Há diferentes opções que você pode usar ao configurar, participar e apresentar em uma Reunião do Lync. Estas melhores práticas ajudam você a usufruir dos recursos que facilitam seu trabalho e proporcionam uma experiência de reunião agradável.
Configuração de uma Reunião do Lync
Agendando a reunião
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Para uma reunião pequena e casual com pessoas de dentro de sua empresa, use as opções padrão de reunião em vez de alterar as configurações. Lembre-se de que as opções padrão permitem que todos sejam apresentadores e ingressem na reunião diretamente.
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Se houver uma necessidade específica da reunião, por exemplo, uma audiência maior, dados confidenciais, clientes externos, altere as opções de reunião para atender à necessidade. Para saber mais, veja Definir opções para Reuniões do Lync.
Observação: O número máximo de participantes da reunião é 250.
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Se você tiver participantes pessoalmente e online, poderá executar Reuniões do Lync em uma sala de conferência. Para encontrar e adicionar uma sala de conferência no prédio desejado, clique em Localizador de Sala no Outlook. Ou reserve uma sala separadamente e adicione as informações da sala na caixa Local na solicitação de reunião.
Designar um apresentador de reserva
Escolha um apresentador de reserva, para o caso de você não poder ingressar ou se atrasar. Um apresentador de reserva também pode iniciar a gravação, ajudar e gerenciar a audiência ou monitorar as perguntas enviadas na reunião, para que você possa se concentrar em sua apresentação. Isso é particularmente importante para uma reunião ou evento de grande porte.
Saber seu PIN (Número de Identificação Pessoal)
Na maioria das vezes, você não precisará de um PIN quando ligar para a reunião de um telefone. Você será conectado diretamente e o seu número aparecerá na lista de participantes. Mas, se você quiser ligar como líder ou um chamador autenticado, será solicitado seu PIN e/ou seu telefone comercial ou ramal.
Observação: Ligar como um chamador autenticado significa apenas que a reunião é protegida e você precisa ser identificado antes de ingressar na reunião.
É uma boa ideia ter seu PIN em mãos em caso de necessidade. Se você não lembra do seu PIN, clique em Esqueceu o seu PIN de discagem? na solicitação de reunião e siga as instruções na página para redefini-lo.
Incluir um documento de treinamento ou um link na solicitação de reunião
Se você estiver convidando participantes que não estão familiarizados com o Lync, inclua um documento de treinamento com instruções ou um link para o treinamento do Lync na solicitação de reunião, para ajudá-los com os recursos da reunião antes de participar.
Participar de uma Reunião do Lync
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Entre em sua reunião com 10 a 15 minutos de antecedência, para conseguir configurar e ter tempo para solução de problemas, se necessário.
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Antes da reunião, decida se você usará o áudio de computador (áudio e vídeo integrados do Lync) ou um telefone para a parte de áudio da reunião.
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Se você estiver usando o áudio de computador, configure seus dispositivos de áudio e vídeo e verifique a qualidade. Você pode usar o microfone e os alto-falantes do computador ou conectar um headset. Para obter mais informações, consulte Configurar, testar e solucionar problemas de áudio do Lync
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Se estiver usando um telefone para o áudio da reunião, usufrua do recurso Telefonar para Mim do Lync. Na janela Ingressar no Áudio da Reunião, selecione Telefonar para Mim e digite o número de telefone no qual deseja ser chamado. Quando usar esse recurso, você não precisará inserir a ID da reunião ou um PIN.
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Se possível, use um fone de ouvido, em vez do microfone e dos alto-falantes do computador, para obter uma qualidade de áudio melhor.
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A qualidade do áudio é altamente dependente da condição da rede. Use uma conexão de rede com fio e desligue a opção sem fio no computador.
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Depois de ingressar na reunião, ative a opção Mudo do microfone quando não estiver falando.
Apresentação em uma Reunião do Lync
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Faça um colega ingressar na reunião com você para verificar a qualidade visual e do áudio da reunião.
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Verifique as opções de reunião para verificar se você ativou ou desativou os recursos corretos da audiência, como permissões de participante, conteúdo de exibição ou permissões de anotação.
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Se você estiver usando o PowerPoint:
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Mantenha o conjunto de slides em aproximadamente 15 slides ou menos, com fontes maiores (acima de 30 pontos) e um plano de fundo simples para evitar distrações.
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Carregue sua apresentação antecipadamente e pratique com os controles para mover os slides ou anotar. Por exemplo, você pode destacar pontos importantes usando o apontador laser ou carimbos.
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Use as anotações do apresentador para ajudar a lembrar seus pontos de fala. Consulte Compartilhar slides do PowerPoint em uma Reunião do Lync para obter mais informações.
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Se você estiver compartilhando sua área de trabalho ou um programa:
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Lembre-se de que quando você estiver compartilhando um programa, apenas os programas e arquivos compartilhados ficarão visíveis para os participantes. Se você navegar para outros programas, eles não ficarão visíveis na reunião.
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Use o compartilhamento de área de trabalho caso você precise alternar entre programas.
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Clique em Visualização na Reunião do Lync para ver o que os participantes veem quando você compartilha sua área de trabalho ou um programa.
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Avise sua audiência que ela pode aumentar a área de visualização, indo para o modo Completo.
Para obter mais informações, consulte Compartilhar sua área de trabalho ou um programa em uma Reunião do Lync.
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Deixe bastante tempo para perguntas e informe aos participantes que eles podem digitar suas perguntas ou comentários na área de mensagens instantâneas.
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Ative sua opção Mudo quando não estiver falando e verifique se você sabe como ativar ou desativar a opção Mudo de seus participantes se necessário, usando os comandos do Lync e de discagem de tom do telefone, se você estiver usando um telefone (pressione *1 no teclado de discagem do telefone para ouvir os comandos).
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Lembre os participantes no início da reunião como ativar ou desativar a própria opção Mudo.
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Executando sua reunião em uma sala de conferências
É uma boa ideia separar tempo para preparar a sala antes que a reunião comece, para ter certeza de que o Lync está configurado para funcionar com os dispositivos de áudio e vídeo da sala.
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Conecte seu laptop ao projetor e ao telefone da sala de conferência, se necessário.
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Ative o mudo do microfone e dos alto-falantes do computador, se houver um eco. Peça a outras pessoas na sala para também ativarem o mudo dos microfones e alto-falantes se estiverem no Lync.
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Você pode conectar o telefone da sala ao seu computador ou usar o telefone para discar para o áudio da reunião.
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Se você estiver usando o projetor da sala, ligue o cabo ao computador e selecione a exibição apropriada. No teclado, pressione a tecla Windows + P para ativar a tela e clique em uma das seguintes opções:
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Duplicar, para mostrar sua área de trabalho tanto no monitor do computador quanto no projetor da sala.
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Estender, para estender sua área de trabalho do monitor do computador e do projetor da sala.
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Somente projetor, para mostrar sua área de trabalho somente no projetor da sala.
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Recomendamos selecionar Duplicar para que você possa ver a reunião tanto no monitor quanto na exibição da sala.
