Meta de gerenciamento de projetos: adicionar pessoas e atribuí-las a tarefas

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Adicionar recursos ao projeto

Quando colocar pessoas para trabalhar no seu projeto, lembre-se de duas coisas:

  1. Antes, você precisa adicionar pessoas ao cronograma do projeto. . .

  2. Você possa atribuí-las ao trabalho nas tarefas.

Essa diferença costuma causar confusão quando se trabalha com qualquer gerenciamento de projetos de software.

Para ver mais artigos desta série de guias de instruções de gerenciamento de projetos, consulte o Mapa de gerenciamento de projetos.

Dicas de gerenciamento de projetos antes de começar . . .

Se você é iniciante no gerenciamento de projetos Se você é iniciante no gerenciamento de projetos, você pode perceber que há mais informações sobre o que apenas adicionar tarefas, como quantas pessoas devem colocá-las, como fazer a conta dos feriados e do período de férias de pessoas, e como e onde colocá-las em pessoal, como números de telefone , endereços de email e informações salariais.

Veja algumas dicas para você começar.

  • Saiba que tipos de recursos você pode atribuir a tarefas    Após reunir as informações necessárias sobre as tarefas do projeto, identifique os tipos de recursos de que você precisará.

    • Recursos pessoais    Estes são os recursos que normalmente consideramos que vão trabalhar nas tarefas. Os gerentes de projetos às vezes os chamam de recursos de trabalho, em oposição a materiais e equipamentos.

    • Recursos da empresa    Estes são recursos de trabalho gerenciados e compartilhados em uma organização. Os recursos corporativos são usados com o Project Professional.

    • Recursos de material    Estes recursos incluem computadores ou maquinário usados para concluir o trabalho nas tarefas.

    • Recursos genéricos    Estes recursos especificam os requisitos de pessoal para as tarefas e não indivíduos específicos, como carpinteiros ou desenvolvedores.

  • Considere como o número de recursos altera as durações Ao colocar vários recursos em uma tarefa, você esperaria a duração de uma tarefa ser reduzida. Em muitos casos, no entanto, adicionar pessoas a uma tarefa pode ter o efeito oposto. Ele pode adicionar custos adicionais, comunicação extra e outras ineficiências. Por exemplo, o design de uma nova ponte tarifada provavelmente não vai mais rápido se você dobrar o número de arquitetos no projeto. O Project permite controlar o que acontece com as durações das tarefas depois de adicionar às tarefas.

  • Considere como as funcionalidades de uma pessoa afetam as durações das tarefas A experiência de uma pessoa pode afetar diretamente a duração da tarefa. Você pode esperar que uma pessoa com a experiência de cinco anos conclua uma tarefa em menos tempo do que alguém com duas.

Se você for um gerente de projetos experiente Conforme os projetos vão ficando maiores, há mais no que pensar. Agora você se preocupa em usar recursos de outros departamentos, contratar fornecedores, controlar o trabalho de uma centena de pessoas, gerar relatórios para os executivos e inúmeras outras complexidades nas quais nem pensou ainda. Felizmente o Microsoft Project dispõe das ferramentas especializadas de que você precisará.

Aqui estão algumas dicas para aumentar sua experiência.

  • Analise e refine as estimativas de duração    Use as informações coletadas sobre o seu projeto atual e projetos semelhantes para refinar as estimativas de duração. A precisão das suas estimativas de requisitos de recursos (e, por fim, dos custos do projeto) depende em grande parte da precisão das suas estimativas de duração de tarefas.

  • Acompanhe o andamento dos recursos    As pessoas do seu projeto devem enviar atualizações regulares do status das tarefas. Os modos de exibição e relatórios do Microsoft Project ajudam você a não perder o controle do que todos estão fazendo.

  • Identificar problemas de superalocação de recursos    O Project pode ajudá-lo a identificar quando as pessoas estão trabalhando em muitas tarefas ao mesmo tempo.

  • Fique atento às suas linhas de base    As linhas de base oferecem um instantâneo do seu projeto para que você compare o progresso atual com o que você planejou no início.

  • Distribua o trabalho por meio da redistribuição    Quando as pessoas estão trabalhando em tarefas demais ao mesmo tempo, o Project pode ajustar as atribuições a uma carga de trabalho mais realista. A redistribuição de atribuições de recursos é uma maneira de equilibrar a carga.

  • Exporte dados do projeto para o Excel para análise posterior O Excel pode ajudar quando você precisar de uma análise posterior das informações do Project. Por exemplo, você pode exportar informações sobre tarefas e recursos para o Excel, a fim de obter relatórios de valor agregado e, em seguida, exibir as informações usando minigráficos para ver como o orçamento está sendo gasto em relação à quantidade de trabalho concluído.

    Usar minigráficos no gerenciamento de projetos

    Treine os funcionários para que eles obtenham novas habilidades    Grandes organizações investem tempo e dinheiro para treinar seus funcionários para obterem novas habilidades e para trabalhar em ambientes distintos. O treinamento dos funcionários atuais pode ser uma maneira mais econômica de melhorar o desempenho em vez de contratar novas pessoas.

Etapa 1: adicionar pessoas ao seu projeto

Adicionar pessoas ao projeto

É necessário adicionar pessoas bem como outros recursos antes de atribuí-los ao trabalho nas tarefas. Os outros recursos podem incluir materiais como cimento ou tinta, ou custos como passagem aérea e jantar.

Alterar os dias úteis do calendário do projeto

Depois de adicionar pessoas a um projeto, modifique seus calendários de trabalho para levar em conta o período de trabalho. O Project pressupõe que a maioria das pessoas trabalhe em uma semana padrão, de segunda a sexta-feira, de 8:00 a 17:00 P.M. Mas você não precisa se encontrar com a agenda de trabalho.

Adicionar feriados e dias de férias

Todos precisamos de férias. Nós todos nós somos doente. E todos nós gostamos de nossos feriados. Saiba como fazer a conta do tempo não programado adicionando-a ao cronograma.

Compartilhar pessoas usando um pool de recursos

Você pode adicionar pessoas ao seu projeto a partir de um pool de recursos. Um pool de recursos permite manter todas as informações sobre pessoas em um único arquivo do Project que é usado como parte de projetos mestres.

Ocultar uma coluna de informações confidenciais

Você pode adicionar informações confidenciais a um projeto, como salários e números de telefone, e ocultá-las dos modos de exibição sem perdê-las.

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Etapa 2: atribuir pessoas e outros recursos a tarefas

Atribuir pessoas para trabalhar nas tarefas

Após adicionar tarefas ao seu cronograma, você pode começar a atribuir pessoas para trabalhar nelas.

Exibir a carga de trabalho e a disponibilidade de um recurso

Você pode encontrar recursos superalocados ou subalocados em um projeto ou entre projetos e veja se as atribuições feitas resultaram em conflitos.

Mostrar os nomes das tarefas ao lado das barras dos gráficos de Gantt

Você conseguirá entender as barras de Gantt com mais facilidade se os nomes das tarefas aparecerem ao lado delas. Isso é útil em relatórios e reuniões.

Inserir os custos de pessoas e materiais

Quando você adiciona pessoas a um projeto, adiciona custos para elas. Então, após atribuir as pessoas ao trabalho nas tarefas, o Microsoft Project calcula automaticamente o custo do projeto.

Verificar atualizações de status

Se as pessoas tiverem inserido o status do trabalho no Project Web App, você poderá ver as alterações no cronograma do projeto.

Remover uma pessoa do projeto

As pessoas saem dos projetos, saem da empresa ou, por causa de um nome digitado incorretamente, talvez nunca tenham existido. Por todos esses motivos, talvez você precise remover pessoas de um projeto.

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Etapa 3: gerenciar pessoas e outros recursos

Escolher o modo de exibição certo para ver os recursos

Após atribuir pessoas aos recursos e o trabalho começar, use os muitos modos de exibição do Project para monitorar seu andamento e fazer alterações no cronograma.

Alterar a duração de uma tarefa

Um método para lidar com problemas de carga de trabalho é reduzir a duração das tarefas.

Distribuir o trabalho para amenizar a carga das pessoas

Quando as pessoas do seu projeto estiverem trabalhando em muitas tarefas ao mesmo tempo, você poderá deixar o Project fazer uma distribuição mais uniforme.

Alterar a configuração "controlado pelo esforço" dos tipos de tarefas

Quando você adiciona ou remove pessoas de uma tarefa, o Project estende ou encurta a duração da tarefa. Isso é chamado de agendamento controlado pelo esforço. Se não quiser que a duração seja alterada, você poderá mudar a configuração controlada pelo esforço da tarefa.

Controlar o progresso do seu cronograma

Acompanhar o trabalho em um projeto não só é essencial para garantir que seu projeto termine no prazo. Ele também permite que você aprenda com erros e sucessos em um projeto.

Salvar uma linha de base

Quando seu chefe pergunta como está indo o seu projeto em comparação ao plano original, a última coisa que você vai querer dizer é “Não sei”. Evite isso definindo uma linha de base como um instantâneo do seu cronograma original antes de o projeto começar.

Exibir um relatório de projeto do progresso das pessoas

Crie e personalize relatórios gráficos de andamento do projeto. Você pode ver esses relatórios no Project ou exportá-los para outros aplicativos como PowerPoint, Word ou Excel.

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