O triângulo do projeto

"Você pode ter uma boa, rápida ou barata. Escolha dois." 

Os engenheiros têm dito isso aos gerentes de projeto há décadas.

Em termos ligeiramente diferentes, cada projeto equilibra um "triângulo" de tempo,dinheiro e escopo — você não pode alterar um sem afetar pelo menos um dos outros. A função do gerente de projetos é impedir que o triângulo se desfaça.

Como? Primeiro, quando um problema aparecer, localize-o no triângulo do projeto — é sobre tempo (agendamento), dinheiro (orçamento) ou escopo? Em segundo lugar, descubra quais lados do triângulo você pode alterar e quais são "fixos" no lugar. Em terceiro lugar, ajuste o que puder para corrigir o problema e otimizar o projeto. Quarto, termine o projeto e comemore!

Neste artigo

Tempo + dinheiro + escopo = qualidade

O triângulo do projeto também é conhecido como "triângulo de ferro" e, menos poético, as "restrições tríplices". Seja lá o que você chamar, ele equivale à mesma coisa: você não pode alterar o orçamento, o cronograma ou o escopo de um projeto sem afetar pelo menos uma das outras duas partes

Triângulo do projeto

Alguns exemplos de como ele funciona:

  • Para trazer o data de término (tempo), você pode gastar mais em recursos (dinheiro) para concluir o trabalho mais rápido ou reduzir recursos (escopo) para que haja menos trabalho para fazer antes do novo prazo.

  • Para concluir o projeto sob orçamento (custo), você pode se livrar das horas extras e concluir o projeto posteriormente (hora) ou cortar recursos (escopo).

  • Para adicionar recursos a um produto (escopo), você pode estender o prazo para fazer o novo trabalho (hora) ou adicionar pessoas para fazê-lo mais rápido (custo). Você também pode fazer ambos!

A qualidade é a quarta parte do triângulo do projeto. Ele fica no centro, onde qualquer alteração para qualquer lado a afeta.

Triângulo do projeto com qualidade

Por exemplo, se você estiver adiantado, poderá substituir recursos de corte ou permitir mais tempo para tarefas existentes. Com esse tempo adicional e escopo, o resultado final pode ser um produto melhor.

Um ponto-chave: não há padrão universal para qualidade. Para qualquer projeto determinado, a qualidade é definida dentro do próprio projeto. Para algumas empresas, manter um projeto no orçamento é a medida mais importante de qualidade. Para outras pessoas, fazer com que ele seja comercializado no tempo é mais importante. Um gerente de projeto precisa saber como a qualidade é definida para a organização e o projeto específico.

No exemplo anterior, você pode simplesmente concluir o produto mais cedo com menos recursos, entrando no marketplace antes dos concorrentes. Essa pode ser a definição de qualidade para esse projeto em sua empresa.

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Saiba o que você não pode alterar

Na maioria dos projetos, pelo menos um lado do triângulo é fixo. Não é possível alterá-lo.

Talvez o orçamento não seja negociável. (Soa familiar?) Ou talvez o produto tenha que estar em promoção por uma determinada data. Talvez ambos sejam verdadeiros.

Muitas vezes, os elementos fixos de um projeto são ditados acima do gerente do projeto, mas nem sempre. Às vezes, é de sua conta decidir qual elemento é mais importante para o sucesso do projeto. E você realmente precisa ser claro sobre isso para quando os problemas aparecerem (e eles sempre aparecem).

Quando o problema ocorre em um lado fixo, o curso da ação geralmente é claro. Por exemplo, se você descobrir que um recurso de software levará mais tempo para ser concluído do que o previsto e tiver assinado um contrato dizendo que entregará esse recurso (escopo), você terá que mover a data de conclusão ou adicionar recursos para concluir a tempo.

Se o lado fixo e o lado do problema são diferentes,não desista. Essa é a beleza do triângulo do projeto; sempre há espaço para fazer alterações Por exemplo, se seu projeto tiver que terminar a tempo e tiver aumentado no escopo, você ainda poderá ajustar o custo adicionando recursos.

Se todos os três lados do triângulo estão travados, não entre em pânico. O projeto pode estar com problemas, mas pelo menos você sabe que ele está com problemas e você tem um bom ponto de partida para repensar as metas do projeto ou os padrões de qualidade.

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Otimizar o agendamento

Mais cedo ou mais tarde, você enfrentará um projeto que está definido para sobrefiliar um prazo inflexível.

Uma maneira segura de reduzir o cronograma é reduzir a caminho crítico, uma série de tarefas cuja última tarefa termina na data de término do projeto. A alteração de outras tarefas pode não reduzir o cronograma, mas alterar tarefas de caminho crítico diminuirá. Para reduzir o caminho crítico, você pode:

  • Reduza as durações da tarefa (reduza o escopo ou adicione recursos).

  • "Acompanhar rapidamente" a agenda: sobreponha tarefas para que as pessoas possam trabalhar neles simultaneamente (adicionar recursos). Essa tática é mais usada mais próximo do início de um projeto.

  • "Falha" na agenda: Adicione recursos para concluir tarefas mais rapidamente (dinheiro).

  • Remover tarefas (reduzir escopo).

É claro que a correção da agenda dessa forma pode ter efeitos dramáticos no orçamento, no escopo e na qualidade do projeto.

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Otimizar o orçamento

Na maioria dos projetos, a maior parte do orçamento consiste em custos de recursos: os custos fixos e baseados em taxa de pessoas, equipamentos e materiais. Permanecer no orçamento pode exigir escolhas muito difíceis:

  • Corte o escopo do projeto para que haja menos tarefas mais curtas que precisem de recursos.

  • Remover recursos.

  • Certifique-se de que as taxas, taxas e horas extras sejam apropriadas.

  • Verifique se os recursos são os mais apropriados para o trabalho.

  • Substitua um recurso caro por um mais caro.

Obter custos sob controle pode forçar o término do prazo ou exigir cortes no escopo do projeto. Por exemplo, se você não permitir horas extras em tarefas, poderá encontrar a data de fim um mês depois. Ou se você cortar o escopo, a data de finalização poderá realmente se mover para dentro.

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Otimizar o escopo

Você consideraria salvar dinheiro fazendo uma ponte um pouco mais curta do que o rio que ela atravessa? É claro que não. Às vezes, o escopo do projeto não pode mudar, portanto, você precisa tomar outras ações:

  • Adicione recursos para garantir que todas as tarefas sejam concluídas (custo).

  • Corte tarefas que não estão no caminho crítico, se houver algum (custo).

  • Adicionar tarefas ou adicionar duração a tarefas (custo).

  • Estenda o prazo para permitir tempo para todas as tarefas com o nível atual de recursos (tempo).

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