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A comunicação das informações do projeto geralmente é difícil, seja envolvendo obter informações de status de sua equipe ou comunicar o status do projeto aos executivos. Saiba quando e como comunicar e relatar informações do projeto. Caso contrário, a colaboração eficaz sofrerá e o sucesso do seu projeto poderá estar em risco. Para ver mais artigos desta série de guias de instruções de gerenciamento de projetos, consulte o Mapa de gerenciamento de projetos. |
Dicas de gerenciamento de projetos para você começar . . .
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Listar seus participantes Antes de um projeto começar, descubra quem são seus participantes. Uma maneira segura de empatar um projeto é esquecer um stakeholder crítico que tenha impacto ir/não em seu projeto.
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Obter um plano de comunicação antecipado Projete estratégias e processos de comunicação em seu projeto antes do início do projeto. Melhor ainda, fazer com que os processos de comunicação apareçam como uma tarefa nas primeiras linhas do seu projeto para que essa parte crítica da colaboração se torne o compromisso de todos.
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Comunicar-se com frequência Coletar informações de status da tarefa uma vez por semana é o direito de resolver problemas antes de aumentar. Se você se comunicar com mais frequência do que isso, os membros da equipe podem parar de enviar atualizações devido ao tempo extra na preparação delas.
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Pesquisar problemas Se tudo parece estar indo bem porque você não ouviu nada negativo, provavelmente está indo para problemas. Mesmo os projetos de melhor executar têm problemas. Seu trabalho é encontrá-los antes que eles se adotem em problemas maiores.
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Usar tecnologia apropriada Entenda as necessidades de comunicação do membro da equipe e dos participantes. Por exemplo, os membros da equipe que relatam o status da tarefa podem querer usar email ou Project Online, enquanto um executivo pode preferir um gráfico bem apresentado ou tabela dinâmica. Aqui está uma lista de programas que você pode usar para ajudar na comunicação.
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Aplicativo |
Vantagens |
Desvantagens |
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Project |
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Project Online |
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Excel |
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Word |
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SharePoint |
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PowerPoint |
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Visio |
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Microsoft Teams |
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Comunicar informações do projeto
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Se sua equipe estiver usando Project Online, baixe as atualizações de status da tarefa do servidor antes de se comunicar com sua equipe sobre o andamento do projeto. |
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Controlar o andamento do cronograma, de simples a especialista |
Há maneiras simples de controlar o progresso e há maneiras mais complexas. Encontre a maneira que funciona melhor para seu projeto e sua equipe. |
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Capturar informações de valor obtido é um passo mais avançado, mas muito poderoso, para descobrir o bom e o ruim do desempenho do projeto. Os fatos de alto nível que você adquire a partir disso é o que seus participantes querem ver. |
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Com Project, você pode criar e personalizar relatórios gráficos impressionantes de quaisquer dados de projeto que você deseja, sem usar qualquer outro software. À medida que você trabalha no projeto, os relatórios mudam para refletir as informações mais recentes , sem atualizações manuais necessárias! |
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Os membros da equipe podem exibir a agenda e atualizar o trabalho no SharePoint, e você verá as alterações no Project. E vice-versa. |
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Comunicar informações do projeto usando Microsoft 365. Desde que você esteja trabalhando em um PC com uma conexão à Internet, poderá trabalhar em seus documentos usando versões completas do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, sob demanda, de qualquer lugar. |
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Ao fazer alterações nas tarefas, publique essas alterações no Project Online para que todos têm as informações certas para continuar seu trabalho. |
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Se as pessoas não puderem ir a uma reunião, use Teams para compartilhar informações do projeto. Compartilhe PowerPoint slides, Excel planilhas ou um bloco OneNote bloco de anotações para compartilhar planos de projeto. As pessoas podem participar de reuniões online em seu escritório, em casa ou usando seu dispositivo móvel. |
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