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Opções e tipos de coluna de biblioteca e de lista

Opções e tipos de coluna de biblioteca e de lista

O tipo de uma coluna determina como os dados são armazenados e exibidos em uma lista ou biblioteca. Quando você cria uma coluna para uma lista ou biblioteca, você escolhe um tipo de coluna que indica o tipo de dados que deseja armazenar na coluna, como somente números, texto formatado ou um número calculado automaticamente.

Você pode criar listas no Microsoft SharePoint, no aplicativo listas do Microsoft 365 ou no Microsoft Teams. Saiba como começar a usar listas no Microsoft Teams.

Este artigo discute os tipos padrão de colunas que você pode criar e quando usar cada tipo de coluna. As colunas são adicionadas a um ou mais modos de exibição da lista ou biblioteca para ajudá-lo a exibir os dados de uma maneira significativa. Dependendo da sua organização, tipos adicionais de coluna podem estar disponíveis. 

Observação: Você pode Adicionar, alterar, Mostrar/ocultarou excluir colunas em uma lista ou biblioteca, além de criar ou excluir uma lista de uma página ou site em Microsoft Office SharePoint Online. Para obter mais informações sobre o gerenciamento de listas ou bibliotecas com muitos itens, consulte gerenciar grandes listas e bibliotecas no SharePoint.

Selecione o modo de exibição do SharePoint em uma das seguintes guias:

As colunas ajudam você a criar modos de exibição significativos dos itens em uma lista ou biblioteca. Usando colunas, você pode classificar, agrupar e filtrar itens, e também pode calcular dados sobre itens automaticamente e exibir os resultados desses cálculos. As colunas também permitem especificar quais informações devem ser inseridas sobre um item quando alguém adiciona um item a uma lista ou biblioteca. Quando um item é adicionado, um formulário é exibido e fornece campos e opções para inserir informações. Quando você cria uma lista ou biblioteca, determinadas colunas, como título ou modificado por, são criadas automaticamente. Você pode criar colunas adicionais para atender às suas necessidades. As colunas que você cria determinam quais campos e opções aparecem nesse formulário e as colunas que podem ser adicionadas aos modos de exibição da lista ou biblioteca.

Você especifica o tipo de coluna que deseja quando cria uma coluna. Em alguns casos, você também pode escolher um tipo de coluna diferente para uma coluna existente, mas isso depende do tipo e da quantidade de dados atualmente armazenados na coluna. Alterar o tipo de coluna de uma coluna existente pode corromper os dados já armazenados na coluna. Por esses motivos, é importante decidir que tipo de dados você deseja armazenar antes de criar uma coluna. Ao decidir qual tipo de coluna você deseja, considere o seguinte:

  • Que tipo de dados você deseja armazenar? Somente letras? Somente números? Texto formatado? Por exemplo, você não pode armazenar letras em uma coluna de número . Saber que tipo de dados você deseja armazenar é a primeira etapa para escolher o tipo de coluna mais apropriado.

  • Você deseja usar os dados em cálculos financeiros? Em caso afirmativo, o tipo de coluna moeda é a melhor opção.

  • Você deseja usar os dados em cálculos matemáticos? Qual é a precisão de que esses cálculos devem ser? Você pode calcular dados em colunas de número ou moeda , mas não colunas de texto . Além disso, os cálculos em uma coluna de moeda são mais precisos.

  • Como você deseja classificar os dados na coluna? Em uma coluna de texto , os números são classificados como cadeias de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200 e assim por diante), e não como valores numéricos. Para classificar números como valores numéricos, use uma coluna de número ou moeda . Além disso, muitos formatos de data não são classificados corretamente se estiverem armazenados em uma coluna de texto . Para garantir a classificação adequada de datas, use uma coluna de data e hora .

  • Deseja garantir que as pessoas insiram informações na coluna? Nesse caso, você pode especificar que a coluna é necessária e que as pessoas não podem adicionar um item sem inserir as informações.

Usado para coletar e exibir pequenas quantidades de texto não formatado em uma única linha, incluindo:

  • Somente texto, como nomes, sobrenomes ou nomes de departamento

  • Combinações de texto e números, como endereços de rua ou números de conta

  • Números que não são usados em cálculos, como números de ID do funcionário, números de telefone, códigos postais ou números de peça

Uma única linha de texto pode exibir até 255 caracteres em uma única linha. Se você estiver criando uma coluna para uma lista ou biblioteca e quiser exibir um texto formatado ou mais de uma linha de texto de cada vez, crie uma coluna com várias linhas de texto . Você pode alterar uma única linha de texto existente de uma coluna de texto para várias linhas de texto sem perder todos os dados armazenados na coluna.

Você pode personalizar uma coluna de texto com uma única linha destas maneiras:

  • Atribuir um limite de caracteres    Limite o número de caracteres definindo o número máximo de caracteres que você deseja. Por exemplo, se a coluna armazena números de ID de funcionário de cinco dígitos, você pode usar esse recurso para ajudar a garantir que as pessoas insiram apenas cinco caracteres.

  • Exibir um valor padrão    Exiba um texto específico automaticamente quando alguém adicionar um novo item, permitindo também que as pessoas insiram texto diferente se precisarem fazer isso. Quando você define o valor padrão, as pessoas podem inserir informações com mais rapidez, aceitando o padrão, a menos que precisem alterá-la. Por exemplo, se a coluna armazena o nome de uma empresa atribuída a um projeto e sua organização trabalha com uma empresa específica para a maioria dos projetos, você pode inserir o nome da empresa como o valor padrão. Como resultado, o nome da empresa será exibido automaticamente quando um novo projeto for adicionado à lista, e os membros da equipe não precisarão inserir o nome.

    Um valor padrão pode ser o texto que você especificar ou o resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Os valores calculados são úteis quando você deseja exibir um texto específico automaticamente, mas o texto pode variar dependendo de quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou por outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um texto específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações em outras funções de colunas ou sistema, como [hoje], para indicar a data atual ou [eu] para exibir o nome da pessoa que adiciona ou altera o item

Usado em uma lista ou biblioteca para coletar e exibir texto formatado ou texto extenso e números em mais de uma linha, como uma descrição de um item. Uma coluna de texto com várias linhas pode armazenar até 63.999 caracteres, e você pode especificar o número de linhas de texto que deseja exibir quando as pessoas inserirem informações sobre um item. Esse tipo de coluna exibe todo o texto quando a coluna é exibida em uma lista ou biblioteca.

Você pode personalizar uma coluna de várias linhas de texto destas maneiras:

  • Atribuir um limite de exibição    Limite o número de linhas que são exibidas quando as pessoas inserem informações sobre um item com o número de linhas para a configuração de edição. Por exemplo, se a coluna armazenar anotações demoradas sobre um evento de calendário, você pode optar por exibir dez linhas de texto. Isso torna mais fácil para as pessoas digitarem as informações porque elas podem ver facilmente todo o texto inserido. Por outro lado, se a coluna armazenar apenas uma ou duas sentenças sobre um evento, você pode optar por exibir apenas duas ou três linhas de texto.

    Se você atribuir um limite de exibição, ele não limitará a quantidade de texto que aparece quando a coluna é exibida em uma lista. Todo o texto inserido para um item é exibido na coluna.

  • Habilitar ou desabilitar a formatação de texto   (disponível apenas em listas) use Rich Text avançado (Rich Text com imagens, tabelas e hiperlinks) define se as pessoas podem aplicar formatação, como negrito, itálico ou cores ao texto. Se desabilitada, a lista não dará suporte a nenhuma opção de formatação; Se habilitada, a lista dará suporte à formatação básica, como negrito, itálico, listas numeradas ou com marcadores, texto colorido e cores de plano de fundo, bem como hiperlinks, imagens e tabelas.

  • Acrescentar alterações   (disponível apenas em listas) se versão tiver sido habilitado para a lista, a opção acrescentar alterações ao texto existente especifica se as pessoas podem adicionar um novo texto sobre um item sem substituir qualquer texto existente sobre esse item. Se você optar por não acrescentar alterações, o novo texto sobre um item substituirá qualquer texto existente sobre esse item na coluna. Se você optar por acrescentar alterações, as pessoas poderão inserir informações adicionais sobre um item, além de exibir o texto inserido anteriormente e a data e hora em que o texto foi inserido. Quando exibida em uma lista, não como um campo em um formulário de item, a coluna exibe as entradas do modo de exibiçãode hiperlink, em vez do texto, e as pessoas podem clicar no hiperlink para ver todas as informações armazenadas na coluna desse item.

    Importante: Se você desativar essa opção depois de criar a coluna, todas as informações, exceto a entrada mais recente, serão excluídas.

Adicione os dados de localização avançada do Bing Maps ou do diretório de sua organização. A coluna local fornece mais colunas para filtrar, classificar e Pesquisar por informações relacionadas, incluindo endereço, cidade, estado, país ou região, código postal, coordenadas ou nome.

Usado para armazenar valores numéricos que não são valores monetários.

Dicas para escolher uma coluna de número ou de moeda

Os tipos de coluna número e moeda armazenam valores numéricos. Use uma coluna de número para armazenar dados numéricos para cálculos matemáticos que não sejam cálculos financeiros ou não exigem um alto grau de precisão. Use uma coluna de moeda para armazenar dados numéricos para cálculos financeiros ou em casos em que você não quer números redondos em cálculos. Ao contrário de uma coluna de número, uma coluna de moeda é um número preciso de 15 dígitos à esquerda da vírgula decimal e 4 dígitos à direita. Os tipos de coluna número e moeda fornecem formatos predefinidos que determinam como os dados são exibidos.

Você pode personalizar uma coluna de número destas maneiras:

  • Especificar os valores mínimo e máximo    Limitar o intervalo de números que as pessoas podem inserir. Por exemplo, se a coluna armazenar a quantidade de trabalho que foi concluída para uma tarefa como uma porcentagem, você poderá especificar zero como o valor mínimo e 100 como o valor máximo. Da mesma forma, se a coluna armazenar o número de participantes de um evento e você quiser limitar os participantes a um número específico, você pode inserir o número máximo de participantes como o valor máximo.

  • Incluir casas decimais    Especifique se os números contêm casas decimais e o número de casas decimais a serem armazenadas. Se a coluna pode precisar armazenar números com mais de cinco casas decimais, você pode escolher automático ao selecionar o número de casas decimais a serem incluídas. Automático também é uma boa opção se a coluna armazenar os resultados dos cálculos e se você quiser que o resultado seja o mais preciso possível. No entanto, se você quiser garantir que todos os valores na coluna tenham o mesmo número de casas decimais, é uma boa ideia limitar o número de casas decimais a zero, apenas para números inteiros ou outro número de casas decimais até cinco.

  • Exibir um valor padrão    Exiba um número específico automaticamente quando alguém adicionar um novo item, permitindo também que as pessoas insiram números diferentes se precisarem fazer isso. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserir informações com mais rapidez. Por exemplo, se a coluna armazenar o número de computadores que cada membro da equipe tem e todos os membros da equipe tiverem pelo menos um computador, insira 1 como valor padrão. Como resultado, 1 será exibido automaticamente quando um novo item for adicionado à lista, e os membros da equipe não precisarão inserir o número.

    Um valor padrão pode ser tanto um número especificado como um resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Os valores calculados são úteis quando você deseja exibir um número específico automaticamente, mas o número pode variar dependendo de quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou por outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um número específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um número com base em informações em outras funções de colunas ou sistema.

  • Formatar o número como uma porcentagem    A configuração mostrar como porcentagem permite exibir e armazenar o número como uma porcentagem e tratá-lo como uma porcentagem quando ele é usado para calcular outros valores.

Usado para armazenar informações verdadeiro/falso ou Sim/Não, por exemplo, se alguém vai participar de um evento. Uma coluna Sim/não aparece como uma única caixa de seleção quando as pessoas inserem informações sobre um item. Para indicar Sim, os membros da equipe marcam a caixa de seleção. Para indicar que não, os membros da equipe desmarcam a caixa de seleção.

Os dados em uma coluna Sim/não podem ser usados em cálculos para outras colunas. Nesses casos, Sim é convertido em um valor numérico de um (1) e não é convertido para um valor numérico de zero (0).

Você pode personalizar uma coluna Sim/não escolhendo um valor padrão para ela. Um valor padrão é a seleção que aparece automaticamente quando alguém adiciona um novo item. As pessoas podem selecionar um valor diferente se precisarem fazer isso. Para uma coluna Sim/não , você pode especificar se a caixa de seleção está marcada automaticamente, indicando um valor Sim ou não, indicando um valor não .

Usado para fornecer uma lista pesquisável de pessoas e grupos das quais as pessoas podem escolher ao adicionar ou editar um item. Por exemplo, em uma lista de tarefas, uma coluna de pessoa ou grupo nomeada atribuída a pode fornecer uma lista de pessoas às quais uma tarefa pode ser atribuída. O conteúdo da lista depende de como os serviços de diretório e grupos de Microsoft Office SharePoint Online foram configurados para o site. Para personalizar o conteúdo da lista, talvez seja necessário entrar em contato com o administrador.

Você pode personalizar uma coluna de pessoa ou grupo destas maneiras:

  • Permitir seleções múltiplas    Permitir que as pessoas selecionem quantas opções quiser ou limite o número de seleções a apenas uma opção.

  • Incluir ou excluir grupos de pessoas    Especifique se a lista inclui apenas pessoas individuais ou também inclui listas de distribuição de email e grupos de Microsoft Office SharePoint Online. Por exemplo, em uma lista de tarefas, talvez você queira incluir somente pessoas individuais para garantir que uma pessoa específica seja responsável por cada tarefa. Em uma lista de projetos, talvez você queira incluir listas de distribuição de email e grupos de Microsoft Office SharePoint Online para garantir que uma equipe esteja associada a cada projeto.

Observação: O status de presença, anteriormente disponível com nome (com presença), não está disponível em navegadores modernos. Sua organização pode optar por disponibilizar presença, seguindo as etapas em exibir um site clássico do SharePoint no modo de documento do Internet Explorer 10.

Usado para armazenar datas do calendário ou datas e horas. O formato de data varia de acordo com as configurações regionais do site. Se o formato desejado não estiver disponível, peça ao administrador para adicionar suporte à região apropriada para o site.

Você pode personalizar uma coluna de data e hora das seguintes maneiras:

  • Incluir apenas a data ou a data e a hora    Especifique se deseja incluir somente a data do calendário ou a data e a hora do calendário.

  • Exibir um valor padrão    Exiba automaticamente uma data ou data e hora específicas quando alguém adiciona um novo item, permitindo também que as pessoas insiram um valor diferente se precisarem fazê-lo. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserir informações com mais rapidez. Por exemplo, se a coluna armazenar a data quando uma despesa for incorrida e a maioria das despesas for incorrida no primeiro dia do ano fiscal, você poderá especificar o primeiro dia do ano fiscal como o valor padrão. Como resultado, essa data será exibida automaticamente quando um novo item for adicionado à lista, e os membros da equipe não precisarão inserir a data.

    Um valor padrão pode ser um valor que você especifica, a data em que um item é adicionado a uma lista ou biblioteca, ou o resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Os valores calculados são úteis quando você deseja exibir uma data ou hora específica automaticamente, mas a data ou hora podem variar dependendo do item. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula como valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações em outras funções de colunas ou sistema, como [hoje], para indicar a data atual. Por exemplo, se você quiser que a coluna exiba uma data de 30 dias após a data atual, digite a equação = [hoje] + 30 na caixa valor calculado .

Usado para permitir que as pessoas escolham em uma lista de opções fornecidas por você. Esse tipo de coluna é uma opção ideal em casos em que você deseja garantir que todos os dados na coluna sejam consistentes porque você pode limitar os valores que são armazenados em uma coluna.

Você pode personalizar uma coluna de opção das seguintes maneiras:

  • Definir a lista de opções    Forneça uma lista exata de valores que as pessoas podem escolher. Para fornecer esta lista, substitua o texto de exemplo na caixa Opções pelos valores desejados. Digite cada valor em uma linha separada. Para iniciar uma nova linha, pressione Enter.

  • Habilitar opções personalizadas adicionais    Para permitir que as pessoas insiram um valor que não esteja incluído na lista de opções, ative pode adicionar valores manualmente. Fazer isso é uma boa ideia se você não souber todos os valores de que as pessoas precisam para inserir sobre itens. Se você preferir que as pessoas usem somente os valores que você especificar, desative pode adicionar valores manualmente.

  • Exibir um valor padrão    Selecione automaticamente um valor específico quando alguém adicionar um novo item, além de permitir que as pessoas escolham um valor diferente se precisarem fazer isso. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserir informações com mais rapidez. Por exemplo, se a coluna armazena os nomes das empresas atribuídas a um projeto e sua organização trabalha com uma empresa específica para a maioria dos projetos, você pode inserir o nome da empresa como o valor padrão. Como resultado, o nome da empresa será exibido automaticamente quando um novo projeto for adicionado à lista e os membros da equipe não precisarão escolher o nome.

    Um valor padrão pode ser um valor que você especifica ou o resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Os valores calculados são úteis quando você deseja exibir automaticamente um texto específico na coluna, mas o texto pode variar dependendo de quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou por outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um texto específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações em outras funções de colunas ou sistema, como [hoje], para indicar a data atual ou [eu] para exibir o nome da pessoa que adiciona ou altera o item.

    No menu suspenso, selecione a opção padrão que você deseja exibir ou selecione nenhum para deixar a opção padrão em branco.

  • Escolher um formato de exibição    Exiba as opções por meio de um menu suspenso ou de botões de opção. Em primeiro lugar, selecione mais opçõese, em seguida, em Exibir opções usando, selecione seu formato preferido.

Opções para colunas de escolha na experiência moderna

Usado para armazenar um hiperlink para uma página da Web, elemento gráfico ou outro recurso.

Uma coluna de hiperlink armazena a URL (Uniform Resource Locator) de uma página da Web, um elemento gráfico ou outro recurso. Dependendo do formato de exibição que você escolher, ele exibirá um hiperlink que pode ser clicado para acessar o recurso ou um elemento gráfico em vez da URL para o arquivo gráfico.

Quando um usuário adiciona um hiperlink a um item de lista, ele deve digitar a URL e o texto descritivo que aparece na coluna. Se a URL for para um arquivo gráfico, como http://www.example.com/image.gif, eles poderão inserir opcionalmente texto descritivo e alternativo para o gráfico, que aparece para as pessoas que desativam elementos gráficos em seus navegadores ou dependem do software de leitura de tela para converter elementos gráficos na tela em palavras faladas.

Usado para armazenar valores monetários.

Dicas para escolher uma coluna de número ou de moeda

Os tipos de coluna número e moeda armazenam valores numéricos. Use uma coluna de número para armazenar dados numéricos para cálculos matemáticos que não são cálculos financeiros ou não exigem um alto grau de precisão. Use uma coluna de moeda para armazenar dados numéricos para cálculos financeiros ou em casos em que você não quer números redondos em cálculos. Ao contrário de uma coluna de número, uma coluna de moeda é um número preciso de 15 dígitos à esquerda da vírgula decimal e 4 dígitos à direita. Os tipos de coluna número e moeda fornecem formatos predefinidos que determinam como os dados são exibidos.

Você pode personalizar uma coluna de moeda das seguintes maneiras:

  • Especificar valores mínimos e máximos permitidos    Limitar o intervalo de valores monetários que as pessoas podem inserir. Por exemplo, se a coluna armazena as despesas relatadas para um evento e sua organização limita o relatório para valores em um intervalo específico, você pode especificar esses limites como os valores mínimo e máximo.

  • Incluir casas decimais    Especifique se os valores incluem casas decimais e o número de casas decimais a serem armazenadas. Para valores monetários, você pode escolher duas casas decimais ou, se preferir armazenar apenas valores redondos, pode escolher zero. Para valores não monetários usados em cálculos que exigem um alto grau de precisão, você pode optar por limitar o número de casas decimais para zero a cinco ou, para obter valores mais precisos, escolha automático para usar automaticamente o número apropriado de casas decimais para o resultado do cálculo.

  • Exibir um valor padrão    Exiba um valor específico automaticamente quando alguém adicionar um novo item, permitindo também que as pessoas insiram um valor diferente se precisarem fazer isso. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserir informações com mais rapidez. Por exemplo, se a coluna armazenar as despesas incorridas para configurar novas contas e se a despesa for geralmente igual para todas as novas contas, você poderá especificar esse valor como o valor padrão. Como resultado, esse valor será exibido automaticamente quando um novo item for adicionado à lista, e os membros da equipe não precisarão inserir o número.

    Um valor padrão pode ser um valor que você especifica ou o resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Os valores calculados são úteis quando você deseja exibir um valor específico automaticamente, mas o valor pode variar dependendo do item, que adicionou o item, quando o item foi adicionado ou por outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um texto específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações em outras funções de colunas ou sistema.

  • Escolher um formato de moeda    Certifique-se de que todos os valores na coluna sejam baseados na mesma moeda selecionando um formato de moeda específico para a coluna. A caixa suspensa oferece mais de 100 opções de país para que você possa especificar a moeda na maioria dos formatos locais.

Use para adicionar um único arquivo de imagem de seu dispositivo a um item em uma lista ou biblioteca.

Depois de adicionar uma coluna de imagem a uma lista ou biblioteca, você pode:

  • Adicione uma imagem usando o formulário de lista ou biblioteca. Por exemplo, na captura de tela abaixo de Device Photo está a coluna Image.

    Novo item da coluna da imagem
  • Exiba, substitua ou exclua uma imagem ao exibir as propriedades do item ou do arquivo no formulário selecionando o ícone Editar (lápis) ou o ícone excluir (lixo).

    Modo de exibição de coluna de imagem, substituir ou excluir

Para saber mais sobre listas e bibliotecas, consulte tipos e opções de coluna de lista e biblioteca.

As colunas ajudam você a criar modos de exibição significativos dos itens em uma lista ou biblioteca. Usando colunas, você pode classificar, agrupar e filtrar itens, e também pode calcular dados sobre itens automaticamente e exibir os resultados desses cálculos. As colunas também permitem especificar quais informações devem ser inseridas sobre um item quando alguém adiciona um item a uma lista ou biblioteca. Quando um item é adicionado, um formulário é exibido e fornece campos e opções para inserir informações. Quando você cria uma lista ou biblioteca, determinadas colunas, como título e modificadas por, são criadas automaticamente. Você pode criar colunas adicionais para atender às suas necessidades. As colunas que você cria determinam quais campos e opções aparecem nesse formulário e as colunas que podem ser adicionadas aos modos de exibição da lista ou biblioteca.

Você especifica o tipo de coluna que deseja quando cria uma coluna. Em alguns casos, você também pode escolher um tipo de coluna diferente para uma coluna existente, mas isso depende do tipo e da quantidade de dados atualmente armazenados na coluna. Alterar o tipo de coluna de uma coluna existente pode corromper os dados já armazenados na coluna. Por esses motivos, é importante decidir que tipo de dados você deseja armazenar antes de criar uma coluna. Ao decidir qual tipo de coluna você deseja, considere o seguinte:

  • Que tipo de dados você deseja armazenar? Somente letras? Somente números? Texto formatado? Por exemplo, você não pode armazenar letras em uma coluna de número . Saber que tipo de dados você deseja armazenar é a primeira etapa para escolher o tipo de coluna mais apropriado.

  • Você deseja usar os dados em cálculos financeiros? Em caso afirmativo, o tipo de coluna moeda é a melhor opção.

  • Você deseja usar os dados em cálculos matemáticos? Qual é a precisão de que esses cálculos devem ser? Você pode calcular dados em colunas de número ou moeda , mas não colunas de texto . Além disso, os cálculos em uma coluna de moeda são mais precisos.

  • Como você deseja classificar os dados na coluna? Em uma coluna de texto , os números são classificados como cadeias de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200 e assim por diante), e não como valores numéricos. Para classificar números como valores numéricos, use uma coluna de número ou moeda . Além disso, muitos formatos de data não são classificados corretamente se estiverem armazenados em uma coluna de texto . Para garantir a classificação adequada de datas, use uma coluna de data e hora .

  • Deseja garantir que as pessoas insiram informações na coluna? Nesse caso, você pode especificar que a coluna é necessária e que as pessoas não podem adicionar um item sem inserir as informações.

Use esse tipo de campo de coluna para coletar e exibir pequenas quantidades de texto não formatado em uma única linha, incluindo:

  • Somente texto, como nomes, sobrenomes ou nomes de departamento

  • Combinações de texto e números, como endereços de rua ou números de conta

  • Números que não são usados em cálculos, como números de ID do funcionário, números de telefone, códigos postais ou números de peça

Uma coluna de texto com uma única linha exibe 255 caracteres em uma única linha. Se você estiver criando uma coluna para uma lista ou biblioteca e quiser exibir um texto formatado ou mais de uma linha de texto de cada vez, crie uma coluna com várias linhas de texto . Você pode alterar uma única linha de texto existente de uma coluna de texto para várias linhas de texto sem perder todos os dados que estiverem armazenados na coluna.

Você pode personalizar uma coluna de texto com uma única linha destas maneiras:

  • Atribuir um limite de caracteres    Limite o número de caracteres definindo o número máximo de caracteres que você deseja. Por exemplo, se a coluna armazena números de ID de funcionário de cinco dígitos, você pode usar esse recurso para ajudar a garantir que as pessoas insiram apenas cinco caracteres.

  • Exibir um valor padrão    Exiba um texto específico automaticamente quando alguém adicionar um novo item, permitindo também que as pessoas insiram texto diferente se precisarem fazer isso. Quando você define o valor padrão, as pessoas podem inserir informações com mais rapidez, aceitando o padrão, a menos que precisem alterá-la. Por exemplo, se a coluna armazena o nome de uma empresa atribuída a um projeto e sua organização trabalha com uma empresa específica para a maioria dos projetos, você pode inserir o nome da empresa como o valor padrão. Como resultado, o nome da empresa será exibido automaticamente quando um novo projeto for adicionado à lista, e os membros da equipe não precisarão inserir o nome.

    Um valor padrão pode ser o texto que você especificar ou o resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Os valores calculados são úteis quando você deseja exibir um texto específico automaticamente, mas o texto pode variar dependendo de quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou por outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um texto específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações em outras funções de colunas ou sistema, como [hoje], para indicar a data atual ou [eu] para exibir o nome da pessoa que adiciona ou altera o item

    Opções de coluna de texto com uma linha

Use esse tipo de campo de coluna em uma lista ou biblioteca para coletar e exibir texto formatado ou texto extenso e números em mais de uma linha, como uma descrição de um item. Uma coluna de texto com várias linhas pode armazenar até 63.999 caracteres, e você pode especificar o número de linhas de texto que deseja exibir quando as pessoas inserirem informações sobre um item. Esse tipo de coluna exibe todo o texto quando a coluna é exibida em uma lista ou biblioteca.

Você pode personalizar uma coluna de várias linhas de texto destas maneiras:

  • Atribuir um limite de exibição    Limite o número de linhas que são exibidas quando as pessoas inserem informações sobre um item com o número de linhas para a configuração de edição. Por exemplo, se a coluna armazenar anotações demoradas sobre um evento de calendário, você pode optar por exibir dez linhas de texto. Isso torna mais fácil para as pessoas digitarem as informações porque elas podem ver facilmente todo o texto inserido. Por outro lado, se a coluna armazenar apenas uma ou duas sentenças sobre um evento, você pode optar por exibir apenas duas ou três linhas de texto.

    Se você atribuir um limite de exibição, ele não limitará a quantidade de texto que aparece quando a coluna é exibida em uma lista. todo o texto inserido para um item é exibido na coluna.

  • Permitir comprimento ilimitado    (disponível apenas em bibliotecas de documentos) ao usar várias linhas de texto em uma biblioteca de documentos, você pode especificar que o campo não está limitado em tamanho.

  • Habilitar ou desabilitar a formatação de texto   (disponível apenas em listas) especifique o tipo de texto a ser permitido define se as pessoas podem aplicar formatação, como negrito, itálico ou cores ao texto. Há duas opções: texto sem formatação, que não oferece suporte a nenhuma opção de formatação; ou Rich Text avançado, que oferece suporte à formatação básica, como negrito, itálico, listas numeradas ou com marcadores, texto colorido e cores de plano de fundo. Ele também tem opções adicionais para hiperlinks, imagens e tabelas.

  • Acrescentar alterações   (disponível apenas em listas) se versão tiver sido habilitado para a lista, a opção acrescentar alterações ao texto existente especifica se as pessoas podem adicionar um novo texto sobre um item sem substituir qualquer texto existente sobre esse item. Se você optar por não acrescentar alterações, o novo texto sobre um item substituirá qualquer texto existente sobre esse item na coluna. Se você optar por acrescentar alterações, as pessoas poderão inserir informações adicionais sobre um item, além de exibir o texto inserido anteriormente e a data e hora em que o texto foi inserido. Quando exibida em uma lista, não como um campo em um formulário de item, a coluna exibe as entradas do modo de exibiçãode hiperlink, em vez do texto, e as pessoas podem clicar no hiperlink para ver todas as informações armazenadas na coluna desse item.

    Importante: Se você desativar essa opção depois de criar a coluna, todas as informações, exceto a entrada mais recente, serão excluídas.

Opções para vários liines da coluna de texto

Configurações para listas

Texto de coluna multilinha para bibliotecas de documentos

Configurações para bibliotecas

Use esse tipo de campo de coluna para permitir que as pessoas escolham em uma lista de opções fornecidas por você. Esse tipo de coluna é uma opção ideal em casos em que você deseja garantir que todos os dados na coluna sejam consistentes porque você pode limitar os valores que são armazenados em uma coluna.

Dica: Para limitar os valores em uma coluna somente a esses valores armazenados no site, use uma coluna de pesquisa em vez de uma coluna opção . Você pode saber mais sobre colunas de pesquisa mais adiante neste artigo.

Você pode personalizar uma coluna de opção das seguintes maneiras:

  • Definir a lista de opções    Forneça uma lista exata de valores que as pessoas podem escolher. Para fornecer essa lista, substitua o texto de exemplo na caixa digite cada opção em uma caixa de linha separada com os valores desejados. Digite cada valor em uma linha separada. Para iniciar uma nova linha, pressione Enter.

  • Escolher um formato de exibição    Permitir várias seleções com caixas de seleção ou seleção única sem. Observe que Microsoft Office SharePoint Online só exibirá botões de opção em Microsoft Office SharePoint Online clássicos.

  • Habilitar opções personalizadas adicionais    Para permitir que as pessoas insiram um valor que não está incluído na lista de opções, ative as opções de preenchimento . Fazer isso é uma boa ideia se você não souber todos os valores de que as pessoas precisam para inserir sobre itens. Se preferir que as pessoas usem somente os valores que você especificar, desative as opções de preenchimento .

  • Exibir um valor padrão    Selecione automaticamente um valor específico quando alguém adicionar um novo item, além de permitir que as pessoas escolham um valor diferente se precisarem fazer isso. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserir informações com mais rapidez. Por exemplo, se a coluna armazena os nomes das empresas atribuídas a um projeto e sua organização trabalha com uma empresa específica para a maioria dos projetos, você pode inserir o nome da empresa como o valor padrão. Como resultado, o nome da empresa será exibido automaticamente quando um novo projeto for adicionado à lista e os membros da equipe não precisarão escolher o nome.

    Um valor padrão pode ser um valor que você especifica ou o resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Os valores calculados são úteis quando você deseja exibir automaticamente um texto específico na coluna, mas o texto pode variar dependendo de quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou por outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um texto específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações em outras funções de colunas ou sistema, como [hoje], para indicar a data atual ou [eu] para exibir o nome da pessoa que adiciona ou altera o item.

Opções para colunas de escolha

Use esse tipo de campo de coluna para armazenar valores numéricos que não são valores monetários.

Dicas para escolher uma coluna de número ou de moeda

Os tipos de coluna número e moeda armazenam valores numéricos. Use uma coluna de número para armazenar dados numéricos para cálculos matemáticos que não sejam cálculos financeiros ou não exigem um alto grau de precisão. Use uma coluna de moeda para armazenar dados numéricos para cálculos financeiros ou em casos em que você não quer números redondos em cálculos. Ao contrário de uma coluna de número, uma coluna de moeda é um número preciso de 15 dígitos à esquerda da vírgula decimal e 4 dígitos à direita. Os tipos de coluna número e moeda fornecem formatos predefinidos que determinam como os dados são exibidos.

Você pode personalizar uma coluna de número destas maneiras:

  • Especificar os valores mínimo e máximo    Limitar o intervalo de números que as pessoas podem inserir. Por exemplo, se a coluna armazenar a quantidade de trabalho que foi concluída para uma tarefa como uma porcentagem, você poderá especificar zero como o valor mínimo e 100 como o valor máximo. Da mesma forma, se a coluna armazenar o número de participantes de um evento e você quiser limitar os participantes a um número específico, você pode inserir o número máximo de participantes como o valor máximo.

  • Incluir casas decimais    Especifique se os números contêm casas decimais e o número de casas decimais a serem armazenadas. Se a coluna pode precisar armazenar números com mais de cinco casas decimais, você pode escolher automático ao selecionar o número de casas decimais a serem incluídas. Automático também é uma boa opção se a coluna armazenar os resultados dos cálculos e se você quiser que o resultado seja o mais preciso possível. No entanto, se você quiser garantir que todos os valores na coluna tenham o mesmo número de casas decimais, é uma boa ideia limitar o número de casas decimais a zero, apenas para números inteiros ou outro número de casas decimais até cinco.

  • Exibir um valor padrão    Exiba um número específico automaticamente quando alguém adicionar um novo item, permitindo também que as pessoas insiram números diferentes se precisarem fazer isso. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserir informações com mais rapidez. Por exemplo, se a coluna armazenar o número de computadores que cada membro da equipe tem e todos os membros da equipe tiverem pelo menos um computador, insira 1 como valor padrão. Como resultado, 1 será exibido automaticamente quando um novo item for adicionado à lista, e os membros da equipe não precisarão inserir o número.

    Um valor padrão pode ser tanto um número especificado como um resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Os valores calculados são úteis quando você deseja exibir um número específico automaticamente, mas o número pode variar dependendo de quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou por outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um número específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um número com base em informações em outras funções de colunas ou sistema.

  • Formatar o número como uma porcentagem    A configuração mostrar como porcentagem permite exibir e armazenar o número como uma porcentagem e tratá-lo como uma porcentagem quando ele é usado para calcular outros valores.

Opções para a coluna numérica

Use esse tipo de campo de coluna para armazenar valores monetários.

Dicas para escolher uma coluna de número ou de moeda

Os tipos de coluna número e moeda armazenam valores numéricos. Use uma coluna de número para armazenar dados numéricos para cálculos matemáticos que não são cálculos financeiros ou não exigem um alto grau de precisão. Use uma coluna de moeda para armazenar dados numéricos para cálculos financeiros ou em casos em que você não quer números redondos em cálculos. Ao contrário de uma coluna de número, uma coluna de moeda é um número preciso de 15 dígitos à esquerda da vírgula decimal e 4 dígitos à direita. Os tipos de coluna número e moeda fornecem formatos predefinidos que determinam como os dados são exibidos.

Opções para colunas de moeda

Você pode personalizar uma coluna de moeda das seguintes maneiras:

  • Especificar os valores mínimo e máximo    Limitar o intervalo de valores monetários que as pessoas podem inserir. Por exemplo, se a coluna armazena as despesas relatadas para um evento e sua organização limita o relatório para valores em um intervalo específico, você pode especificar esses limites como os valores mínimo e máximo.

  • Incluir casas decimais    Especifique se os valores incluem casas decimais e o número de casas decimais a serem armazenadas. Para valores monetários, você pode escolher duas casas decimais ou, se preferir armazenar apenas valores redondos, pode escolher zero. Para valores não monetários usados em cálculos que exigem um alto grau de precisão, você pode optar por limitar o número de casas decimais para zero a cinco ou, para obter valores mais precisos, escolha automático para usar automaticamente o número apropriado de casas decimais para o resultado do cálculo.

  • Exibir um valor padrão    Exiba um valor específico automaticamente quando alguém adicionar um novo item, permitindo também que as pessoas insiram um valor diferente se precisarem fazer isso. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserir informações com mais rapidez. Por exemplo, se a coluna armazenar as despesas incorridas para configurar novas contas e se a despesa for geralmente igual para todas as novas contas, você poderá especificar esse valor como o valor padrão. Como resultado, esse valor será exibido automaticamente quando um novo item for adicionado à lista, e os membros da equipe não precisarão inserir o número.

    Um valor padrão pode ser um valor que você especifica ou o resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Os valores calculados são úteis quando você deseja exibir um valor específico automaticamente, mas o valor pode variar dependendo do item, que adicionou o item, quando o item foi adicionado ou por outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um texto específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações em outras funções de colunas ou sistema.

  • Escolher um formato de moeda    Certifique-se de que todos os valores na coluna sejam baseados na mesma moeda selecionando um formato de moeda específico para a coluna. A caixa suspensa oferece mais de 100 opções de país para que você possa especificar a moeda na maioria dos formatos locais.

Use esse tipo de campo de coluna para armazenar datas de calendário ou datas e horas. O formato de data varia de acordo com as configurações regionais do site. Se o formato desejado não estiver disponível, peça ao administrador para adicionar suporte à região apropriada para o site.

Você pode personalizar uma coluna de data e hora das seguintes maneiras:

  • Incluir apenas a data ou a data e a hora    Especifique se deseja incluir somente a data do calendário ou a data e a hora do calendário.

  • Exibir um valor padrão    Exiba automaticamente uma data ou data e hora específicas quando alguém adiciona um novo item, permitindo também que as pessoas insiram um valor diferente se precisarem fazê-lo. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserir informações com mais rapidez. Por exemplo, se a coluna armazenar a data quando uma despesa for incorrida e a maioria das despesas for incorrida no primeiro dia do ano fiscal, você poderá especificar o primeiro dia do ano fiscal como o valor padrão. Como resultado, essa data será exibida automaticamente quando um novo item for adicionado à lista, e os membros da equipe não precisarão inserir a data.

    Um valor padrão pode ser um valor que você especifica, a data em que um item é adicionado a uma lista ou biblioteca, ou o resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Os valores calculados são úteis quando você deseja exibir uma data ou hora específica automaticamente, mas a data ou hora podem variar dependendo do item. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula como valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações em outras funções de colunas ou sistema, como [hoje], para indicar a data atual. Por exemplo, se você quiser que a coluna exiba uma data de 30 dias após a data atual, digite a equação = [hoje] + 30 na caixa valor calculado .

Opções para a coluna data e hora

Use esse tipo de campo de coluna para permitir que as pessoas escolham valores com base nas informações que já estão armazenadas no site. Por exemplo, se você quiser que uma coluna armazene os nomes de contas de cliente às quais os funcionários são atribuídos e a lista de contas deve ser limitada a uma lista de contas de cliente no site, você pode criar uma coluna de pesquisa que exiba os nomes na lista contas de cliente. A lista de opções em uma coluna de pesquisa aparece em uma caixa expandida, chamada de menu suspenso ou em uma caixa de listagem, dependendo se você permitir que as pessoas selecionem mais de um valor.

Você pode personalizar uma coluna de pesquisa destas maneiras:

  • Escolher a fonte dos valores de pesquisa    Especifique a lista, a biblioteca ou o quadro de discussão em seu site que contém os valores que você deseja armazenar na coluna. A origem não pode ser uma subsite, site de espaço de trabalho, wiki ou blog. Depois de especificar a lista, a biblioteca ou o quadro de discussão desejado, você pode especificar qual coluna da lista, biblioteca ou quadro de discussão contém os valores dos quais você deseja que as pessoas escolham.

  • Permitir seleções múltiplas    Permitir que as pessoas escolham quantos valores curtirem ou limitarem o número de valores que elas podem escolher para apenas um valor. Se as pessoas puderem escolher vários valores, todos os valores aparecerão na coluna, separados por um ponto e vírgula (;).

  • Escolher colunas para exibição    Você pode adicionar uma ou mais colunas para mostrar valores de campos específicos para esse tipo de coluna.

Caixa de diálogo de opção de coluna de pesquisa

Use esse tipo de campo de coluna para armazenar informações verdadeiro/falso ou Sim/Não, como se alguém participará de um evento. Uma coluna Sim/não aparece como uma única caixa de seleção quando as pessoas inserem informações sobre um item. Para indicar Sim, os membros da equipe marcam a caixa de seleção. Para indicar que não, os membros da equipe desmarcam a caixa de seleção.

Os dados em uma coluna Sim/não podem ser usados em cálculos para outras colunas. Nesses casos, Sim é convertido em um valor numérico de um (1) e não é convertido para um valor numérico de zero (0).

Você pode personalizar uma coluna Sim/não escolhendo um valor padrão para ela. Um valor padrão é a seleção que aparece automaticamente quando alguém adiciona um novo item. As pessoas podem selecionar um valor diferente se precisarem fazer isso. Para uma coluna Sim/não , você pode especificar se a caixa de seleção está marcada automaticamente, indicando um valor Sim ou não, indicando um valor não .

Opções para coluna Sim/não

Use esse tipo de campo de coluna para fornecer uma lista pesquisável de pessoas e grupos das quais as pessoas podem escolher quando adicionar ou editar um item. Por exemplo, em uma lista de tarefas, uma coluna de pessoa ou grupo nomeada atribuída a pode fornecer uma lista de pessoas às quais uma tarefa pode ser atribuída. O conteúdo da lista depende de como os serviços de diretório e grupos de Microsoft Office SharePoint Online foram configurados para o site. Para personalizar o conteúdo da lista, talvez seja necessário entrar em contato com o administrador.

Você pode personalizar uma coluna de pessoa ou grupo destas maneiras:

  • Permitir seleções múltiplas    Permitir que as pessoas selecionem quantas opções quiser ou limite o número de seleções a apenas uma opção.

  • Incluir ou excluir grupos de pessoas    Especifique se a lista inclui apenas pessoas individuais ou também inclui listas de distribuição de email e grupos de Microsoft Office SharePoint Online. Por exemplo, em uma lista de tarefas, talvez você queira incluir somente pessoas individuais para garantir que uma pessoa específica seja responsável por cada tarefa. Em uma lista de projetos, talvez você queira incluir listas de distribuição de email e grupos de Microsoft Office SharePoint Online para garantir que uma equipe esteja associada a cada projeto.

  • Limitar a lista somente aos usuários do site    Especifique se a lista inclui todas as pessoas e grupos do serviço de diretório ou somente as pessoas e grupos que têm acesso ao site como membros de um grupo de Microsoft Office SharePoint Online.

  • Especificar quais informações exibir    Escolha quais informações você deseja exibir sobre pessoas ou grupos. Por exemplo, em uma lista de contatos para uma organização de grande porte, você pode optar por exibir o nome, a imagem e os detalhes de uma pessoa, como habilidades e experiência. Em uma lista de contatos para uma pequena equipe, você pode optar por exibir apenas o nome ou o endereço de email de uma pessoa.

Observação: O status de presença, anteriormente disponível com nome (com presença), não está disponível em navegadores modernos. Sua organização pode optar por disponibilizar presença, seguindo as etapas em exibir um site clássico do SharePoint no modo de documento do Internet Explorer 10.

Use esse tipo de campo de coluna para armazenar um hiperlink para uma página da Web ou para exibir um elemento gráfico na intranet ou na Internet.

Uma coluna de hiperlink ou imagem armazena a URL (Uniform Resource Locator) de uma página da Web, um elemento gráfico ou outro recurso. Dependendo do formato de exibição que você escolher, ele exibirá um hiperlink que pode ser clicado para acessar o recurso ou um elemento gráfico em vez da URL para o arquivo gráfico.

Para exibir a URL como um hiperlink, selecione o formato do hiperlink . Quando as pessoas inserem informações sobre um item, elas podem inserir a URL e o texto descritivo que aparece na coluna, em vez da URL. Para exibir um elemento gráfico, em vez da URL para o arquivo gráfico, selecione o formato de imagem . Quando as pessoas inserem informações sobre um item, elas devem digitar a URL completa para o arquivo gráfico, como http://www.example.com/image.gif, e, opcionalmente, inserir um texto descritivo e alternativo para o elemento gráfico, que aparece para as pessoas que desativam elementos gráficos em seus navegadores ou dependem do software de leitura de tela para converter elementos gráficos na tela para palavras faladas.

Opções de coluna de imagem/hiperlink

Use esse tipo de campo de coluna para exibir informações baseadas somente nos resultados de um cálculo de outras colunas na lista ou biblioteca. Por exemplo, usando = [quantidade] * [preço do item] para calcular o preço total.

Quando você adiciona uma coluna calculada a uma lista ou biblioteca, cria uma fórmula que contém operadores, como subtração (-) e adição (+), funções, valores específicos e referências a outras colunas. As fórmulas podem calcular datas e horas, executar equações matemáticas ou manipular texto. Por exemplo, em uma lista de tarefas, você pode usar esse tipo de coluna para calcular o número de dias de calendário necessários para concluir cada tarefa com base nas colunas data de início e data de conclusão (= [data de conclusão]-[data de início]). Em uma lista de contatos, você pode usar uma coluna calculada para combinar os nomes e sobrenomes dos contatos e separá-los com um espaço, com base nas colunas nome e sobrenome (= [nome] & "" & [sobrenome]). Observe que a fórmula em uma coluna calculada somente pode fazer referência a outras colunas na mesma lista ou biblioteca.

Além de inserir a fórmula para o cálculo, especifique o tipo de dados que você deseja que o cálculo retorne e como armazenar e exibir esses dados. Para saber mais sobre cada tipo de dados, consulte a seção apropriada deste artigo.

Para saber mais sobre fórmulas e funções a serem usadas com o campo calculado, consulte exemplos de fórmulas comuns em listas do SharePoint. Este artigo tem muitas fórmulas comuns, bem como links para descrições de todas as funções que podem ser usadas em Microsoft Office SharePoint Online.

Opções da coluna calculada

Use esta coluna para criar opções adicionais para aprovadores ao usar fluxos de trabalho de tarefa.

Um fluxo de trabalho de tarefa geralmente fornece apenas resultados de aprovação ou rejeição, limitando como um item ou documento é manipulado. Talvez seja necessário atribuir uma tarefa a outra pessoa ou devolvê-la ao emissor para obter mais informações. Com a coluna resultado da tarefa, você pode oferecer um campo de coluna de escolha que permite selecionar diferentes opções de critérios de conclusão. Por exemplo, você pode solicitar esclarecimento sobre um item ou atribuí-lo a alguém para dar ao aprovador mais flexibilidade no fluxo de trabalho.

Opções de coluna de resultados da tarefa

A coluna resultado da tarefa é semelhante ao campo de escolha à medida que você digita opções no campo de escolha. Você pode definir uma opção individual como padrão ou usar um valor calculado. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um número específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um número com base em informações em outras funções de colunas ou sistema. Você também pode escolher se o valor da coluna é necessário, bem como fazer com que o valor seja exclusivo entre todas as entradas.

Para obter um tutorial inaprofundado sobre o uso de tarefas e resultados de tarefas no Microsoft Office SharePoint Online, confira trabalhando com tarefas em fluxos de trabalho do SharePoint 2013 usando o Visual Studio 2012

Use esta coluna para exibir dados de fontes externas, como aplicativos de CRM, bancos de dados ou planilhas.

A coluna de dados externos permite que você se conecte a fontes de dados externas para fornecer como bancos de dados, planilhas e aplicativos do CRM. Por exemplo, a conexão com um aplicativo de linha de negócios como o SAP ou o Microsoft CRM pode oferecer informações atualizadas sobre o cliente a partir da fonte de dados externa que podem ser exibidas e usadas na lista. Usando um banco de dados de inventário externo, sua lista pode apresentar preços, descrições ou pesos de remessas atuais que podem ser usados para cálculo ou pesquisa por outras colunas.

Opções de coluna de dados externos

Os dados externos precisam ter alguns pré-requisitos atendidos para que você possa acessar dados externos. Essas tarefas geralmente são feitas pelo administrador e envolvem a criação de contas e permissões para acessar os dados, ativar a conectividade de dados corporativos e os serviços de repositório seguro.

Para saber mais sobre como criar, atualizar e atualizar colunas de dados externos, consulte criar e atualizar uma coluna de dados externos em uma lista ou biblioteca ou trabalhar com dados externos nos serviços do Excel (SharePoint Server).

Use esse tipo de coluna para permitir que os usuários do site selecionem valores de um conjunto de termos específico de termos gerenciados e aplique esses valores ao conteúdo. Os usuários podem criar e configurar uma coluna de metadados gerenciados para mapear para um conjunto de termos ou termo existente ou podem criar um novo conjunto de termos especificamente para uma coluna de metadados gerenciados. As colunas de metadados gerenciados têm vários recursos e características exclusivos que ajudam os usuários a selecionar e aplicar termos ao conteúdo, como suporte para "tipo-antecipação", bem como suporte à Desambigüidade de termos, descrições, sinônimos e valores multilíngues.

As colunas de metadados gerenciados promovem o uso consistente de metadados entre sites porque fornecem aos usuários uma lista de termos que eles podem aplicar ao conteúdo. Estes termos vêm de um conjunto de termos que é gerenciado centralmente na ferramenta de gerenciamento de repositório de termos por um administrador de repositório de termos ou outras pessoas com permissões para gerenciar termos. Sempre que o conjunto de termos ao qual uma coluna de metadados gerenciados específico estiver associado for atualizado, os termos atualizados ficarão disponíveis automaticamente para os usuários onde a coluna de metadados gerenciados estiver disponível. Você pode personalizar a coluna de metadados gerenciados das maneiras a seguir.

Opções para a coluna de metadados gerenciados

Campo vários valores    Marcar a caixa de seleção permitir vários valores permite que a coluna contenha mais de um valor. Observe que habilitar esse recurso impedirá a classificação de dados em modos de exibição de lista.

Formato de exibição    O valor selecionado do conjunto de termos pode ser exibido como um único valor ou com o caminho hierárquico completo.

  • Marque a caixa de seleção Exibir rótulo de termo na caixa de seleção de campo para exibir o valor do conjunto de termos como um único valor. Por exemplo: cidade.

  • Marque a caixa de seleção Exibir o caminho inteiro para o termo na caixa de seleção do campo para exibir o valor do conjunto de termos como um caminho hierárquico completo. Por exemplo: local, continente, país/região, cidade.

Configurações do conjunto de termos    Exiba termos de um conjunto de termos gerenciados pela empresa ou crie um conjunto de termos personalizado para compartilhar com outras pessoas em um conjunto de sites.

  • Usar um conjunto de termos gerenciados    Digite um ou mais termos, separados por ponto-e-vírgula e selecione Localizar para filtrar as opções para incluir somente aquelas que contenham os termos desejados. Depois de localizar o conjunto de termos que contém a lista de valores a serem exibidos nesta coluna, clique em um termo para selecionar o primeiro nível da hierarquia a ser mostrado na coluna. Todos os níveis abaixo do termo que você selecionar serão vistos quando os usuários escolherem um valor.

Criar um conjunto de termos personalizado    Insira uma descrição para o conjunto de termos personalizado e insira sua hierarquia de conjuntos de termos diretamente na caixa fornecida ou clique em Editar usando o Gerenciador de conjuntos de termos para abrir e usar a ferramenta de gerenciamento de termos.

Para obter mais informações sobre metadados gerenciados, consulte introdução aos metadados gerenciados. Este artigo descreve o que são metadados gerenciados e como usá-los.

Observação: Enquanto um termo personalizado estiver disponível para todos os usuários em um conjunto de sites, os termos do conjunto não estarão disponíveis como palavras-chave corporativas.

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