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Organizar turnos por grupo

Em um novo agendamento, comece com um grupo sem nome, dê um nome a ele, adicione pessoas e mude para ele. Você pode adicionar grupos adicionais conforme necessário e dar a eles todos os nomes. Os nomes de grupo ajudam a organizar os membros da equipe por função ou departamento na agenda. Por exemplo, um hotel pode ter os seguintes grupos: "Recepção", "Serviço de Quarto" e "Manobrista".

É melhor criar grupos antes de começar a adicionar pessoas ao agendamento. As pessoas e seus turnos não podem ser movidos de um grupo para outro.
 

Para adicionar um grupo:

  • Clique em Adicionar grupo e digite um nome para o grupo.

Para nomear ou renomear um grupo:

  • Clique em Inserir nome do grupo ou no nome de um grupo existente e digite um novo nome.

Depois de criar seus grupos, você estará pronto para adicionar pessoas a eles.

Adicionar pessoas à agenda

Organize sua agenda por grupos para que você possa adicionar pessoas ao grupo padrão.

  1. Localize o grupo ao qual você deseja adicionar alguém e clique em Adicionar pessoas para agrupar .


    Adicionar uma pessoa a um grupo em Microsoft Teams Turnos

  2. Digite seu nome ou email e selecione-os na lista.

  3. Selecione Adicionar.

  4. Continue adicionando pessoas, se necessário, e selecione Fechar quando terminar.

Observações: 

  • Um agendamento pertence a uma equipe Teams, portanto, você só pode adicionar membros dessa equipe ao agendamento. Se você não encontrar a pessoa que deseja adicionar, use o link Gerenciar equipe para torná-la membro ou proprietário da equipe. (Os proprietários podem criar e atualizar agendas.)

  • As alterações feitas na equipe podem não estar disponíveis imediatamente no Shifts, portanto, se você não encontrar o novo membro da equipe que deseja adicionar ao agendamento, aguarde um pouco e tente novamente.

Adicionar um turno

Para adicionar um turno do zero:

  1. Na linha da pessoa à qual você está atribuindo o turno, na data desejada, clique em Botão Mais opções > Adicionar turno ou clique duas vezes no turno vazio.

  2. Preencha as informações do turno. Considere escolher uma cor de tema para organizar as coisas.

  3. Dê um nome ao turno para que seja fácil de dizer além de outros turnos. Por padrão, o nome do turno é sua hora de início e término.

  4. Adicione anotações para o turno, como "tarefas a serem feitas".

  5. Adicione pausas ou almoço na seção Atividades.

  6. Escolha Salvar para salvar sem compartilhar ou Compartilhar se estiver pronto para salvar e compartilhar o turno com a equipe.

Para basear um novo turno em um existente

Vá para a linha da pessoa à qual você está atribuindo o turno. Na data desejada, clique em Botão Mais opçõese escolha o turno na lista. Se a lista for longa, você poderá pesquisar a lista desejada.

Para copiar um turno para outro local na agenda

Em um turno existente, clique em Botão Mais opções > Copiar e vá para o local em que deseja colocar o turno e clique em Botão Mais opções > Colar.

Dicas: 

  • Acelere a cópia e a colagem usando os atalhos de teclado: Ctrl+C para cópia e Ctrl+V para colagem.

  • Selecione vários turnos de uma só vez de uma destas maneiras:
    - Selecione um turno, mantenha pressionada a tecla Shift e use as teclas de direção.
    - Clique e arraste o cursor usando um mouse (ou outro dispositivo apontador).

 Adicionar um turno livre

Adicione um turno aberto agora e atribua-o a alguém mais tarde como parte do seu planejamento de agenda ou compartilhe-o com a equipe para que as pessoas possam solicitá-lo.

  1. Na linha Abrir turnos sob a data para a qual você está criando o turno, clique em Botão Mais opções, selecione + Adicionar turno para começar do zero ou selecione um turno existente na lista para basear o novo.

  2. Preencha as informações do turno, incluindo o número de slots que você deseja disponibilizar. Para localizar o número de slots, deslize o botão de alternância Abrir turno para Ativado.

  3. Dê um nome ao turno para que seja fácil de dizer além de outros turnos. Por padrão, o nome do turno é a hora de início e término.

  4. Adicione atividades como intervalos ou almoço.

  5. Escolha Salvar para salvar sem compartilhar ou Compartilhar se estiver pronto para salvar e compartilhar o turno aberto com a equipe.

    Observações: Se você quiser editar o turno depois de compartilhar com a equipe, veja algumas coisas para se lembrar:

    • Se você alterar o número de slots disponíveis, precisará escolher Compartilhar. Você não pode salvar suas alterações e compartilhá-la mais tarde.

    • Se você alterar a hora de início ou término do turno, todas as solicitações pendentes para esse turno serão recusadas automaticamente quando você compartilhá-la novamente com a equipe.

Compartilhar uma agenda com sua equipe

Ao fazer alterações na agenda, você pode escolher quando compartilhar essas alterações com a equipe. Você pode mudar as coisas no cronograma até ter tudo certo. Todas as alterações feitas serão anotadas com um asterisco (*) – também há um asterisco no botão Compartilhar com a equipe, apenas para lembrá-lo de compartilhar as atualizações com colegas.

Para compartilhar a agenda:

  1. Clique em Compartilhar com a equipe.

    Compartilhando uma agenda de equipe Microsoft Teams Turnos

  2. Verifique se o período selecionado é o que você deseja compartilhar.

  3. Decida se deseja notificar toda a equipe ou apenas as pessoas afetadas pelas alterações.

  4. Clique em Compartilhar.

Abrir um cronograma diferente

Veja como abrir um agendamento diferente se você estiver em mais de uma equipe:

  1. No canto superior esquerdo do Shifts, selecione Botão MaisMenu.

  2. Escolha a equipe que você deseja começar a trabalhar na outra agenda.

Copiar um agendamento

  1. Selecione Copiar Agenda no canto superior direito do aplicativo.

  2. Escolha as datas de início e término do período que você deseja copiar.

  3. Selecione Shift Notes, Time off, Activities ou Open shifts se quiser incluí-las.

  4. Selecione Copiar e uma agenda duplicada aparecerá abaixo da agenda copiada. 

Configurar a marcação por turno

A marcação por turno permite que você alcance pessoas no turno em tempo real. Teams atribui automaticamente aos usuários marcas correspondentes ao nome do grupo de turnos e agendamento do aplicativo Shifts, permitindo mensagens dinâmicas baseadas em função. As notificações são enviadas somente para pessoas que estão de turno no momento em que uma marca é usada para iniciar um chat ou em uma postagem de canal.

Para criar uma marca por turno: 

  1. No Teams, vá para o aplicativo Shifts.

  2. Crie grupos de turnos e nomeie-os após um atributo, como uma função. Por exemplo, EngineerOnCall. O nome do grupo de turnos será o nome da marca.

  3. Preencha um agendamento atribuindo turnos aos membros de suas equipes. Quando terminar, no canto superior direito do aplicativo Shifts, selecione Compartilhar com a equipe.

  4. Aguarde 15 minutos para que os turnos agendados preencham o serviço de marcação.

  5. Use a marca em qualquer lugar em que você usa marcas Teams.

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