Introdução aos metadados gerenciados no SharePoint

Este artigo fornece uma visão geral de alguns dos principais conceitos relacionados ao trabalho com os novos recursos de metadados gerenciados no SharePoint Server. Ele discute como os novos recursos de metadados gerenciados fornecem suporte para a implementação de taxonomias formais por meio de termos gerenciados. Ele também explica como as marcas sociais funcionam e como elas se relacionam a recursos de metadados gerenciados, como termos gerenciados e palavras-chave corporativas.

Neste artigo

Recursos de metadados gerenciados

Principais termos e conceitos

Taxonomia

Folksonomia

Conjunto de termos

Termo

Termos gerenciados

Palavras-chave corporativas

Agrupar

Ferramenta de Gerenciamento do Repositório de Termos

Coluna Metadados Gerenciados

Coluna Palavras-chave Corporativas

Marcas sociais

Marcação

Cenários de metadados: de taxonomias a folksonomias

Benefícios dos metadados gerenciados

Gerenciando metadados

Planejando e configurando metadados gerenciados

Criar e gerenciar conjuntos de termos

Aplicação de metadados

Marcando o conteúdo com termos gerenciados

Marcando conteúdo com palavras-chave corporativas

Marcando conteúdo com marcas sociais

Recursos de metadados gerenciados

Os novos recursos de metadados gerenciados no SharePoint Server são habilitados por um novo aplicativo de serviço de metadados gerenciados que oferece suporte a duas coisas importantes:

  • Publicação de tipo de conteúdo    O compartilhamento de tipos de conteúdo em conjuntos de sites e aplicativos Web. Para obter mais informações sobre a publicação de tipo de conteúdo, consulte introdução a tipos de conteúdo e à publicação detipos de conteúdo.

  • Taxonomias    A criação e o gerenciamento de coleções hierárquicas de termos gerenciados centralmente (chamados conjuntos de termos) que podem ser usados como atributos para itens em sites do SharePoint. Esses conjuntos de termos podem ser compartilhados entre conjuntos de sites e aplicativos Web. Os conjuntos de termos podem ser criados e gerenciados por meio de um recurso chamado ferramenta de gerenciamento de repositório de termos.

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Principais termos e conceitos

Há vários termos e conceitos importantes que são úteis para compreender ao trabalhar com os diferentes recursos de metadados no SharePoint Server. Entender esses conceitos ajudará você a entender as informações conceituais explicadas mais adiante neste artigo e em outros artigos sobre os recursos de metadados gerenciados.

Taxonomia

Uma taxonomia é uma classificação hierárquica de palavras, rótulos ou termos organizados em grupos com base em semelhanças. Uma taxonomia pode ser definida e gerenciada centralmente por uma ou mais pessoas. A International International Standard Classification (ISIC), desenvolvida pela United Nations, é um exemplo famoso de uma taxonomia industrial que é usada para classificar dados econômicos. As taxonomias são úteis porque fornecem uma estrutura lógica e hierárquica dos metadados que podem ser usados para classificar as informações de forma consistente.

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Folksonomia

Um folksonomy é a classificação resultante quando os usuários do site da Web aplicam de forma colaborativa palavras, rótulos ou termos ao conteúdo em um site. Se você já viu uma nuvem de marcas em um site da Web, viu uma visualização de um folksonomy. A figura a seguir mostra uma Web Part de etiqueta na nuvem em um site do SharePoint. Uma abordagem baseada em folksonomy dos metadados pode ser útil porque toca no conhecimento e na experiência dos usuários do site e dos criadores de conteúdo e permite que a classificação de conteúdo evolua com as necessidades e os interesses dinâmicos dos usuários.

Nuvem de marcas

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Conjunto de termos

Um conjunto de termos é um grupo de termos relacionados.

Dependendo de onde um conjunto de termos é criado, seu escopo pode ser local ou global:

  • Conjuntos de termos locais são criados no contexto de um conjunto de sites e estão disponíveis para uso (e ficam visíveis) apenas para os usuários desse conjunto de sites. Por exemplo, se você adicionar uma coluna de metadados gerenciado a uma lista ou biblioteca e criar um novo conjunto de termos para essa coluna, o conjunto de termos será local para o conjunto de sites que contém essa lista ou biblioteca.

  • Conjuntos de termos globais estão disponíveis para uso em todos os sites que assinam um aplicativo de Serviço de Metadados Gerenciados específico.

Os conjuntos de termos podem ser configurados para serem fechados, o que significa que os usuários não podem adicionar novos termos a eles quando inserem um valor para uma coluna mapeada para o conjunto de termos. Ou podem ser configuradas para serem abertas, o que significa que os usuários podem adicionar novos termos ao conjunto de termos quando estiverem atualizando o valor de uma coluna mapeada para o conjunto de termos.

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Termo

Um termo é um item individual em um conjunto de termos, e é uma palavra ou frase específica que pode ser associada a um item em um site do SharePoint Server. Um termo tem uma ID exclusiva e pode ter muitos rótulos de texto diferentes (sinônimos). Se você estiver trabalhando em um site multilíngüe, ele também pode ter rótulos em diferentes idiomas.

Há dois tipos de termos:

Termos gerenciados

Os termos gerenciados geralmente são predefinidos e organizados em um conjunto de termos hierárquicos por um administrador de repositório de termos ou outra pessoa com permissões para trabalhar com metadados gerenciados.

Palavras-chave corporativas

Uma palavra-chave corporativa é uma palavra ou frase que é adicionada aos itens em um site do SharePoint. As palavras-chave corporativas são organizadas em um conjunto de termos único e não hierárquico dentro da ferramenta de gerenciamento de repositório de termos chamada de palavras-chave definidas. Como os usuários geralmente podem adicionar qualquer palavra ou frase a um item como uma palavra-chave, as palavras-chave corporativas podem ser usadas para marcação de estilo folksonomy. Os administradores do repositório de termos ou outras pessoas com permissão para gerenciar metadados podem optar por mover palavras-chave para o conjunto de termos de palavras-chave e para um conjunto específico de termos gerenciados, no qual as palavras-chave ficarão disponíveis dentro do contexto de um conjunto de termos específico. Os administradores do repositório de termos também podem optar por deixar as palavras-chave definidas como fechadas, para que os usuários não possam enviar novas palavras-chave e estejam restritos ao uso de palavras-chave existentes.

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Agrupar

Os grupos definem os limites de segurança. Um grupo é um conjunto de conjuntos de termos que compartilham requisitos de segurança comuns. Somente os usuários designados como colaboradores para um grupo específico podem gerenciar conjuntos de termos que pertençam ao grupo ou criar novos conjuntos de termos dentro dele. As organizações devem criar grupos exclusivos para conjuntos de termos que terão necessidades exclusivas de acesso ou segurança.

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Ferramenta de Gerenciamento do Repositório de Termos

A ferramenta de gerenciamento de repositório de termos é a ferramenta que os taxonomias, administradores ou outras pessoas que gerenciam taxonomias podem usar para criar, importar e gerenciar conjuntos de termos e os termos dentro deles. Ela mostra todos os conjuntos de termos globais e qualquer conjunto de termos local disponível para o conjunto de sites a partir do qual você acessa essa ferramenta.

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Coluna Metadados Gerenciados

A coluna de metadados gerenciados é um novo tipo de coluna que pode ser adicionado a listas ou bibliotecas para que os usuários do site ou proprietários de conteúdo possam selecionar valores de um conjunto de termos específicos de termos gerenciados e aplicá-los ao conteúdo. Uma coluna de metadados gerenciados pode ser configurada para ser mapeada para um conjunto de termos existente ou você pode criar um novo conjunto de termos especificamente para a coluna. Se você criar um novo conjunto de termos especificamente para uma coluna de metadados gerenciados, esse conjunto de termos será um conjunto de termos locais que está disponível somente para uso dentro do conjunto de sites onde ele foi criado.

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Coluna Palavras-chave Corporativas

A coluna palavras-chave corporativas é uma coluna que você pode adicionar a tipos de conteúdo, listas ou bibliotecas para permitir que os usuários marquem itens com palavras ou frases escolhidas. É uma coluna de vários valores por padrão. Quando os usuários digitam uma palavra ou frase na coluna, eles são apresentados com sugestões de tipo antecipado, que podem incluir itens dos conjuntos de termos gerenciados e do conjunto de termos de palavras-chave. Os usuários podem selecionar um valor existente ou inserir algo novo (se o conjunto de termos de palavras-chave tiver sido configurado para ser aberto às inclusões do usuário).

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Marcas sociais

As marcas sociais são palavras ou frases que os usuários do site podem aplicar ao conteúdo em um site do SharePoint para ajudá-las a categorizar as informações de maneiras significativas para elas. As marcas sociais também podem ser aplicadas a URLs fora de um site de SharePoint. As marcas sociais dão suporte à marcação com base em folksonomy. Uma marca social é composta por ponteiros para três tipos de informação:

  • uma identidade de usuário

  • uma URL de item

  • um termo

Esses ponteiros são armazenados no repositório de marcação social que faz parte do aplicativo de serviço de perfil de usuário. Tecnicamente, as marcas sociais não fazem parte dos recursos de metadados gerenciados no SharePoint Server, mas elas se conectam aos recursos de metadados gerenciados de algumas maneiras importantes que ajudam a dar suporte ao uso consistente de metadados em toda a organização. A parte de termo de uma marca social aponta para um termo no conjunto de palavras-chave do repositório de termos para um dos aplicativos de serviço de metadados gerenciados aos quais um site está conectado.

Por exemplo, quando você cria uma nova marca social, você tem a opção de selecionar os termos existentes, que podem incluir termos gerenciados, bem como palavras-chave corporativas. Se você selecionar um desses termos existentes, sua marca social conterá um ponteiro para esse termo. Se você optar por não selecionar um termo existente e criar um termo que nunca foi usado antes, uma nova palavra-chave será criada para ele no conjunto de termos de palavras-chave no repositório de termos, e sua nova marca social apontará para esse termo.

Dessa forma, as palavras-chave usadas em marcas sociais são adicionadas ao conjunto de termos de palavras-chave visíveis na ferramenta de gerenciamento de repositório de termos (se elas ainda não existirem) e podem ser gerenciadas pelos administradores do repositório de termos. Além disso, quando os usuários aplicam palavras-chave corporativas ou termos gerenciados ao conteúdo atualizando uma coluna de palavras-chave corporativas ou metadados gerenciados, as marcas sociais podem ser criadas automaticamente para que estes termos sejam visíveis como marcas em News feeds, nuvens de etiqueta ou perfis de meu site. Proprietários de listas ou bibliotecas podem habilitar ou desabilitar a publicação de metadados atualizando as Configurações de Palavras-chave e Metadados Corporativos de uma lista ou biblioteca.

Quando você adiciona uma marca social a um item, pode especificar se deseja que a sua identidade e a URL do item sejam particulares, mas o termo que está armazenado no repositório de termos, é sempre público.

A marcação social é útil porque permite que os usuários do site melhorem a capacidade de descoberta de conteúdo e informações em um site.

Para obter mais informações sobre a privacidade e as implicações de segurança da marcação social, consulte privacidade e implicações de segurança da marcação social.

Marcação

Em seu sentido genérico, o tagging pode se referir simplesmente à lei de aplicação de metadados a um item, seja com metadados gerenciados ou uma marca social. Neste artigo, o verbo "tag" é usado nesse sentido, e não é restrito a marcas sociais.

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Cenários de metadados: de taxonomias a folksonomias

Os recursos de gerenciamento de metadados no SharePoint Server dão suporte a várias abordagens para o gerenciamento e o uso de metadados. Imagine esse intervalo como um tipo de continuum. No final deste Continuum, há taxonomias, que são grupos de termos formais, gerenciados de forma centralizada e centralizada. Na outra extremidade deste intervalo, há folksonomias, que são as classificações colaborativas resultantes quando os indivíduos aplicam marcas livremente ao conteúdo.

SharePoint Server oferece suporte a ambas as versões do continuum, além de pontos ao longo do caminho. Em uma extremidade do continuum, você pode implementar taxonomias formais por meio de termos gerenciados e conjuntos de termos. Na outra extremidade, há suporte para palavras-chave corporativas e marcação social, que permitem que os usuários do site marquem o conteúdo com palavras-chave de sua escolha.

Entre esses extremos, você pode aplicar graus flexíveis de estrutura e controle a metadados, e você pode ajustar o escopo no qual aplica esse controle ao optar por torná-lo global em sites ou locais em sites específicos. Por exemplo, você tem a capacidade de configurar conjuntos de termos para serem fechados ou abertos para contribuições de usuários. Você pode optar por usar palavras-chave corporativas e marcação social em conjunto com termos gerenciados ou não. SharePoint Server permite às organizações combinar as vantagens de taxonomias formais e gerenciadas com os benefícios dinâmicos de marcação social de maneiras personalizadas.

O diagrama a seguir ilustra como diferentes tipos de soluções baseadas no SharePoint podem exigir abordagens diferentes para metadados com base na necessidade da empresa.

Configurações de metadados gerenciados flexíveis

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Benefícios dos metadados gerenciados

Há várias vantagens em usar metadados gerenciados em todos os sites de uma organização:

Uso consistente de metadados    Os recursos de metadados gerenciados no SharePoint Server permitem aplicar níveis ajustáveis de controle aos metadados que são adicionados ao conteúdo. Com conjuntos de termos e termos gerenciados, você pode estabelecer controle sobre os tipos de termos que estão disponíveis para serem adicionados ao conteúdo e pode controlar quem tem a capacidade de adicionar novos termos. Você também pode limitar o uso de palavras-chave corporativas a uma lista específica de palavras-chave Configurando o conjunto de termos de palavras-chave como fechado.

Quando os mesmos termos são usados de forma consistente nos sites, é mais fácil criar processos robustos ou soluções que dependem de metadados. Além disso, a experiência do usuário para trabalhar com metadados em sites, em listas e bibliotecas, bem como nos programas cliente do Office torna mais fácil para os usuários do site aplicar metadados consistentes ao conteúdo.

Melhor maneira de descobrir o conteúdo    Quando o conteúdo entre sites em uma organização tem metadados consistentes, é mais fácil encontrar e acessar dados e informações comerciais usando a pesquisa. Novos recursos de pesquisa, como o painel de refinamento, que é exibido no lado esquerdo da página de resultados da pesquisa, permitem que os usuários filtrem os resultados da pesquisa com base em metadados.

O refinamento do painel exibe metadados que podem ser usados para filtrar os resultados da pesquisa.

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Além disso, você pode configurar a navegação de metadados para listas e bibliotecas para permitir que os usuários criem exibições dinâmicas de informações com base em campos de metadados específicos. Os usuários podem navegar pelas bibliotecas por pasta ou por pivô de metadados, e eles podem refinar os resultados usando filtros chave adicionais.

Controle de navegação de metadados

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Maior flexibilidade     Os recursos de metadados gerenciados tornam mais fácil para administradores de repositório de termos (ou outras pessoas com permissão para atualizar metadados gerenciados) manter e adaptar seus metadados à medida que as necessidades de negócios evoluem. Você pode atualizar um termo definido facilmente na ferramenta de gerenciamento do repositório de termos e os termos novos ou atualizados serão disponibilizados automaticamente para uso em qualquer lugar de metadados gerenciados associados ao conjunto de termos disponível. Se você mesclar vários termos em um termo, o conteúdo marcado com estes termos será automaticamente atualizado para refletir essa alteração. É possível especificar vários sinônimos (ou rótulos) para itens individuais. Se o seu site é multilíngue, você também pode especificar etiquetas multilíngues para termos individuais.

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Gerenciando metadados

Planejando e configurando metadados gerenciados

Sua organização pode querer participar de algum grau de planejamento antes de começar a usar os recursos de metadados gerenciados. O grau de planejamento necessário é mais ou menos proporcional ao grau de formalidade e controle que você deseja impor nos metadados.

Se você quiser permitir que os usuários ajudem a desenvolver sua taxonomia, bastará que os usuários adicionem palavras-chave a itens e, em seguida, organizá-los em conjuntos de termos conforme necessário.

Se a sua organização deseja usar conjuntos de termos gerenciados para implementar taxonomias predefinidas predefinidas, então os principais stakeholders com interesse na estrutura da taxonomia precisam colaborar para planejar e desenvolver os conjuntos de termos e os termos a serem usados. Para obter mais informações sobre esse processo de planejamento, consulte planejar termos e conjuntos determos. Para obter mais informações sobre como configurar um aplicativo de serviço de metadados gerenciados, consulte Administração de metadados gerenciados.

Depois que os principais participantes da organização concordam com os conjuntos de termos obrigatórios, você pode usar a ferramenta de gerenciamento de repositório de termos para importar ou criar conjuntos de termos e para gerenciar e manter os conjuntos de termos à medida que os usuários começarem a trabalhar com os metadados. Se um aplicativo de serviço de metadados gerenciados tiver sido configurado para seu aplicativo Web e você for um administrador de conjunto de sites ou um administrador de repositório de termos designado, vá para a ferramenta de gerenciamento de repositório de termos, clicando em configurações do site no menu ações do site e, em seguida, clicando em gerenciamento de repositório de termos em Administração do site.

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Criar e gerenciar conjuntos de termos

A ferramenta de gerenciamento de repositório de termos fornece um controle de árvore que você pode usar para executar a maioria das tarefas. Sua função de usuário para esta ferramenta determina quais tarefas você pode executar. Para trabalhar na ferramenta de gerenciamento de repositório de termos, você deve ser um administrador de farm, um administrador de repositório de termos ou alguém que tenha sido designado como gerente de grupo ou colaborador para conjuntos de termos. Para obter informações detalhadas sobre essas funções, consulte funções de metadados gerenciados.

Para executar ações em um item na hierarquia, aponte para o nome do aplicativo de serviço de metadados gerenciado, grupo, conjunto de termos ou termo que você deseja modificar, clique na seta exibida e use o menu para selecionar as ações desejadas.

Por exemplo:

Se você for um administrador do repositório de termos, poderá criar ou excluir grupos dentro de um aplicativo de serviço de metadados gerenciados.

Você pode usar o menu para criar novos grupos.

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Se você for um administrador do repositório de termos ou um gerente de grupo, poderá criar, importar ou excluir conjuntos de termos dentro de um grupo. Colaboradores de conjunto de termos podem criar novos conjuntos de termos.

Use o menu para criar um novo conjunto de termos.

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Se você for um administrador do repositório de termos, um gerente de grupo ou um colaborador do conjunto de termos, poderá criar ou reutilizar termos em um conjunto de termos, bem como copiar, mover ou excluir um conjunto de termos selecionado.

Menu exibindo ações que você pode realizar em um conjunto de termos

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Se você for um administrador do repositório de termos, um gerente de grupo ou um colaborador do conjunto de termos, poderá criar copiar, reutilizar, mesclar, substituir, mover ou excluir termos individuais em um conjunto de termos.

Use o menu para gerenciar termos dentro de um conjunto de termos.

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Em cada nível da hierarquia, você pode configurar propriedades específicas para um grupo, um conjunto de termos ou um termo usando o painel Propriedades que é exibido à direita do controle de árvore do repositório de termos.

Por exemplo, se você estiver configurando um conjunto de termos, poderá usar o painel Propriedades para especificar detalhes como nome, descrição, proprietário, contato e participantes. Você pode especificar se deseja que um conjunto de termos seja aberto ou fechado para novos envios de usuários. Você também pode especificar se deseja que o conjunto de termos esteja disponível para marcação. Se você optar por tornar um conjunto de termos indisponível para marcação, ele não ficará visível para a maioria dos usuários. Se um conjunto de termos ainda estiver em desenvolvimento, por exemplo, você pode optar por não disponibilizá-lo para marcação.

Painel propriedades da Ferramenta de Gerenciamento do Repositório de Termos

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Aplicação de metadados

Marcando o conteúdo com termos gerenciados

Se uma coluna de metadados gerenciados tiver sido adicionada a um tipo de conteúdo, uma lista ou uma biblioteca, os proprietários do conteúdo poderão marcar o conteúdo dos termos gerenciados a partir de um conjunto de termos específico editando as propriedades de um item de lista ou de biblioteca e, em seguida, atualizando os campos relevantes no formulário Editar propriedades do item ou documento. As colunas de metadados gerenciados são fáceis de identificar porque elas exibem um ícone de marcas que pode ser usado para abrir a caixa de diálogo Seletor de termos.

Ícones de marcas na caixa de diálogo Editar Propriedades

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Você pode usar o seletor de termos para selecionar um termo dentro da hierarquia de um conjunto de termos. Isso é útil se você não estiver familiarizado com os termos que podem estar disponíveis. Se um conjunto de termos tiver sido configurado para ser aberto e a coluna de metadados gerenciados para ele permitir valores de preenchimento, você poderá ter a opção de adicionar um novo termo a um conjunto de termos. Ou você pode simplesmente ter a opção de enviar comentários para o contato designado para o conjunto de termos.

Você pode selecionar termos gerenciados de um seletor de controle de árvore.

Quando você pode começar a digitar o termo desejado, os termos disponíveis são sugeridos automaticamente com base no que você começa a digitar, e você pode selecionar o que você deseja. Você pode ver informações entre colchetes depois do termo que indica o nome do conjunto de termos e a hierarquia do termo. Isso pode ajudá-lo a escolher entre termos semelhantes.

Quando você começa a digitar, os termos são sugeridos para você.

Se forem sugeridos termos duplicados ou semelhantes, você também poderá ver um texto descritivo que o administrador do repositório de termos configurou para o termo para ajudar os usuários a fazer seleções adequadas.

O texto explanatório ajuda os usuários a selecionarem o termo correto.

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Marcando conteúdo com palavras-chave corporativas

Se uma coluna de palavras-chave corporativas tiver sido adicionada a um tipo de conteúdo, uma lista ou uma biblioteca, os proprietários de conteúdo (ou qualquer pessoa com permissões de contribuição para a lista ou biblioteca) poderão marcar o conteúdo com termos ou palavras-chave gerenciadas disponíveis, editando as propriedades de um item de lista ou de biblioteca e digitando as palavras-chave da empresa Se houver um termo coincidente ou semelhante, ele será sugerido e você poderá selecioná-lo. Ou você pode adicionar uma nova palavra-chave, se o conjunto de termos de palavras-chave tiver sido configurado para ser aberto para novos termos. O campo palavras-chave corporativas é multi-valor, portanto, você pode adicionar várias palavras-chave a um item.

Quando você começa a digitar uma palavra-chave, os termos disponíveis e as palavras-chave existentes são sugeridos para você.

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Marcando conteúdo com marcas sociais

Se o recurso de marcação social tiver sido habilitado, você poderá marcar o conteúdo em um site do SharePoint que você encontrará significativo ou interessante. Para marcar uma página, você pode usar o ícone de marca exibido na parte superior da página.

Botão Marca social de uma página

Para marcar documentos ou itens de lista, você pode usar o comando marca que é exibido na guia biblioteca ou lista da faixa de opções.

Comando Marca social na guia Lista ou Biblioteca da faixa de opções

Ao começar a digitar as marcas que você deseja aplicar, você pode selecionar a partir de palavras-chave ou termos gerenciados existentes, ou pode adicionar novas palavras-chave se o conjunto de termos de palavras-chave estiver aberto.

Sugestões com digitação antecipada na caixa de diálogo Marca Social

Você também tem a opção de marcar o conteúdo em sites externos, como outros sites da intranet ou da Internet, adicionando a ferramenta de marcas e anotações do SharePoint ao seu navegador. Para obter mais informações sobre como marcar sites externos, consulte introdução ao meu site.

Para obter mais informações sobre os recursos de marcação social, consulte o tópico usar marcas e notas para compartilhar informações com tópicos de colegas.

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Observação:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode apresentar erros gramaticais ou imprecisões. Nosso objetivo é que este conteúdo seja útil para você. Você pode nos dizer se as informações foram úteis? Use o artigo em inglês como referência.​

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