O recurso AutoArquivar ajuda a gerenciar o espaço na caixa de correio ou no servidor de email que você está usando, movendo automaticamente itens para um local de arquivo. Dependendo das opções, o AutoArquivar realiza uma ou as duas ações a seguir:
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Move itens do local original, geralmente uma de suas pastas ativas, para uma pasta de arquivamento.
Onde encontro meus itens?
O arquivo morto é um tipo de Arquivo de Dados do Outlook (.pst). Na primeira vez que o AutoArquivar é executado, o arquivo morto é criado automaticamente em: C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst
Não consigo encontrar as pastas mencionadas neste artigo
Algumas pastas podem estar ocultas. Para saber mais sobre como exibir pastas ocultas no Windows, confira Mostrar arquivos ocultos.
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Exclui permanentemente os itens que excederam os períodos de classificação por vencimento.
Observações:
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Se você quiser que itens sejam excluídos, eles não são arquivados. Se você quiser que itens sejam arquivados, eles não podem ser excluídos por um recurso AutoArquivar. Quando os itens são arquivados, eles só podem ser excluídos manualmente.
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Se você tiver várias contas do Exchange em seu perfil do Outlook e configurar o AutoArchive para uma conta, todas as outras contas do Exchange terão as mesmas configurações aplicadas automaticamente.
Para obter mais informações sobre o recurso AutoArchive, consulte Arquivar itens mais antigos automaticamente.
Períodos de classificação por vencimento dos itens do Outlook
Qualquer item do Outlook que excedeu seu período de classificação por vencimento é incluído no próximo AutoArquivar, a menos que o item tenha sido marcado especificamente para ser excluído. O período de classificação por vencimento padrão para cada pasta do Outlook é conforme o seguinte:
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Pasta |
Período de classificação de vencimento |
|---|---|
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Caixa de Entrada e Rascunhos |
6 meses |
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Itens Enviados e Itens Excluídos |
2 meses |
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Caixa de Saída |
3 meses |
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Calendário |
6 meses |
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Tarefas |
6 meses |
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Anotações |
6 meses |
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Diário |
6 meses |
Observação: As pastas que você criar com o mesmo tipo de itens que a Caixa de Entrada, o Calendário, as Tarefas, as Anotações ou o Diário têm o mesmo padrão: período de classificação por vencimento de seis meses. Por exemplo, uma pasta de email que você cria para relatórios de status recebidos de uma pasta de um colega de trabalho ou de contatos que você criou para contatos pessoais.
Determinar a idade de um item
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Tipo de item |
Quando o período de classificação por vencimento começa |
|---|---|
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Mensagem de email |
Data/hora de recebimento ou quando você alterou e salvou a mensagem pela última vez, o que for mais recente. Marcar uma mensagem como lida ou não lida é um exemplo de uma alteração de mensagem. |
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Reunião, evento ou compromisso do Calendário |
A data em que você alterou ou salvou o item pela última vez, o que for mais tarde. Itens recorrentes não são arquivados automaticamente. Independentemente da última data de salvamento, somente os itens de calendário que já aconteceram serão arquivados. |
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Tarefa |
A data de conclusão ou quando você alterou e salvou a tarefa pela última vez. Tarefas que não estão marcadas como concluídas não são arquivadas automaticamente. Tarefas atribuídas a outras pessoas são arquivadas somente se marcadas como concluídas. |
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Anotação |
Quando você alterou e salvou a anotação pela última vez. |
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Entrada de diário |
A data em que a entrada do Diário foi criada ou em que você alterou e salvou a entrada pela última vez. |
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Contato |
Contatos não são arquivados por padrão. No entanto, você pode arquivá-los manualmente. |
Configurações e opções de AutoArquivar
Veja as descrições a seguir para as configurações e opções que você pode aplicar ao personalizar o recurso AutoArquivar.
Executar AutoArquivar a cada n dias Escolha com que frequência o AutoArquivar é executado. Arquivar muitos itens ao mesmo tempo pode reduzir o desempenho do computador. Portanto, é melhor usar o recurso AutoArquivar com mais frequência para reduzir a quantidade de itens processados.
Para desativar o recurso AutoArquivar, desmarque a caixa de seleção Executar AutoArquivar a cada n dias.
Confirmar antes de executar AutoArquivar Escolha se deseja que uma mensagem de lembrete apareça antes que AutoArquivar processe seus itens do Outlook. Quando a confirmação aparecer, clique em Não na mensagem de lembrete para cancelar a sessão de AutoArquivar.
Excluir itens expirados (somente pastas de email) Esta opção fica desativada por padrão. Marque esta caixa de seleção para excluir mensagens após o período de classificação por vencimento.
Arquivar ou excluir itens antigos Escolha esta opção se você deseja definir ou alterar as configurações que seguem. Se essa caixa de seleção estiver desmarcada, AutoArquivar é executado usando as configurações padrão.
Mostrar pasta de arquivo na lista de pastas Marque essa caixa de seleção para que a pasta de arquivamento seja listada com outras pastas de trabalho no Painel de Navegação. Se você não usar essa opção, você ainda pode abrir a pasta de arquivamento, clique na guia Arquivo e depois na guia Abrir, clique em Abrir Arquivo de Dados do Outlook.
Limpar itens mais antigos do que Especifique a data em que você deseja que os itens sejam arquivados, em dias, semanas ou meses. Você pode configurar desde um dia até um máximo de 60 meses.
Mover itens antigos para Marque essa caixa de seleção para arquivar itens automaticamente em vez de excluí-los. A pasta padrão aparece na caixa. Para usar uma pasta diferente, insira o local da pasta na caixa ou clique em Procurar. Escolher essa opção desmarca a seleção da opção Excluir itens permanentemente.
Excluir itens permanentemente Essa opção exclui itens expirados. Eles não serão movidos e nenhuma cópia do arquivamento é mantida. Escolher essa opção desmarca a seleção da opção Mover itens antigos para.
Aplicar essas configurações a todas as pastas agora Esta opção aplica as configurações de AutoArquivar, incluindo as alterações, a todas as pastas. Para especificar configurações exclusivas para uma ou mais pastas,não escolha essa opção. Em vez disso, clique com o botão direito do mouse na pasta, clique em Propriedades e vá para a guia AutoArquivar para alterar configurações das pastas que você deseja alterar.
