Práticas recomendadas para organizações ao usar o Calendário do Outlook

Encaminhando solicitações de reunião

Se você é participante de uma reunião e está usando o Outlook 2010 ou mais recente, encaminhe uma reunião para outra pessoa que usa o Outlook 2010 ou mais recente com o recurso Notificação de Encaminhamento de Reunião. Quando você usa o Outlook 2010 ou mais recente para encaminhar uma reunião a outra pessoa que não foi originalmente convidada, o Outlook envia uma Notificação de Encaminhamento de Reunião para o organizador. Quando o organizador recebe a notificação de reunião, ele adiciona o novo participante à reunião. Se for necessário informar aos participantes existentes de que um novo participante foi adicionado, o organizador deve abrir a reunião e enviar uma atualização da reunião para todos os participantes.

Observação: Quando você quiser informar uma pessoa sobre a reunião sem convidá-la, basta arrastar a solicitação de reunião do seu calendário para o ícone de Email na parte superior esquerda do Outlook. Isso abre um email com informações sobre a reunião que você pode enviar. Esse email não adiciona os destinatários à reunião e contém somente informações como data, hora, assunto e agenda.

Para usuários do Microsoft Exchange

O Microsoft Exchange Server 2007 apresenta também a Notificação de Encaminhamento de Reunião como parte do recurso Atendedor de Calendário. Quando você usa o Outlook para se conectar a uma caixa de correio em uma organização do Exchange Server, o comportamento da Notificação de Encaminhamento de Reunião pode estar sujeito às configurações do Exchange, caso ele seja configurado pelo respectivo administrador. Por exemplo, o administrador pode impedir o envio da Notificação de Encaminhamento de Reunião para domínios remotos.

Em geral, recomendamos que os participantes não encaminhem uma reunião se não estiverem na mesma organização do Exchange que o organizador, a menos que todas as condições a seguir sejam verdadeiras:

O participante está usando o Microsoft Outlook 2010 ou mais novo.
O Administrador do Exchange do participante permite que as notificações de encaminhamento de reunião sejam enviadas para domínios remotos.
O organizador está usando um cliente do Microsoft Outlook.

Quando um participante usa um sistema de email diferente do Exchange, normalmente recomendamos não encaminhar uma reunião, a menos que todas as condições a seguir sejam verdadeiras:

O participante está usando o Microsoft Outlook 2010 ou mais novo.
O organizador está usando um cliente do Microsoft Outlook.

Se por qualquer motivo o organizador não receber a Notificação de Encaminhamento de Reunião, os participantes não são adicionados à reunião. Se o organizador alterar a reunião posteriormente e enviar a atualização, esta é enviada apenas para os convidados iniciais. Os participantes que receberam uma cópia encaminhada da reunião não receberão a atualização.

Se essas limitações impediram seu êxito no encaminhamento de convites da reunião, é melhor solicitar ao organizador que adicione os participantes desejados. É importante fazer isso, caso não tenha certeza de que seu ambiente e o ambiente do participante pretendido atendem às condições descritas anteriormente.

Observação: Os Representantes do Outlook não recebem Notificações de Encaminhamento de Reunião.

Processar todas as solicitações e cancelamentos de reunião

Embora seja possível excluir uma solicitação de reunião diretamente da Caixa de Entrada, você deve processar corretamente a solicitação de reunião, aceitando-a ou recusando-a. Use sempre o comando Remover do Calendário para processar os cancelamentos de reunião na Caixa de Entrada. Evite o processamento de reuniões diretamente do módulo de Calendário.

Trabalhando com reuniões recorrentes

Definir datas de término e limitar o número de ocorrências

O Outlook facilita o agendamento de uma reunião que tenha várias ocorrências regulares. Recomendamos definir sempre uma data de término e limitar a série recorrente a um número específico de ocorrências. É bem provável que as reuniões recorrentes exijam modificações em algum momento. Por exemplo, os participantes são adicionados ou removidos de uma única ocorrência, o local da reunião ou o horário pode mudar devido a férias ou a outras circunstâncias imprevistas. O Outlook salva todas essas alterações exclusivas como uma exceção de reunião. As reuniões com grande número de exceções resultam em uma série de reuniões difícil de gerenciar. Além disso, o programa pode apresentar um comportamento inesperado. Você pode criar uma série de novas reuniões quando a reunião atual terminar. Quando se trata de número de ocorrências, considere a frequência. No período de um ano, uma reunião realizada duas vezes por semana terá cerca de 90 ocorrências a mais do que uma reunião mensal durante esse mesmo período.

Encerrar uma reunião recorrente antes da data de término original

Embora você possa cancelar uma reunião recorrente, uma opção melhor é alterar a data final da série. Isso permite que você e os participantes mantenham um registro das reuniões que ocorreram no passado. Se você cancelar totalmente a reunião recorrente, esse histórico será perdido. A melhor opção é definir uma nova data de término e enviar a atualização para todos os participantes. Isso encerrará a série de reuniões mais cedo, mantendo, ao mesmo tempo, um registro das reuniões anteriores.

Observações:

Caso encerre a série de reuniões previamente, as exceções associadas à reunião recorrente são perdidas. Para saber mais sobre exceções, confira o tópico anterior “Definir datas de término e limitar o número de ocorrências”.
Essa prática recomendada também se aplica quando você precisa alterar o Assunto de uma série de reuniões existente. Termine a série de reuniões mais cedo e crie uma nova reunião recorrente usando um Assunto diferente.

Para saber mais sobre como cancelar todas as reuniões futuras de uma série, confira o artigo: Cancelar todas as reuniões futuras de uma série

Alterar o organizador

O Outlook não permite que você altere o organizador de uma reunião. Para alterar o organizador de uma reunião recorrente, encerre a reunião. Para isso, defina uma data de término anterior e envie a atualização para todos os participantes. Uma vez concluída esta etapa, o novo organizador deverá criar uma nova reunião recorrente.

Para saber mais sobre como definir uma data de término mais cedo, confira Cancelar uma reunião.

Evitar o uso de uma reunião recorrente para compartilhar anexos

Os anexos adicionam complexidade às exceções de reuniões recorrentes. Cada exceção contém sua própria cópia de anexos. Como as exceções são adicionadas às reuniões recorrentes, novas cópias dos anexos são criadas. Se alterar um conjunto de anexos, estas alterações não se propagam para as demais exceções. Se você precisa que todos os participantes tenham a cópia mais recente das mudanças para qualquer reunião, compartilhe os documentos através de um serviço de compartilhamento, como o OneDrive. Os usuários corporativos podem usufruir do SharePoint ou outro servidor compartilhado de arquivos na rede.

Observação: Os actoins de adicionar e remover anexos a reuniões autônomas e não recorrentes são totalmente compatíveis.

Evitar a cópia de reuniões

O Outlook remove todos os links entre uma reunião copiada e a reunião original, por padrão. Isso ajuda a evitar inconsistências. As novas versões do Outlook adicionam a cadeia de texto "Copiar:" ao assunto. Isso facilita a identificação de cópias de reunião.

As ações relacionadas às cópias de reuniões produzem resultados inesperados, portanto, recomendamos evitá-las. Isso se aplica às reuniões copiadas do calendário de outro usuário, bem como aquelas copiadas de uma de suas pastas de calendário.

Para obter mais informações sobre como mover as reuniões organizadas para outra pasta de calendário, consulte:

Como mover reuniões do Outlook sem perder a opção de "Enviar Atualização"

Manter os dispositivos que se conectam ao seu calendário

Verifique se os dispositivos que se conectam ao seu Calendário têm todas as atualizações mais recentes instaladas. Alguns dispositivos usam o Exchange ActiveSync para sincronizar o Calendário e outras pastas. Esses dispositivos incluem Windows Phone, Windows RT, Apple iOS e Android. Também é possível sincronizar dispositivos BlackBerry da Research In Motion (RIM), além de outros, com o Calendário.

Para obter mais informações sobre alguns dos problemas conhecidos, confira: Problemas atuais com a Microsoft Exchange ActiveSync e dispositivos de terceiros.

Observação: Em alguns casos, vários clientes e dispositivos do Outlook podem modificar itens ao mesmo tempo, o que pode gerar conflitos. Para reduzir o risco, não processe o mesmo item em dois ou mais dispositivos ou clientes, ou mesmo dentro de um período de tempo relativamente curto.

Manter suplementos que se integram ao Outlook

A maioria, se não todas, os suplementos do Outlook acessam dados do Outlook. Um suplemento pode alterar um item do Outlook que você está editando ao mesmo tempo, seja no Outlook ou em outro dispositivo. Isso pode introduzir conflitos. Para minimizar a probabilidade, instale as atualizações mais recentes para quaisquer suplementos ou programas que se integrem ao Outlook. Desinstale ou desabilite qualquer um desses programas e suplementos que você não usa ou que não precisam se integrar ao Outlook.

Observação: Em alguns casos, vários clientes e dispositivos do Outlook podem modificar itens ao mesmo tempo, o que pode gerar conflitos. Para reduzir o risco, não processe o mesmo item em dois ou mais dispositivos ou clientes, ou mesmo dentro de um período de tempo relativamente curto.

Outras recomendações para os usuários do Microsoft Exchange

Trabalhando em um cenário de gerente/representante

Se a sua organização permitir, configure o Outlook para se conectar à caixa de correio do Exchange usando o Modo Cache do Exchange. Isso proporciona o melhor desempenho.

As versões mais recentes do Microsoft Outlook, do Microsoft Entourage e do Microsoft Outlook para Mac incluem vários aperfeiçoamentos do recurso de representante. Para obter mais informações sobre essas versões, consulte:

Recurso delegado do Outlook em versões mistas do Microsoft Outlook e Entourage

Limitar o número de representantes

O Outlook não limita o número de representantes que podem ser adicionados. Entretanto, recomendamos que você conceda permissões de Editor somente a um (1) representante. Isso permite acompanhar quando e como uma reunião foi processada. Considerando que um representante pode usar vários dispositivos para acessar seus dados, a existência de vários representantes com permissões de Editor tornará muito difícil determinar quais reuniões estão ausentes ou desatualizadas.

Mesmo que você conceda apenas permissões de Editor a um determinado representante, evite adicionar muitos representantes com permissões de Revisor ou de Colaborador. Isso ocorre porque a adição de muitos representantes pode esgotar outros recursos. Por exemplo, o limite de tamanho para os dados de regra pode ser alcançado. Quando você adiciona um representante, ocorrem diversas alterações:

O Outlook aplica as permissões às pastas relevantes.
O atributo PublicDelegates do Active Directory é atualizado para adicionar permissões "Enviar em Nome de" ao representante.
O Outlook adiciona o representante a uma regra de encaminhamento na caixa de correio do gerente. Como resultado, as solicitações de reunião serão encaminhadas para o representante.
O Outlook salva informações adicionais do representante na caixa de correio do gerente.

Cada uma dessas áreas de componente pode ter limites diferentes. A aproximação desses limites pode afetar o desempenho e a estabilidade.