Vencer a meia-vida (t 1/2): Como orientar sua solução PPM, pós-implementação
Este artigo faz parte da nossa coleção "From the Trenches". Ele descreve como configurar uma estrutura para configurar um modelo de governança para sua solução PPM (Gerenciamento de Portfólio de Projetos). Ele também inclui um plano de governança de exemplo que pode ser usado como ponto de partida para configurar sua própria estratégia de governança.
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Vencer a meia-vida (t 1/2): Governando sua solução PPM, pós-implementação
Introdução
Em Física Radioativa, meia-vida (t1/2) é a quantidade de tempo necessária para que uma quantidade caia para metade de seu valor, conforme medido no início do período de tempo. (Ref: https://en.wikipedia.org/wiki/Half-life).
Então, como isso se aplica à sua nova solução de PPM (Gerenciamento de Portfólio de Projetos) recentemente implementada? A razão pela qual ela se aplica é porque sua solução PPM, implementada com êxito, vem com uma data de validade. Se você não tiver tempo para planejar, projetar e executar um processo de governança em torno do gerenciamento da solução PPM, poderá ter certeza de que a solução será preenchida com dados obsoletos, alterações de design ruins, processos que estão fora de sincronização com processos organizacionais reais e a lista continua. Assim como um carro que nunca recebe manutenção, sua solução deixará de gerar o ROI esperado para fora dele. Seus usuários se tornarão passivos e interromperão o uso da solução ou defenderão uma solução diferente.
O objetivo deste artigo é discutir uma estrutura para configurar um modelo de governança para sua solução PPM. Um plano de governança de exemplo também é fornecido que pode ser usado como ponto de partida para configurar sua própria estratégia de governança.
O Quê e o Por quê
Embora a palavra governança possa significar coisas diferentes para pessoas diferentes, no núcleo, um plano de governança é um conjunto de políticas e procedimentos autoimpostos, para garantir que o aplicativo esteja íntegro em todas as áreas e gerando o melhor retorno de valor para o investimento feito na ferramenta.
Por que é necessário ter essas restrições, você pergunta? É semelhante à manutenção da casa em que você está morando. Imagine, toda vez que você precisa de algo para ser corrigido ou adicionado à sua casa, um empreiteiro diferente aparece e faz o trabalho de forma diferente do empreiteiro anterior. Em breve, você pode ter certeza de acabar com janelas incompatíveis, botões de porta de vários designs e assim por diante. É por isso que faz sentido que os construtores tenham todos esses códigos e diretrizes a seguir enquanto criam algo, padrões de componentes que precisam manter e assim por diante.
Da mesma forma, depois que sua solução PPM estiver ativa, haverá várias alterações, aprimoramentos e remoção de recursos que serão exibidos. A menos que você defina um padrão sobre "como" essas alterações são executadas, você pode ter certeza de uma solução que está em completo caos no caminho.
Áreas de Governança
Quando você começa a considerar a configuração de um plano de governança para sua solução PPM, você precisa considerar quais áreas você realmente deseja governar. Há muitas teorias e modelos para estabelecer um plano de governança para soluções empresariais e você é livre para escolher o melhor que se encaixa em sua organização. Neste artigo, discutiremos um desses modelos que se ajustará à maioria das implementações de PPM.
A maneira mais simples de descobrir as áreas de governança necessárias é considerar as áreas onde as mudanças provavelmente acontecerão e, em seguida, configurar um plano de governança para gerenciar essas mudanças.
Observação
Mesmo para itens que não são "alterações" em si e manutenção padrão (Ex: Adição de novos usuários, atualização de Períodos de Folha de Tempo etc.), é importante ter um conjunto de procedimentos padrão registrados.
Em geral, há quatro áreas-chave em que as alterações podem acontecer para sua solução PPM.
Governança de Informações
Quando a solução PPM é implementada, é razoável supor que você comece com bons dados de "master" na solução. Por exemplo, eles incluem Detalhes do Recurso Empresarial, Calendários Empresariais, campos personalizados relacionados e assim por diante - essencialmente todos os dados "master" que permitirão que você use sua solução PPM de forma eficaz. No entanto, à medida que você continua usando a solução, as pessoas mudam de departamento, algumas saem da organização, calendários precisam ser atualizados com novos feriados, períodos de relatório de tempo precisam ser criados, os períodos fiscais podem precisar ser alterados e a lista continua e continua. Obviamente, se esses dados não forem mantidos atualizados, todos os relatórios serão imprecisos, assim como sua configuração de segurança.
A governança de informações está assumindo a responsabilidade de manter esses dados atualizados e concluídos para que o restante da sua solução possa aproveitar se esses dados principais.
Design Governança
A segunda área que precisa fazer parte do plano de governança é a manutenção do "design" da implantação do PPM. À medida que você continuar a usar a solução, haverá solicitações para ajustar o design da solução. Isso pode surgir de um determinado grupo que deseja mudar a maneira como usa a ferramenta ou querer aproveitar os novos recursos. Um exemplo clássico é alternar a forma como o relatório de tempo é feito. Talvez você tenha optado por usar um método % Work Complete, enquanto com um novo departamento adicionado, talvez seja necessário alterná-lo para o método "horas trabalhadas por período" por uma questão de integração com outras soluções financeiras. Portanto, a questão é quem avaliará o impacto dessa alteração em sua solução e como as alterações serão implementadas.
A governança de design é o plano para gerenciar alterações que afetam seu design geral da solução PPM.
Governança do Processo
É fácil pensar nessa área de governança como parte da governança de design, pois na maioria das vezes, o processo e o design andam lado a lado. No entanto, de forma holística, essa área abrange mais do que apenas o design. Ele aborda a governança de processos dentro e fora da solução PPM que impulsionam sua eficácia.
Por exemplo, veja um cenário em que seu PMO deve enviar um relatório à alta administração todas as quartas-feiras da AM. Você pode ter configurado um processo para garantir que as planilhas de tempo sejam enviadas todas as sextas-feiras por um determinado tempo, e todos os gerentes de projeto atualizem e publiquem seus planos de projeto até segunda-feira AM, antes que o relatório aconteça. Agora, vamos dizer que a alta administração pede que os relatórios sejam enviados segunda-feira am em vez de todas as quartas-feiras am. Isso dispara uma alteração no processo sobre como a solução PPM é usada, em vez de uma alteração no design da solução PPM em si.
Esses tipos de alterações precisarão ser regidos por um conjunto padrão de regras, definido como parte da governança do processo.
Governança de Infraestrutura
Esta é outra daquelas áreas que parecem ser fáceis de silo, no entanto, podem se sobrepor às outras três áreas mencionadas acima. Simplificando, a infraestrutura que dá suporte à sua solução PPM deve ser mantida com a instalação. Alguns exemplos dos principais itens que devem se enquadrar nesse tipo de modelo de governança são:
Instalação de service packs ou atualizações cumulativas.
Instalação de novos suplementos ou aplicativos.
Atualizar a infraestrutura (adição de servidores de aplicativo, servidores Web etc.) para resolver preocupações de desempenho.
Alterações na infraestrutura devido a alterações em outros aplicativos nas organizações (por exemplo, virtualização de todos os servidores).
De um lado da equação, a decisão de instalar algo ou não é puramente baseada em mérito (por exemplo, se ela afetará negativamente qualquer solução de produção atual). O outro lado da equação de qualquer infraestrutura é examinar as alterações "process" ou "design" que serão causadas pela instalação. Em alguns casos, a alteração da infraestrutura pode ser o resultado de quaisquer alterações nas outras áreas. Conforme mencionado anteriormente, enquanto nossa tentativa é classificar cada alteração como parte de uma dessas áreas, é possível que algumas alterações sobreponham completamente todas as quatro áreas.
Principais perguntas
Não importa qual área de governança você esteja tentando configurar, há três perguntas importantes que precisam ser respondidas que formarão o núcleo do seu plano de governança.
Como a equipe do PPM sabe que uma alteração precisa acontecer (por exemplo, qual é o gatilho para essas alterações?). Às vezes, essas alterações não são "disparadas" em si, mas fazem parte do cuidado regular e alimentação da implementação do PPM (por exemplo, a adição de novas exibições para o Centro de Projetos)
Quem aprova essas mudanças, não apenas do ponto de vista do ROI (retorno sobre o investimento) empresarial, mas do ponto de vista da governança?
Quem realmente faz essas mudanças? Para muitas dessas alterações, várias equipes estão envolvidas. Em algumas organizações, alguns dos recursos de alteração são transferidos para um subconjunto de usuários finais, com base nas necessidades comerciais. Nesses tipos de cenários, torna-se ainda mais importante definir quem realmente fará as alterações.
Equipe de Governança
Um componente fundamental de qualquer estratégia de governança é a equipe que realmente trabalha o plano de governança. Embora haja várias maneiras de cortar e dados sobre como essa equipe de governança deve ser, a única recomendação em que todas as escolas de pensamento concordarão é mantê-la simples.
A seguir está uma maneira de configurar a estrutura da equipe:
Proprietários da área de governança Estes são os proprietários de cada uma das áreas de governança mencionadas anteriormente neste artigo. Em geral, todas as solicitações de alteração que afetarão a área designada para esses proprietários de governança se tornarão responsabilidade desses proprietários. Será sua função avaliar, fornecer recomendações, configurar a governança em torno dos novos recursos e assim por diante.
CGC (Comitê Central de Governança) Essa seria a equipe de tomadores de decisão que pode aprovar ou rejeitar as recomendações feitas pelos proprietários de governança. Ter um comitê de governança central não só ajuda a reduzir a burocracia, mas também ajuda a trazer todas as ideias para uma plataforma comum e avaliá-las em cognizance umas das outras.
Conforme mencionado acima, dependendo do tamanho da implementação e dos processos atuais existentes em uma organização para outros aplicativos, a definição e a estrutura dessas funções podem ser menores ou maiores. O ponto importante é que ter pelo menos uma estrutura mínima em vigor.
Outros componentes-chave
Alguns dos outros componentes-chave para uma estratégia de governança bem-sucedida incluem, mas não se limitam a:
Uma solução de Solicitação de Trabalho, que permite que os usuários solicitem alterações, recursos e funcionalidades. Isso pode ser tão simples quanto uma lista do SharePoint ou uma solução de solicitação de trabalho interna usada no momento.
Um processo para lidar com alterações, que inclui revisões de TI, governança, CGC e outras funções de negócios envolvidas.
Um processo para realmente implementar alterações. Isso pode ser uma simples progressão de alterações do Desenvolvimento para Testar para Soluções de Produção ou um Release Management completo de acordo com os padrões da sua organização.
O Processo
Vamos levar todos os componentes discutidos acima como parte da criação de uma estratégia de governança e criar um processo em torno dele. Aqui ele pode parecer (pode variar de acordo com os requisitos organizacionais).
Conclusão
Embora seja difícil prever e planejar cada alteração que possa ocorrer à sua solução PPM, é importante ter uma estratégia em ritmo flexível e escalonável para qualquer cenário.
Como pensamentos de despedida, considere as seguintes abordagens básicas de senso comum para criar sua estratégia de governança.
Um plano de governança não precisa ser um tomo com muita terminologia obscura e linguagem que ninguém pode usar no dia a dia. Ele pode ser tão simples quanto uma planilha do Excel, com respostas rápidas para as principais perguntas (endereçadas em Perguntas-chave).
Lembre-se de que um plano de governança não é uma documentação de sua configuração. É um "plano" para proteger, manter e alterar (se necessário) sua configuração.
Um plano de governança precisa ser fácil de ser implementado e deve integrar-se bem aos processos existentes da organização. Não é necessário reinventar a roda.
Entenda que a governança da sua solução PPM é um processo em constante evolução. É importante não ficar preso à paralisia da análise. Inicie pequeno, entregue valor e, em seguida, dimensione-o.
Sobre o autor
Prasanna Adavi (PMP, MCTS, MCITP, MCT) é consultora e treinadora do EPM (Gerenciamento sênior de projetos corporativos) especializada nas plataformas Microsoft Project, Microsoft Project Server e Microsoft SharePoint. Seu main foco é criar e habilitar soluções de negócios para ajudar as organizações a obter o melhor retorno sobre seus investimentos.
Ele também tem ampla experiência em projetos líderes de ponta a ponta em um amplo espectro de domínios e verticais, incluindo TI, ERP (SAP), Manufatura, Desenvolvimento de Aplicativos, Serviços Automotivos e Criativos. Ele é um apresentador regular em vários eventos do Project Server, EPM e SharePoint em todo o país/região e um contribuidor regular para a Comunidade do SharePoint e do EPM.
Prasanna é um blogueiro regular (https://www.prasannaadavi.com) e também executa um podcast quinzenal (https://www.msprojectpodcast.com), principalmente com foco em soluções do Microsoft Project e do Project Server. Prasanna é consultora sênior da EPMA (https://www.epmainc.com).