Meta de gerenciamento de projetos: adicionar pessoas e atribuí-las a tarefas

Dicas de gerenciamento de projetos antes de começar . . .

Se você for novo no gerenciamento de projetos Se você é novo no gerenciamento de projetos, você pode perceber que há mais com o que se preocupar do que apenas adicionar tarefas, como quantas pessoas colocar sobre elas, como dar conta das férias e férias das pessoas, e como e onde colocar informações pessoais, como números de telefone, endereços de email e informações salariais.

Veja algumas dicas para você começar.

• Saiba que tipos de recursos você pode atribuir a tarefas    Após reunir as informações necessárias sobre as tarefas do projeto, identifique os tipos de recursos de que você precisará.

  • Recursos pessoais    Estes são os recursos que normalmente consideramos que vão trabalhar nas tarefas. Os gerentes de projetos às vezes os chamam de recursos de trabalho, em oposição a materiais e equipamentos.

  • Recursos da empresa    Estes são recursos de trabalho gerenciados e compartilhados em uma organização. Os recursos corporativos são usados com o Project Professional.

  • Recursos de material    Estes recursos incluem computadores ou maquinário usados para concluir o trabalho nas tarefas.

  • Recursos genéricos    Estes recursos especificam os requisitos de pessoal para as tarefas e não indivíduos específicos, como carpinteiros ou desenvolvedores.

• Considere como o número de recursos altera as durações Ao colocar vários recursos em uma tarefa, você esperaria que a duração de uma tarefa fosse reduzida. Em muitos casos, no entanto, adicionar pessoas a uma tarefa pode ter o efeito oposto. Ele pode adicionar custos extras, comunicação extra e outras ineficiências. Por exemplo, o design de uma nova ponte de pedágio provavelmente não será mais rápido se você dobrar o número de arquitetos no projeto. O Project permite controlar o que acontece com as durações da tarefa depois de adicionar às tarefas.

• Considere como os recursos de uma pessoa afetam as durações da tarefa A experiência de uma pessoa pode afetar diretamente a duração da tarefa. Você pode esperar que uma pessoa com cinco anos de experiência conclua uma tarefa em menos tempo do que alguém com dois.

Se você for um gerente de projeto experiente Conforme os projetos vão ficando maiores, há mais no que pensar. Agora você se preocupa em usar recursos de outros departamentos, contratar fornecedores, controlar o trabalho de uma centena de pessoas, gerar relatórios para os executivos e inúmeras outras complexidades nas quais nem pensou ainda. Felizmente o Microsoft Project dispõe das ferramentas especializadas de que você precisará.

Aqui estão algumas dicas para aumentar sua experiência.

• Analise e refine as estimativas de duração    Use as informações coletadas sobre o seu projeto atual e projetos semelhantes para refinar as estimativas de duração. A precisão das suas estimativas de requisitos de recursos (e, por fim, dos custos do projeto) depende em grande parte da precisão das suas estimativas de duração de tarefas.

• Acompanhe o andamento dos recursos    As pessoas do seu projeto devem enviar atualizações regulares do status das tarefas. Os modos de exibição e relatórios do Microsoft Project ajudam você a não perder o controle do que todos estão fazendo.

• Identificar problemas de overallocation de recursos    O Project pode ajudá-lo a identificar quando as pessoas estão trabalhando em muitas tarefas ao mesmo tempo.

• Fique atento às suas linhas de base    As linhas de base oferecem um instantâneo do seu projeto para que você compare o progresso atual com o que você planejou no início.

• Distribua o trabalho por meio da redistribuição    Quando as pessoas estão trabalhando em tarefas demais ao mesmo tempo, o Project pode ajustar as atribuições a uma carga de trabalho mais realista. A redistribuição de atribuições de recursos é uma maneira de equilibrar a carga.

• Exporte dados do projeto para o Excel para análise posterior O Excel pode ajudar quando você precisar de uma análise posterior das informações do Project. Por exemplo, você pode exportar informações sobre tarefas e recursos para o Excel, a fim de obter relatórios de valor agregado e, em seguida, exibir as informações usando minigráficos para ver como o orçamento está sendo gasto em relação à quantidade de trabalho concluído.
  
  
  
  Treine os funcionários para que eles obtenham novas habilidades    Grandes organizações investem tempo e dinheiro para treinar seus funcionários para obterem novas habilidades e para trabalhar em ambientes distintos. O treinamento dos funcionários atuais pode ser uma maneira mais econômica de melhorar o desempenho em vez de contratar novas pessoas.