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Outlook Práticas Recomendadas: Escrever emails excelentes

Neste artigo

O que fazer

As regras a seguir ajudarão seus emails a parecer profissionais e a obter sua mensagem.

  1. Leia a mensagem antes de enviá-la.

  2. O assunto deve ser descritivo e voltado à ação. Por exemplo: "Gerentes: Envie suas Datas de Retirada do Conselho" contém o nome do grupo e uma ação para que os destinatários possam dizer rapidamente o que precisam fazer. Outros prefixos úteis incluem "FYI:" e "Action Required".

  3. Se a ação for necessária, estado o que você deseja na linha Assunto.

  4. Altere o assunto da mensagem se o tópico da conversa mudar.

  5. Seja breve e direto em todas as mensagens.

  6. Organize o conteúdo da sua mensagem do mais importante para o mínimo.

  7. Considere a negrito informações importantes.

  8. Coloque itens de ação ou perguntas em linhas separadas para que eles se destaquem e recebam atenção.

  9. Nomes de pessoas em negrito ao fazer perguntas. Por exemplo: "Ryan: Qual é o status do projeto?" Se você estiver usando Outlook 2016 com Microsoft 365, considere usar @Mentions.

  10. Limite o número de pessoas para as quais você envia uma mensagem para aqueles que precisam lê-la.

    • Coloque pessoas que precisam ser informadas na linha Cc.

    • Coloque pessoas que precisam responder ou tomar medidas na linha Para.

  11. Usar um assinatura quando apropriado, mas mantenha sua assinatura simples, curta, profissional e, se possível, livre de elementos gráficos.

  12. Se você quiser uma resposta imediata, não envie emails. Telefone ou envie uma mensagem instantânea.

  13. Se você estiver em uma conversa de email com mais de 10 mensagens sem resolução, considere chamar ou configurar uma reunião para discutir o problema. O email nem sempre é um meio eficiente para resolver problemas complexos.

  14. Confirme mensagens que exigem uma resposta mais extensa. Se você está ocupado demais para responder de forma completa imediatamente, avise o remetente que está avaliando o problema e responderá até uma determinada hora ou dia. Sinalizar a mensagempara lembrar-se de responder mais tarde.

  15. Use Alta Importância ( Ícone de prioridade alta no Outlook ) com moderação.

    Observação: Mesmo que você tenha configurar uma regra de envio atrasada, marcar uma mensagem com Alta Importância faz com que ela seja enviada imediatamente.

  16. Se você estiver fazendo uma pergunta e houver várias pessoas que podem responder, escolha apenas uma pessoa em vez de enviar sua pergunta para um grupo.

A chave para escrever boas mensagens de email é ter empatia com seus destinatários.

Acompanhamento: sinalizando no envio

Quando você estiver enviando uma mensagem para alguém de quem precisa de uma resposta, siga este procedimento:

  1. Sinalizar para si mesmo ao enviar.

  2. Altere o nome da tarefa de email sinalizada na barra To-Do para começar com Follow Up.

  3. Marque-a com a categoria @Espera.

Quando você seguir essas três etapas, você sabe que sua próxima ação é enviar outra mensagem ou procurar uma resposta.

Dica    Lembrar a si mesmo de enviar outra mensagem é, muitas vezes, mais eficaz do que sinalizar a mensagem para o seu destinatário. Da mesma forma, quando prometer fazer algo em uma mensagem, sinalize-a para si mesmo para que você tenha uma tarefa na Barra de Tarefas Pendentes para lembrá-lo.

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O don'ts

  1. Não use papel de carta.

  2. Não inclua seu gerente em todas as mensagens que você enviar.

  3. Não envie uma mensagem quando estiver com raiva. É melhor redigi-la, salvar em sua pasta de rascunhos e voltar a ela mais tarde.

  4. Não espere uma resposta rápida ao enviar mensagens longas (mais de dois parágrafos).

  5. Não envie uma mensagem de acompanhamento menos de um dia após a primeira mensagem. Se você não ouvir novamente em tempo hábil, tente usar o telefone ou as mensagens instantâneas.

  6. Não use recibos de leitura ou recibos de entrega em cada mensagem enviada. Use apenas se não tiver certeza de que os destinatários receberão a mensagem.

  7. Não anexe sinalizadores ou mensagens de alta importância Ícone de prioridade alta no Outlook todas as mensagens que você enviar. Os destinatários passarão a ignorá-los.

  8. Não use TODOS os CAPS.

  9. Não envie anexos — envie links em vez disso.

  10. Não expanda listas de distribuição ou grupos de contatos. Expandir listas de distribuição torna as mensagens mais difíceis de ler e faz com que elas acessem as pastas de email erradas.

  11. Não use o sarcasmo. Seu humor pode ser mal compreendido.

  12. Não escreva algo que você não queira que todos na sua empresa leiam. Você nunca sabe onde sua mensagem de email pode acabar.

  13. Não use fontes cursivas ou altamente artísticas difíceis de ler.

  14. Não use fontes vermelhas, pois elas são difíceis de ler e podem ser interpretadas como críticas.

  15. Não envie um Reply to All para uma lista de distribuição ou grupo de contatos que solicita a remoção. Nunca.

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Regras para grupos de contatos e listas de distribuição (DLs)

  • Se você estiver respondendo a um grande grupo de contatos, siga todos os emails Dos e Don'ts.

  • Se você precisar de mais informações de um indivíduo ou estiver investigando o problema separadamente, responda a toda a lista de distribuição para que todos saibam que você está respondendo e responda ao indivíduo separadamente. Certifique-se de responder à lista de distribuição depois que o problema for resolvido com a resolução. Isso permite que a resolução seja referenciada por outras pessoas na lista de distribuição.

Como redirecionar pessoas

Se alguém enviar uma mensagem para uma lista de distribuição de que você é membro e a mensagem for melhor atendida por outra pessoa ou outra lista de distribuição, faça o seguinte:

  1. Responder com a lista de distribuição correta ou pessoa na linha Para.

  2. Ter respostas enviadas para a lista de distribuição correta ou pessoa.

  3. Não coloque a lista de distribuição original na linha Cc porque sua mensagem não será filtrada pelas regras de outras pessoas. Em vez disso, deixe a lista de distribuição na linha Paraou Cc.

Como ser removido de uma DL

Se você receber emails de uma lista de distribuição em que não deseja estar, envie uma mensagem para o administrador da rede ou para o proprietário da lista de distribuição e peça para ser removido. Não responda a toda a lista de distribuição. Para encontrar o proprietário da lista DL, clique duas vezes no nome da lista de distribuição.

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Como usar comentários embutidos

Adicionar comentários em linha aos emails recebidos é uma maneira conveniente de responder a perguntas e responder diretamente a problemas. Considera-se uma prática recomendada seguir este procedimento:

  1. Em sua mensagem, mencione que você está fazendo comentários embutidos. Por exemplo, inclua "Veja comentários adicionais abaixo".

  2. Diferencie seu texto da mensagem original. Algumas sugestões:

    • Alterar a cor da fonte

    • Pré-pendente seu nome ou iniciais entre colchetes, por exemplo, [Melissa], [MM]

    • Alterar a fonte para itálico ou negrito ou ambos

  3. Não exclua nada que você não tenha escrito.

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Quando usar Cco

Use o recurso Cc para remover as pessoas de uma conversa de email quando você considera que elas não precisam mais do email extra ou se o tópico da conversa foi alterado.

Por exemplo, se você for uma das cinco pessoas que receberão uma pergunta e quiser respondê-la, mova as outras quatro pessoas para a linha Cc e estado algo como "Bcc'ing Joe, Jeff, James e Jennifer. Aqui está a resposta..." As mensagens futuras serão entre apenas você e o remetente original.

Não use Cc para permitir que um terceiro (como seu gerente) saiba sobre uma mensagem sensível. O destinatário Cc pode não perceber que recebeu um Cc e pode responder a todos, expondo que recebeu um Cc. Isso pode aparecer como comportamento sorrateira da sua parte.

Em vez de usar Cc para informar a terceiros de um problema, encaminhe a mensagem depois de enviá-la.

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Preparando-se para férias

Se você estiver usando Outlook com Microsoft 365, uma conta Outlook.com, Hotmail.com ou Live.com ou uma conta do Microsoft Exchange, você pode configurar uma mensagem fora do escritório para permitir que as pessoas dentro da sua organização saibam que você se foi.

Como prática prática, siga o conselho em Adicionar tempo de distância do escritório aos calendários de Outlook dos colegas de trabalho.

Se você ou seu administrador tiver criado um calendário de férias compartilhado, não deixe de postar suas férias lá. Se todos estão usando o calendário compartilhado, você não precisa enviar uma solicitação de reunião separada para que todos saibam que você está fora, como o artigo referenciado anteriormente sugere, mas uma mensagem de email pode agir como um bom lembrete.

Sobre o autor

Patrícia Eddy é a principal autora de conteúdo para Outlook. Patrícia Eddy é a principal redatora de conteúdo para Outlook Desktop. Ela é uma ex-Outlook MVP e autora de vários livros sobre versões muito antigas de Outlook. Ela mora em Seattle, onde gosta de ler e tocar violão.

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