o campo para mostrar uma lista, poderá selecionar Sim ou Não, True ou False ou Ativado ou Desativado na lista, novamente dependendo do formato aplicado ao campo. Você não pode inserir valores na lista ou alterar os valores na lista diretamente de um formulário ou tabela.

Objeto OLE

Você usa esse tipo de campo quando deseja exibir dados de um arquivo criado com outro programa. Por exemplo, você pode exibir um arquivo de texto, um gráfico do Excel ou um deck de slides do PowerPoint em um campo objeto OLE.

Os anexos fornecem uma maneira mais rápida, fácil e flexível de exibir dados de outros programas.

Hiperlink

Você pode inserir todos os dados nesse tipo de campo e o Access os envolve em um endereço Da Web. Por exemplo, se você digitar um valor no campo, o Access cerca seu texto com http://www.your_text.com. Se você inserir um endereço Web válido, seu link funcionará. Caso contrário, seu link resultará em uma mensagem de erro.

Além disso, editar hiperlinks existentes pode ser difícil porque clicar em um campo de hiperlink com o mouse inicia seu navegador e leva você para o site especificado no link. Para editar um campo de hiperlink, selecione um campo adjacente, use as teclas TAB ou seta para mover o foco para o campo de hiperlink e pressione F2 para habilitar a edição.

Anexo

Você pode anexar dados de outros programas a esse tipo de campo, mas não pode digitar ou inserir dados numéricos ou de texto.

Para obter mais informações, consulte Anexar arquivos e gráficos aos registros em seu banco de dados.

Assistente de Pesquisa

O Assistente de Pesquisa não é um tipo de dados. Em vez disso, você usa o assistente para criar dois tipos de listas suspensas: listas de valores e campos de pesquisa. Uma lista de valores usa uma lista delimitada de itens que você insere manualmente ao usar o Assistente de Pesquisa. Esses valores podem ser independentes de qualquer outro dado ou objeto em seu banco de dados.

Por outro lado, um campo de pesquisa usa uma consulta para recuperar dados de uma ou mais das outras tabelas em um banco de dados. Em seguida, o campo de pesquisa exibe os dados em uma lista suspensa. Por padrão, o Assistente de Pesquisa define o campo de tabela como o tipo de dados Número.

Você pode trabalhar com campos de pesquisa diretamente em tabelas e também em formulários e relatórios. Por padrão, os valores em um campo de pesquisa aparecem em um tipo de controle de lista chamado caixa de combinação – uma lista que tem uma seta suspensa:

uma lista de pesquisa em branco

Você também pode usar uma caixa de lista que exibe vários itens com uma barra de rolagem para ver mais itens:

Um controle caixa de listagem básico em um formulário

Dependendo de como você define o campo de pesquisa e a caixa de combinação, você pode editar os itens na lista e adicionar itens à lista desativando a propriedade Limite à Lista do campo de pesquisa.

Se você não puder editar diretamente os valores em uma lista, precisará adicionar ou alterar os dados em sua lista predefinida de valores ou na tabela que serve como fonte para o campo de pesquisa.

Por fim, ao criar um campo de pesquisa, você pode defina-o opcionalmente para dar suporte a vários valores. Quando você faz isso, a lista resultante exibe uma caixa marcar ao lado de cada item de lista e você pode selecionar ou desmarcar quantos itens forem necessários. Essa figura ilustra uma lista típica de vários valores:

Uma lista de caixas de seleção.

Para obter informações sobre como criar campos de pesquisa multivalorizados e usar as listas resultantes, consulte Criar ou excluir um campo multivalorizado.

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Como as propriedades do campo de tabela afetam a maneira como você insere dados

Além dos princípios de design que controlam a estrutura de um banco de dados e os tipos de dados que controlam o que você pode inserir em um determinado campo, várias propriedades de campo também podem afetar a forma como você insere dados em um banco de dados access.

Exibir propriedades para um campo de tabela

O Access fornece duas maneiras de exibir as propriedades de um campo de tabela.

No modo de exibição Datasheet

  1. Abra a tabela no Modo Folha de Dados.

  2. Clique na guia Campos e use os controles no grupo Formatação para exibir as propriedades de cada campo de tabela.

No Modo de Exibição de Design

  1. Abra a tabela do modo Design.

  2. Na parte inferior da grade, clique na guia Geral , se ela ainda não estiver selecionada.

  3. Para ver as propriedades de um campo de pesquisa, clique na guia Pesquisa .

Como as propriedades afetam a entrada de dados

A tabela a seguir lista as propriedades que têm maior impacto na entrada de dados e explica como elas afetam a entrada de dados.

Propriedade

Localização na grade de design de tabela

Valores possíveis

Comportamento ao tentar inserir dados

Tamanho do Campo

Guia Geral

0-255

O limite de caracteres se aplica apenas a campos definidos para o tipo de dados Text. Se você tentar inserir mais do que o número especificado de caracteres, o campo os cortará.

Obrigatório

Guia Geral

Sim/Não

Quando ativada, essa propriedade força você a inserir um valor em um campo e o Access não permitirá que você salve nenhum novo dado até concluir um campo necessário. Quando desativado, o campo aceitará valores nulos, o que significa que o campo pode permanecer em branco.

Um valor nulo não é a mesma coisa que um valor zero. Zero é um dígito e "nulo" é um valor ausente, indefinido ou desconhecido.

Permitir cadeias de caracteres de comprimento zero

Guia Geral

Sim/Não

Quando ativado, você pode inserir cadeias de caracteres de comprimento zero – cadeias de caracteres que não contêm caracteres. Para criar uma cadeia de caracteres de comprimento zero, insira um par de aspas duplas no campo ("").

Indexado

Guia Geral

Sim/Não

Quando você indexa um campo de tabela, o Access impede que você adicione valores duplicados. Você também pode criar um índice de mais de um campo. Se você fizer isso, poderá duplicar os valores em um campo, mas não em ambos os campos.

Máscara de entrada

Guia Geral

Conjuntos predefinidos ou personalizados de caracteres literais e espaços reservados

Uma máscara de entrada força você a inserir dados em um formato predefinido. As máscaras aparecem quando você seleciona um campo em uma tabela ou um controle em um formulário. Por exemplo, suponha que você clique em um campo Date e veja este conjunto de caracteres: MMM-DD-YYYYY. Essa é uma máscara de entrada. Isso força você a inserir valores mensais como abreviações de três letras, como OCT, e o valor do ano como quatro dígitos – por exemplo, OCT-15-2017.

As máscaras de entrada controlam apenas como você insere dados, não como o Access armazena ou exibe esses dados.

Para obter mais informações, confira Controlar formatos de entrada de dados com máscaras de entrada e Formatar um campo de data e hora.

Limite para Lista

Guia Pesquisa

Sim/Não

Habilita ou desabilita alterações nos itens em um campo de pesquisa. Às vezes, os usuários tentam alterar os itens em um campo de pesquisa manualmente. Quando o Access impede que você altere os itens em um campo, essa propriedade é definida como Sim. Se essa propriedade estiver habilitada e você precisar alterar os itens em uma lista, você deverá abrir a lista (se quiser editar uma lista de valores) ou a tabela que contém os dados de origem da lista (se você quiser editar um campo de pesquisa) e alterar os valores lá.

Permitir Edições da Lista de Valores

Guia Pesquisa

Sim/Não

Habilita ou desabilita o comando Editar Itens de Lista para listas de valores, mas não para campos de pesquisa. Para habilitar esse comando para campos de pesquisa, insira um nome de formulário válido na propriedade Editar Formulário de Itens de Lista . O comando Permitir Edições de Lista de Valores aparece em um menu de atalho que você abre clicando com o botão direito do mouse em uma caixa de listagem ou controle de caixa de combinação. Quando você executa o comando, a caixa de diálogo Editar Itens de Lista é exibida. Alternativamente, se você especificar o nome de um formulário na propriedade Editar Formulário de Itens de Lista , o Access iniciará esse formulário em vez de exibir a caixa de diálogo.

Você pode executar o comando Editar Itens de Lista em controles de caixa de listagem e caixa de combinação localizados em formulários e em controles de caixa de combinação localizados em tabelas e conjuntos de resultados de consulta. Os formulários devem estar abertos na exibição Design ou na exibição Procurar; tabelas e conjuntos de resultados de consulta devem estar abertos na exibição Datasheet.

Formulário de Edição de Itens de Lista

Guia Pesquisa

Nome de um formulário de entrada de dados

Se você inserir o nome de um formulário de entrada de dados como o valor nesta propriedade de tabela, esse formulário será aberto quando um usuário executar o comando Editar Itens de Lista . Caso contrário, a caixa de diálogo Editar Itens de Lista será exibida quando os usuários executam o comando.

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Usar atualizações em cascata para alterar valores de chave primária e estrangeira

Às vezes, talvez seja necessário atualizar um valor de chave primária. Se você usar essa chave primária como uma chave estrangeira, poderá atualizar automaticamente suas alterações em todas as instâncias filho da chave estrangeira.

Como lembrete, uma chave primária é um valor que identifica exclusivamente cada linha (registro) em uma tabela de banco de dados. Uma chave estrangeira é uma coluna que corresponde à chave primária. Normalmente, as chaves estrangeiras residem em outras tabelas e permitem que você crie uma relação (um link) entre os dados nas tabelas.

Por exemplo, suponha que você use um número de ID do produto como uma chave primária. Um número de ID identifica exclusivamente um produto. Você também usa esse número de ID como uma chave estrangeira em uma tabela de dados de pedidos. Dessa forma, você pode encontrar todos os pedidos que envolvem cada produto, pois sempre que alguém faz um pedido para esse produto, a ID se torna parte do pedido.

Às vezes, esses números de ID (ou outros tipos de chaves primárias) são alterados. Quando o fizerem, você pode alterar o valor da chave primária e fazer com que essa alteração seja automaticamente em cascata em todos os registros filho relacionados. Você habilita esse comportamento ativando a integridade referencial e as atualizações em cascata entre as duas tabelas.

Lembre-se dessas regras importantes:

  • Você pode habilitar atualizações em cascata apenas para campos de chave primária definidos para os tipos de dados Texto ou Número. Você não pode usar atualizações em cascata para campos definidos como o tipo de dados AutoNumber.

  • Você pode habilitar atualizações em cascata apenas entre tabelas com uma relação de um para muitos.

Para obter mais informações sobre como criar relacionamentos. consulte Guia para relações de tabela e Criar, editar ou excluir uma relação.

Os procedimentos a seguir andam lado a lado e explicam como primeiro criar um relacionamento e, em seguida, habilitar atualizações em cascata para essa relação.

Criar a relação

  1. Na guia Ferramentas de Banco de dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações.

  2. Na guia Design , no grupo Relações , clique em Adicionar Tabelas (Mostrar Tabela em Access 2013 ).

  3. Selecione a guia Tabelas , selecione as tabelas que você deseja alterar, clique em Adicionar e clique em Fechar.

    Você pode pressionar SHIFT para selecionar várias tabelas ou adicionar cada tabela individualmente. Selecione apenas as tabelas nos lados "um" e "muitos" da relação.

  4. Na janela Relações , arraste a chave primária da tabela no lado "um" da relação e solte-a no campo chave estrangeira da tabela no lado "muitos" da relação.

    A caixa de diálogo Editar Relações é exibida. A figura a seguir mostra a caixa de diálogo:

    Caixa de diálogo Editar Relações com uma relação existente

  5. Selecione a caixa Impor integridade referencial marcar e clique em Criar.

Habilitar atualizações em cascata em chaves primárias

  1. Na guia Ferramentas de Banco de dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações.

  2. A janela Relações é exibida e exibe as junções (mostradas como linhas de conexão) entre as tabelas no banco de dados. A figura a seguir mostra uma relação típica:

  3. Clique com o botão direito do mouse na linha de junção entre as tabelas pai e filho e clique em Editar Relação.

    Uma relação entre duas tabelas

    A caixa de diálogo Editar Relações é exibida. A figura a seguir mostra a caixa de diálogo:

    A caixa de diálogo Editar Relações

  4. Selecione Campos Relacionados de Atualização em Cascata, verifique se a caixa Impor Integridade Referencial marcar está selecionada e clique em OK.

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Por que os números de ID às vezes parecem ignorar um número

Quando você cria um campo que é definido como o tipo de dados AutoNumber, o Access gera automaticamente um valor para esse campo em cada novo registro. O valor é incrementado por padrão, para que cada novo registro obtenha o próximo número sequencial disponível. A finalidade do tipo de dados AutoNumber é fornecer um valor adequado para uso como chave primária. Para obter mais informações, consulte Adicionar, definir, alterar ou remover a chave primária.

Quando você exclui uma linha de uma tabela que contém um campo definido como o tipo de dados AutoNumber, o valor no campo AutoNumber para essa linha nem sempre é reutilizado automaticamente. Por esse motivo, o número gerado pelo Access pode não ser o número que você espera ver e as lacunas podem aparecer na sequência de números de ID – isso é por design. Você deve confiar apenas na exclusividade dos valores em um campo AutoNumber e não na sequência deles.

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Atualizar dados em massa usando consultas

Anexar, atualizar e excluir consultas são maneiras poderosas de adicionar, alterar ou remover registros em massa. Além disso, as atualizações em massa são mais fáceis e eficientes de executar quando você usa bons princípios de design de banco de dados. Usar uma consulta de acréscimo, atualização ou exclusão pode ser um economia de tempo, pois você também pode reutilizar a consulta.

Importante    Faça backup de seus dados antes de usar essas consultas. Ter um backup em mãos pode ajudá-lo a corrigir rapidamente todos os erros que você pode cometer inadvertidamente.

Acrescentar consultas    Use para adicionar muitos registros a uma ou mais tabelas. Um dos usos mais frequentes de uma consulta de anexo é adicionar um grupo de registros de uma ou mais tabelas em um banco de dados de origem a uma ou mais tabelas em um banco de dados de destino. Por exemplo, suponha que você adquira alguns novos clientes e um banco de dados contendo uma tabela de informações sobre esses clientes. Para evitar inserir esses novos dados manualmente, você pode anexá-los à tabela ou tabelas apropriadas em seu banco de dados. Para obter mais informações, consulte Adicionar registros a uma tabela usando uma consulta de anexo.

Atualizar consultas    Use para adicionar, alterar ou excluir parte (mas não todos) de muitos registros existentes. Veja as consultas atualização como uma forma avançada da caixa de diálogo Localizar e substituir. Insira um critério de seleção (o equivalente bruto de uma cadeia de caracteres de pesquisa) e um critério de atualização (o equivalente bruto de uma cadeia de caracteres de substituição). Ao contrário da caixa de diálogo, as consultas de atualização podem aceitar vários critérios, permitir que você atualize um grande número de registros em uma só passagem e permitir que você altere registros em mais de uma tabela. Para obter mais informações, consulte Criar e executar uma consulta de atualização.

Excluir consultas    Quando você deseja excluir rapidamente muitos dados ou excluir um conjunto de dados regularmente, uma exclusão é útil porque as consultas tornam possível especificar critérios para localizar e excluir rapidamente os dados. Para obter mais informações, consulte Maneiras de adicionar, editar e excluir registros.

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