Distribuir um relatório

O que você deseja fazer?

• Enviar um relatório usando o comando Email

• Exportar um relatório para uma pasta ou biblioteca de documentos do SharePoint

• Saiba mais sobre como criar um centro de relatórios no SharePoint

Enviar um relatório usando o comando Email

Uma das maneiras mais rápidas de distribuir um relatório é usando o comando Email. Com apenas alguns cliques de mouse, o Access exporta o relatório e cria uma nova mensagem de email com o arquivo anexado a ele.

1. No Painel de Navegação, selecione o relatório que você deseja enviar.

2. Selecione Dados Externos > Email.

3. Na caixa de diálogo Enviar Objeto Como , selecione o formato de saída que você deseja usar, como PDF, e clique em OK.

   Observação    Embora haja uma variedade de formatos que você pode selecionar, considere usar o PDF (Formato de Documento Portátil) que se tornou um padrão de fato, preserva o layout e o formato do relatório de acesso original e tem maneiras internas de personalizar as páginas para exibição e impressão. Para obter mais informações, consulte Instalar o Adobe Reader e imprimir PDF.

   O Access abre uma nova mensagem de email no Outlook com o arquivo anexado.

4. Digite os endereços de email dos destinatários nas caixas Para e Cc , uma descrição na caixa Assunto e uma mensagem na área de mensagem.

   Dica    Por padrão, o arquivo que você envia usando esse método não é salvo em seu computador. Se você quiser salvar uma cópia do arquivo em seu computador, clique com o botão direito do mouse no anexo na caixa Anexado e selecione Salvar Como.

5. Selecione Enviar.

Observação    Para automatizar o processo, você pode usar a Ação Macro EMailDatabaseObject. Por exemplo, você pode criar uma macro com uma sequência dessas ações para enviar relatórios diferentes por email para diferentes usuários.

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Exportar um relatório para uma pasta ou biblioteca de documentos do SharePoint

1. No Painel de Navegação, selecione o relatório que você deseja exportar.

2. Selecione Dados Externos > PDF ou XPS para abrir a caixa de diálogo Publicar como PDF ou XPS .

3. Siga um destes procedimentos:

   • Localize a pasta usando o painel de navegação.

   • Localize o site do SharePoint clicando em SharePoint no painel de navegação ou inserindo a URL do site na caixa de endereços na parte superior. Por exemplo:

     https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

     Para obter mais informações, confira Descobrir conteúdo com a página inicial do SharePoint.

4. Na caixa Salvar como tipo , verifique se o tipo de arquivo PDF está selecionado.

5. Para alterar o nome padrão do relatório, digite um novo nome de arquivo na caixa Nome do arquivo .

6. Para abrir o relatório imediatamente após exportá-lo, selecione o arquivo Abrir depois de publicar marcar caixa.

7. Em Otimizar para, faça um dos seguintes procedimentos:

   • Para otimizar o relatório para um arquivo maior e de maior resolução (recomendado para impressão), selecione Standard.

   • Para otimizar o relatório para um arquivo menor e de menor resolução (recomendado para publicação online), selecione Tamanho mínimo.

8. Selecionar Publicar. O Access cria o arquivo. Se você optar por fazer com que o Access abra o arquivo após a publicação, o Adobe Reader exibirá o arquivo.

9. Para salvar as etapas da operação para que você possa executar e agendar a mesma operação, clique na caixa Salvar etapas de exportação marcar:

   • Insira um nome e uma descrição para as etapas.

   • Para criar uma tarefa do Outlook que agende a operação de exportação em uma data futura, selecione a caixa Criar tarefa do Outlook marcar.

   Saiba mais em Salvar os detalhes de uma operação de importação ou exportação como uma especificação.

   Observação    Outra maneira de automatizar o processo é usar a Ação Macro ExportWithFormatting. Por exemplo, você pode criar um nome de arquivo significativo com base no título do relatório e na data de exportação. Isso ajuda os usuários a localizar o relatório correto em uma biblioteca ou pasta do SharePoint de muitos relatórios. Para fazer isso, especifique a seguinte expressão no argumento Arquivo de Saída:

   =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

   Onde RptQC5 é o nome do objeto de relatório, Auto_Header0 é a seção cabeçalho do relatório e a propriedade Caption é o título do Relatório.

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Saiba mais sobre como criar um centro de relatórios no SharePoint

Considere criar um centro de relatórios dedicado em uma biblioteca de documentos do SharePoint para que os usuários possam encontrar e exibir mais facilmente os relatórios de que precisam. Ao adicionar colunas, vincular à biblioteca do Access e personalizar a biblioteca de documentos com exibições, você pode fornecer uma experiência de primeira classe para seus usuários. O que se segue são as etapas básicas que você pode tomar.

Criar uma biblioteca de documentos    Uma biblioteca de documentos é um local de arquivo seguro que simplifica a colaboração. Você pode adicionar colunas a uma biblioteca, como categorias, pessoas ou grupos e colunas calculadas, que você pode usar para criar exibições e filtros.

Para obter mais informações, consulte O que é uma biblioteca de documentos?

Atualizar colunas de biblioteca do Access    Ao vincular a biblioteca ao Access, você pode atualizar as colunas na biblioteca de documentos do Access para ajudar os usuários a encontrar os relatórios desejados e fornecer informações adicionais.

Para obter mais informações, consulte Importar, vincular ou mover dados para o SharePoint.

Criar exibições classificadas e filtradas    Em vez de enviar o relatório do Access por email, envie um link para a exibição relevante da biblioteca de documentos. Por exemplo:

• Classifique a exibição em ordem crescente pela coluna Modificada para que o relatório mais atual seja exibido primeiro. Para obter mais informações, consulte Usar classificação para modificar uma exibição do SharePoint.

• Se você tiver uma coluna Choice na biblioteca chamada JobFunction com três valores: Lineworker, Foreman e Supervisor, crie exibições separadas com base em uma expressão de filtro para cada função de trabalho:

  JobFunction is equal to Lineworker
  JobFunction is equal to Foreman
  JobFunction is equal to Supervisor
  

  Quando você envia um link para a exibição Supervisor e o usuário clica nele, o modo de exibição exibirá os relatórios específicos para supervisores. Para obter um link da exibição da biblioteca, exiba a exibição e copie a URL da barra de endereços.

• Se você tiver uma coluna de pessoa na biblioteca chamada OurEmployees, crie uma exibição com base em uma expressão de filtro que usa a função Me para mostrar apenas relatórios para o usuário atual:

  OurEmployees is equal to [Me]

  Quando você envia um link para a exibição e o usuário clica nela, o modo de exibição exibirá os relatórios específicos desse usuário.

Para obter mais informações, consulte Usar a filtragem para modificar uma exibição do SharePoint e Editar uma exibição de lista no SharePoint.

Conectar web parts em uma página moderna   Você também pode criar uma página moderna para mostrar um arquivo com base no que um usuário seleciona em uma biblioteca de documentos conectando uma Web Part do visualizador de arquivos a uma Web Part da biblioteca de documentos. Os usuários podem procurar os relatórios para encontrar o desejado.

Para obter mais informações, confira Usando web parts nas páginas do SharePoint e Conectar web parts no SharePoint Online.

Aproveitar o Microsoft Flow    Você pode automatizar o uso e o gerenciamento da biblioteca usando um Microsoft Flow. Por exemplo, você pode enviar notificações por push, enviar lembretes diários, criar uma tarefa de planejador e arquivar arquivos expirados para uma pasta.

Para um item selecionado no SharePoint, crie uma tarefa Planner com um link para o item do SharePoint.

Para obter mais informações, consulte Criar um fluxo para uma lista ou biblioteca no SharePoint Online ou OneDrive for Business.

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