Reduzir o tamanho de sua caixa de correio e arquivos de dados do Outlook (.pst e .ost)

Quanto mais emails você enviar e receber, maior será a sua caixa de correio do Outlook. Caixas de correio grandes podem levar mais tempo para abrir e pesquisar, e muitos provedores de email, incluindo Microsoft 365, limitam o tamanho máximo de sua caixa de correio. Se você receber uma mensagem de que sua caixa de correio está acima do limite de tamanho, a exclusão de mensagens e pastas pode ajudar, mas se você armazenar suas informações em um Arquivo de Dados do Outlook (.pst) ou arquivo de dados offline do Outlook (.ost), esse arquivo de dados pode não diminuir de tamanho automaticamente.

Observação: se você usar uma conta POP, todas as informações de sua conta de email, incluindo suas pastas, mensagens de email, contatos, calendário e informações de tarefa serão armazenadas em um Arquivo de Dados do Outlook (.pst). Se você usar uma Microsoft 365, Exchange, IMAP ou Outlook.com, uma cópia da sua caixa de correio será armazenada em um Arquivo de Dados do Outlook Offline (.ost).

Para reduzir o tamanho do arquivo de dados do Outlook (.pst) ou arquivo de dados offline do Outlook (.ost), você pode compactar manualmente o arquivo de dados. Selecione sua versão do Outlook abaixo para ver instruções sobre como reduzir o tamanho de um arquivo .pst ou .ost. 

Há várias maneiras de reduzir o tamanho da caixa de correio. 

Você pode usar a ferramenta de Limpeza de Caixa de Correio para exibir o tamanho de sua caixa de correio e pastas individuais. Essa ferramenta também pode ajudá-lo a pesquisar mensagens mais antigas ou muito grandes que talvez você queira excluir ou mover para um Arquivo de Dados do Outlook (.pst).

Geralmente, a causa de uma caixa de correio grande é uma grande pasta Itens Excluídos. A ferramenta fornece um botão para exibir o tamanho da pasta Itens Excluídos e esvaziar sua pasta Itens Excluídos.

Ocasionalmente, o Outlook armazenará itens conflitantes em uma pasta chamada Conflicts. Os conflitos ocorrem quando uma cópia de um item armazenado no servidor de email está fora de sincronia com uma cópia de um item armazenado em seu computador local. A ferramenta Limpeza de Caixa de Correio pode excluir esses conflitos para você.

Executar a ferramenta de Limpeza de Caixa de Correio

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique em Ferramentas> Limpeza de Caixa de Correio.

  3. Selecione ExibirTamanho da Caixa de Correio , Encontreitens mais antigos do que ,Encontre itens maiores do que ,Exibir Tamanho de Itens Excluídos , Pasta Itens Excluídos Vazios, ExibirTamanho de Conflitos ou Conflitos Vazios para executar a tarefa desejada.

Usar a Limpeza de Conversa para remover mensagens redundantes

Em um thread de email longo, muitas vezes há várias mensagens que contêm todas as mesmas informações que as mensagens anteriores. A Limpeza de Conversa pode remover essas mensagens redundantes automaticamente. Para obter mais informações, consulte Use Conversation Clean Up to delete redundant messages.

Pesquisar mensagens grandes

Você pode pesquisar todas as mensagens maiores do que um tamanho específico da caixa Pesquisa do Outlook. Clique na caixa Pesquisar e digite: messagesize:>5 mb. Isso encontrará todas as mensagens com mais de 5 MB. Você pode excluir algumas ou todas essas mensagens ou movê-las para outro Arquivo de Dados do Outlook (.pst). Para obter mais informações sobre como mover itens, consulte Mover ou copiar uma mensagem entre pastas.

Se você excluir itens de um Arquivo de Dados do Outlook (.pst) ou arquivo de dados do Outlook offline (.ost), o Outlook compacta automaticamente o arquivo em segundo plano durante o tempo ocioso, quando você não está usando o computador, mas o Outlook ainda está em execução.

Observação:o Outlook só compacta o arquivo se houver mais de   20% de 'espaço em branco' (espaço não-utilado) no arquivo.

Você também pode usar as etapas a seguir para iniciar manualmente o processo compacto imediatamente, o que pode levar vários minutos para ser concluído.

  1. Exclua todos os itens que você não deseja manter e esvaziar a pasta Itens Excluídos.

  2. Clique em Configurações > de conta > de conta. 

  3. Na guia Arquivos de Dados, clique no arquivo de dados que você deseja compactar e clique em Configurações.

    Observação: se você estiver usando uma conta de email do Exchange ou Outlook.com, você precisará clicar adicionalmente na guia Avançado > Configurações de Arquivo de Dados do Outlook.

  4. Na caixa de diálogo Arquivo de Dados do Outlook, clique em Compactar Agora e clique em OK.

Observação: Você não precisa sair do Outlook depois de compactar um Arquivo de Dados do Outlook.

A ferramenta Limpeza de Caixa de Correio é usada para exibir o tamanho da sua caixa de correio e pastas individuais. Você também pode arquivar itens mais antigos em um arquivo morto Arquivo de Dados do Outlook (.pst) e esvaziar sua pasta Itens Excluídos.

  1. Clique em Arquivo.

  2. Clique em Ferramentas> Limpeza de Caixa de Correio.

  3. Selecione ExibirTamanho da Caixa de Correio , Encontreitens mais antigos do que ,Encontre itens maiores do que ,Exibir Tamanho de Itens Excluídos , Pasta Itens Excluídos Vazios, ExibirTamanho de Conflitos ou Conflitos Vazios para executar a tarefa desejada.

Se você excluir itens de um Arquivo de Dados do Outlook (.pst), o arquivo será compactado automaticamente em segundo plano quando você não estiver usando seu computador e o Outlook estiver em execução. Você também pode iniciar manualmente o comando compacto imediatamente. Pode levar alguns minutos para compactar um Arquivo de Dados do Outlook (.pst).

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique em Configurações de Conta e depois em Configurações de Conta.

  3. Na guia Arquivos de Dados, clique no arquivo de dados que você deseja compactar e clique em Configurações.

  4. Clique em Compactar Agora.

Observação: Você não precisa sair do Outlook depois de compactar um arquivo do Outlook Data File (.pst).

Você pode usar a ferramenta Limpar Caixa de Correio, que permite visualizar o tamanho de da caixa de correio e de pastas individuais. Você também pode arquivar itens mais antigos em um arquivo morto de Pastas Pessoais (.pst) e esvaziar sua pasta Itens Excluídos.

  1. No menu Ferramentas, clique em Limpar Caixa de Correio.

  2. Selecione ExibirTamanho da Caixa de Correio , Encontreitens mais antigos do que ,Encontre itens maiores do que ,Exibir Tamanho de Itens Excluídos , Pasta Itens Excluídos Vazios, ExibirTamanho de Conflitos ou Conflitos Vazios para executar a tarefa desejada.

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Se você excluir itens de um arquivo de Pastas Pessoais (.pst), o arquivo será compactado automaticamente em segundo plano quando você não estiver usando seu computador e o Outlook estiver em execução. Se quiser reduzir imediatamente o tamanho do arquivo, você poderá forçar uma compactação. O procedimento para compactar o arquivo de dados pode levar alguns minutos.

  1. No menu Arquivo, clique em Gerenciamento de Arquivos de Dados.

  2. Clique no arquivo de dados que deseja compactar e, em seguida, clique em Configurações.

  3. Clique em Compactar Agora.

Observação: Você não precisa sair do Outlook depois de compactar um arquivo .pst.

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Reduzir o tamanho do arquivo de Pasta Offline (.ost) pode melhorar o desempenho se você excluiu uma grande quantidade de itens. Este procedimento não exclui itens salvos no servidor.

  1. Exclua os itens que não deseja armazenar e esvazie a pasta Itens Excluídos.

  2. No menu Ferramentas, clique em Configurações de Conta.

  3. Na lista, selecione Microsoft Exchange Server e clique em Alterar.

  4. Clique em Mais Configurações.

  5. Clique na guia Avançado e depois clique em Configurações do Arquivo de Pasta Offline.

  6. Clique em Compactar Agora.

Observação: Você não precisa sair do Outlook depois de compactar um arquivo .ost.

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