Exigir a aprovação de itens em uma lista ou biblioteca

Exigir a aprovação de itens em uma lista ou biblioteca

As listas e bibliotecas geralmente contêm informações confidenciais, como orçamentos de campanha de marketing ou iniciativas de recursos humanos. Pode ser importante ter apenas versões "oficiais" de itens ou arquivos visíveis por usuários específicos.

Você pode exigir a aprovação de um item ou arquivo antes que o conteúdo se torne visível para usuários específicos. Ao exigir a aprovação, as organizações podem aplicar um nível significativo de qualidade e segurança a seu conteúdo confidencial.

Você pode criar listas no Microsoft SharePoint, no aplicativo listas do Microsoft 365 ou no Microsoft Teams. Para saber mais, confira adicionar itens de lista. Saiba como começar a usar listas no Microsoft Teams.

  1. Navegue até a lista para a qual você deseja exigir a aprovação.

  2. Selecione configurações Configurações: atualizar seu perfil, instalar software e conectá-lo à nuvem e, em seguida, configurações da lista.

  3. Na seção configurações gerais , selecione configurações de controle de versão.

  4. Na seção aprovação de conteúdo , selecione Sim em resposta à solicitação de aprovação de conteúdo para itens enviados? Na seção histórico de versão do item , especifique se você deseja criar versões cada vez que um item for editado. Você também pode optar por limitar o número de versões que são retidas.

  5. Na seção segurança do item de rascunho , determine quais usuários podem ver itens de rascunho na lista.

    Dica: Se você precisar de aprovação de conteúdo para uma lista ou biblioteca que já contenha itens, todos os itens na biblioteca serão marcados como aprovados.

  6. Você pode escolher qualquer um destes procedimentos:

    • Usuários que podem ler itens na lista.

    • Somente os usuários que podem editar itens na lista.

    • Somente os usuários que podem aprovar itens na lista e o autor do item.

  7. Selecione OK.

Se alguém enviar um item a uma lista ou biblioteca que exija aprovações, ele estará em status pendente até que alguém (que tenha pelo menos o nível de permissão gerenciar listas) a aprove. Enquanto ele aguarda a aprovação, ele permanece em status pendente .

Geralmente, quando um item está em status pendente, somente o originador do item e as pessoas que têm permissões para gerenciar listas e bibliotecas podem vê-lo. Depois que seu status muda de pendente para aprovado, ele fica visível para qualquer pessoa que tenha permissão para exibir a lista ou a biblioteca.

Artigos recusados permanecem na lista ou biblioteca até que o remetente, ou outra pessoa que tenha as permissões necessárias, a exclua. Qualquer item ou arquivo que já exista na lista ou biblioteca receberá o status aprovado automaticamente.

Importante: Se a segurança na biblioteca do site estiver configurada para permitir que qualquer usuário leia itens, qualquer pessoa que tenha permissões de leitura para o site poderá ver todos os itens na lista ou biblioteca, independentemente de os itens estarem em status aprovado .

Observação: Somente os usuários com permissões controle total ou design podem alterar as configurações da biblioteca do SharePoint.

  1. Vá para a biblioteca do SharePoint para a qual você deseja exigir a aprovação.

  2. Selecione configurações Configurações: atualizar seu perfil, instalar software e conectá-lo à nuvem e, em seguida, configurações da biblioteca.

    Se você não vir esses itens de menu, selecione bibliotecae, no grupo configurações, selecione

    Configurações da biblioteca.

  3. Para abrir a página configurações de controle de versão , em configurações gerais, selecione configurações de controle de versão.

    Caixa de diálogo Configurações da biblioteca com controle de versão selecionado.
  4. Na seção aprovação de conteúdo , selecione Sim em resposta à solicitação de aprovação de conteúdo para itens enviados? Na seção histórico de versão do documento , especifique se você deseja que o SharePoint crie versões quando um arquivo for editado. Você também pode optar por limitar o número de versões que são retidas.

  5. Na seção segurança do item de rascunho , determine quais usuários podem ver itens de rascunho na biblioteca de documentos.

    Caixa de diálogo de opções de controle de versão

    Dica: Se você precisar de aprovação de conteúdo para uma lista ou biblioteca que já contenha itens, todos os itens na biblioteca serão marcados como aprovados.

  6. Você pode escolher qualquer um destes procedimentos:

    • Usuários que podem ler itens na lista.

    • Somente os usuários que podem editar itens na lista.

    • Somente os usuários que podem aprovar itens na lista e o autor do item.

  7. Selecione OK.

Se alguém enviar um item ou arquivo para uma lista ou biblioteca que exija aprovações, ele estará em status pendente até que alguém que tenha as permissões necessárias seja aprovado. Enquanto ele aguarda a aprovação, ele permanece em status pendente .

Geralmente, quando um item ou arquivo está em status pendente , somente o originador do item ou do arquivo e as pessoas que têm permissões para gerenciar listas e bibliotecas podem vê-lo. Depois que seu status muda de pendente para aprovado, ele fica visível para qualquer pessoa que tenha permissão para exibir a lista ou a biblioteca. Artigos recusados permanecem na lista ou biblioteca até que o remetente, ou outra pessoa que tenha as permissões necessárias, a exclua. Qualquer item ou arquivo que já exista na lista ou biblioteca receberá o status aprovado automaticamente.

Importante: Se a segurança na biblioteca do site estiver configurada para permitir que qualquer usuário leia itens, qualquer pessoa que tenha permissões de leitura para o site poderá ver todos os itens na lista ou biblioteca, independentemente de os itens estarem ou não em status aprovados .

Somente pessoas que tenham permissões controle total ou design podem alterar as configurações de lista ou biblioteca.

Para configurar a aprovação exigida de itens ou arquivos

  1. Se a lista de sites ou biblioteca ainda não estiver aberta, no painel início rápido, selecione seu nome.

  2. Na faixa de opções, selecione a guia biblioteca no grupo ferramentas de biblioteca ou ferramentas de lista .

  3. Se você estiver trabalhando em uma biblioteca, selecione configurações da biblioteca. Se você estiver trabalhando em uma lista, selecione configurações da lista. Neste exemplo, a página de configurações da biblioteca é aberta.

    Página de configurações da biblioteca com link de configurações de controle de versão exibido

  4. Em configurações gerais, selecione configurações de controle de versão. A página configurações de controle de versão será aberta.

    Página Seleções de Controle de Versão mostrando as seleções para Aprovar

  5. Na seção aprovação de conteúdo , selecione Sim em resposta à solicitação exigir aprovação de conteúdo para itens enviados? pergunta.

  6. Na seção segurança do item de rascunho , determine quais usuários podem ver itens de rascunho na biblioteca de documentos. Neste exemplo, somente os usuários que podem aprovar itens (e o autor do item) são selecionados.

  7. Selecione OK.

    O exemplo a seguir mostra itens aprovados em uma biblioteca após a opção exigir aprovação de conteúdo definida como Sim. Como esses arquivos já estavam na biblioteca, eles foram aprovados automaticamente.

    O Libarary do SharePoint após a aprovação é necessário. Os arquivos que já estão na biblioteca estão em status aprovado.

Sua organização pode, eventualmente, encontrá-la inconveniente ou desnecessária para exigir aprovação para cada item de arquivo em uma lista ou biblioteca específica. Esse requisito não apenas exige o tempo da pessoa que tem de conceder ou negar aprovação, mas também impede que as pessoas colaborem com facilidade em um arquivo ou item. Se você determinar que a sua organização não precisa mais ter todos os itens ou arquivos aprovados, você pode remover a necessidade.

Para remover a necessidade de aprovação de itens ou arquivos em uma lista ou biblioteca

  1. Se a lista de sites ou biblioteca ainda não estiver aberta, no painel início rápido, selecione seu nome.

  2. Na faixa de opções, selecione a guia biblioteca no grupo ferramentas de biblioteca ou na guia lista no grupo ferramentas de lista .

  3. Se você estiver trabalhando em uma biblioteca, selecione configurações da biblioteca. Se você estiver trabalhando em uma lista, selecione configurações da lista. Neste exemplo, a página de configurações da biblioteca é aberta.

    Página de configurações da biblioteca com link de configurações de controle de versão exibido

  4. Em configurações gerais, selecione configurações de controle de versão. A página configurações de controle de versão será aberta.

  5. Na seção aprovação de conteúdo , selecione não em resposta à solicitação exigir aprovação de conteúdo para itens enviados? pergunta. Será exibida uma caixa de diálogo de aviso.

    Mensagem de aviso que aparece quando Não é selecionado na seção Aprovação de Conteúdo da caixa de diálogo Configurações de Controle de Versão

  6. Para fechar a mensagem, selecione OK.

  7. Para fechar a caixa de diálogo configurações de controle de versão , selecione OK. Quando você retorna à sua lista ou biblioteca, o status de aprovação não está mais disponível na página. Todos os usuários que têm permissão para exibir a lista ou biblioteca podem exibir todo o conteúdo que reside lá.

Para obter mais informações, consulte aprovar ou rejeitar itens ou arquivos em uma lista ou biblioteca de sites.

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