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Este artigo faz parte da nossa coleção "From the Ttrenches". Ele descreve como as implementações do sistema empresarial precisam ser capazes de se adaptar e evoluir para serem bem-sucedidas.

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Ao longo dos anos, uma das maiores armadilhas que vi para a seleção e implantação do software empresarial é o pensamento da implementação como cumprindo um propósito estático. É possível que isso seja apenas um sinal de nossos tempos enquanto tentamos morder tudo em nosso mundo. "Ele gerencia nossos projetos" "É nossa folha de tempo" ou "É nosso sistema ERP" ou "Temos um sistema EPM" minimiza nossa necessidade de pensar continuamente em todos os aspectos de nossos negócios que podem ser tocados pelo nosso sistema empresarial. No entanto, essas organizações que encontrei que foram as mais bem-sucedidas na implantação de um projeto empresarial ou sistema de planilhas corporativas inevitavelmente pensam nelas como um "sistema vivo"; um sistema que está em constante evolução por design.

Por que pensar nisso como um sistema estático?

Se é verdade que há mais chances de sucesso em um sistema empresarial sendo considerado como um ambiente dinâmico, por que tantas organizações consideram seu sistema empresarial como um software fixo?

Há muitas razões possíveis.

Talvez ter o sistema empresarial aceito significava fazer um caso de negócios em um ambiente de orçamento complexo onde haveria uma chance e uma chance de obter apenas um orçamento aprovado para o sistema. Voltar a cada ano ou cada ciclo orçamentário para pedir outra fase e, em seguida, outra é politicamente impossível.

Ou, talvez você tenha herdado o sistema e certas promessas foram feitas sobre o que era entregar ou talvez tenha estado lá há algum tempo e todos na organização pensam no sistema como entregando apenas uma lista de recursos de negócios.

Ou, talvez dentro da política esteja funcionando e há aqueles em outros lugares da organização que teriam medo de um sistema sem limites.

O que pode estar errado sobre esse pensamento?

É estranho que até pensemos em um sistema de software como estático. Normalmente não pensamos no problema que é resolver como estático. As instruções de problema que associamos à implementação de um sistema empresarial estão quase sempre evoluindo. Eles dependem da alteração das condições econômicas, da mudança das condições de negócios, das mudanças no que os concorrentes fazem, das alterações no pessoal ou das mudanças na arquitetura tecnológica. Uma organização que acha que as condições comerciais nunca mudarão é improvável que permaneça nos negócios por muito tempo. Se pensarmos em software corporativo, pense na rapidez com que o aspecto tecnológico da solução muda. Em nosso próprio negócio de timeControl, passamos por 6 grandes mudanças de arquitetura de tecnologia em 20 anos. Começamos em 1994 com uma versão dos DOS, depois seguimos em 1995 com uma versão do Windows, depois uma versão cliente/servidor em 1997, depois uma versão baseada em navegador em 1999 e, em seguida, uma versão hospedada na nuvem e uma versão móvel em 2010. Isso é apenas arquitetura de tecnologia. A evolução adicional ocorreu graças à alteração das condições econômicas, dos concorrentes e apenas da experiência. Para aqueles de nós no projeto empresarial ou no negócio de publicação de software de folha de tempo da empresa, aceitamos que a alteração é uma constante.

Não é diferente pensar na implantação de um sistema empresarial. No tempo necessário para implementar um sistema empresarial como o Project Server, a organização que o implementa está vinculada a alterações. Haverá novos clientes, novos funcionários e pessoal que partem. No tempo necessário para escolher e implantar o sistema EPM, outros produtos concorrentes surgirão. Vimos organizações paralisadas por esse fenômeno. Devido à preocupação de que eles não selecionem o produto perfeito, a versão de outro produto por outro fornecedor faz com que o grupo de seleção pausa seu trabalho para considerar o novo produto. Ou, o lançamento de uma nova versão de um dos produtos que estão sendo considerados tem todo mundo preocupado que sua avaliação não considere todas as alternativas. Esses grupos começam várias vezes. Uma decisão final nunca é realizada porque os requisitos da organização e as opções de solução nunca param de mudar.

O problema para essas organizações é que o desafio empresarial que as fez procurar uma solução em primeiro lugar não desaparece e, na ausência de uma decisão, elas não são resolvidas.

Então, se não estiver estático, e daí?

As implantações do sistema empresarial terão mais chances de sucesso se forem ambientes vivos. Eles devem crescer, evoluir e se adaptar às condições de mudança ao seu redor. E, sim, talvez em algum momento no futuro, quando eles forem velhos, eles precisarão ser aposentados. A mudança mais crítica para essa maneira de pensar é que a solução perfeita não é o ponto de partida. As prioridades tornam-se escolher uma solução que atenda às necessidades mais críticas, mas que tenha a capacidade de se adaptar às necessidades mais complexas no futuro, mesmo que ainda não tenham sido perfeitamente articuladas. Um dos critérios de seleção mais importantes torna-se flexibilidade em vez de amplitude de funcionalidade.

Como podemos evitar o apego estático?

Há várias coisas que podemos fazer para evitar ficar presos em um paradigma de implantação estático.

• Faça fases em seu plano de implementação e nunca ficar sem fases.

  Se adotarmos uma abordagem em fases para a implementação da empresa, poderemos nos concentrar em uma primeira fase muito mais modesta. Nossa equipe de consultoria é ensinada a identificar não o máximo que poderíamos fazer, mas o mínimo. Dizemos a eles para "procurar a implantação mais mínima, cujo implantação produzirá um retorno positivo contínuo sobre o investimento". A grande notícia sobre isso é que o valor do sistema começará muito, muito mais rapidamente e no uso do sistema, mesmo em um nível mais mínimo, os requisitos para uso futuro se tornarão mais claros.

• Faça um orçamento que permita a evolução.

  Um desafio que vimos em muitas implantações é o pensamento "uma visita ao poço" em que uma solicitação para um sistema empresarial pode ser feita apenas uma vez. Fazer um orçamento em fases, em vez disso, com a expectativa de que os primeiros orçamentos de fase sejam bastante detalhados, mas as fases futuras são menos, portanto, são inevitavelmente mais bem sucedidas.

• Escolha soluções altamente flexíveis.

  Nossa equipe adotou o lema "Semper Gumby" (após o toy flexível Sr. Gumby). É uma peça sobre palavras cunhadas pela primeira vez no exército dos EUA, mas se encaixa perfeitamente em nosso pensamento. Assim como o Sr. Gumby, nunca sabemos em que forma seremos torcidos em seguida, então pensamos em termos de flexibilidade. Em qualquer solução corporativa que você escolher, colocar um prêmio na flexibilidade é um critério de sucesso.

• Não abandone toda a sua equipe de implementação quando você entrar em operação.

  Mantenha os principais recursos daqui para frente. Este é um desafio extremamente comum. Geralmente em uma implantação corporativa, a organização é atraída para atribuir seus recursos mais experientes e qualificados e isso certamente ajuda a selecionar e implementar o sistema. No entanto, esses recursos são os mesmos que serão necessários no próximo projeto crítico e eles provavelmente serão retirados deste assim que o sistema entrar em operação e estiver em sua conjuntura mais crítica. Planejar com antecedência para que determinados recursos importantes permaneçam com a implementação por um período mais longo pode fazer uma enorme diferença.

• Faça uma equipe de aprimoramento permanente do sistema, pequena talvez, mas qualificada.

  A equipe que reúne os requisitos para o sistema empresarial estará analisando processos de negócios, funcionalidade do sistema, integração com outros sistemas empresariais importantes e muito mais. Fazer com que essas pessoas abandonem o sistema depois que ele é instalado torna a evolução futura muito desafiadora. Coloque esse sistema empresarial e talvez outros sistemas relacionados em cuidados evolutivos de longo prazo, onde as necessidades da organização e as funcionalidades do sistema são avaliadas regularmente.

Aprender com o uso real

• Coloque seu sistema em produção mais cedo.

  Isso é muito mais fácil no mundo de hoje do que era há 5 anos. Você pode aproveitar instalações baseadas em nuvem e serviços remotamente acessíveis para fazer com que seu sistema seja executado rapidamente. A maioria dos sistemas empresariais que têm ofertas locais e de nuvem tem métodos de evolução de um para o outro. Isso certamente é verdade com o Project Server. É verdade para nossos sistemas também.

• Verifique se há um loop de comentários que resulta no aprimoramento do sistema.

  É bom ver coisas que podem ser melhoradas, não ruins. Algumas equipes de implementação desencorajam sugestões de melhoria, preocupadas que elas evitem que as pessoas usem o sistema que já implantaram. Nossa experiência é que aqueles que fazem sugestões de melhoria geralmente são os maiores aliados do sistema empresarial. Mesmo que uma ideia não possa ser implementada imediatamente, ela deve ser bem-vinda. Criar um sistema para identificar e incentivar novas ideias para o sistema empresarial mantém todos investidos e pode trazer enormes benefícios.

• Não abandone a esperança muito rapidamente.

  Algumas empresas dirão "O problema está no software" e saltarão antes que haja uma chance de sucesso.

Falta muito?

Então, quando chegaremos lá?

Espero que nunca.

Isso não quer dizer que o caminho das estações ao longo do caminho não será um ótimo lugar para pausar. Seu primeiro destino para uma nova implementação de software empresarial, como um projeto empresarial ou um sistema de folha de tempo da empresa, deve ser um ambiente de produção que esteja fornecendo um retorno positivo sobre o investimento. Procure um sistema que possa implantar em camadas ou fases e com flexibilidade suficiente para poder crescer, adaptar e mudar e é provável que você encontre mais produtividade ao longo do caminho do que você pode encontrar esperando para escolher o destino perfeito.

Sobre o autor

Chris Vandersluis é presidente e fundador da Montreal, hms software com sede no Canadá, um parceiro certificado pela Microsoft. Ele é formado em economia pela Universidade McGill e tem mais de 30 anos de experiência na automação de sistemas de controle de projetos. Ele é membro de longa data do PMI (Project Management Institute) e ajudou a fundar os capítulos montreal, Toronto e Quebec do Grupo de Usuários do Projeto Microsoft (MPUG). As publicações para as quais Chris escreveu incluem Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada magazine, e PMNetwork do PMI, e ele é um colunista regular do Project Times. Ele ensina Gerenciamento Avançado de Projetos na Universidade McGill e frequentemente fala em funções de associação de gerenciamento de projetos em América do Norte e em todo o mundo. O HMS Software é o editor do sistema de timekeeping orientado ao projeto TimeControl e é um Parceiro de Solução de Projeto da Microsoft desde 1995.

Chris Vandersluis pode ser contatado por email em: chris.vandersluis@hms.ca

Se você quiser ler mais artigos relacionados ao EPM por Chris Vandersluis, consulte o site de Diretrizes do EPM do HMS (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).