Criar e compartilhar uma pasta pública no Outlook

As pastas públicas do Outlook proporcionam um ótimo lugar para coletar, organizar e compartilhar informações sobre determinados tópicos ou projetos de uma organização. "Público", neste caso, significa visualizável por todos da organização, não do mundo inteiro. Quando você posta uma mensagem em uma pasta pública, não está enviando emails para ninguém, assim, ninguém fica com a Caixa de Entrada abarrotada. Em vez disso, as pessoas podem verificar a pasta sempre que quiserem procurar postagens interessantes.

Importante: Você precisa de um Microsoft Exchange Server e de uma conta de email do Exchange para usar pastas públicas com o Outlook. A maioria das contas de email domésticas e pessoais não usa o Exchange.

Etapa 1: verificar com seu administrador do Exchange

Talvez sua organização não permita pastas públicas ou tenha políticas para seu uso. Verifique com seu administrador para fazer tudo do jeito certo. Se sua organização permitir e aceitar o uso de pastas públicas, mas uma pasta pública de nível superior ainda não existir, peça ao administrador do Exchange para criar uma.

Quando a pasta de nível superior estiver disponível, basta pressionar Ctrl + 6 para exibir a pasta e seu conteúdo no Painel de Pastas do Outlook.

Etapa 2: criar a pasta e dar um nome a ela

  1. Pressione Ctrl+6 para ver as Pastas Públicas no Painel de Pastas.

    Importante: Se você não vir uma seção de pastas públicas no painel de pastas, consulte o administrador de email local do Exchange. Eles devem configurá-lo para você.

  2. Clique com o botão direito do mouse em Pastas Públicas e clique em Nova Pasta.

    Pastas Públicas

  3. Nomeie a pasta e clique em OK.

Dicas: 

  • Você pode adicionar uma pasta pública às suas pastas favoritos . Em seguida, no Outlook Web App, você pode executar determinadas funções dentro dessas mesmas pastas públicas, como criar, atualizar ou excluir itens. Essas ações podem ser feitas em calendário, contato, email e postar pastas públicas.

  • Para adicionar uma pasta pública aos seus favoritos, clique com o botão direito do mouse na pasta e selecione Adicionar a favoritos....

  • Para obter informações sobre como usar pastas favoritas no Outlook Web App, consulte trabalhando com pastas de mensagens no Outlook Web App.

Etapa 3: definir permissões da pasta para usuários e grupos

Por padrão, o Outlook concede permissões somente para você, como criador da pasta pública, portanto, você precisa conceder permissões especificamente às pessoas para que elas possam ler e postar conteúdo na pasta. Saiba como Alterar permissões para uma pasta pública.

Introdução ao uso de pastas públicas

Aqui estão algumas maneiras típicas de usar pastas públicas em uma organização:

Discussões online

Armazene cada tópico de discussão em sua própria subpasta. Conforme a necessidade, defina permissões para cada subpasta (convém restringir o acesso a pastas que contenham informações confidenciais ou sigilosas). Um tópico pode ter seu próprio moderador para controlar se um item foi postado e excluir postagens que não cumpram as normas da organização ou violem a política.

Compartilhar calendários, listas de contatos e listas de tarefas

Anexe calendários, contatos e tarefas ou listas de tarefas a postagens para compartilhar informações com pessoas que tenham acesso à pasta. Esse tipo de localização centralizada facilita a comunicação e a colaboração nos projetos em equipe.

Diferenças entre pastas de email e pastas públicas

  • Quando você alterna de uma pasta de email para uma pasta pública, o botão Nova Postagem acima do Painel de Pastas muda para Novo Email, porque você geralmente posta itens em vez de enviar mensagens de email em uma pasta pública.

  • Quando você responde a uma postagem em uma pasta pública, não existe o botão Responder a Todos. Qualquer pessoa que exibe o conteúdo da pasta pode ver sua postagem.

Mais sobre as pastas do Outlook

Alternar entre pastas do Outlook

Alterar permissões para uma pasta pública

Criar uma pasta pública e especificar permissões, modos de exibição, formulários e regras

Para criar uma pasta pública, você deve ter permissão para criar pastas em uma pasta pública existente. Para obter informações sobre como obter permissão, consulte o administrador.

  1. No menu arquivo , aponte para novoe, em seguida, clique em pasta.

  2. Na caixa nome , insira um nome para a pasta.

  3. Na caixa conteúdo da pasta , clique no tipo de pasta que você deseja criar.

  4. Na lista selecionar onde colocar a pasta , clique no local da pasta.

    Para iniciar rapidamente uma pasta pública com itens existentes:

    1. Na lista de pastas , no painel de navegação , clique na pasta que você deseja copiar.

    2. No menu arquivo , aponte para pastae clique em copiar nome da pasta.

    3. Na lista, clique no local para o qual deseja copiar a pasta.

  1. Na Lista de Pastas, na Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na pasta pública que você deseja compartilhar e clique em Propriedades no menu de atalho.

    Você deve ter permissão de proprietário para uma pasta pública para definir permissões de compartilhamento para a pasta. Você pode definir permissões para apenas uma pasta de cada vez.

  2. Clique na guia permissões .

  3. Clique em Adicionar.

  4. Na caixa de pesquisa , digite o nome da pessoa para a qual você deseja conceder permissões de compartilhamento.

  5. Clique em Adicionar e em OK.

  6. Na lista nome , clique no nome da pessoa que você acabou de adicionar.

  7. Em permissões, escolha as configurações desejadas.

    Observação: Você pode atribuir as mesmas permissões a todas as pessoas que têm acesso à pasta clicando em padrão na lista nome .

Siga um destes procedimentos:

  • Crie um modo de exibição do zero

    1. No menu Exibir, aponte para Modo de Exibição Atual e clique em Definir Modos de Exibição.

    2. Clique em Novo.

    3. Na caixa Nome do novo modo de exibição, digite um nome.

    4. Na caixa tipo de exibição , escolha o tipo de modo de exibição desejado.

    5. Para alterar o local em que o modo de exibição estará disponível, clique em uma opção sob pode ser usado em.

    6. Clique em OK.

    7. Para personalizar ainda mais o modo de exibição, em Descrição, clique em um botão e, em seguida, selecione as opções que você deseja usar.

    8. Quando terminar de selecionar as opções, clique em OK.

    9. Para usar o modo de exibição imediatamente, clique em Aplicar Modo de Exibição.

  • Criar um modo de exibição com base em um modo de exibição padrão

    1. Alterne para o modo de exibição no qual você deseja basear o novo modo de exibição.

    2. No menu Exibir, aponte para Modo de Exibição Atual e clique em Personalizar Modo de Exibição Atual.

    3. Para cada tipo de alteração que você deseja fazer, em Descrição, clique em um botão e, em seguida, selecione as opções desejadas.

    4. Quando tiver terminado de efetuar as alterações, feche a caixa de diálogo Personalizar modo de exibição .

    5. No menu Exibir, aponte para Modo de Exibição Atual e clique em Definir Modos de Exibição.

    6. Na caixa modos de exibição para nome da pasta , clique em configurações do modo de exibição atual.

    7. Clique em Copiar.

    8. Na caixa Nome do novo modo de exibição, digite um nome.

    9. Para alterar o local em que o modo de exibição estará disponível, clique em uma opção sob Pode ser usado em.

      Observação: Novos modos de exibição são adicionados ao submenu de exibição atual (no menu Exibir , aponte para organizar por).

Para alterar o modo de exibição padrão de uma pasta pública, você deve ter permissão de proprietário para a pasta e deve haver pelo menos um modo de exibição personalizado definido para a pasta que está visível para todos.

  1. Na Lista de Pastas, no Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na pasta pública e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.

  2. Clique na guia Administração .

    Se a guia Administração não for exibida, significa que você não tem permissão de proprietário.

  3. Na lista exibição inicial na pasta , clique no modo de exibição que você deseja exibir cada vez que a pasta for aberta.

    O modo de exibição normal mostra o modo de exibição padrão do Microsoft Outlook para o tipo de itens na pasta.

Você deve ter permissão de editor, editor de publicação ou proprietário para adicionar formulários a uma pasta particular compartilhada ou a uma pasta pública. Se a pasta for uma pasta pública e você tiver permissão de proprietário, você pode limitar os formulários que estão disponíveis para outras pessoas que usam a pasta.

  1. Na Lista de Pastas, no Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na pasta e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.

  2. Clique na guia formulários .

  3. Para adicionar um formulário aos formulários associados a esta lista de pastas, clique em gerenciare, em seguida, indique o formulário.

  4. Clique em Fechar.

  5. Para limitar os formulários que você deseja disponibilizar para outras pessoas que usam a pasta, clique em uma opção em permitir estes formulários nesta pasta.

Você deve ter permissão de proprietário para uma pasta pública para criar ou modificar regras para ele.

  1. Na Lista de Pastas, no Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na pasta pública para a qual você deseja criar ou modificar regras e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.

  2. Clique na guia Administração .

  3. Clique em Assistente de pasta.

  4. Siga um destes procedimentos:

    • Para criar uma regra, clique em Adicionar regra.

    • Para modificar uma regra existente, clique em uma regra na lista e, em seguida, clique em Editar regra.

  5. Insira as condições que o item deve atender para que a ação ocorra. Para mais condições, clique em avançado.

  6. Em executar essas ações, selecione as opções desejadas.

    Observação: Quando você cria uma regra, ela é ativada por padrão.

Siga um destes procedimentos:

  • Compartilhar um calendário

    1. Crie uma nova pasta e escolha itens de calendário na lista de pastas contém .

    2. Na lista selecionar onde colocar a pasta , clique em calendárioe, em seguida, clique em OK.

    3. Adicionar reuniões e eventos à pasta.

  • Compartilhar uma lista de contatos

    1. Crie uma nova pasta e escolha itens de contato na lista contém a pasta .

    2. Na lista selecionar onde colocar a pasta , clique em contatose, em seguida, clique em OK.

    3. Adicionar contatos à pasta.

      Observação: A lista de contatos compartilhada aparece no catálogo de endereços/contatos do Outlook.

  • Compartilhar uma lista de tarefas

    1. Crie uma nova pasta e escolha itens de tarefas na lista de pastas contém .

    2. Na lista selecionar onde colocar a pasta , clique em tarefase, em seguida, clique em OK.

    3. Adicione tarefas à pasta.

      Observação: Embora você possa copiar uma lista de tarefas para uma pasta pública, não é possível copiar uma solicitação de tarefa para uma pasta pública ou criar uma solicitação de tarefa a partir de uma pasta pública.

  • Postar informações em uma pasta pública

    1. Abra a pasta pública na qual você deseja postar informações.

    2. Para usar o formulário padrão para postar informações, clique no menu arquivo , aponte para novoe, em seguida, clique em postar nesta pasta.

    3. No formulário, insira as informações que você deseja postar.

    4. Clique em postar.

Criar uma pasta pública coordenada

Você deve ter permissão de proprietário para uma pasta pública a fim de designá-la como uma pasta coordenada.

  1. Na Lista de Pastas, no Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na pasta pública e, em seguida, clique em Propriedades no menu de atalho.

  2. Na guia Administração , clique em pasta moderada.

  3. Marque a caixa de seleção definir pasta para cima como pasta coordenada .

  4. Na caixa encaminhar novos itens para , digite o nome da pessoa que recebe mensagens de entrada ou o nome de uma pasta pública alternativa na qual as mensagens são armazenadas para revisão. O moderador que faz a revisão é especificado na etapa 6.

  5. Opcional: para enviar automaticamente uma resposta quando uma nova mensagem for recebida pelo moderador, selecione uma opção em responder a novos itens com.

    Escolha uma destas opções:

    • Resposta padrão    

      "Obrigado pelo seu envio. Observe que os envios para algumas pastas ou grupos de discussão são revisados para determinar se devem ser disponibilizados publicamente. Nesses casos, haverá um atraso antes que os envios aprovados possam ser visualizados por outras pessoas. "

    • Resposta personalizada    

      Clique em resposta personalizadae, em seguida, clique em modelo. Digite o texto de sua resposta personalizada.

    Os moderadores não receberão nenhuma dessas respostas quando publicarem mensagens.

  6. Para adicionar ou remover nomes de pessoas que sejam moderadores, clique em Adicionar ou remover.

  7. Opcional: para exibir as propriedades de um moderador selecionado, clique em Propriedades.

Início da página

Precisa de mais ajuda?

Expanda suas habilidades no Office
Explore o treinamento
Obtenha novos recursos primeiro
Ingressar no Office Insider

Essas informações foram úteis?

Obrigado por seus comentários!

Agradecemos pelos seus comentários! Parece que pode ser útil conectar você a um de nossos agentes de suporte do Office.

×