Por Jane Suchan, PMP

Então, o que é um stakeholder do projeto?     Há muitas definições e variam de origem para origem e empresa para empresa. Todos sugerem que as partes interessadas são pessoas ou grupos que têm um interesse adquirido no resultado de um projeto. O gerenciamento de stakeholders é sinônimo de gerenciamento de relacionamentos: o objetivo é obter e manter o compromisso com seu projeto.

Aqui, os participantes são indivíduos ou grupos na organização que têm interesse ou serão afetados pelo resultado do projeto. Mas antes de iniciar o exercício de estabelecer e gerenciar sua lista de participantes, certifique-se de que sua definição de um stakeholder se alinhe com a de sua organização.

Por que o gerenciamento de stakeholders é importante?

Por mais que a gente gostaria de pensar que esse não é o caso, precisamos enfrentar o fato de que nem todos estarão 100% entusiasmados com o projeto. Os participantes podem ter que aprender novas ferramentas ou processos, abrir mão do controle ou, em alguns casos extremos, perder o trabalho. A sobrecarga recai sobre o gerente de projeto e os patrocinadores para facilitar as preocupações dos participantes, e é improvável que você seja capaz de fazer todas as pessoas felizes, o tempo todo. Alguns precisarão ser manipulados de forma que não possam sabotar seus esforços.

Entender as motivações ajudará você a lidar com preocupações e evitar comportamentos negativos e táticas, como:

  • Atrasando entradas ou aprovações necessárias.

  • Iniciando um projeto concorrente.

  • Reatribuir recursos para outros projetos.

  • Participar da política de back-room para prejudicar o projeto.

Os benefícios de gerenciar efetivamente as partes interessadas são:

  • Reduzir o tempo do ciclo do projeto, impedindo que ele seja atolado na política.

  • Alinhando o processo de aprovação.

  • Ajudando a garantir que os recursos do projeto estão disponíveis e permaneçam focados.

  • Mantendo o fluxo de informações.

Início da página

Desenvolver uma lista de participantes

No início do projeto, trabalhe com seu patrocinador do projeto para criar uma lista de todos os participantes possíveis. Dependendo de como você define essa função e do impacto que seu projeto terá na organização, essa lista pode ser longa.

A lista de participantes é uma ferramenta para o gerente do projeto e uma entrada-chave para o plano de comunicações do projeto. Com base na avaliação de sua lista, você pode planejar uma estratégia de comunicação forte. E, você não precisa compartilhar os detalhes da lista além do patrocinador do projeto.

Com a maioria dos projetos, a política vem, portanto, espere entrar em algumas áreas escuras quando você estiver avaliando seus participantes.

Início da página

Avaliar a lista de participantes

Determine a influência de cada stakeholder e categorize-os por nível de influência. Alguns terão o poder de manter um projeto em frente. Isso pode incluir o patrocinador do projeto ou gerentes sênior. Por causa de suas posições e funções de tomada de decisão, você vai querer monitorar essas partes interessadas de perto. Outras podem ser pessoas que, embora não possam puxar o plug em um projeto, podem trabalhar nos bastidores para prejudicar e possivelmente até mesmo terminar com ele.

Outro nível de participantes são aqueles que irão sobreviver com o produto — às vezes diariamente. Esse grupo fornece entrada na forma de requisitos de negócios que devem ser atendidos. Eles têm mais a ganhar se o projeto for bem-sucedido, porque ele os afetará diretamente. Embora muitas vezes eles não possam encerrar direta ou indiretamente um projeto, eles são, no entanto, vitais para seu sucesso. Se suas necessidades ou preocupações não são atendidas, eles rapidamente passarão de seus maiores defensores para o seu maior problema.

Outra maneira de organizar os participantes é agrupa-los pelo nível de envolvimento e responsabilidade. Um grupo pode estar envolvido ativamente no projeto e fazer o trabalho, outro pode estar envolvido em algum momento e outro pode ser participantes que não estão ativamente envolvidos, mas devem receber comunicações sobre o projeto.

Início da página

Usar RACI para categorizar as partes interessadas

Responsável, responsável, consultado e informado (RACI) é uma ferramenta usada no design organizacional para atribuir e designar as partes interessadas pelo nível de envolvimento e responsabilidade do projeto. É uma maneira útil de categorizar seus participantes para que você possa planejar a estratégia de comunicação mais eficaz para cada pessoa ou grupo. Essas partes interessadas são definidas da seguinte forma:

  • Responsável    Essa pessoa é responsável pela conclusão de uma tarefa.

  • Responsável    Essa pessoa será chamada para prestar contas se a tarefa não for concluída e poderá gerenciar a pessoa responsável pela conclusão da tarefa. Project gerentes geralmente têm essa função.

  • Consultado    Embora não seja responsável ou responsável pela conclusão, essa pessoa é consultada sobre os aspectos da tarefa.

  • Informado    O titular dessa função passiva é mantido informado, mas não é responsável ou responsável por tarefas.

Início da página

Uma grama de prevenção ...

Project gerenciamento se trata de gerenciar expectativas. Aproveite o tempo inicial em seus projetos para trabalhar com seu patrocinador para identificar e avaliar seus participantes. Certifique-se de atualizar sua lista durante toda a vida do projeto. Você deve saber quem são seus participantes e seus interesses para gerenciá-los efetivamente. Ele salvará você de dificuldades a longo prazo e garantirá que seu projeto seja bem-sucedido.

Início da página

Sobre a autora     Jane Suchan é uma gerente de programa com experiência gerenciando iniciativas empresariais e desenvolvendo metodologias de gerenciamento de projetos. Jane mora em Seattle, Washington.

Precisa de mais ajuda?

Expanda suas habilidades
Explore o treinamento
Obtenha novos recursos primeiro
Ingressar Microsoft Office Insider

Essas informações foram úteis?

Qual é o seu grau de satisfação com a qualidade do idioma?
O que afetou sua experiência?

Obrigado pelos seus comentários!

×