Inserir uma folha de dados em um formulário

Uma folha de dados é uma exibição simples de dados organizados em linhas e colunas. Se você clicar duas vezes em uma tabela no Painel de Navegação, Access exibirá a tabela como uma folha de dados. Devido à apresentação compacta de dados, as planilhas de dados funcionam bem quando são usadas como subformulações para exibir dados do lado "muitos" de um relação um-para-muitos. Este artigo descreve como você pode adicionar folhas de dados aos seus formulários em Access.

O que você deseja fazer?

Exibir um exemplo de uma folha de dados em um formulário

Suponha que você queira criar um formulário que mostre dados sobre categorias de produtos e também todos os produtos dentro dessas categorias. Os dados na tabela Categories representam o lado "um" da relação e os dados na tabela Produtos representam o lado "muitos" da relação. Cada categoria pode ter muitos produtos.

Formulário que contém subformulário

1. O formulário principal mostra os dados do lado "um" da relação.

2. A folha de dados mostra dados do lado "muitos" da relação.

Arrastar e soltar uma folha de dados em um formulário

A maneira mais rápida de adicionar uma folha de dados existente em um formulário é abrir o formulário no modo Design e clicar, segurar e arrastar um formulário de folha de dados existente do Painel de Navegação para a área de design do formulário.

Se você configurar as relações corretamente antes de iniciar este procedimento, o Access definirá automaticamente as propriedades Link Child Fields e Link Master Fields com os valores corretos que vincularão o formulário principal à folha de dados.

As propriedades Meus Campos Filho do Link e Campos Mestres do Link estão em branco

Se o Access não puder determinar como vincular o controle de subformuidade ao formulário principal, ele deixará as propriedades Link Child Fields e Link Master Fields do controle de subformuidade em branco. Você deve definir essas propriedades manualmente.

Inserir uma folha de dados em um formulário existente usando o layout

Se você já tiver definido as relações entre as tabelas no banco de dados, poderá adicionar rapidamente uma folha de dados a um formulário existente usando o layout. Quando você adiciona um campo do lado "muitos" de uma relação a um formulário baseado no lado "um" da relação, o Access cria automaticamente uma folha de dados para exibir os registros relacionados.

  1. Abra o formulário existente no modo Layout clicando com o botão direito do mouse no painel de Navegação e clicando em Modo de Exibição de Layout no menu de atalho.

    Se o painel Lista de Campos não for exibido:

    • Pressione ALT+F8.

      —ou—

      Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

      Observe que o painel Lista de Campos divide as tabelas em seções: Campos disponíveis para este exibição e, abaixo disso, Campos disponíveis em tabelas relacionadas. Na parte inferior do painel Lista de Campos, quaisquer outras tabelas que não estão diretamente relacionadas à tabela principal são listadas em Campos disponíveis em outras tabelas.

  2. Na seção Campos disponíveis em tabelas relacionadas, expanda a tabela que contém o primeiro campo que você deseja em sua folha de dados e arraste o campo para o formulário. O Access cria uma folha de dados e adiciona o campo a ela.

  3. Para adicionar campos adicionais à nova folha de dados, você deve primeiro clicar na folha de dados para selecioná-lo. Observe que o Access reorganiza o painel Lista de Campos para que os campos disponíveis para a folha de dados estão na parte superior. Na seção Campos disponíveis para esta exibição, arraste todos os outros campos que você deseja para a folha de dados. À medida que você arrasta cada campo para a folha de dados, o Access desenha uma barra de inserção para mostrar onde o campo será inserido quando você liberar o botão do mouse.

  4. Continue adicionando campos ao formulário principal ou à folha de dados clicando primeiro no formulário principal ou na folha de dados para selecioná-lo e arrastando o campo do painel Lista de Campos.

A seção Campos disponíveis em outras tabelas do painel Lista de Campos contém tabelas que não estão diretamente relacionadas à tabela ou à consulta em que o formulário selecionado se baseia. Se você tiver definido todas as relações de tabela válidas na janela Relações, os campos na seção Campos disponíveis em outras tabelas provavelmente não serão seleções válidas para o formulário que você está criando. Se você arrastar um campo desta seção para o formulário, o Access exibirá a caixa de diálogo Especificar Relação. Você deve inserir o campo ou os campos que relacionam as duas tabelas umas com as outras antes de prosseguir. Se você fizer isso, o painel Lista de Campos não será mais organizado em seções de acordo com os relacionamentos predefinidos. Talvez seja melhor clicar em Cancelar nesta caixa de diálogo e reexaminar suas relações de tabela. Para obter mais informações sobre relacionamentos, consulte o artigo Create, edit or delete a relationship.

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Inserir uma folha de dados em um formulário existente usando o design

Use este procedimento para adicionar uma folha de dados baseada diretamente em uma tabela ou consulta a um formulário existente no formato Design.

  1. Abra o formulário no modo Design clicando com o botão direito do mouse no formulário no Painel de Navegação e clicando em Design View.

  2. Na guia Design, no grupo Controles, se a ferramenta Usar Assistentes de Controle estiver selecionada, clique nele para que ela não seja selecionada.

    Imagem do botão

    Por quê?

    Se usado, o Assistente de Controle de subformuidade cria um objeto de formulário separado e baseia o controle de subformuidade nesse objeto de formulário. Por outro lado, este procedimento cria uma folha de dados baseada diretamente em uma tabela ou consulta em vez de um formulário.

  3. Na guia Design, no grupo Controles, clique no botão Subformulário/Sub-relatório.

  4. Na grade de design do formulário, clique em onde você deseja que a folha de dados seja inserida.

  5. Reposicionar e reorganizar o controle de subformuidade arrastando as alças nas bordas e cantos do controle.

  6. Edite o rótulo anexado para o controle de subformuidade clicando primeiro no rótulo, clicando duas vezes nele para selecionar seu texto e digitando um novo rótulo. Se você preferir excluir o rótulo, clique no rótulo uma vez e pressione DELETE.

  7. Se a Folha de Propriedades não for exibida, pressione F4 para exibi-la.

  8. Se o controle de subformuidade não estiver selecionado no momento, clique nele uma vez para selecioná-lo.

  9. Na guia Dados da folha de propriedades, clique na listada do Objeto De origem e clique na tabela ou na consulta que você deseja exibir na folha de dados. Por exemplo, se você quiser exibir dados da tabela Pedidos, clique em Table.Orders.

  10. Se você configurar as relações corretamente antes de iniciar este procedimento, o Access definirá automaticamente as propriedades Link Child Fields e Link Master Fields com os valores corretos que vincularão o formulário principal à folha de dados.

    As propriedades Meus Campos Filho do Link e Campos Mestres do Link estão em branco

    Se o Access não puder determinar como vincular o controle de subformuidade ao formulário principal, ele deixará as propriedades Link Child Fields e Link Master Fields do controle de subformuidade em branco. Você deverá definir essas propriedades manualmente fazendo o seguinte:

    1. Abra o formulário principal no formato Design.

    2. Clique no controle de subformuidade uma vez para selecioná-lo.

    3. Se a folha de propriedades não for exibida no momento, pressione F4.

    4. Na guia Dados da folha de propriedades, clique em (...) ao lado da caixa de propriedades Link Child Fields.

      A caixa de diálogo Vinculador de Campo de Subformulário é exibida.

    5. Nas listas de lista listadas Campos Mestres e Campos Filho, selecione os campos com os que você deseja vincular os formulários. Se você não tiver certeza de quais campos usar, clique em Sugerir para que o Access determine os campos de vinculação. Ao terminar, clique em OK.

      Se você não vir o campo que deseja usar para vincular os formulários, talvez seja necessário editar a fonte de registro do formulário mestre ou filho para ter certeza de que o campo está nele. Por exemplo, se o formulário for baseado em uma consulta, certifique-se de que o campo de vinculação está presente nos resultados da consulta.

    6. Salve o formulário principal e alternar para o formulário para verificar se o formulário funciona conforme o esperado.

  11. Salve o formulário clicando em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ou pressionando CTRL+S.

  12. Alternar para modo Formulário e verifique se a folha de dados funciona conforme o esperado.

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Entenda as diferenças entre um formulário dividido e um formulário que contém uma folha de dados

Um formulário que contém uma folha de dados exibe dados de fontes de dados diferentes (mas geralmente relacionadas). Por exemplo, um formulário pode mostrar funcionários e pode ter uma folha de dados que mostra todas as tarefas atribuídas a cada funcionário. A folha de dados tem uma fonte de dados diferente do formulário que a contém. Por outro lado, um formulário dividido tem duas seções (um formulário e uma folha de dados), mas os mesmos dados são exibidos em ambas as seções. As duas seções acompanham umas às outras e dão a você duas exibições diferentes de seus dados de uma só vez.

Para obter mais informações sobre como criar e trabalhar com um formulário dividido, consulte o artigo Criar um formulário dividido.

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