Como gerente de projeto, você se comunica com muitos participantes do projeto, dos membros da equipe que realizam tarefas do projeto para os executivos da organização e os clientes do projeto. Como a comunicação é tão crucial para o sucesso do seu projeto, e como você comunica diferentes tipos de informações a diferentes tipos de participantes, é preciso ter um plano de comunicação sólido do projeto. Você pode usar Project Web App pela assinatura do Project Online para implementar muitos aspectos do seu plano de comunicação e para trocar os tipos certos de informações com as pessoas certas.
Neste artigo
Por que a comunicação do projeto é tão importante?
Com tantas pessoas envolvidas em um único projeto, maior ou menor, a comunicação tem uma função tremenda no sucesso ou falha do projeto. Quando a comunicação não existe, seu projeto pode enfrentar problemas como suposições, duplicação de esforço ou seu oposto, lacunas no esforço. Além disso, os interessados podem achar que estão em silos isolados, desouvidos e incompatíveis, o que pode levar a uma moral ruim e recusar a produtividade.
Por outro lado, quando a comunicação está boa, seu projeto pode ter eficiência no processo, identificação e prevenção de problemas e riscos, solução de problemas inovador e tomada de decisões com base em fatos sonoros. Promover uma boa comunicação em um projeto melhora a probabilidade de seu projeto permanecer no prazo e dentro do orçamento.
O que é uma boa comunicação, mesmo assim? Ele está trocando as informações certas com as pessoas certas. Garantir que os interessados em todos os níveis sejam ouvidos. Há canais in-loco para conversas formais e informais que movem o projeto para a sua meta.
Práticas recomendadas para comunicação em um projeto
O momento certo para pensar sobre a comunicação do projeto é quando você está na fase de planejamento do seu projeto. Na verdade, adicionar desenvolvimento de processo de comunicação entre as primeiras tarefas do seu projeto pode sinalizar para a equipe que se comunica com eficiência é o trabalho de cada membro da equipe e é essencial para o sucesso do projeto.
As seções a seguir detalham quatro perguntas a serem consideradas sobre como a comunicação será manipulada pela vida do seu projeto e como compilar suas respostas em um plano de comunicação que funciona para todos.
Com quem você precisa se comunicar?
Você precisa se comunicar com todos que têm interesse ou que mantém um jogo no sucesso do projeto, ou seja, os participantes do projeto. Pense em quem são esses participantes. Elas podem estar em diversos níveis da organização, e alguns podem ser externos à sua organização. Aqui estão alguns dos possíveis participantes do projeto:
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Membros da equipe do projeto. Essas pessoas estão fazendo o trabalho real do projeto.
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Gerente de portfólio de projetos. Se a sua empresa for uma organização maior que executa muitos projetos ao mesmo tempo, talvez seja necessário se comunicar com um gerente de portfólio.
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Gerenciador de recursos. Assim como com um gerente de portfólio, se a sua organização for baseada em grande quantidade de projetos, talvez seja necessário trabalhar em conjunto com um gerente de recursos que garanta que as pessoas com os conjuntos de habilidades certos para os vários projetos estejam disponíveis.
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Gerenciamento executivo. O gerenciamento de alto nível geralmente precisa saber como o projeto está indo, especialmente em termos de cronograma e custo.
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Patrocinador ou cliente. Pode haver um patrocinador ou um cliente diferente do gerenciamento e quem está pagando pelo projeto.
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Representante do usuário final. Essa pessoa representa os usuários que podem ser beneficiados pelo projeto ou, de outra forma, afetam quando ele é concluído.
Que tipos de informações são necessárias?
Como a primeira regra de comunicação é conhecer seu público-alvo, você obtém o mais retorno sobre o investimento em comunicações ao personalizar sua comunicação para o que cada conjunto de interessados precisa saber.
Por exemplo, os membros da equipe do projeto precisam saber as tarefas para as quais elas são atribuídas e quem está dependendo de suas tarefas, por sua vez, fazer seu trabalho. Eles provavelmente também precisam ver o cronograma completo do projeto para manter uma boa noção de escopo e direção focalizada.
Diferentemente dos membros da equipe que precisam de detalhes essenciais, executivos ou patrocinadores do projeto exigem um resumo de alto nível de como o projeto está indo. Elas se preocupam com o desempenho em relação ao cronograma e ao orçamento do projeto e querem saber se o projeto está sob controle para atender às metas.
Examine sua lista de stakeholders e pense no projeto em seus pontos de vista. Isso ajudará você a determinar quais informações devem ser trocadas com elas e qual tipo de comunicação deve ser tomada. Converse também com seus stakeholders e descubra o que e como eles preferem se comunicar.
Com que frequência os diferentes tipos de comunicação precisam ocorrer?
Experimente o equilíbrio certo: pouca comunicação e os riscos do projeto em mais incidentes do que deveria; uma grande quantidade de comunicação e stakeholders imprecisos acham que os esforços estão em grande volume, o que interfira no tempo de implementar ou supervisionar o projeto.
Os relatórios de status semanais e os quadros de horários são algo de um padrão para atualizações da equipe do projeto para o cronograma, embora muitas vezes a reunião "em destaque" de 20 minutos e outras reuniões são preferidas. Da mesma forma, os patrocinadores e os clientes também podem querer um resumo semanal do cronograma do projeto e do desempenho do custo. Se você estiver fazendo check-in com um gerente de portfólio ou um representante do usuário final, talvez a comunicação possa ser mensal ou até mesmo trimestral.
Cada projeto e suas necessidades de comunicação são diferentes. Considere cuidadosamente a frequência de comunicação com os diferentes interessados em seu projeto. Novamente, converse com seus stakeholders sobre o que precisam e se desejam fazer ajustes para ajustar o projeto e suas pessoas.
Que tipo de tecnologia será usado para trocar informações?
Compreenda os recursos tecnológicos da organização disponíveis para você e seus participantes. As reuniões cara a cara periódicas e a troca de informações por e-mail geralmente são a norma. Mas a reunião com uma ferramenta como Skype for Business pode ser essencial para stakeholders dispersos geograficamente e pode incluir áudio, vídeo, compartilhamento de tela e um quadro de comunicações virtual. As mensagens instantâneas podem ser mais imediatas e pontuais do que o e-mail, e podem ajudar os stakeholders a obter mais rapidamente as informações de que precisam. Com uma ferramenta como o Yammer, sua equipe pode se conectar umas com as outras em uma rede social privada. Você pode compartilhar informações, conversar sobre processo, solucionar problemas e tomar decisões.
Tudo o que você decidir, tente usar as ferramentas tecnológicas com as quais todos se sintam confortável. Mas não se preocupe em experimentar uma nova tecnologia se ela se ajustar às necessidades do projeto e da equipe, ou para voltar a um método "antigo" de comunicação, se for melhor. A questão é facilitar a melhor colaboração na sua equipe de projeto.
Criar um plano de comunicação do projeto
Depois de identificar os stakeholders e determinar a quais tipos de troca de informações são necessárias e com que frequência, você está pronto para criar o plano de comunicação do projeto. Não precisa ser elaborado. Ele pode ser apenas um resumo de uma página ou uma tabela simples que ainda não é o que você aprendeu e define o estágio para uma boa comunicação ao longo do ciclo de vida do projeto.
Poste o plano de comunicação com seu projeto para que todos os interessados tenham acesso a ele a qualquer momento. Revisite-a periodicamente. As condições variáveis no projeto podem garantir uma alteração nas estratégias de comunicação normais. Mover entre fases do projeto, por exemplo, do planejamento à execução ou da execução para o fechamento, também pode chamar necessidades de comunicação diferentes.
Postar o plano de comunicação no Project online
Você tem várias opções para facilitar a comunicação quando estiver trabalhando com Project Web AppProject Online. Para começar, você pode adicionar o plano de comunicação, bem como qualquer outro documento associado ao seu projeto, à biblioteca de documentos do projeto.
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No início rápido, escolha projetos.
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Na central de projetos, escolha o nome do projeto ao qual você deseja adicionar o plano de comunicação.
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No início rápido, escolha documentos. A página documentos do projeto será aberta.
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Na barra de menus, escolha carregar.
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Navegue pelo sistema de arquivos para localizar e escolher o plano de comunicação e, em seguida, escolha abrir. Seu arquivo será adicionado à biblioteca de documentos do projeto.
Mostrar aos membros da equipe como acessar o cronograma do projeto
Principalmente os membros da equipe usam Project Online para enviar seus quadros de horários ou inserir o progresso em relação a tarefas. Mas elas também podem acessar o cronograma completo, essencial para ver o panorama geral do projeto, além de entender quem está aguardando que as tarefas sejam concluídas.
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No início rápido, escolha projetos.
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Na central de projetos, escolha o nome do projeto. O projeto é aberto e mostra todas as tarefas, que estão atribuídas às tarefas, quando são agendadas para iniciar e concluir, quais tarefas dependem umas das outras e muito mais.
Identificar e configurar os relatórios certos
Um aspecto importante da comunicação do projeto é o relatório. Você identifica, configura e periodicamente executa relatórios necessários para os membros da equipe, o Gerenciador de portfólio, o Gerenciador de recursos, o gerenciamento superior, clientes e outros participantes.
O Project Web App vem com um conjunto de relatórios de exemplo para ajudá-lo a começar com algumas noções básicas sobre relatórios. Estes relatórios de exemplo são:
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Painel Visão geral do projeto
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Visão geral do projeto
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Visão geral de recurso
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Para ver os relatórios de exemplo, no início rápido, escolha relatórios.
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Na página relatórios do PWA que aparece, escolha seu idioma. Os três relatórios de exemplo são listados.
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Para abrir o relatório no Excel para a Web, clique no nome de um relatório.
Confira também
Configurar quadros de horários
O que os membros da equipe podem fazer no Project Online?
Relatórios de exemplo no Project online
Que ferramentas de criação de relatórios posso usar com dados de projeto?
