Há algum piloto a bordo?
"Se há um piloto a bordo, ele ou ela, por favor, toque o botão de chamada?" é algo que nenhum passageiro quer ouvir. Relei uma notícia notável de um verdadeiro incidente como este que aconteceu em dezembro de 2013. Depois que o piloto de um voo para fora de Des Moines, Iowa sofreu uma emergência médica, o co-piloto fez um pedido para qualquer piloto a bordo. Capitão Mark Gongol, um piloto de bombardeiro B1 na Força Aérea dos EUA, entrou na brecha. O avião, passageiros e tripulação pousaram em segurança.
É uma grande história, mas minha volta para relê-la recentemente foi disparada por algo muito diferente. Um possível cliente nosso ligou recentemente e perguntou se eles poderiam "pilotar" nosso software de planilha de projeto empresarial. Esse tipo de chamadas sempre me fazem fazer uma pausa. Quando alguém em uma aeronave diz "piloto", somos todos muito claros sobre o que se destina, mas quando alguém que está avaliando opções de software diz "piloto", não tenho tanta certeza.
O termo "piloto", no mundo do software, é frequentemente misturado com outros métodos de avaliação desafiadores, como "prova de conceito". Vamos dar uma olhada no que esses termos significam e como você pode usá-los melhor em seu próprio processo de avaliação empresarial.
Prova de Conceito
Este é um termo que remonta a muitos anos e é popular na engenharia elétrica. "Embarque de pão" um circuito foi feito para ver se o circuito era possível, não para começar a criá-lo para produção. Em prova de conceito, você pode passar mais tempo em um banco de laboratório do que na criação do circuito de produção, mas o único dano que você poderia fazer era para a placa de circuito em que você estava trabalhando na sua frente. Era um método barato e de baixo risco de provar que um circuito elétrico poderia fornecer um resultado desejado.
Em termos de software, uma prova de conceito deve ser projetada para provar algo. Quando clientes potenciais ligam para perguntar se posso ajudá-los a entregar uma prova de conceito para o gerenciamento de projetos corporativos ou software de planilha de tempo empresarial, sempre tenho a mesma resposta: "Quais conceitos você deseja provar?"
Normalmente, isso é recebido com silêncio e uma expressão confusa.
Se você vai conduzir uma prova de conceito, e você não tem nenhuma noção do que você está tentando provar, como você vai saber se é um sucesso ou fracasso? Não há nenhuma maneira, é claro.
Por que, você pergunta, alguém iria mesmo querer fazer uma prova de conceito então? A resposta mais comum é que o solicitante provavelmente não tem a entrada necessária do gerenciamento para implementar o software que está pesquisando, e espera que, se ele estivesse apenas em execução na frente deles, eles se apaixonariam pela ideia e concordariam que ela deveria ser implantada. Nesse caso, a "prova" é o gerenciamento e o "conceito" é toda a ideia do software empresarial.
Se fosse tão fácil convencer o gerenciamento de que o projeto empresarial e o software de folha de tempo são um ótimo ajuste para eles, implantaríamos muito mais dele.
O problema com esse método é que o trabalho que você será capaz de fazer para implantar essa instância de prova de conceito é extremamente improvável de ter o mesmo suporte que você obteria para a implantação de produção de um sistema empresarial. Quando uma organização implanta um sistema empresarial, como um timesheet ou um sistema de gerenciamento de projetos, há muitas coisas necessárias para torná-lo um sucesso. Primeiro, será necessário obter informações do gerenciamento e do pessoal de linha para qualquer aspecto da organização implicada na implantação. Em seguida, precisará haver tempo para configuração, assistência dos serviços técnicos para vincular a outros sistemas empresariais, patrocínio de gerenciamento, tempo para treinamento e, sim, dinheiro.
Se você não tiver nenhuma dessas coisas, qual será o sistema que você pode concluir em sua prova de conceito? Será uma sombra do que você deseja na melhor das hipóteses. Na era na nuvem de hoje, você provavelmente pode obter acesso a um sistema totalmente hospedado para que você possa pelo menos não se preocupar em comprar servidores e software, mas apenas ter um sistema instalado é uma fração do trabalho necessário para fazer até mesmo uma implantação básica do seu sistema de prova de conceito.
É fácil entender por que uma organização hesitará em dedicar muito dinheiro e recursos para a implementação de algo que tenha o potencial de afetar toda a organização. É um exercício de alto risco. Tendemos a falar apenas sobre os benefícios do software de gerenciamento de projetos corporativos, mas é fácil imaginar que o mesmo projeto que deu errado pode ter um impacto igualmente negativo. Portanto, atenuar o risco é uma preocupação óbvia. Mas se o verdadeiro desafio é convencer o gerenciamento dos benefícios do sistema, então certamente há maneiras melhores de fazer isso. Na HMS Software, nos concentramos em algumas das seguintes técnicas:
Fale com um cliente real e já existente.
Somos abençoados aqui por ter alguns grandes clientes que estão em geral bastante satisfeitos. Quando um novo cliente em potencial tem preocupações sobre o que está entrando, reunimos essa organização com um cliente existente. Em muitos casos, o cliente existente tem sido generoso o suficiente para oferecer para hospedar uma reunião presencial. Em outros casos, eles fazem chamadas uns com os outros dos quais deliberadamente não nos tornamos parte. Incentivamos o cliente existente a compartilhar boas notícias e desafios.
Vamos provar isso.
Se você realmente tem um conceito que precisa ser provado, então vamos ajudar a provar isso para você. Há razões legítimas pelas quais alguns aspectos de algumas implementações precisam ser comprovados primeiro. Talvez a implantação tenha volumes muito grandes de determinado tipo de dados. Fomos solicitados uma vez, por exemplo, a mostrar nossa solução funcionando com uma carga de projeto particularmente grande. Nos pediram para mostrar o software trabalhando com determinados navegadores ou com determinados bancos de dados ou vinculando-se a versões específicas de determinados sistemas externos. Se esse é o tipo de conceito que está bloqueando a avaliação, então as melhores pessoas que podem superar esse desafio são os especialistas do assunto.
Você pode ter algum treinamento com isso.
No caso em que o cliente em potencial absolutamente deve mostrar o sistema trabalhando com seus dados usados por seu pessoal, ajudamos a carregar os dados em um sistema hospedado, em seguida, fazer um mínimo para configurar o sistema conforme desejado pelo cliente e treinar as pessoas que estarão envolvidas. Preferimos ser trazidos para a empresa para ajudar com a manifestação em si, mas se isso não for possível, pedimos para revisar o script ou a demonstração que as pessoas envolvidas usarão e pedir para ajudar a ajustá-la ou treinar as pessoas a entregá-la.
Onde está um piloto quando você precisa de um?
E o projeto piloto? Isso é melhor, certo? Pode ser. Se você tiver sido solicitado a estabelecer uma implantação piloto de um timesheet empresarial ou sistema de gerenciamento de projetos corporativos, comece determinando as metas. Se os objetivos são tudo sobre prova de conceito, então você não está em um programa piloto em tudo.
Um projeto piloto é uma implantação real, em produção e ao vivo. Normalmente, envolve um subconjunto da base total de usuários que está sendo considerada para o sistema que está sendo avaliado e, portanto, um programa piloto provavelmente levará algum tempo. Embora as necessidades da base de usuários de destino completa sejam consideradas desde o início, o programa piloto se concentra em fazer uma implementação real para os usuários pilotos. Eles realmente estarão gerenciando seus projetos ou realmente preenchendo suas planilhas de tempo com o novo sistema.
Os mesmos desafios que uma implantação de produção completa enfrentará também são enfrentados pela implementação piloto, com exceção do volume ou complexidade dos dados. Os desafios mais comuns dos projetos Piloto que vi incluem falta de patrocínio, orçamento insuficiente, tempo e recursos e, provavelmente, o pior de tudo, a falta de metas articuladas para saber como determinar se o projeto piloto foi bem sucedido ou não.
Isso não quer dizer que um projeto piloto seja ruim. Fazer um piloto pode ser muito sensato e pode servir para mitigar o risco de afetar toda a organização com uma implantação incompleta ou mal configurada. Mas fazer um projeto piloto bem-sucedido requer algum pensamento.
Recentemente, começamos a trabalhar em uma implantação de tamanho significativo para uma organização do setor público. O que é gratificante sobre o exercício é que a organização já passou todo o tempo que deveria ter concluído sua avaliação. Eles fizeram a escolha do sistema empresarial. Felizmente, é nosso. Trabalhamos com a equipe de avaliação deles no último ano para garantir que suas perguntas técnicas fossem respondidas, mas agora o foco se volta para o impacto no processo diário das pessoas nesta organização.
Eles propuseram que trabalhemos durante um período de seis meses com um grupo que, embora considerável, ainda é apenas cerca de 10% de todo o grupo. Há um orçamento adequado, o piloto tem o apoio da gestão no nível mais alto e temos tempo suficiente para garantir que possamos ajudar com tudo o que normalmente faríamos em uma implantação como esta. O grupo que será colocado neste ambiente de acompanhamento e folha de tempo do projeto trabalhará com ele, em produção, para o futuro previsível, portanto não é apenas um teste. Isso é mais como a primeira fase da implantação, não um exercício de "experimentá-lo e veremos como ele vai". Com todos esses fatores em vigor, temos todas as expectativas de um resultado bem-sucedido no final deste ano.
Encerrando
Os projetos Piloto e Prova de Conceito são um fato da vida útil no software corporativo, mas se você tiver um em seu futuro, poderá ajudar a fazer disso um sucesso para apontar alguns dos principais fatores de sucesso para todos os envolvidos:
Primeiro, certifique-se de ter seus objetivos claramente articulados.
Em seguida, certifique-se de que o gerenciamento entenda o que você precisa e dê suporte a você em termos de dinheiro, recursos e tempo para alcançar essas metas.
Por fim, certifique-se de fazer um plano de projeto e gerenciá-lo como qualquer outro projeto em seu portfólio.
Sobre o autor
Chris Vandersluis é presidente e fundador da Montreal, hms software com sede no Canadá, um parceiro certificado pela Microsoft. Ele é formado em economia pela Universidade McGill e tem mais de 30 anos de experiência na automação de sistemas de controle de projetos. Ele é membro de longa data do PMI (Project Management Institute) e ajudou a fundar os capítulos montreal, Toronto e Quebec do Grupo de Usuários do Projeto Microsoft (MPUG). As publicações para as quais Chris escreveu incluem Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada magazine, PMNetwork do PMI e Project Times. Ele ensina Gerenciamento Avançado de Projetos na Universidade McGill e frequentemente fala em funções de associação de gerenciamento de projetos em América do Norte e em todo o mundo. O HMS Software é o editor do sistema de timekeeping orientado ao projeto TimeControl e é um Parceiro de Solução de Projeto da Microsoft desde 1995.
Chris Vandersluis pode ser contatado por email em: chris.vandersluis@hms.ca
Se você quiser ler mais artigos relacionados ao EPM por Chris Vandersluis, consulte seu blog de Diretrizes do EPM (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).