Modificar seu novo banco de dados criado a partir de um modelo

Cada modelo incluído no Access é um aplicativo de controle completo que contém tabelas, formulários, relatórios, consultas, macros e relacionamentos predefinidos. Esses modelos foram projetados para serem imediatamente úteis prontamente, para que você possa criar um novo banco de dados baseado em um modelo e se levantar e executar rapidamente. No entanto, pode haver momentos em que você deseja modificar seu novo banco de dados , por exemplo, para adicionar ou renomear um campo ou alterar um relatório.

Este artigo explica como realizar as modificações mais comuns que você pode querer aplicar a um banco de dados criado a partir de um modelo. Consulte os links para artigos para obter informações mais detalhadas sobre áreas específicas.

O que você deseja fazer?

Saiba as noções básicas de tabelas e campos

Quando você cria um banco de dados, armazena seus dados em tabelas — listas baseadas em assunto de linhas e colunas. Você armazena os itens de informações que deseja rastrear em campos (também chamados de colunas). Por exemplo, em uma tabela Contatos, você pode criar campos para Sobrenome, Nome, Número de Telefone e Endereço. Para uma tabela Produtos, você pode criar campos para Nome do Produto, ID do Produto e Preço.

É importante que você escolha os campos com cuidado. Por exemplo, geralmente é uma má ideia criar um campo para armazenar um valor calculado. Na maioria dos casos, você pode Access calcular o valor quando necessário. Ao escolher campos, tente armazenar informações em suas menores partes úteis. Por exemplo, em vez de um nome completo em um único campo, considere armazenar o primeiro e o último nome separadamente. Geralmente, se você precisar relatar, classificar, pesquisar ou executar um cálculo em um item de informações, coloque-o em um campo por conta própria.

Confira mais informações sobre a estruturação de um banco de dados e a seleção de campos no artigo Fundamentos do design de banco de dados.

Um campo tem determinadas características de definição. Por exemplo, cada campo tem um nome que identifica exclusivamente o campo dentro de uma tabela. Um campo também tem um tipo de dados escolhido para corresponder às informações a serem armazenadas. O tipo de dados determina os valores que podem ser armazenados e as operações que podem ser executadas nesses valores, bem como quanto espaço de armazenamento deve ser reservado para cada valor. Cada campo também tem um grupo associado de configurações chamadas propriedades que definem as características de aparência ou comportamento do campo. Por exemplo, a propriedade Format define o layout de exibição de um campo , ou seja, como ele deve aparecer quando exibido.

Inserir, adicionar ou criar um novo campo em uma tabela

Você pode adicionar facilmente um campo a uma tabela no exibição Folha de Dados. No entanto, você também pode adicionar um campo a uma tabela no visual Design. No exibição Folha de Dados, você adiciona o campo digitando alguns dados na célula abaixo do título da coluna Clique para Adicionar. Você também pode adicionar um campo à tabela no design.

Para saber mais sobre como adicionar um campo a uma tabela no exibição Folha de Dados, consulte o artigo Adicionar ou excluir uma coluna em uma folha de dados.

Para saber mais sobre como adicionar um campo a uma tabela no design, consulte o artigo Criar uma tabela e adicionar campos.

Observação: Quando você adiciona um novo campo a uma tabela, o campo não é adicionado automaticamente aos formulários e relatórios existentes. Você deve adicionar manualmente o campo a esses formulários e relatórios para que ele apareça neles.

Excluir um campo de uma tabela

Se possível, você deve evitar a exclusão de um campo de um banco de dados que foi gerado de um dos modelos fornecidos — é provável que o campo seja empregado em outros objetos de banco de dados, como formulários e relatórios. Assim, a exclusão do campo criará consequências quando você tentar usar os outros objetos de banco de dados que empregam o campo — os objetos de banco de dados não funcionarão conforme o esperado. Você terá que remover quaisquer referências ao campo de todos os objetos que o empregam para que esses outros objetos funcionem corretamente.

Quando você decidir que deve excluir um campo de um banco de dados que foi gerado a partir de um modelo, você pode fazer isso no modo folha de dados ou no modo design. Lembre-se de que, se outros objetos de banco de dados referenciam o campo excluído, você deve modificar esses outros objetos para remover a referência. Por exemplo, se um relatório incluir um controle vinculado ao campo excluído e você executar o relatório, será exibida uma mensagem de erro, pois o Access não pode encontrar os dados do campo.

Quando você exclui um campo, exclui permanentemente todas as informações armazenadas nesse campo. Por esse motivo, você deve ter cuidado ao excluir campos e criar uma cópia de backup do banco de dados antes de excluir o campo.

Antes de poder excluir um campo, você deve garantir que ele não participe de nenhuma relação de tabela. Se você tentar excluir um campo para o qual as relações existem, o Access avisará que você deve primeiro excluir as relações.

Para obter instruções passo a passo sobre como excluir uma relação de tabela, consulte o artigo Criar, editar ou excluir uma relação.

Para obter instruções passo a passo sobre como excluir campos de tabelas, consulte o artigo Excluir um campo.

Renomear um campo ou tabela

Se possível, você deve evitar renomear um campo ou tabela em um banco de dados que foi gerado de um dos modelos fornecidos — é provável que o campo ou tabela seja empregado em outros objetos de banco de dados, como formulários e relatórios. Assim, renomear o campo ou a tabela pode criar consequências quando você tenta usar os outros objetos de banco de dados que empregam o campo ou a tabela. Os outros objetos podem não funcionar conforme o esperado se ainda referenciam o nome antigo. Para que os outros objetos funcionem corretamente, o nome antigo deve ser alterado para o novo nome. Se a caixa de seleção Executar AutoCorreção de Nome estiver selecionada na categoria Banco de Dados Atual da caixa de diálogo Opções de Acesso, grande parte desse trabalho será feita automaticamente.

Talvez você queira alterar o texto que aparece em um título de coluna no exibição Folha de Dados. Você pode fazer isso sem precisar renomear o campo. Se você quiser alterar apenas o texto no título da coluna e não quiser renomear o campo, consulte a seção Alterar o texto que aparece em um título de coluna.

Quando necessário, você pode renomear uma tabela no Painel de Navegação ou renomear um campo no modo Folha de Dados ou no modo Design. Antes de fazer isso, você deve considerar a opção AutoCorreção de Nome, se ela ainda não estiver acionado.

Ativar a opção AutoCorreção de Nome

Quando você renomeia um objeto de banco de dados, como um campo, tabela, formulário ou relatório, geralmente deseja que a alteração de nome seja propagada em todo o banco de dados. Caso contrário, os objetos que referenciam o nome antigo não funcionarão conforme o esperado. Access fornece o recurso Name AutoCorrect, que ajuda a propagar as alterações de nome. Por padrão, a AutoCorreção de Nome é 2016 para todos os novos bancos de dados Access. No entanto, se ele estiver desligado, você poderá fazer o seguinte para a ativar.

Ativar a opção AutoCorreção de Nome

  1. Clique em Arquivo > Opções

  2. Na caixa de diálogo Opções de Acesso, no painel esquerdo, clique em Banco de Dados Atual.

  3. Em Opções de AutoCorreção deNome, marque a caixa de seleção Controlar informações de AutoCorreção e selecione a caixa de seleção Executar AutoCorreção de Nome.

  4. Se você quiser manter uma tabela que registra cada alteração executada pela AutoCorreção de Nome, marque a caixa de seleção Alterações automáticas de nome de log.

  5. Clique em OK.

  6. Para salvar suas alterações, clique em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Observação: O recurso Name AutoCorrect não é o mesmo que o recurso AutoCorreção. O recurso Name AutoCorrect corrige referências entre objetos. O recurso AutoCorreção corrige frequentemente palavras ou frases mal escritas.

Renomear um campo no exibição Folha de Dados

  1. No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela na qual você deseja renomear o campo.

    A tabela é aberta no exibição Folha de Dados.

  2. Clique com o botão direito do mouse no título da coluna para o campo que você deseja renomear e clique em Renomear Campo no menu de atalho.

  3. Digite o novo nome para o campo e pressione ENTER.

Renomear um campo no visual Design

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela na qual deseja renomear o campo e clique em Design View no menu de atalho.

    A tabela é aberta no visualização Design.

  2. Clique na célula na coluna Nome do Campo do campo que você deseja renomear.

    Dica: Para selecionar o nome do campo inteiro, aponte apenas para a esquerda do primeiro caractere no nome até que o ponteiro mude para uma seta e clique em.

  3. Edite o texto para renomear o campo.

  4. Para salvar suas alterações, clique em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Renomear uma tabela

Você pode renomear uma tabela e a maioria dos outros objetos de banco de dados diretamente do Painel de Navegação.

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela que você deseja renomear e clique em Renomear no menu de atalho.

    Observação: Você deve fechar todos os objetos abertos que referenciam a tabela antes de renomeá-la.

  2. Digite o novo nome e pressione ENTER.

  3. Para salvar suas alterações, clique em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Alterar o texto que aparece em um título de coluna

Uma legenda é um título ou título que você pode atribuir a um campo definindo a propriedade Caption do campo. A legenda é independente do nome do campo — cada campo tem um nome de campo e também pode ter uma legenda. Por exemplo, você pode querer que seu nome de campo seja uma única palavra sem espaços incorporados. Em seguida, você pode usar a propriedade Caption para criar um nome mais descritivo que inclua espaços. O Access exibe a legenda no lugar do nome do campo no exibição Folha de Dados e em rótulos e títulos em consultas, formulários e relatórios.

Se você não fornecer texto para a propriedade Caption, o nome do campo será usado por padrão.

Se você quiser alterar o nome que aparece no título de uma coluna no modo Folha de Dados, faça isso sem alterar o nome do campo definindo a propriedade Caption do campo. Para alterar a propriedade Caption de um campo, faça o seguinte:

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela na qual você deseja alterar a legenda e clique em Design View no menu de atalho.

    A tabela é aberta no visualização Design.

  2. Clique na célula na coluna Nome do Campo do campo cuja propriedade Caption você deseja definir.

  3. Na seção inferior, em Propriedades de Campo, na guia Geral, clique em Legenda.

  4. Digite uma nova legenda para o campo.

  5. Para salvar suas alterações, clique em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

Na próxima vez que você abrir a tabela no exibição Folha de Dados, a legenda em vez do nome do campo aparecerá no título da coluna.

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Adicionar um campo a um formulário ou relatório

Quando você cria um banco de dados baseado em um modelo, seu banco de dados conterá vários formulários e relatórios integrados e pré-assinados com os que você pode trabalhar imediatamente. No entanto, você pode encontrar que deseja adicionar um campo adicional a um formulário ou relatório. Quando você adiciona um campo a um formulário ou relatório, cria o que é chamado de controle.

Os controles são objetos que exibem dados, executam ações e permitem exibir e trabalhar com informações que aprimoram a interface do usuário, como etiquetas e imagens. Os controles podem ser vinculados, não vinculados e calculados.

Para uma lista completa dos tipos de controles que você pode usar em formulários e relatórios, consulte o artigo Introdução aos controles.

Adicionar um campo a um formulário ou relatório no layout

Depois de criar um formulário ou relatório, você pode ajustar facilmente seu design trabalhando no layout. Usando os dados reais ao vivo como seu guia, você pode ajustar as larguras de campo e reorganizar os campos. Você pode colocar novos campos no formulário ou relatório e definir as propriedades para o formulário ou relatório e seus controles.

Para alternar para o modo layout, no Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse no formulário ou no relatório e clique em Modo de Exibição de Layout no menu de atalho. Como alternativa, você pode clicar no botão Exibir layout na barra de status do Access ou clicar com o botão direito do mouse na guia documento para o formulário ou relatório e clicar em Exibir Layout no menu de atalho.

Abrir a folha de propriedades

  • Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Folha de Propriedades.

    Atalho de teclado Pressione F4.

Você pode usar o painel Lista de Campos para adicionar campos da tabela ou consulta subjacente ao seu design. Para exibir o painel Lista de Campos, na guia Formatar, no grupo Controles, clique em Adicionar Campos Existentes. Em seguida, você pode arrastar campos diretamente do painel Lista de Campos para seu design.

Exibir o painel Lista de Campos

  • Na guia Design, no grupo Ferramentas, clique em Adicionar Campos Existentes.

Adicionar um campo do painel Lista de Campos

  • Para adicionar um único campo, arraste o campo do painel Lista de Campos para a seção onde você deseja que ele seja exibido no formulário ou relatório.

  • Para adicionar vários campos ao mesmo tempo, mantenha pressionada a tecla Ctrl e clique nos campos que você deseja. Arraste os campos selecionados para o formulário ou relatório.

Quando você solta os campos em uma seção, o Access cria um controle de caixa de texto vinculado para cada campo e coloca automaticamente um controle de rótulo ao lado de cada campo.

Para obter mais informações sobre formulários e relatórios, consulte os artigos Adicionarum campo aum formulário ou relatório, Criar um formulário no Access e Criar um relatório simples.

Adicionar um campo que armazena documentos, arquivos ou imagens

Você pode usar Access adicionar um campo com o tipo de dados Attachment para armazenar um ou mais documentos, arquivos ou imagens. Você pode usar um campo de anexo para armazenar vários arquivos em um único campo. Você pode até mesmo armazenar mais de um tipo de arquivo nesse campo. Por exemplo, em um banco de dados de candidatos a emprego, você pode anexar um ou mais currículos, além de uma foto, ao registro de cada contato.

Adicionar um campo de anexo a uma tabela

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela na qual você deseja adicionar o campo e clique em Design View no menu de atalho.

    A tabela é aberta no visualização Design.

  2. Na coluna Nome do Campo, clique na primeira linha em branco e digite um nome para o novo campo.

  3. Clique na célula adjacente na coluna Tipo de Dados e selecione Anexo na lista.

  4. Para salvar suas alterações, clique em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

    O Access pode exibir uma mensagem que diz que você não pode desfazer suas alterações depois de salvar a tabela. Isso significa que você não pode converter o campo em outro tipo de dados, mas pode excluir o campo, se achar que errou.

  5. Clique em Sim para confirmar a alteração.

Depois de adicionar o campo Anexo à tabela, você pode usar a caixa de diálogo Anexos para adicionar documentos, arquivos ou imagens a um registro.

Adicionar um anexo a um campo

  1. No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela à qual você deseja adicionar o anexo.

    A tabela é aberta no exibição Folha de Dados.

  2. Na tabela, clique duas vezes no campo anexo.

    A caixa de diálogo Anexos é exibida.

  3. Clique em Adicionar.

    A caixa de diálogo Escolher Arquivo é exibida.

  4. Use a lista Procurar para navegar até o arquivo ou arquivos que você deseja anexar ao registro, selecione o arquivo ou arquivos e clique em Abrir.

    Observe que você pode selecionar vários arquivos de qualquer tipo de dados com suporte.

  5. Na caixa de diálogo Anexos, clique em OK para adicionar os arquivos à tabela.

    O Access adiciona os arquivos ao campo e incrementa o número que indica os anexos de acordo.

  6. Repita essas etapas, conforme necessário, para adicionar arquivos ao campo atual ou outros campos à tabela.

Para obter mais informações sobre campos de anexo, consulte o artigo Anexar arquivos e elementos gráficos aos registros em seu banco de dados.

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Alterar como um campo é exibido

Você pode personalizar como um campo aparece quando ele é exibido. Por exemplo, você pode definir formatos de exibição a ser usado em todo o banco de dados, como formulários e relatórios, ou quando uma tabela é aberta no exibição Folha de Dados. Para definir um formato de exibição, você definirá a propriedade Format de um campo. A propriedade Format do campo é herdada automaticamente por novos formulários e relatórios que você cria.

Definir o formato de exibição no exibição Folha de Dados

  1. No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela que contém o campo cujo formato você deseja definir.
    A tabela é aberta no exibição Folha de Dados.

  2. Clique no campo cujo formato de exibição você deseja definir.

  3. Na guia Campos, no grupo Formatação, clique na seta na listada ao lado de Formatare selecione um formato.

    O campo é exibido com o novo formato de exibição.

Definir o formato de exibição no design

  1. No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela que contém o campo cujo formato de exibição você deseja alterar e clique em Design View no menu de atalho.

    A tabela é aberta no visualização Design.

  2. Clique no campo cujo formato de exibição você deseja definir.

  3. Em Propriedades do Campo, na guia Geral, clique na caixa Formatar.

  4. Clique na lista lista listada e selecione um formato de exibição.

  5. Para salvar suas alterações, clique em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

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