Meta de gerenciamento de projetos: comunicar informações do projeto

Comunique-se com sua equipe

A comunicação de informações sobre o projeto é muitas vezes difícil, seja por envolver a obtenção de informações de status da sua equipe ou comunicação do status do projeto para executivos.

Saiba quando e como se comunicar e relatar informações sobre o projeto. Caso contrário, a colaboração efetiva sofre e o sucesso do seu projeto pode estar em risco.

Para ver mais artigos desta série de guias de instruções de gerenciamento de projetos, consulte o Mapa de gerenciamento de projetos.

Dicas de gerenciamento de projetos para você começar . . .

  • Liste seus participantes    Antes de começar um projeto, descubra quem são seus participantes. Uma maneira de deixar um projeto parar um projeto é esquecer um dos interessados críticos que não tem impacto no seu projeto.

  • Obter um plano de comunicação logo    Projete estratégias e processos de comunicação em seu projeto antes do início do projeto. Ainda melhor, os processos de comunicação são exibidos como uma tarefa nas primeiras linhas do seu projeto para que essa parte crítica da colaboração se torne o compromisso de todos.

  • Comunique-se com frequência    Coletar informações sobre o status da tarefa uma vez por semana é sobre o direito de fazer a decarga de problemas antes que elas aumentem. Se você se comunica com mais frequência do que isso, os membros da equipe podem parar de enviar atualizações devido ao tempo adicional em preparação.

  • Procurar problemas    Se tudo parecer bem, porque você não ouviu nada de negativo, você provavelmente está com problemas para fazer isso. Até mesmo os melhores projetos de execução têm problemas. Seu trabalho é encontrá-los antes que eles cresçam em problemas maiores.

  • Use a tecnologia apropriada    Compreenda as necessidades de comunicação dos membros da equipe e dos participantes. Por exemplo, os membros da equipe que se reportam sobre o status da tarefa podem querer usar o email ou o Project online, enquanto um executivo pode preferir um gráfico bem apresentado ou uma tabela dinâmica. Aqui está uma lista de programas que você pode usar para ajudar na comunicação.

Aplicativo

Vantagens

Desvantagens

Project

  • Ter ferramentas de apresentação internas para todos os níveis de stakeholders.

  • Compreende facilmente os modos de exibição do cronograma e do planejador de equipe.

  • Exporta dados para o Excel e o Visio para comunicação de dados complexos.

  • Sua empresa pode não usar o Project.

  • Os projetos em que sua empresa trabalha podem ser muito pequenos para tirar proveito do software de agendamento potente.

Project Online

  • Melhor para comunicação avançada e informações do projeto de relatório em toda a organização.

  • Pode comparar o status de vários projetos ou de um portfólio de projetos.

  • Empresas menores podem precisar da ajuda de consultores para instalar e usar o Project online.

Excel

  • O Project pode exportar dados para o Excel para análise avançada, como análise de valor ANOVA e acumulado.

  • Ideal para planejamento inicial de projetos ou para resultados de alto nível que podem ser adicionados posteriormente ao Project.

  • O Excel não tem recursos de agendamento automatizados para projetos mais complexos.

Word

  • Ideal durante a fase de início quando você precisa compartilhar documentos de planejamento, como orçamentos e resultados finais.

  • Não é ideal para apresentações visuais para stakeholders executivos. Use a funcionalidade de relatório do Excel, do Visio, do PowerPoint ou do próprio projeto em vez disso.

SharePoint

  • Oferece recursos de sincronização sem o Project Server. Uma alteração em uma lista de tarefas será refletida no outro.

PowerPoint

  • Ideal para apresentações de impacto para os stakeholders executivos.

  • Analistas e engenheiros podem querer gráficos mais detalhados para análise de orçamento complexa.

Visio

  • Pode apresentar muitas informações para um público executivo. Use os recursos de relatório dos próprios projetos em vez disso.

Microsoft Teams

  • Ideal para equipes em locais diferentes. Você pode compartilhar informações do projeto com mensagens instantâneas, voz, vídeo ou reuniões online.

  • Pode exigir que um departamento de ti seja implantado.

Comunicar informações do projeto

Verificar atualizações de status do Project online

Se sua equipe estiver usando o Project online, baixe as atualizações de status da tarefa do servidor antes de se comunicar com sua equipe sobre o progresso do projeto.

Controlar o andamento do cronograma, de simples a especialista

Há maneiras simples de acompanhar o progresso, e há maneiras mais complexas. Encontre a maneira mais adequada para seu projeto e sua equipe.

Comunicar informações de valor agregado

A captura de informações sobre o valor agregado é um procedimento mais avançado, mas muito eficiente, em direção à descoberta do desempenho bom e ruim do projeto. Os fatos de alto nível que você adquire, é o que seus participantes querem ver.

Criar um relatório de projeto

Com o Project, você pode criar e personalizar relatórios gráficos surpreendentes de todos os dados de projeto que desejar, sem usar qualquer outro software. À medida que você trabalha no projeto, os relatórios são alterados para refletir as informações mais recentes: não é preciso fazer atualizações manuais!

Sincronizar com uma lista de tarefas do SharePoint

Os membros da equipe podem ver o cronograma e atualizar o trabalho no SharePoint, e você verá as alterações no Project. E vice-versa.

Usar o Microsoft 365

Comunicar informações do projeto usando o Microsoft 365. Desde que você esteja trabalhando em um PC com uma conexão à Internet, poderá trabalhar em seus documentos usando versões completas do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, sob demanda, de qualquer lugar.

Publicar alterações de tarefas no servidor

Ao fazer alterações em tarefas, publique essas alterações no Project online para que todos tenham as informações corretas para continuar o trabalho.

Comunicar-se com o Microsoft Teams

Se as pessoas não conseguirem entrar em uma reunião, use o Microsoft Teams para compartilhar informações do projeto. Compartilhe slides do PowerPoint, planilhas do Excel ou um bloco de anotações do OneNote para compartilhar planos do projeto. As pessoas podem participar de reuniões online em seu escritório, em casa ou usando o dispositivo móvel.

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Observação:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode apresentar erros gramaticais ou imprecisões. Nosso objetivo é que este conteúdo seja útil para você. Você pode nos dizer se as informações foram úteis? Use o artigo em inglês como referência.​

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