Uma planilha de dados é uma exibição simples de dados organizados em linhas e colunas. Se você clicar duas vezes em uma tabela no Painel de Navegação, Access exibirá a tabela como uma folha de dados. Devido à apresentação compacta de dados, as planilhas de dados funcionam bem quando são usadas como subformações para exibir dados do lado "muitos" de um relação um-para-muitos. Este artigo descreve como você pode adicionar planilhas de dados aos seus formulários no Access.
O que você deseja fazer?
Exibir um exemplo de uma planilha de dados em um formulário
Suponha que você queira criar um formulário que mostre dados sobre categorias de produtos e também todos os produtos nessas categorias. Os dados na tabela Categorias representam o lado "um" da relação e os dados na tabela Produtos representam o lado "muitos" da relação. Cada categoria pode ter muitos produtos.
1. O formulário principal mostra os dados do lado "um" da relação.
2. A folha de dados mostra dados do lado "muitos" da relação.
Arrastar e soltar uma planilha em um formulário
A maneira mais rápida de adicionar uma planilha de dados existente em um formulário é abrir o formulário na exibição Design e, em seguida, clicar, segurar e arrastar um formulário de folha de dados existente do Painel de Navegação para a área de design do formulário.
Se você configurar as relações corretamente antes de iniciar esse procedimento, o Access definirá automaticamente as propriedades Link Child Fields e Link Master Fields com os valores corretos que vincularão o formulário main à folha de dados.
Minhas propriedades Campos Filho do Link e Campos Mestres de Link estão em branco
Se o Access não puder determinar como vincular o controle de subforma ao formulário main, ele deixará em branco as propriedades Link Child Fields e Link Master Fields do controle de subformação. Você deve definir essas propriedades manualmente.
Inserir uma planilha de dados em um formulário existente usando a exibição layout
Se você já tiver definido as relações entre as tabelas em seu banco de dados, poderá adicionar rapidamente uma planilha de dados a um formulário existente usando a exibição layout. Quando você adiciona um campo do lado "muitos" de uma relação a um formulário baseado no lado "um" da relação, o Access cria automaticamente uma planilha de dados para exibir os registros relacionados.
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Abra o formulário existente no modo de exibição layout clicando com o botão direito do mouse no painel Navegação e, em seguida, clique em Modo de Exibição de Layout no menu de atalho.
Se o painel Lista de Campos não for exibido:
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Pressione ALT+F8.
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Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.
Observe que o painel Lista de Campos divide as tabelas em seções: Campos disponíveis para essa exibição e, abaixo disso, Campos disponíveis em tabelas relacionadas. Na parte inferior do painel Lista de Campos, quaisquer outras tabelas que não estejam diretamente relacionadas à tabela main estão listadas em Campos disponíveis em outras tabelas.
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Na seção Campos disponíveis em tabelas relacionadas , expanda a tabela que contém o primeiro campo desejado na planilha de dados e arraste o campo para o formulário. O Access cria uma planilha de dados e adiciona o campo a ele.
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Para adicionar campos adicionais à nova folha de dados, primeiro clique na planilha de dados para selecioná-la. Observe que o Access reorganiza o painel Lista de Campos para que os campos disponíveis para a planilha de dados estejam na parte superior. Na seção Campos disponíveis para esta exibição , arraste todos os outros campos desejados para a planilha de dados. À medida que você arrasta cada campo para a folha de dados, o Access desenha uma barra de inserção para mostrar onde o campo será inserido quando você liberar o botão do mouse.
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Continue adicionando campos ao formulário main ou à folha de dados clicando primeiro no formulário ou folha de dados main para selecioná-lo e arrastando o campo do painel Lista de Campos.
Os Campos disponíveis em outras tabelas do painel Lista de Campos contém tabelas que não estão diretamente relacionadas à tabela ou à consulta na qual o formulário selecionado se baseia. Se você definiu todas as relações de tabela válidas na janela Relações, os campos nos Campos disponíveis em outras tabelas provavelmente não serão seleções válidas para o formulário que você está criando. Se você arrastar um campo desta seção para o formulário, o Access exibirá a caixa de diálogo Especificar Relação . Você deve inserir o campo ou os campos que relacionam as duas tabelas entre si antes de prosseguir. Se você fizer isso, o painel Lista de Campos não será mais classificado em seções de acordo com as relações predefinidas. Talvez seja melhor clicar em Cancelar nesta caixa de diálogo e reexaminar suas relações de tabela. Para obter mais informações sobre relacionamentos, consulte o artigo Criar, editar ou excluir uma relação.
Inserir uma planilha de dados em um formulário existente usando o modo de exibição Design
Use esse procedimento para adicionar uma planilha de dados baseada diretamente em uma tabela ou consulta a um formulário existente no modo design.
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Abra o formulário na exibição Design clicando com o botão direito do mouse no formulário no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Exibição de Design.
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Na guia Design , no grupo Controles , se a ferramenta Usar Assistentes de Controle estiver selecionada, clique nela para que ela não seja selecionada.
Por quê?
Se usado, o Assistente de Controle de subformação cria um objeto de formulário separado e baseia o controle de subformação nesse objeto de formulário. Por outro lado, esse procedimento cria uma planilha de dados baseada diretamente em uma tabela ou consulta, em vez de um formulário.
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Na guia Design, no grupo Controles, clique no botão Subformulário/Sub-relatório.
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Na grade de design do formulário, clique em onde você deseja que a planilha de dados seja inserida.
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Reposicione e redimensione o controle de subformação arrastando os identificadores nas bordas e cantos do controle.
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Edite o rótulo anexado para o controle de subforma clicando primeiro no rótulo, clicando duas vezes nele para selecionar seu texto e digitando um novo rótulo. Se preferir excluir o rótulo, clique no rótulo uma vez e pressione DELETE.
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Se a Folha de Propriedades não for exibida, pressione F4 para exibi-la.
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Se o controle de subformação não estiver selecionado no momento, clique nele uma vez para selecioná-lo.
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Na guia Dados da folha de propriedades, clique na lista suspensa Objeto de Origem e clique na tabela ou consulta que você deseja exibir na folha de dados. Por exemplo, se você quiser exibir dados da tabela Pedidos, clique em Table.Orders.
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Se você configurar as relações corretamente antes de iniciar esse procedimento, o Access definirá automaticamente as propriedades Link Child Fields e Link Master Fields com os valores corretos que vincularão o formulário main à folha de dados.
Minhas propriedades Campos Filho do Link e Campos Mestres de Link estão em branco
Se o Access não puder determinar como vincular o controle de subforma ao formulário main, ele deixará em branco as propriedades Link Child Fields e Link Master Fields do controle de subformação. Você deverá definir essas propriedades manualmente fazendo o seguinte:
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Abra o formulário main na exibição Design.
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Clique no controle de subformação uma vez para selecioná-lo.
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Se a folha de propriedades não estiver exibida no momento, pressione F4.
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Na guia Dados da folha de propriedades, clique em (...) ao lado da caixa de propriedade Link Child Fields .
A caixa de diálogo Vinculador de Campo de Subformulário é exibida.
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Nas listas suspensas Campos Mestres e Campos Filho , selecione os campos com os quais você deseja vincular os formulários. Se você não tiver certeza de quais campos usar, clique em Sugerir para que o Access determine os campos de vinculação. Ao terminar, clique em OK.
Se você não vir o campo que deseja usar para vincular os formulários, talvez seja necessário editar a fonte de registro do formulário master ou filho para ter certeza de que o campo está nele. Por exemplo, se o formulário for baseado em uma consulta, certifique-se de que o campo de vinculação esteja presente nos resultados da consulta.
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Salve o formulário main e alterne para a exibição Formulário para verificar se o formulário funciona como você espera.
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Salve o formulário clicando em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ou pressionando CTRL+S.
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Alterne para modo Formulário e verifique se a planilha de dados funciona como você espera.
Entender as diferenças entre um formulário dividido e um formulário que contém uma planilha de dados
Um formulário que contém uma folha de dados exibe dados de fontes de dados diferentes (mas geralmente relacionadas). Por exemplo, um formulário pode mostrar funcionários e pode ter uma planilha de dados que mostra todas as tarefas atribuídas a cada funcionário. O datasheet tem uma fonte de dados diferente do formulário que o contém. Por outro lado, um formulário dividido tem duas seções (um formulário e uma folha de dados), mas os mesmos dados são exibidos em ambas as seções. As duas seções acompanham umas com as outras e oferecem duas exibições diferentes de seus dados ao mesmo tempo.
Para obter mais informações sobre como criar e trabalhar com um formulário dividido, consulte o artigo Criar um formulário dividido.
