Meta do gerenciamento de projeto: Gerenciar o risco no projeto

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O risco em um projeto é determinado por dois fatores:

  1. O resultado negativo de uma atividade do projeto.

  2. A probabilidade de que o resultado ocorra.

Ou Risco=Impacto x probabilidade

Por exemplo, é possível que um gerente de projeto considere arriscado imprimir um relatório final do projeto por temer que ocorra uma falha de energia antes da impressão. Porém, como é pouco provável que isso aconteça, o risco pode ser ignorado com segurança. Um risco para o qual seria mais sensato fazer um planejamento é a indisponibilidade de uma oficina de impressão para imprimir um relatório de alta qualidade mais complexo de acionistas. Para esse risco, o gerente de projeto deve agendar mais tempo para a impressão do relatório.

Para ver mais artigos desta série de guias de instruções de gerenciamento de projetos, consulte o Mapa de gerenciamento de projetos.

Dicas de gerenciamento de projetos antes de começar . . .

Exemplos de atividades com alto risco

Veja aqui algumas atividades e eventos que costumam aumentar o risco em um projeto.

Atividade arriscada

Descrição

Tarefas críticas

Preste muita atenção às tarefas que se encontram no caminho crítico. Elas envolvem maior risco uma vez que têm grande impacto na data de término do projeto.

Tarefas do fornecedor

Ao contratar um fornecedor, solicite relatórios de andamento mais frequentes ou detalhados do que os normalmente solicitados aos membros de sua própria equipe.

As tarefas do fornecedor que ocorrem no final de um projeto envolvem mais risco do que as realizadas em outros momentos. Os fornecedores incluem tanto pessoal contratado fora da sua empresa como funcionários de outras áreas da empresa. Como você tem menos controle sobre essas pessoas do que sobre os membros de sua equipe, elas devem ser tratadas da mesma forma em termos do risco que representam para o resultado de um projeto.

Membros inexperientes da equipe

A atribuição de trabalhadores inexperientes a uma tarefa no final do projeto coloca em risco sua data de término porque essas pessoas talvez necessitem de mais tempo de preparação. Minimize esse risco agendando tempo suficiente para preparar os novos trabalhadores.

Projetos com mais de um ano de duração

Os projetos com mais de um ano de duração envolvem mais fatores desconhecidos e, portanto, têm mais riscos resultantes da disponibilidade de recursos, de mudanças tecnológicas, de mudanças no mercado etc.

Número excessivo de tarefas ocorrendo ao mesmo tempo

Verifique se há um número excessivo de tarefas agendadas para ocorrer ao mesmo tempo. Mesmo que essas tarefas sejam executadas por pessoas diferentes, se elas ocorrerem ao mesmo tempo, isso representará um risco para o projeto, especialmente se elas forem realizadas próximo ao final do projeto.

Criar um cronograma na ordem correta

Os gerentes de projeto iniciem o erro de vincular a tarefa antes de delineá-las. Isso pode levar a uma confusão e muito backtracking. Quando você inicia um novo projeto, lista e tarefas de grupo primeiro para que você veja todo o escopo do projeto e seus produtos. Em seguida, você pode começar a vincular tarefas para chegar ao cronograma ideal.

Ignorar o passado

Se você não criar um registro dos erros cometidos nos projetos, provavelmente irá repeti-los em projetos futuros. Em geral, os projetos encerram com documentos de fechamento cujo objetivo é evitar que os mesmos riscos se repitam em projetos futuros.

Como gerenciar os riscos

Veja a seguir alguns truques que os gerentes de projeto costumam usar para lidar com os riscos.

Evitar o risco   

Se uma atividade do projeto tiver consequências sérias, uma boa política é evitar o risco. Por exemplo, usar dois processos de fabricação ao mesmo tempo para duas entregas poderá colocar em risco o cronograma do projeto. Em vez disso, o gerente do projeto poderá evitar o risco usando os processos de fabricação sequencialmente.

Atenuar o risco   

Encontre maneiras de reduzir a probabilidade de risco. Por exemplo, você poderá decidir usar um processo de fabricação simplificado e conhecido caso o estabelecimento de um processo mais inovador e de alto custo seja muito demorado.

Transferir o risco   

Controle o risco transferindo-o para um fornecedor externo. Por exemplo, se a documentação de um subsistema de computador tiver um escopo muito amplo para ser concluída a tempo pelos recursos internos, contrate um fornecedor externo para concluir partes dela.

Aprender com o risco   

A ausência de risco é ruim. O risco também poderá abrir as portas para novas oportunidades. Por exemplo, se, após explorar os riscos do projeto, você perceber que um subsistema de software que esteja sendo desenvolvido como parte de um processo de fabricação maior pode ser comercializado, talvez decida reatribuir seus melhores engenheiros para continuar a desenvolver o subsistema. Embora retirar engenheiros experientes de um projeto crie um risco adicional, nesse caso, isso poderá ser compensado pela oportunidade ganha.

Gerenciar riscos

Criar ou atualizar uma linha de base ou um plano provisório

Se você quiser acompanhar o andamento de sua agenda com o objetivo de descobrir tarefas que são um risco, você precisa aprender sobre como definir linhas de base para seu projeto.

Exibir a carga de trabalho e a disponibilidade de um recurso

Revise a eficiência com que seus recursos estão sendo usados em seu projeto e se você precisa fazer quaisquer ajustes em recursos superalocados ou sublocados.

Controlar o progresso do seu cronograma

Veja as atualizações de tarefas dos membros da equipe para saber onde estão os riscos. Você pode acompanhar o andamento rapidamente usando o gráfico de Gantt ou pode usar uma análise sofisticada de valor agregado.

Mostrar o caminho crítico do seu projeto

Mostre as tarefas que têm maior impacto na data de término do projeto. Examine essas tarefas primeiro para identificar os riscos no cronograma.

Escolher o modo de exibição correto do cronograma do projeto

Não é possível ver os riscos envolvidos em um projeto usando apenas um modo de exibição. Fique à vontade para explorar os riscos do projeto usando vários modos de exibição.

Localizar problemas usando uma análise de valor agregado

A análise de valor agregado ajuda a identificar os riscos no andamento do projeto com perguntas do tipo “Considerando todo o trabalho realizado até agora neste projeto, quanto deveríamos ter gasto?” ou "Terminaremos no tempo previsto?"

Compreender as compensações ao gerenciar um projeto

Ao gerenciar o risco envolvido em um projeto, você reorganizará as tarefas no cronograma. Qualquer alteração em um projeto terá impacto no tempo, no custo ou no escopo.

Aprender como o Project agenda as tarefas

Quando você planeja riscos e ajusta sua agenda, Project pode mover tarefas inesperadamente. Entenda o grande "Por quê?" por trás Project poderoso mecanismo de agendamento da Project.

Localizar os riscos associados a custos

Após inserir os custos do projeto, examine-os para ter certeza de que não criou riscos para seu orçamento.

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