Permitir que outra pessoa gerencie seu email e calendário

Neste artigo

• O que o Acesso de Representante faz?

• Tornar uma pessoa meu representante

• Alterar permissões de um representante

• Alterar o acesso de representante a itens particulares

O que o Acesso de Representante faz?

O Acesso de Representante vai além de simplesmente compartilhar o acesso às suas pastas. Os representantes recebem permissões adicionais, como as de criar mensagens de email ou de responder solicitações de reunião em seu nome. Consulte Gerenciar itens de email e de calendário de outra pessoa para saber como os representantes podem executar essas tarefas.

Na qualidade da pessoa que está concedendo a permissão, você determina o nível de acesso que o representante terá a suas pastas. É possível conceder a ele permissão para ler itens de pastas ou ler, criar, alterar e excluir itens. Por padrão, quando você adiciona um representante, ele tem acesso completo às suas pastas Calendário e Tarefas. O representante também pode responder solicitações de reunião em seu nome.

Quais são os níveis de permissão do representante?

• Revisor     Com essa permissão, o representante pode ler itens em suas pastas.

• Autor     Com essa permissão, o representante pode ler e criar itens, além de alterar e excluir itens criados por ele. Por exemplo, um representante pode criar solicitações de tarefa e de reunião diretamente nas suas pastas Tarefa ou Calendário e, em seguida, enviar o item em seu nome.

• Editor     Com essa permissão, o representante pode fazer tudo o que um Autor tem permissão para fazer e, além disso, pode alterar e excluir os itens que você criou.
  
   

  Observação: Se você estiver usando o Microsoft Outlook para excluir itens de uma pasta de caixa de correio de outro usuário para o qual você tem privilégios de exclusão, e os itens excluídos forem para sua própria pasta Itens Excluídos em vez da pasta Itens Excluídos do proprietário da caixa de correio. Você pode usar a chave DelegateWastebasketStyle encontrada no artigo a seguir para alterar o comportamento.

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Tornar uma pessoa meu representante

Um representante recebe automaticamente permissões Enviar em Nome de. Por padrão, o representante pode ler apenas as suas solicitações e respostas de reunião. O representante não recebe permissão para ler outras mensagens da sua Caixa de Entrada.

1. Selecione a guia Arquivo e selecione Configurações da Conta > Acesso ao Delegado.

2. Na caixa de diálogo, selecione Adicionar.

   Se Adicionar não for exibido, talvez não exista uma conexão ativa entre o Outlook e o Exchange. A barra de status do Outlook exibe o status da conexão.

3. Digite o nome da pessoa que você deseja designar como seu representante, ou procure e clique no nome na lista de resultados da pesquisa.

   Observação: O representante deve ser uma pessoa presente na GAL (Lista de Endereços Global) do Exchange em sua organização.

4. Selecione Adicionar e, em seguida, selecione OK.

5. Na caixa de diálogo Permissões de representante, aceite as configurações de permissão padrão ou selecione níveis de acesso personalizado para pastas do Exchange.

   Se um representante precisar de permissão somente para trabalhar com solicitações e respostas de reunião, as configurações de permissão padrão, como Representante recebe cópias de mensagens de reuniões enviadas para mim, serão suficientes. Você pode deixar a configuração de permissão da Caixa de Entrada como Nenhuma. As solicitações e respostas de reunião irão diretamente para a Caixa de Entrada do representante.

   Observação: Por padrão, é concedida ao representante a permissão Editor (lê, cria e modifica itens) para sua pasta Calendário. Quando o representante responde a uma solicitação de reunião em seu nome, a reunião é adicionada automaticamente à sua pasta Calendário.

6. Para enviar uma mensagem informando o representante sobre a alteração nas permissões, marque a caixa de seleção Enviar automaticamente uma mensagem para o representante resumindo estas permissões.

7. Se desejar, marque a caixa de seleção Representante pode ver meu itens particulares.

   Importante: Essa configuração afeta todas as pastas do Exchange. Isso inclui todas as pastas de Email, Contatos, Calendário, Tarefas, Anotações e Diário. Não é possível conceder acesso a itens particulares apenas em pastas especificadas.

8. Clique em OK.

   Observações: 

   • As mensagens enviadas com permissões Enviar em Nome de incluem o seu nome e o do representante ao lado de De. Quando uma mensagem é enviada com permissões Enviar como, apenas o seu nome aparece.

   • Depois de adicionar alguém como delegado, ele poderá adicionar sua caixa de correio do Exchange ao perfil do Outlook. Para obter instruções, consulte Gerenciar itens de calendário e email de outra pessoa.

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Alterar permissões de um representante

1. Selecione a guia Arquivo e selecione Configurações da Conta > Acesso ao Delegado.

2. Clique no nome do representante para o qual você deseja alterar as permissões e, em seguida, clique em Permissões.

   Observação: Se desejar remover todas as permissões de Acesso de Representante, não clique em Permissões e sim em Remover, e ignore o restante destas etapas.

3. Altere as permissões para qualquer pasta do Outlook à qual o representante tem acesso.

4. Para enviar uma mensagem informando o representante sobre a alteração nas permissões, marque a caixa de seleção Enviar automaticamente uma mensagem para o representante resumindo estas permissões.

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Alterar o acesso de representante a itens particulares

Se você atribuiu permissões a um representante para que ele possa acessar suas pastas do Outlook, pode ocultar informações pessoais em compromissos, reuniões, tarefas e contatos. Abra cada item pessoal e, no grupo Marcas, clique em Particular.

Para conceder acesso aos seus itens particulares, siga este procedimento:

1. Selecione a guia Arquivo e selecione Configurações da Conta > Acesso ao Delegado.

2. Selecione o nome do delegado para quem você deseja alterar o acesso aos compromissos privados e selecione Permissões.

3. Marque a caixa de seleção Representante pode ver meus itens particulares.

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