Noções básicas do banco de dados

Neste artigo

• O que é um banco de dados?

• As partes de um banco de dados do Access

O que é um banco de dados?

Um banco de dados é uma ferramenta para a coleta e a organização de informações. Ele pode armazenar informações sobre pessoas, produtos, pedidos ou qualquer outra coisa. Vários bancos de dados começam como uma lista em um programa de processamento de texto ou em uma planilha. À medida que a lista aumenta, redundâncias e inconsistências começam a aparecer nos dados. A compreensão dos dados em formato de lista é mais difícil, e há maneiras limitadas de pesquisar e extrair subconjuntos de dados para revisão. Quando esses problemas começam a aparecer, é aconselhável transferir os dados para um banco de dados criado por um DBMS (sistema de gerenciamento de banco de dados), como o Access.

Um banco de dados computadorizado é um contêiner de objetos. Ele pode conter mais de uma tabela. Por exemplo, um sistema de controle de inventário que usa três tabelas não consiste em três bancos de dados, mas é um banco de dados que contém três tabelas. A menos que seja especificamente projetado para usar dados ou código de outra fonte, um banco de dados do Access armazena suas tabelas em um único arquivo, junto com outros objetos, como formulários, relatórios, macros e módulos. Os bancos de dados criados no formato Access 2007-2016 (que também é usado por Access para Microsoft 365, Access 2021 e Access 2019) têm a extensão de arquivo .accdb e os bancos de dados criados em formatos de acesso anteriores têm a extensão de arquivo .mdb.

Usando o Access, você pode:

• Adicionar novos dados a um banco de dados, como um novo item em um inventário

• Editar os dados existentes no banco de dados, como, por exemplo, alterar a localização atual de um item

• Excluir informações, talvez se um item for vendido ou descartado

• Organizar e exibir os dados de maneiras diferentes

• Compartilhar os dados com outras pessoas via relatórios, mensagens de email, em uma intranet ou pela Internet

As partes de um banco de dados do Access

As seções a seguir são breves descrições das partes de um banco de dados típico do Access.

Tabelas

Uma tabela de banco de dados tem uma aparência semelhante à de uma planilha, já que os dados são armazenados em linhas e colunas. Como resultado, normalmente é bem fácil importar uma planilha para uma tabela de banco de dados. A principal diferença entre armazenar seus dados em uma planilha e armazená-los em um banco de dados é a forma como os dados são organizados.

Para obter o máximo de flexibilidade de um banco de dados, os dados precisam estar organizados em tabelas para que não ocorram redundâncias. Por exemplo, se você estiver armazenando informações sobre funcionários, cada funcionário só precisará ser inserido uma vez em uma tabela configurada somente para armazenar dados de funcionários. Os dados sobre produtos serão armazenados em sua própria tabela, e os dados sobre filiais serão armazenados em outra tabela. Esse processo é chamado de normalização.

Cada linha de uma tabela é conhecida como registro. Os registros são o local onde as informações individuais são armazenadas. Cada registro consiste em um ou mais campos. Os campos correspondem às colunas da tabela. Por exemplo, você poderia ter uma tabela chamada "Funcionários", onde cada registro (linha) contém informações sobre um funcionário diferente, e cada campo (coluna) contém um tipo de informação diferente, como nome, sobrenome, endereço e assim por diante. Os campos devem ser designados como um determinado tipo de dados, seja ele texto, data ou hora, número ou outro tipo.

Outra maneira de descrever registros e campos é visualizar um antigo catálogo de cartões de biblioteca. Cada cartão do arquivo corresponde a um registro do banco de dados. Cada informação em um cartão individual (autor, título e assim por diante) corresponde a um campo do banco de dados.

Para mais informações sobre tabelas, confira Introdução às tabelas.

Formulários

Os formulários permitem que você crie uma interface do usuário na qual é possível inserir e editar seus dados. Com frequência, os formulários contêm botões de comando e outros controles que executam diversas tarefas. Você pode criar um banco de dados sem usar formulários, simplesmente editando seus dados nas folhas de dados de tabela. Entretanto, a maioria dos usuários de banco de dados prefere usar formulários para exibir, inserir e editar dados nas tabelas.

Você pode programar botões de comando para determinar quais dados aparecerão no formulário, para abrir outros formulários ou relatórios ou para executar uma variedade de outras tarefas. Por exemplo, talvez você tenha um formulário chamado "Formulário de Cliente" no qual você trabalha com dados do cliente. O formulário de cliente poderia ter um botão para abrir um formulário de pedido a partir do qual é possível inserir um novo pedido para o cliente.

Os formulários também permitem controlar como outros usuários interagem com os dados no banco de dados. Por exemplo, você pode criar um formulário que mostre apenas determinados campos e permita que somente determinadas operações sejam executadas. Isso ajuda a proteger os dados e a garantir que eles sejam inseridos adequadamente.

Para mais informações sobre formulários, confira Introdução aos formulários.

Relatórios

Os relatórios são o que você usa para formatar, resumir e apresentar dados. Um relatório normalmente responde a uma pergunta específica, como "Quanto recebemos de cada cliente este ano?" ou "Em que cidades estão localizados nossos clientes?". Cada relatório pode ser formatado para apresentar as informações da forma mais legível possível.

Um relatório pode ser executado em qualquer ocasião e sempre refletirá os dados atuais do banco de dados. Geralmente, os relatórios são formatados para serem impressos, mas também podem ser exibidos na tela, exportados para outro programa ou enviados como um anexo de uma mensagem de email.

Para obter mais informações sobre relatórios, consulte o artigo Introdução aos relatórios no Access.

Consultas

As consultas podem executar várias funções diferentes em um banco de dados. Sua função mais comum é recuperar dados específicos das tabelas. Os dados que você deseja ver geralmente estão espalhados por várias tabelas, e as consultas permitem que você os exiba em uma única folha de dados. Além disso, como normalmente você não deseja ver todos os registros de uma vez, as consultas permitem adicionar critérios para "filtrar" os dados de modo a exibir somente os registros desejados.

Determinadas consultas são "atualizáveis", o que significa que você pode editar os dados nas tabelas subjacentes por meio da folha de dados da consulta. Se você estiver trabalhando em uma consulta atualizável, lembre-se de que suas alterações na verdade estão sendo feitas nas tabelas e não somente na folha de dados da consulta.

Há dois tipos de consulta básicos: consultas seleção e consultas ação. Uma consulta seleção simplesmente recupera os dados e os disponibiliza para uso. Você pode exibir os resultados da consulta na tela, imprimi-los ou copiá-los para a área de transferência. Ou você pode usar a saída da consulta como a fonte do registro para um formulário ou relatório.

Uma consulta ação, como o nome implica, executa uma tarefa com os dados. As consultas ação podem ser usadas para criar novas tabelas, adicionar dados a tabelas existentes, atualizar dados ou excluir dados.

Para mais informações sobre consultas, confira Introdução às consultas.

Macros

As macros no Access podem ser consideradas como uma linguagem de programação simplificada que você pode usar para adicionar funcionalidade ao seu banco de dados. Por exemplo, você pode associar uma macro a um botão de comando em um formulário de modo que ela seja executada sempre que alguém clicar no botão. As macros contêm ações que executam tarefas, como a abertura de um relatório, a execução de uma consulta ou o fechamento do banco de dados. A maioria das operações de banco de dados que você executa manualmente pode ser automatizada com o uso de macros, portanto, elas podem ser um ótimo recurso de economia de tempo.

Confira mais informações sobre macros em Introdução à programação no Access.

Módulos

Os módulos, como as macros, são objetos que você pode usar para adicionar funcionalidade ao banco de dados. Enquanto você cria macros no Access escolhendo uma opção em uma lista de ações de macro, os módulos são criados na linguagem de programação VBA (Visual Basic for Applications). Um módulo é uma coleção de declarações, instruções e procedimentos armazenados juntos como uma unidade. Um módulo pode ser um módulo de classe ou um módulo padrão. Os módulos de classe são anexados a formulários ou relatórios e normalmente contêm procedimentos específicos do formulário ou do relatório aos quais estão anexados. Os módulos padrão contêm procedimentos gerais que não estão associados a qualquer outro objeto. Esses módulos estão listados em Módulos no Painel de Navegação, enquanto que os módulos de classe não estão.

Confira mais informações sobre módulos em Introdução à programação no Access.

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