Salvar uma ordem de classificação com uma tabela, consulta, formulário ou relatório

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Ao classificar os dados em uma tabela, consulta, formulário ou relatório do Access, você pode salvar a ordem de classificação com o objeto. Se você classificar os dados em um desses objetos e, em seguida, salvar o objeto, a ordem de classificação que está em vigor quando você salvar o objeto será salva automaticamente com o objeto. Você pode especificar se a ordem de classificação salva será efetivada quando o objeto for aberto da próxima vez.

Para consultas e relatórios, você também pode definir uma ordem de classificação padrão. A ordem de classificação padrão é aplicada aos dados na consulta ou relatório quando nenhuma outra ordem de classificação é especificada.

O que você deseja fazer?

Entender as ordens de classificação salvas

Definir a ordem de classificação padrão para uma consulta

Definir a ordem de classificação padrão para um relatório

Entender as ordens de classificação salvas

Há dois tipos de pedidos de classificação salvos:

  • Última aplicação    Uma ordem de classificação da última aplicação é a ordem de classificação que estava em vigor quando o objeto foi salvo pela última vez. Tabelas, consultas, formulários e relatórios podem ter todas as últimas ordens de classificação aplicadas.

  • Padrão    Uma ordem de classificação padrão é incluída no design de uma consulta ou relatório. Uma ordem de classificação padrão é aplicada quando nenhuma outra ordem de classificação é especificada.

Pedidos de classificação da última aplicação

Quando você salva uma tabela, consulta, formulário ou relatório enquanto os dados são classificados, a ordem de classificação é salva automaticamente quando você salva o objeto. Isso é chamado de ordem de classificação da última aplicação. Quando você cria uma ordem de classificação, você está realmente alterando o design do objeto.

Se quiser que a última ordem de classificação aplicada seja aplicada automaticamente na próxima vez que você abrir o objeto, defina a propriedade order by on Load do objeto como Sim. Para definir essa propriedade, execute as etapas a seguir enquanto o objeto estiver aberto no modo Design.

  1. Pressione F4 para exibir a folha de propriedades.

    Esta etapa é desnecessária se a folha de propriedades já estiver exibida.

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Se o objeto for uma tabela ou uma consulta, na guia geral da folha de propriedades, defina a propriedade order by ao carregar como Sim.

    • Se o objeto for um formulário ou um relatório, na guia dados da folha de propriedades, defina a propriedade order by ao carregar como Sim.

Observação: Você pode impedir que a ordem de classificação da última aplicação seja aplicada definindo a propriedade order by ao Load como não.

Ordens de classificação padrão

Como a ordem de classificação aplicada pela última vez pode mudar sempre que alguém classificar um objeto e salvá-lo, talvez você queira definir uma ordem de classificação padrão. Uma ordem de classificação padrão faz parte do design do objeto e não muda quando uma ordem de classificação diferente é aplicada.

Você só pode especificar uma ordem de classificação padrão para uma consulta ou relatório. Embora a ordem de classificação padrão não seja substituída pela ordem de classificação atual ou pela última aplicação, ela entra em vigor apenas quando a ordem de classificação atual ou da última aplicação é removida.

Definir a ordem de classificação padrão para uma consulta

  1. Abra a consulta no modo Design.

  2. Clique duas vezes no campo que você deseja usar para classificar.

    O campo é exibido na grade de design.

  3. Na grade de design, desmarque a caixa na linha Mostrar do campo que você adicionou.

  4. Na linha classificar , especifique se você deseja classificar o campo em ordem crescente (valores menores primeiro; De A a Z) ou em ordem decrescente (os maiores valores primeiro; Z a a).

  5. Se você quiser classificar por mais de um campo, adicione mais campos de classificação repetindo as etapas de 2 a 4.

    Observação: Quando você classifica por mais de um campo, os resultados são classificados inicialmente pelo primeiro campo que você especificou, depois pelo próximo campo que você especificou e assim por diante. Por exemplo, se você classificar por sobrenome e, em seguida, por DataDeNascimento, todos os registros com o valor sobrenome de Dow aparecerão antes dos registros com o valor sobrenome de Stevens, independentemente do valor de DataDeNascimento. Os registros dentro de cada campo de sobrenome são classificados de acordo com o valor no campo DataDeNascimento.

  6. Pressione CTRL+S para salvar a consulta.

Observação: Para remover uma ordem de classificação padrão de uma consulta, remova os campos de classificação da grade de design da consulta.

Definir a ordem de classificação padrão para um relatório

  1. Abra o relatório no modo de exibição relatório ou layout.

  2. Na guia página inicial , no grupo classificar & filtro , clique em avançado e, em seguida, clique em Filtrar/classificar avançado no menu de atalho.

    Uma guia novo documento é exibida, contendo uma grade de design e uma janela em que você pode selecionar um campo no qual classificar.

  3. Na janela, clique duas vezes no campo que você deseja usar para classificar.

    O campo é exibido na grade de design.

  4. Na grade de design, na linha classificar , especifique se deseja classificar o campo em ordem crescente (valores menores primeiro; De A a Z) ou em ordem decrescente (os maiores valores primeiro; Z a a).

  5. Se você quiser classificar por mais de um campo, adicione mais campos de classificação repetindo as etapas de 2 a 4.

    Observação: Quando você classifica por mais de um campo, os resultados são classificados inicialmente pelo primeiro campo que você especificou, depois pelo próximo campo que você especificou e assim por diante. Por exemplo, se você classificar por sobrenome e, em seguida, por DataDeNascimento, todos os registros com o valor sobrenome de Dow aparecerão antes dos registros com o valor sobrenome de Stevens, independentemente do valor de DataDeNascimento. Os registros dentro de cada campo de sobrenome são classificados de acordo com o valor no campo DataDeNascimento.

  6. Na guia página inicial , no grupo classificar & filtro , clique em alternar filtro.

Observação: Para remover uma ordem de classificação padrão de um relatório, remova os campos de classificação da grade de design.

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