IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) ajuda a impedir que informações confidenciais são impressas, encaminhadas ou copiadas por pessoas não autorizadas. As permissões são armazenadas no documento em que são autenticadas por um servidor IRM.

Usando o IRM Office, você pode gerenciar arquivos de Especificação de Papel XML (.xps) e os seguintes tipos de arquivo do Word:

  • Documentos    .doc

  • Documentos    .docx

  • Documento habilitado para macro    .docm

  • Modelo    .dot

  • Modelo   Modelo .dotx

  • Modelo habilitado para macro    .dotm

Configurar o computador para usar o IRM

Para usar o IRM no Office, o software mínimo necessário é o Cliente do RMS (Serviços de Gerenciamento de Direitos) do Windows Service Pack 1 (SP1). O administrador do RMS pode configurar políticas de IRM específicas da empresa, que definem quem pode acessar informações e que nível de edição é permitido para uma mensagem de email. Por exemplo, um administrador de empresa pode definir um modelo de direitos chamado "Confidencial da Empresa", que especifica que uma mensagem de email que usa essa política pode ser aberta somente por usuários dentro do domínio da empresa.

Baixar permissões

Na primeira vez que você tentar abrir um documento com permissão restrita, você deve se conectar a um servidor de licenciamento para verificar suas credenciais e baixar uma licença de uso. A licença de uso define o nível de acesso que você tem para um arquivo. Esse processo é necessário para cada arquivo que tenha permissão restrita. Em outras palavras, o conteúdo com permissão restrita não pode ser aberto sem uma licença de uso. Para baixar permissões é preciso que o Office envie suas credenciais, o que inclui seu endereço de email, e informações sobre seus direitos de permissão para o servidor de licenciamento. As informações contidas no documento não são enviadas para o servidor de licenciamento.

Restringir a permissão ao conteúdo em arquivos

O IRM permite que você aplique restrições por usuário, por arquivo ou por grupo (permissões baseadas em grupo exigem serviço de diretório do Active Directory para expansão de grupo). Por exemplo, em um documento que Ranjit cria, ele pode dar a Helena permissão para ler, mas não alterá-lo. Ranjit pode então dar permissão a Bobby para editar o documento. Ranjit também pode decidir aplicar um limite de cinco dias ao acesso de Helena e Bobby ao documento. 

Permissão

  1. Salvar o documento.

  2. Selecione a guia Arquivo.

  3. Selecione Informações, escolha Proteger Documento, aponte para Restringir Permissão porPessoas e selecione Acesso Restrito.

  4. Na caixa de diálogo Permissões, selecione Restringir permissão a estedocumento e atribua os níveis de acesso que você deseja para cada usuário.

    Observação: Suas opções poderão ser limitadas se um administrador tiver definido políticas de permissão personalizadas que os indivíduos não podem alterar.

Níveis de permissão
  • Leitura     Os usuários com permissão de leitura podem ler um documento, mas não têm permissão para editá-lo, imprimir ou copiá-lo.

  • Alterar     Os usuários com permissão Alterar podem ler, editar e salvar alterações em um documento, mas não têm permissão para imprimi-lo.

  • Controle Total     Os usuários com permissão controle total têm permissões de autoria completas e podem fazer qualquer coisa com o documento que um autor possa fazer, como definir datas de expiração para conteúdo, impedir impressão e dar permissões aos usuários. Depois que a permissão de um documento expirar para usuários autorizados, o documento pode ser aberto apenas pelo autor ou por usuários com permissão controle total para o documento. Os autores sempre têm permissão de Controle Total.

  1. Para dar permissão de Controle Total a alguém, na caixa de diálogo Permissões, selecione Mais Opções e,em seguida, na coluna Nível de Acesso, selecione a seta e selecione Controle Total na lista Nível de Acesso.

    Mais Opções na caixa de diálogo Permissão

  2. Depois de atribuir níveis de permissão, selecione OK.

    A Barra de Mensagens é exibida, o que indica que o documento é gerenciado por direitos. Se você deve fazer alterações de permissão de acesso no documento, selecione Alterar Permissão.

    Barra de Mensagens no Word

    Se um documento com permissão restrita for encaminhado para uma pessoa não autorizada, uma mensagem será exibida com o endereço de email ou o endereço de site do autor para que o indivíduo possa solicitar permissão para o documento.

    Caixa de diálogo no Word mostrando que um documento com permissão restrita foi encaminhado a uma pessoa não autorizada

    Se o autor optar por não incluir um endereço de email, os usuários não autorizados receberão uma mensagem de erro.

Definir uma data de vencimento para um arquivo

  1. Abra o arquivo.

  2. Vá para Arquivo.

  3. Na guia Informações, selecione Proteger Documento, aponte para Restringir Permissão porPessoas e selecione Acesso Restrito.

  4. Na caixa de diálogo Permissões, marque a caixa de seleção Restringir permissão para este documento e selecione Mais Opções.

  5. Em Permissões adicionais para usuários,marque a caixa de seleção Este documento expira na caixa de seleção e insira uma data.

  6. Selecione OK duas vezes.

Usar outra conta de usuário do Windows para arquivos gerenciados por direitos

  1. Abra o documento, a planilha ou a apresentação.

  2. Selecione a guia Arquivo.

  3. Na guia Informações, selecione Proteger Documento, aponte para Restringir Permissãopor Pessoas e selecione Gerenciar Credenciais.

  4. Siga um destes procedimentos:

    • Na caixa de diálogo Selecionar Usuário, selecione o endereço de email da conta que você deseja usar e selecione OK.

    • Na caixa de diálogo Selecionar Usuário, selecione Adicionar, digite suas credenciais para a nova conta e selecione OK duas vezes.

      Caixa de diálogo Selecionar Usuário

Exibir conteúdo com permissão restrita

Para exibir o conteúdo gerenciado por direitos para o que você tem permissões usando Office, basta abrir o documento.

Se quiser exibir as permissões que você tem, selecione Exibir Permissão na Barra de Mensagens ou escolha Este documento contém uma política de permissões Botão mostrando que esse documento, essa pasta de trabalho ou essa apresentação contém uma diretiva de permissão.

O IRM no Office para Mac 2016 fornece três níveis de permissão.

  • Ler   Ler

  • Alterar   Ler, editar, copiar e salvar alterações

  • Controle Total   Ler, editar, copiar, salvar alterações, imprimir, definir datas de vencimento para conteúdo, conceder permissões para usuários, acessar conteúdo programaticamente

Siga um destes procedimentos:

Definir manualmente os níveis de permissão

  1. Na guia Revisão, em Proteção,selecione Permissõese selecione Acesso Restrito.

    Guia Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Se essa for a primeira vez em que você está acessando o servidor de licenciamento, insira seu nome de usuário e senha do servidor de licenciamento e marque a caixa de seleção Salvar senha nas chaves do Mac OS.

    Observação: Se você não selecionar Salvar senha no chaveiro do Mac OS,talvez seja preciso inserir seu nome de usuário e senha várias vezes.

  3. Nas caixas Ler, Alterar ou Controle Total, insira o endereço de email ou nome da pessoa ou grupo de pessoas para o qual você deseja atribuir um nível de acesso.

  4. Se você quiser pesquisar o livro de endereços para o endereço de email ou nome, selecione Botão Contatos.

  5. Se você quiser atribuir um nível de acesso a todas as pessoas em seu livro de endereços, selecione Adicionar Todos Adicionar todos .

  6. Depois de atribuir níveis de permissão, selecione OK.

    A Barra de Mensagens aparece e exibe uma mensagem informando que o documento é gerenciado por direitos.

Use um modelo para restringir a permissão

Um administrador pode configurar as políticas de IRM específicas da empresa que definem quem pode acessar os níveis de permissões de informação para as pessoas. Esses aspectos de gerenciamento de direitos são definidos usando os modelos do servidor do AD RMS (Active Directory Rights Management Services). Por exemplo, um administrador de empresa pode definir um modelo de direitos chamado de “Confidencial da empresa”, que especifica que os documentos que usam essa política podem ser abertos somente por usuários dentro dos domínios da empresa.

  • Na guia Revisão, em Proteção,selecione Permissõese selecione o modelo de direitos que você deseja.

    Guia Revisão do Word, grupo Proteção

Altere ou remova os níveis de permissão que você definiu

Se você aplicou um modelo para restringir permissão, não poderá alterar ou remover os níveis de permissão; estas etapas somente funcionarão se você tiver definido níveis de permissão manualmente.

  1. Na Barra de Mensagens, selecione Alterar Permissões.

  2. Nas caixas Ler, Alterar e Controle Total, insira um novo endereço de email ou nome da pessoa ou grupo de pessoas ao qual você deseja atribuir um nível de acesso.

  3. Para remover uma pessoa ou grupo de pessoas de um nível de acesso, selecione o endereço de email e pressione DELETE .

  4. Para remover Todos de um nível de permissão, selecione Adicionar Todos Adicionar todos .

Definir uma data de expiração para um arquivo restrito

Os autores podem usar a caixa de diálogo Definir Permissões para definir datas de vencimento para o conteúdo.

  1. Na guia Revisão, em Proteção,selecione Permissõese selecione Acesso Restrito.

    Guia Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Selecione Mais Opçõese selecione Este documento expira eme insira a data.

    Depois de a permissão para um documento ter vencido para as pessoas autorizadas, o documento poderá ser aberto somente pelo autor ou por pessoas com permissão Controle Total.

Permitir que pessoas com permissões de Leitura e Alteração imprimam conteúdo

Por padrão, pessoas com permissões de Leitura ou Alteração não podem imprimir.

  1. Na guia Revisão, em Proteção,selecione Permissõese selecione Acesso Restrito.

    Guia Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Selecione Mais Opçõese, em seguida, selecione Permitir que pessoas com permissão Alterar ou Ler imprimam conteúdo.

Permitir que pessoas com permissões de Leitura copiem conteúdo

Por padrão, pessoas com permissões de Leitura não podem copiar conteúdo.

  1. Na guia Revisão, em Proteção,selecione Permissõese selecione Acesso Restrito.

    Guia Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Selecione Mais Opçõese, em seguida, selecione Permitir que pessoas com permissão de leitura copiem conteúdo.

Permitir que os scripts sejam executados em um arquivo restrito

Os autores podem alterar as configurações para permitir que macros do Visual Basic sejam executadas quando um documento é aberto e para permitir que os scripts de AppleScripts acessem informações no documento restrito.

  1. Na guia Revisão, em Proteção,selecione Permissõese selecione Acesso Restrito.

    Guia Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Selecione Mais Opçõese selecione Acessar conteúdo programaticamente.

Uma conexão é necessária para verificar as permissões

Por padrão, as pessoas precisam autenticar conectando-se ao servidor AD RMS da primeira vez que abrem um documento restrito. No entanto, você pode alterar isso para exigir a autenticação toda vez que abrirem um documento restrito.

  1. Na guia Revisão, em Proteção,selecione Permissõese selecione Acesso Restrito.

    Guia Revisão do Word, grupo Proteção

  2. selecione Mais Opçõese selecione Exigir uma conexão para verificar permissões .

Remover restrições

  1. Na guia Revisão, em Proteção,selecione Permissõese selecione Sem Restrições.

    Guia Revisão do Word, grupo Proteção

  2. Na caixa de diálogo, selecione Remover Restrições.

Tópicos relacionados

Restringir a permissão ao conteúdo em um arquivo

Adicionar credenciais para abrir um arquivo ou mensagem gerenciado por direitos
Formatos de arquivo que funcionam com IRM

Nas versões do Office para iOS, todos os arquivos protegidos por IRM recebidos serão abertos se você estiver conectado com uma conta que tenha permissões para o arquivo. Ao abrir um arquivo protegido por IRM, você verá uma barra de informações na parte superior que permite visualizar as permissões atribuídas a esse arquivo.

Se você é um assinante Microsoft 365 com o Azure Rights Management e seu departamento de TI definiu alguns modelos de IRM para você usar, você pode atribuir esses modelos a arquivos em Office no iOS.

Para proteger um arquivo, toque no botão editar Ícone Editar em seu aplicativo, vá até a guia Revisão e toque no botão Restringir Permissões. Você verá uma lista de políticas de IRM disponíveis; selecione o que você deseja e toque em Feito para aplicar.

Observação: Se o botão Restringir Permissões não estiver habilitado no seu aplicativo, abra qualquer documento protegido por IRM para inicializá-lo.

Nas versões do Android do Office, todos os arquivos protegidos por IRM que você receber serão abertos se você estiver assinado com uma conta que tenha permissões para o arquivo. Ao abrir um arquivo protegido por IRM, você verá uma barra de informações na parte superior que permite exibir as permissões que foram atribuídas a esse arquivo.

Ao abrir um arquivo protegido por IRM no Office para Android, é possível exibir as permissões que foram atribuídas a você.

O IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) ajuda a:

  • Impedir que um destinatário autorizado de conteúdo restrito encaminhe, copie, altere, imprima, envie fax ou cole o conteúdo para uso não autorizado

  • Restringir o conteúdo onde ele for enviado

  • Fornecer expiração do arquivo para que o conteúdo em documentos não possa ser visualizado após um período especificado

  • Aplicar políticas corporativas que regem o uso e a disseminação de conteúdo dentro da empresa

O IRM não pode impedir que conteúdo restrito seja:

  • Apagado, roubado ou capturado e transmitido por programas maliciosos, como cavalos de Troia, registradores de pressionamento de teclas e certos tipos de espiões

  • Perdido ou corrompido devido à ação de vírus de computador

  • Copiado à mão ou digitado em uma exibição de tela de um destinatário

  • Fotografado digitalmente (quando exibido em uma tela) por um destinatário

  • Copiado usando programas de captura de tela de terceiros

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